Perfectionnement tableur de OpenOffice ou Libre Office : Calc

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1 Perfectionnement tableur de OpenOffice ou Libre Office : Calc Table des matières Perfectionnement tableur de OpenOffice ou Libre Office : Calc...1 Contenu des cellules...2 Séries de données...3 Les formats sur les nombres...4 Protection des cellules...5 Style de cellules...6 Nommer une plage de cellules...7 La mise en page...9 Impression...12 Les styles de page...13 Formules généralités...15 Calcul et fonction sur les dates...16 Format conditionnel (OpenOffice)...17 La validation des données...18 Le tri...19 Autofiltre...21 Les sous-totaux...23 Les pilotes de données/tableau croisés /Table de pilote...24 Divers...27 Formation Calc Nov 2013 Page 1/27

2 Contenu des cellules Une cellule contient du texte, une constante ou une formule. Texte : Valeur Constante : Formule : Format d'une Cellule : Tout ce qui commence par une lettre, un symbole de ponctuation. Le texte s'aligne à gauche d'une colonne Tout ce qui est chiffre saisi et non calculé dans un tableau Les valeurs constantes s'alignent à droite d'une colonne Tout ce qui n'est pas texte ou constante. Les formules commencent par le signe "=". On peut modifier l'apparence d'une cellule grâce aux options du menu format (séparateur de milliers, police de caractères, encadrement). Cela n'affecte pas son contenu Ecriture d'une formule : Dans cet exemple, en B3 on a fait le produit de B1 par B2. Somme automatique 1 ère méthode Somme automatique 2 ème méthode Les signes des opérations sont + - * / Afficher une formule comme un texte 1. pointer la cellule résultat 2. cliquer sur = dans la barre de formule ou taper le signe "=" 3. pointer le 1 er opérande, soit dans cet exemple la cellule B1 4. Taper l'opérateur (le signe de l'opération), soit * 5. pointer le 2 ème opérande, soit la cellule B2 dans cet exemple 6. Valider : soit avec l'une des touches "Entrée" soit à l'aide de la coche de validation 1. Pointer la cellule résultat 2. Cliquer sur le bouton "Somme automatique" représenté par Σ 3. Valider : soit avec l'une des touches "Entrée" soit à l'aide de la coche de validation 1. Sélectionner l'ensemble des valeurs à additionner 2. Clic sur le bouton Σ Faire précéder la formule d'une apostrophe ' Formation Calc Nov 2013 Page 2/27

3 Séries de données Même principe qu'excel, sauf pour les abréviations de jour et de mois, il faut mettre un point Même principe qu'excel, sauf pour l'incrémentation des heures il faut donner les 2 premières valeurs, les sélectionner et les recopier. Pour les heures, pensez à appuyer sur ctrl quand vous voulez recopier la même valeur sur plusieurs cellules, sinon la valeur s incrémente automatiquement Même principe qu'excel, sauf pour 1er et 2ème qui ne se fait pas tout seul Même principe qu'excel, sauf pour les nombres Écrivez plutôt 1 L'incrémentation est automatique. Pour la bloquer appuyez sur Ctrl Formation Calc Nov 2013 Page 3/27

4 Les formats sur les nombres Par la barre d'outils. Il manque les format Milliers Saisir un pourcentage (sur certaines versions) Sélectionnez les cellules concernées, préformatez la sélection avec Créer un format sur les nombres Exemple : 1. Sélection des cellules concernées 2. Format>Cellule>Nombres 3. Choisissez un format proche de celui que vous désirez créer 4. Complétez le Ou Autre exemple : Code Postal 1. Sélection des cellules concernées 2. Format>Cellule>Nombres 3. Choisissez un format proche de celui que vous désirez créer 4. Complétez le Autre exemple : Téléphone 1. Sélection des cellules concernées 2. Format>Cellule>Nombres 3. Choisissez un format proche de celui que vous désirez créer 4. Complétez le Ou Formation Calc Nov 2013 Page 4/27

