Guide sur la mise à jour n o 4 du MAQ

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1 Guide sur la mise à jour n o 4 du MAQ Stuart Hartley FCA

2 Au programme Aperçu de la mise à jour n o 4 du MAQ Nouveautés dans le MAQ et exemples de manuels de politiques. Comparaison des nouveaux exemples de politiques et des exemples antérieurs. Indications sur les exigences de contrôle qualité applicables au suivi exercé par les cabinets, à la documentation de la conformité continue, aux revues de contrôle qualité des missions. Déficiences courantes du système de contrôle qualité

3 Parties prenantes Direction Autorités de réglementation Auditeurs externes Comités d audit Utilisateurs

4 L apparence de conflit L auditeur C est la direction qui engage l auditeur ou le congédie et non les investisseurs!!! Copyright Slide FocusROI M1-5 Inc. 2012

5 Critiques récentes du travail des auditeurs PCAOB aux É.-U. (crise bancaire de 2008) FRC au Royaume-Uni (crise bancaire de 2008) Commission européenne (crise bancaire de 2008) Manque d esprit critique de la part des associés et du personnel professionnel Le client dit toujours vrai!!!

6 Esprit critique ATTITUDE essentielle pour renforcer la capacité : d identifier les états de fait pouvant éventuellement dénoter des anomalies et d y répondre de porter un jugement critique sur les éléments probants de demeurer attentif aux éléments probants contradictoires ou aux informations qui remettent en question la fiabilité de l information obtenue de la direction ou des responsables de la gouvernance de tirer des conclusions appropriées

7 Bulletin de l ICCA

8 Normes de CQ canadiennes Politiques et procédures au niveau de la mission Contrôle qualité des autres missions Contrôle qualité d une mission d examen Contrôle qualité d un audit d états financiers (NCA 220) Politiques et procédures au niveau du cabinet Système de contrôle qualité des cabinets (NCCQ 1)

9 Objectif de la NCCQ L objectif du cabinet est : de mettre en place et de maintenir un système de contrôle qualité afin d obtenir l assurance raisonnable : 1. que le cabinet et ses membres se conforment aux normes professionnelles et aux exigences des textes légaux et réglementaires applicables; 2. que les rapports délivrés par le cabinet ou les associés responsables de missions sont appropriés aux circonstances.

10 La NCCQ 1 impose 47 exigences (emploi du verbe «DEVOIR») Norme canadienne de contrôle qualité NCCQ 1 Sujet Exigences Application et respect des exigences pertinentes 3 Éléments d un système de contrôle qualité 2 Responsabilités d encadrement pour la qualité au sein du cabinet 2 Règles de déontologie pertinentes 6 Acceptation et maintien de relations clients 3 Ressources humaines 3 Réalisation des missions 16 Suivi 9 Documentation du système de contrôle qualité 3 Total 47

11 Objectifs au niveau de la mission NCA 220 Reflètent les objectifs au niveau du cabinet Mettre en œuvre, au niveau de la mission, les procédures de CQ de nature à fournir l assurance raisonnable que : (a) l audit est conforme aux normes professionnelles et aux exigences des textes légaux et réglementaires applicables; (b) le rapport délivré par l auditeur est approprié aux circonstances.

12 La NCA 220 impose 18 exigences (emploi du verbe «DEVOIR») Contrôle qualité pour un audit d états financiers NCA 220 Sujet Exigences Responsabilités d encadrement 1 Règles de déontologie pertinentes 3 Acceptation et maintien de relations clients 2 Affectation à l équipe de mission 1 Réalisation de la mission 8 Suivi 1 Documentation 2 Total 18

13 Éléments d un système de CQ.16 Le cabinet doit mettre en place et maintenir un système de contrôle qualité qui comporte des politiques et procédures couvrant chacun des éléments suivants : CQ au niveau du cabinet (NCCQ 1) CQ au niveau de la mission (NCA 220) 1. Encadrement 2. Déontologie 3. Acceptation /maintien 4. Gestion des ressources humaines 5. Réalisation des missions 6. Suivi 7. Documentation (MAQ) 1. Encadrement 2. Déontologie 3. Acceptation/maintien 4. Équipe de mission 5. Réalisation de la mission 6. Suivi MAQ = Manuel d assurance qualité

14 Mise à jour n o 4 du MAQ Auteur Stuart Hartley, FCA

15 Aperçu du Considérablement réécrit et étoffé pour tenir compte des changements découlant des normes clarifiées NCCQ 1 et NCA 220 Points saillants : Les quatre exemples de manuels d assurance qualité ont été mis à jour pour suivre étroitement les normes de CQ On fournit plus d indications pour aider les cabinets à personnaliser les exemples de manuels Le texte portant sur les meilleures pratiques facultatives est présenté sur fond ombragé dans les exemples de politiques Les chapitres contiennent des commentaires pour chacun des exemples de politiques

16 Structure du Partie A B C Description Exigences et solutions Exemples de manuels d assurance qualité et annexes Outils d aide