5 Protection des cellules 1. Sélectionnez les cellules à déprotéger 2. Format>Cellules>Protection des cellules 3. Décochez Protégé 4. Ensuite il faut protéger toute la feuille Outils>Protéger le document>feuille Pour déprotéger Outils>Protéger le document>feuille Formation Calc Nov 2013 Page 5/27

6 Style de cellules Les styles de cellule comprennent les polices, l'alignement, les bordures, l'arrière-plan, les formats de nombres (par exemple, monétaire, date, nombre) et la protection des cellules. Création d'un style de cellule 1. Sélectionnez une cellule 2. Faites les modifications directement sur la cellule 3. Si nécessaire affichez la palette de styles F11 ou et plus précisément les styles de cellules 4. Cliquez sur «Nouveau style à partir de la sélection» 5. Inventez un nom Appliquer un style de cellule 1. Si nécessaire affichez la palette de styles F11 ou et plus précisément les styles de cellules 2. Faites un Double Clic sur le style à utiliser.. ou 1. Si nécessaire affichez la palette de styles F11 ou et plus précisément les styles de cellules 2. Cliquez sur puis sur le style à utiliser.. Modification d'un style de cellule 1. Si nécessaire affichez la palette de styles F11 ou et plus précisément les styles de cellules 2. Cliquez Bouton droit sur le style à modifier et choisissez modifier Faites les modifications Formation Calc Nov 2013 Page 6/27

7 Nommer une plage de cellules 1. Sélectionnez la plage de cellules à nommer 2. Venez sélectionnez la zone de nom 3. Tapez le nom à donner 4. Appuyez sur Entrée Autre solution 1. Sélectionnez la plage de cellules à nommer. Insertion>Nom>Définir 2. Inventez le nom puis Accéder rapidement à une zone nommée Venez cliquer sur Formation Calc Nov 2013 Page 7/27

8 Modifier un champ nommé (OpenOffice) 1. Insertion>Noms>Définir 2. Faites les modifications désirées Formation Calc Nov 2013 Page 8/27

9 La mise en page Création des entêtes et pieds de page Edition>Entêtes et pieds de page. Attention la présentation des entête/pied de page se fait dans Format>Page>En tête/pied de page Si vous cliquez 2 sec sur ce bouton vous pouvez choisir entre : - Titre - Nom du Fichier - Chemin et Nom de fichier Les commandes de Mise en page Format>Page>Page Formation Calc Nov 2013 Page 9/27

10 Format>Page>Bordures Format>Page>Arrière-plan Attention : la surface colorée correspond à la partie imprimée Formation Calc Nov 2013 Page 10/27

11 Aspect et activation des entête/pied de page Choisissez Image dans la liste déroulante Correspond à Edition>Entête/pieds de page Permet de gérer une couleur de fond et un contour pour l'entête/pied de page Impression à l échelle Permet d'imprimer sur une seule page Formation Calc Nov 2013 Page 11/27

12 Impression Par défaut (Sauf en LibreOffice) Calc imprime toutes les feuilles du classeur qui ont un contenu : Vous devez donc penser à sélectionner ou à créer une zone d'impression avant de réaliser : Une impression Un pdf Un aperçu (uniquement une zone d impression) Créer une zone d'impression 1. Sélectionnez les cellules concernées 2. Format>Zone d'impression>définir Ajouter à une zone d'impression 1. Une zone d'impression existe 2. Faites une nouvelle sélection 3. Format>Zone d'impression>ajouter Supprimer une zone d'impression 1. Une zone d'impression existe 2. Format>Zone d'impression>supprimer Gérer les lignes à répéter en haut/colonnes à répéter Vous avez une liste qui va s'imprimer sur plusieurs pages. Vous désirez imprimer les titres de colonnes sur chaque page Format>Zone d'impression>editer Cliquez ici puis dans la feuille de calculs pour sélectionner la/les ligne(s) à répéter Cliquez ici puis dans la feuille de calculs pour sélectionner la/lescolonne(s) à répéter Formation Calc Nov 2013 Page 12/27

13 Les styles de page Les styles de page comprennent les marges, les en-têtes et pieds de page, les bordures et les arrièreplans. Les attributs d'un style de page s'appliquent seulement quand un classeur est imprimé. Ils ne sont pas affichés à l'écran. On peut les voir en utilisant l'aperçu avant impression. Les styles de page dans Calc sont appliqués aux feuilles pas aux pages (morceaux de papier), un seul style de page peut être appliqué à une feuille. Créer un style de page - Solution 1 : 1. Appuyez sur la touche F11 ou Format > Styles et formatage.ou cliquez sur l'icône 2. Cliquez ensuite sur, pour afficher les styles de page 3. Cliquez bouton droit dans la fenêtre de styles et choisissez Nouveau 4. Une fenêtre apparaît. Nommez votre style (ici vous le nommerez Paysage) 5. Passez ensuite sur les différents onglets pour faire les réglages. (Orientation, Entête, Pied de page...) Dans ce cas le style de page créé est neutre Formation Calc Nov 2013 Page 13/27

14 Utilisation d'un style de page 1. Placez vous sur la feuille de calculs concernée par le style de page 2. Affichez si besoin la fenêtre de styles F11 ou Format > Styles et formatage.ou cliquez sur l'icône 3. Affichez la liste des styles de page 4. Double cliquez sur le style de page à appliquer Modification d'un style de page - Solution 1 : 1. Affichez la palette des styles et plus précisément la liste des styles de pages 2. Cliquez bouton droit sur le style à modifier et choisissez modifier Attention Lorsque vous êtes dans une feuille vous utilisez forcement un style de page. Si vous changez la mise en page (par Format>Page par exemple) vous modifiez le style de page actif. Créer un style de page - Solution 2 : 1. Appuyez sur la touche F11 ou Format > Styles et formatage.ou cliquez sur l'icône 2. Cliquez ensuite sur, pour afficher les styles de page, 3. Cliquez dans la fenêtre de styles Dans ce cas le style de page créé a les caractéristiques de Format>Page Formation Calc Nov 2013 Page 14/27

15 Formules généralités Adressage Absolu Comme dans Excel avec le $. S'obtient par Maj F4 lors de l'écriture d'une formule Calcul statistique Fonctions Exemples/Syntaxe Commentaires Max =Max (cellule début : cellule fin) Retourne la valeur Maxi trouvée sur le champ Min =Min (cellule début : cellule fin) Retourne la valeur Mini trouvée sur le champ Moyenne =Moyenne(cellule début : cellule fin) Retourne la moyenne arithmétique des arguments Moyennea =Moyennea(cellule début : cellule fin) Idem MOYENNE, mais les textes sont pris en compte (valeur zéro) Nb =Nb(cellule début : cellule fin) Retourne le nombre de valeurs dans une plage de données. Les textes et cellules vides sont ignorées Nbval =Nbval(cellule début : cellule fin) Retourne le nombre de valeurs dans une plage de données. Les textes sont inclus, les cellules vides sont ignorées. Retourne la somme de cellules choisies répondant à un critère donné. Somme.si Plage : source des données = Somme.si(plage; critères; plage somme) Critères : cellule où s'affiche le critère de ne fonctionne pas avec "" comme cellule recherche vide Plage_somme : plage dont les valeurs sont à additionner. Si absent, additionne les valeurs trouvées dans la Plage. Nb.si = Nb.si(plage; critères)ne fonctionne pas avec "" comme cellule vide Retourne le nombre d éléments correspondants aux critères dans une plage de cellules. Formation Calc Nov 2013 Page 15/27