17 Mise à jour n o 4 du MAQ Guide sur la conception / mise en application du MAQ d un cabinet Suit étroitement les normes clarifiées Indications supplémentaires sur le suivi des révisions, la documentation de la conformité, les entités cotées et le suivi Focalisation sur l encadrement au sein du cabinet, organigrammes, descriptions de poste, rapports Mise à jour des outils d aide, des listes de contrôle, des formats des rapports, des évaluations des risques et des lettres types

18 Partie A Normes NCCQ 1 Chapitre MAQ Objectifs 11 1 Un système de contrôle qualité Application et respect des exigences pertinentes Éléments d un système de contrôle qualité Responsabilités d encadrement pour la qualité au sein du cabinet Règles de déontologie pertinentes Acceptation et maintien de relations clients et de missions spécifiques Souci du travail de qualité Un système de contrôle qualité Encadrement Règles de déontologie pertinentes Acceptation / maintien d une relation client

19 Partie A Normes NCCQ 1 Chapitre MAQ Ressources humaines Ressources humaines Réalisation des missions Consultation Revue de contrôle qualité de la mission Divergences d opinion Documentation de la mission Réalisation de la mission Consultation Revues de contrôle qualité des missions Divergences d opinions Documentation de la mission Suivi Suivi des politiques et procédures de contrôle qualité du cabinet Évaluation, communication et correction des déficiences relevées Suivi du système de contrôle qualité du cabinet 13 Plaintes et allégations Plaintes et allégations Documentation du système de contrôle qualité Documentation proposée dans l ensemble du MAQ

20 Partie B : Exemples de manuels 1. Professionnel exerçant à titre individuel sans personnel professionnel 2. Professionnel exerçant à titre individuel qui emploie du personnel professionnel 3. Petit ou moyen cabinet constitué en société de personnes 4. Société de personnes auditant des entités cotées / des émetteurs assujettis

21 Démarrage Mise en oeuvre du CQ dans votre cabinet Activité Objet Documentation Lire le MAQ, la NCCQ 1 et les normes de CQ «au niveau de la mission» Acquérir une compréhension des exigences de CQ et de la façon de les appliquer dans le cabinet Preuves de la compréhension par les personnes responsables du CQ dans le cabinet Concevoir pour le cabinet un système de contrôle qualité approprié Un ensemble de P&P (MAQ du cabinet) qui est conforme à la NCCQ 1 Un manuel (MAQ) pour le cabinet. Preuve de l approbation du MAQ (par les associés) Confier aux responsables du cabinet (internes et externes) les responsabilités opérationnelles relatives au CQ Développer une culture de la qualité au sein du cabinet Liste à jour des responsables du cabinet Descriptions spécifiques de postes Preuve des gestes posés par les responsables Mettre en place un système de contrôle qualité dans le cabinet S assurer que les objectifs de la NCCQ 1 sont atteints de façon constante Preuves: de communications régulières avec les membres du cabinet de la formation dispensée au personnel professionnel de la conformité permanente

22 Maintenance du système Suivi du CQ Activité Objet Documentation Assurer annuellement le suivi de la conformité au MAQ du cabinet S assurer que le système fonctionne efficacement et que les déficiences sont corrigées en temps opportun Rapports des responsables du cabinet Rapports des responsables du suivi du cabinet Plan d action pour corriger les faiblesses Évaluer annuellement la nécessité d apporter des changements au MAQ du cabinet S assurer que le MAQ du cabinet est pertinent et à jour Renseignements détaillés sur la revue du MAQ du cabinet et les changements apportés (le cas échéant) par suite de cette revue Confirmer annuellement (auprès de tous les membres du cabinet) la conformité au MAQ du cabinet S assurer que les membres du cabinet comprennent et respectent les dispositions du MAQ du cabinet Confirmations signées par tous les associés et membres du personnel Informations détaillées sur la façon dont les problèmes sont soulevés et résolus Communiquer annuellement aux membres du cabinet les résultats du suivi en matière de CQ Corriger les déficiences et s assurer qu on améliore continuellement la qualité des travaux réalisés Communication annuelle aux membres du personnel professionnel des plans d action en matière de correctifs et d améliorations

23 Suivi Question Qui? Que vise le suivi des politiques? Que vise le suivi des dossiers achevés? Réponse Personnes ayant l expérience, les compétences techniques et l autorité suffisantes et appropriées. L évaluation du système de contrôle qualité du cabinet. Les cabinets peuvent faire un autosuivi de leurs politiques. L inspection d au moins un dossier de mission achevé par associé responsable de mission tous les trois ans. L inspecteur doit être indépendant. Il ne peut avoir pris part à la réalisation de la mission ou de la RCQM.

24 Le responsable du CQM Question Quel est son rôle? Quelle est l étendue de son intervention? Quand? Qui? Réponse Procéder à une évaluation objective des jugements et conclusions. Assiste à la réunion de planification à titre d observateur Passe en revue/commente les décisions de planification Fournit des conseils au besoin Réalise la revue des dossiers achevés Audit de TOUTES les entités cotées. Lorsque sont atteints les critères établis par le cabinet pour la réalisation d une RCQM. Personne occupant un poste de niveau équivalent à celui d associé.