16 Calcul et fonction sur les dates Attention si les dates sont saisies directement dans la formule elles sont sous la forme "Année-Mois-Jour". Attention "Année/Mois/Jour" ne fonctionne pas Par contre si les dates sont saisies dans une cellule elles sont au format Jour-Mois-Année ou Jour/Mois/Année Fonctions Exemples Commentaires ANNEE =ANNEE(" ") Retourne l'année d'une date ANNEES =ANNEES(A1; A2;0) Ecart en années entre 2 dates Tient compte du nombre entier d'années =ANNEES(A1; A2;1) Ecart en années entre 2 dates Ne tient pas compte du nombre entier d'années AUJOURDHUI =AUJOURDHUI() Retourne la date de l'ordinateur. DATE =DATE (2012; 11; 04) Retourne une date FIN.MOIS =FIN.MOIS (A1; 0) Retourne la date du dernier jour d'un mois. =FIN.MOIS (A1; 1) mois : décalage positif ou négatif. valeur zéro pour la fin du mois de date initiale HEURE =HEURE("15:26:18") Retourne une heure. JOUR =JOUR(" ") Retourne le jour d'une date donnée. JOURS =JOURS (AUJOURDHUI(); " ") Retourne le nombre de jours entre 2 dates. JOURSDANSANNEE =JOURSDANSANNEE (" ") Retourne le nombre de jours de l'année. JOURSDANSMOIS =JOURSDANSMOIS (" ") Retourne le nombre de jours du mois de la JOURSEM =JOURSEM (" ") date citée. Donne le n du jour de la semaine. Dimanche = 1 MAINTENANT =MAINTENANT() Retourne la date + heure de l'ordinateur. MINUTE =MINUTE ("15:26:18") Retourne les minutes. MOIS =MOIS(" ") Retourne le mois. MOIS.DECALER =MOIS.DECALER (" "; 5) Retourne une date décalée de n mois (positif ou négatif). Les jours ne sont pas pris en compte. SECONDE =SECONDE ("15:26:18") Retourne les secondes. Date fixe : Ctrl ; (uniquement sur LibreOffice) Formation Calc Nov 2013 Page 16/27

17 Format conditionnel (OpenOffice) Le formatage conditionnel permet de modifier la mise en forme d'une cellule ou d'une plage de cellules, en fonction d'une valeur ou du résultat d'une formule. 3 conditions sont permises. Avant de vouloir appliquer un format conditionnel, il est recommandé de définir les styles que l'on voudra appliquer. Exemple 1 : On veut écrire sur fond rouge les valeurs inférieures ou égales à 5. On veut écrire sur fond rouge les valeurs supérieures à 5 1. Créez un style perso que vous nommez Rouge et un autre que vous nommez Vert 2. Sélectionnez les cellules concernées 3. Format>Formatage conditionnel>formatage conditionnel 1. Cliquez sur Formation Calc Nov 2013 Page 17/27

18 La validation des données Création d une liste déroulante Tapez la liste des éléments de la liste déroulante Sélectionnez cette liste et nommez la (exemple Régions) Sélectionnez les cellules concernées par la validation. Données>Validité Attention pour que la validation des données fonctionne il faut que Les messages d erreur soit coché Formation Calc Nov 2013 Page 18/27

19 Le tri 1. Sélectionnez les cellules à trier. Si vous prenez les titres de colonnes pensez à vérifier dans les options que cette option est active. Autre solution faites simplement un clic dans la liste ou sélectionnez la Plage de données 2. Données > Trier. Vous pouvez trier jusqu'à trois colonnes ou lignes en même temps. 3. Cliquez sur l'onglet Options Cochez la case La plage contient des étiquettes de colonne pour éviter que les en-têtes de colonne soient triés avec les autres données. Formation Calc Nov 2013 Page 19/27

20 Normalement, le tri des données remplace les données existantes par les données nouvellement triées. La case Copier le résultat du tri vers permet de conserver les données telles quelles et de créer une copie des données triées à un emplacement à spécifier. Vous pouvez soit saisir directement l'adresse cible (Feuille3.A1 par exemple) ou sélectionner une plage définie (que vous avez défini avant) Tri simple Pour réaliser des tris simples vous pouvez utiliser les outils 1. Faites un clic dans la colonne à trier puis cliquez sur l'un des outils Formation Calc Nov 2013 Page 20/27