25 RCQM et suivi des dossiers achevés TÂCHE QUI OBJET ÉTENDUE MOMENT RCQM Consentir à ce que le rapport d audit soit daté et délivré Associé compétent (ou équivalent) n ayant pas participé à la mission Évaluation objective des jugements importants portés et des conclusions tirées Dossier de mission spécifique AVANT la date du rapport d audit SUIVI DES DOSSIERS ACHEVÉS Faire rapport sur les déficiences du dossier à l associé directeur Personne compétente n ayant pas participé à la mission ni à la RCQM Évaluation du système de CQ du cabinet Échantillon de dossiers APRÈS la délivrance du rapport

26 Exemples de manuels - Mention des objectifs Le principal objectif du présent manuel est la mise en place d un système de contrôle qualité donnant au cabinet l assurance raisonnable que : a) le cabinet et ses membres se conforment aux normes professionnelles et aux exigences des textes légaux et réglementaires applicables*; b) les rapports délivrés par le cabinet ou les associés responsables de missions sont appropriés aux circonstances. Les objectifs secondaires sont de favoriser : a) la réalisation de missions d une qualité constante; b) l amélioration continue de la qualité et de l efficacité des travaux effectués. * Y compris aux règles de déontologie applicables

27 Exemples de manuels nouveautés

28 Exemples de manuels d assurance qualité nouveautés

29 Exemples de politiques et meilleures pratiques

30 Inclure votre documentation de conformité

31 Annexes des exemples de manuels A. CONFIRMATION ANNUELLE B. RESPONSABILITÉS SUGGÉRÉES POUR LES RÔLES D ENCADREMENT AU SEIN DU CABINET C. ACCORD DE CONFIDENTIALITÉ D. ÉVALUATION DU RISQUE DE MISSION : FEUILLE DE TRAVAIL E. ENGAGEMENT D UN CONSULTANT EXTERNE F. QUAND AVOIR RECOURS À UN CONSULTANT : FEUILLE DE TRAVAIL G. UTILISATION DE CONSULTANTS : FEUILLE DE TRAVAIL H. CRITÈRES PERMETTANT DE DÉTERMINER S IL EST NÉCESSAIRE D EFFECTUER UNE RCQM I. ENGAGEMENT D UNE PERSONNE EXTERNE POUR EFFECTUER UNE RCQM J. RCQM : FEUILLE DE TRAVAIL K. ENGAGEMENT D UN RESPONSABLE EXTERNE L. RAPPORT DU RESPONSABLE DU SUIVI DES POLITIQUES M. RESPONSABLE DU SUIVI DES DOSSIERS ACHEVÉS : FEUILLE DE TRAVAIL RELATIVE À L INSPECTION D UN DOSSIER D AUDIT

32 Comparaison des nouveaux exemples de manuels et des anciens Annexe A 3. Exemples de politiques pour un petit ou moyen cabinet

33 Outils d aide 2.01 Établissement des cibles de performance du cabinet 2.02 Formulaire d approbation de transmission du rapport 3.01 Organigrammes de cabinets 4.01 Schéma de décision concernant l indépendance 4.02 Formulaire de contrôle de la rotation 4.03 Exemple de lettre sur l indépendance 5.01 Formulaire détaillé d acceptation de mission de certification 5.02 Formulaire détaillé de reconduction d une mission de certification 5.03 Paragraphes facultatifs pour les lettres de mission (émetteurs assujettis) 5.04 Lettre d accord concernant l examen des dossiers par un auditeur successeur 6.01 Évaluations du rendement 7.01 Communication avec le comité d audit Rapport annuel du responsable du suivi des politiques (RSP) Feuille de travail Rapport du responsable du suivi des dossiers achevés Feuille de travail Suivi des politiques Programme de travail Suivi de dossier achevé Programme de travail

34 Déficiences courantes du CQ Absence de préparation de rapports de suivi Évaluation de la question de savoir si une RCQM est nécessaire pour les entités non cotées Non-conformité du rapport de l auditeur à la NCA 700 Communications avec les responsables de la gouvernance Détermination de l efficacité de la conception des contrôles internes Évaluation des risques d anomalies significatives aux niveaux des É/F et des assertions Déficiences relatives à la documentation : des entretiens avec la direction et les responsables de la gouvernance; des procédures de corroboration; des résultats de l application des procédures de suivi et des plans d action.

35 Résumé des améliorations Mise à jour n o 4 du MAQ Comment appliquer la NCCQ 1 et la NCA 220 et s y conformer Élaboration/mise à jour d un MAQ personnalisé par votre cabinet Attribution des rôles d encandrement et documentation des travaux réalisés Indications pratiques Amélioration continue du système de contrôle qualité de votre cabinet Évaluation du personnel professionnel Confirmations annuelles, etc. Exemples de lettres de missions pour les responsables externes Permet d organiser, de réaliser et de préparer les rapports des responsables relatifs : au suivi des politiques (SP) au suivi des dossiers achevés (SDA)

36 Des questions? Communiquez avec nous à Vos commentaires (positifs et négatifs) ainsi que vos suggestions d améliorations à apporter sont les bienvenus.

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