21 Autofiltre Création de l'autofiltre 1. Sélectionnez la liste et créer une plage de données 2. Pensez aussi à créer une plage de données de destination (1 cellule suffit) si vous avez l'intention d'utiliser l'option de Recopie vers... du filtre standard 3. Cliquez dans une cellule de la liste 4. Données > Filtres > AutoFiltre 5. Vous obtenez Utilisation de l'autofiltre standard 1. Si l'autofiltre est actif cliquez sur et choisissez Filtre standard Si l'autofiltre n'est pas actif Données>Filtre Standard 2. Vous obtenez Vous pouvez définir jusqu'à 8 critères Formation Calc Nov 2013 Page 21/27

22 Désactiver un filtre Utilisez Données > Filtres > Supprimer le filtre pour désactiver le filtre.quelques options supplémentaires Filtre Standard les options 1. Si vous cliquez sur 2. Vous obtenez Copier le résultat vers Permet d'envoyer le résultat du filtre à un autre endroit (sur la même feuille ou une autre). Vous pouvez aussi taper ou sélectionner la zone de destination Pour utiliser cette technique il a fallu penser à créer avant une plage de données Formation Calc Nov 2013 Page 22/27

23 Les sous-totaux La commande de sous.totaux 1. Créez une plage de données 2. Données>Sous-totaux 3. Choisissez comment Grouper 4. Choisissez quelle colonne subit le calcul 5. Choisissez le calcul Pour réaliser des calculs différents (exemple des sommes sur les colonnes CA 90 et CA 91 et une moyenne sur les CA90, CA 91 et Croissance) il faudra réaliser 2 commandes de sous-totaux La première dans 1er Groupe et la seconde dans 2e Groupe. Pour retrouver la liste du départ (mais triée) 1. Données>Sous-totaux 2. Supprimer Formation Calc Nov 2013 Page 23/27

24 Les pilotes de données/tableau croisés /Table de pilote 1. Avoir une liste 2. En LibreOffice. Nommer la liste (Sélection+Insertion>Nom>Définir). Pensez à surdimensionner 3. Placez-vous dans la plage 4. Données>Pilote de données>démarrer ou Données>Tableaux croisés>créer ou Données>Table de pilote>créer Ok 5. Faites glisser les différents champs dans les différentes plages de destination 6. Cliquez sur pour choisir le lieu de création du Pilote de données Formation Calc Nov 2013 Page 24/27

25 Exemples Modifier un Pilote de données 1. Clic Bouton droit sur un Pilote de données/tableau croisés/table de pilote Choisissez Activer/Mise en page ou Editer la mise en page ou Mise en Page 2. On retrouve la fenêtre de création du pilote de données Double clic permet de changer le type de calcul Double clic permet de demander un sous total Formation Calc Nov 2013 Page 25/27

26 Exemple Sous total pour Pays Double clic sur Pays Total Colonne Se règle dans PLUS Total Ligne Se règle dans PLUS Mise à jour Tableau croisé/pilote de données 1. Modifiez la liste qui est à l'origine du Pilote 2. En LibreOffice. Si vous avez nommé et surdimensionné la liste rien à faire de particulier En OpenOffice. Cliquez bouton droit sur le tableau croisé dynamique Cliquez sur Modifiez le champ concerné 3. Clic bouton droit sur le Tableau Croisé 4. Cliquez sur Actualiser OK Formation Calc Nov 2013 Page 26/27

27 Divers Figer les volets (Fixer) 1. Sélectionnez une cellule à l'intersection inférieure droite des lignes et colonnes à figer/fixer 2. Fenêtre>Fixer Libérer les volets (Fixer) Fenêtre>Fixer Formation Calc Nov 2013 Page 27/27

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