Appel à. de moins. Contact :

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1 Appel à 111 rue Hélène PARIS / pme iledefrance.com propositions 2015 Programme d'actions collectives à destination des organismess de formation de moins de 10 salariés Contact : Emilie Rocher (erocher@agefos pme.com) Jocelyne POITE (jpoite@agefos pme.com) Consultation de 15/09/ /2015 Programmee soutenuu par : 11 Rue Hélène Paris Page P 1 sur 15

2 Sommaire 1. Objet de la consultation Présentation d'agefos PME Ile de France Présentation du secteur professionnel des organismes de formation Spécifications des missions assignées au prestataire Contexte et objectif général du dispositif Calendrier de réalisation Les modalités de réalisation des actions Les exigences de prestations attendues Contenu des offres L'offre technique Synthèse de l'offre technique L'offre financière Coût de préparation de l'offre de services Conditions d'envoi et date limite de réception des réponses Les critères de sélection retenus seront : Traitement des offres parvenues Planning prévisionnel Le pilotage Communication et intervention du FPSPP Contractualisation Rue Hélène Paris Page 2 sur 15

3 1. Objet de la consultation La présente consultation s inscrit dans le cadre de la Convention Cadre entre le FPSPP et l Etat visant à augmenter la proportion de salariés formés dans les petites entreprises. Depuis quelques années et notamment en lien avec les réformes successives de la formation professionnelle, le secteur de l'offre de formation connait des évolutions importantes qui l'impactent fortement. Par ailleurs, la réforme qui est en marche au sein du système de formation professionnelle, déplace le centre de gravité vers la personne, en tant qu'actrice de son parcours professionnel, en particulier avec la mise en place du Compte Personnalisé de Formation. Cette même réforme souligne la nécessité d'aller vers plus de qualité en formation et appelle notamment les OPCA à inscrire leur action dans cette perspective. De nombreuses études et en particulier celle réalisée par le Service Observatoires du siège national d AGEFOS PME en tant qu Observatoire du secteur, ont identifié les évolutions qui impactent fortement le secteur de la formation depuis quelques années. Il s'agit d'évolutions : Juridiques. Economiques. Sociologiques. et technologiques. Ces résultats corroborent ceux de l enquête annuelle 2012 réalisée par la FFP (Fédération de la formation professionnelle). Face à ces constats, souhaite sélectionner un prestataire en capacité de concevoir et réaliser une action formation sur le décret qualité et les labels associés. Cette action est à destination des organismes de formation adhérents franciliens de moins de 10 salariés. Cette action sera dupliquée autant que de besoin entre Octobre 2015 et le 31 Décembre La réponse à cet appel à propositions devra parvenir au plus tard le mardi 29 septembre Le présent appel à propositions précise le cahier des charges qui définit les spécifications techniques, juridiques et administratives indispensables pour répondre avec justesse à la présente consultation. 2. Présentation d'agefos PME Ile de France AGEFOS PME, un OPCA interprofessionnel et multi branches 11 Rue Hélène Paris Page 3 sur 15

4 Créé et géré par les partenaires sociaux (CGPME, CFDT, CFE CGC, CFTC, CGT FO), AGEFOS PME est le premier gestionnaire privé des fonds de la formation professionnelle interprofessionnel et multibranches. AGEFOS PME bénéficie d un agrément des pouvoirs publics en tant qu organisme paritaire collecteur agréé (OPCA) pour : collecter les fonds de la formation professionnelle des entreprises et notamment des TPE/PME ; gérer et financer les actions de formation et les contrats de professionnalisation Un positionnement sectoriel structuré depuis plus de 10 ans 50 branches professionnelles adhérentes soit 73% des entreprises 27% des entreprises adhérentes relèvent de l interprofessionnel Un principe d'intervention interprofessionnel AGEFOS PME apporte un service de proximité organisé autour : d'antennes de proximité qui permettent de rendre un service au plus près du terrain d'une gouvernance paritaire territoriale Ce principe d'intervention est la clé des partenariats avec les acteurs publics dans les territoires. Au global, AGEFOS PME est un réseau constitué de : 24 sections régionales, y compris les Départements d'outre mer, et d'un Siège national. 84 implantations locales. Près de collaborateurs. est une association régionale agissant pour le compte du Fonds d Assurance Formation des Salariés des Petites et Moyennes entreprises AGEFOS PME : Repères 2014, premier OPCA des TPE et PME franciliennes avec entreprises adhérentes dont 88 % des entreprises sont des TPE. Le nombre de salariés couverts est de % des entreprises relèvent d'une branche professionnelle adhérente, 27% relèvent de l'interprofessionnel. L activité d est organisée en 5 délégations territoriales: Délégation Territoriale Paris (75) Délégation Territoriale Sud Est Francilien (91, 77) Délégation Territoriale Nord Est Francilien (93, 94, 95) Délégation Territoriale Territoire Ouest Francilien (78, 92) Délégation Régionale TPE 11 Rue Hélène Paris Page 4 sur 15

5 assure trois missions principales pour le compte de ses entreprises adhérentes : collecte et de gestion des fonds de formation, accompagnement de projets d entreprises mission de financement des actions de formation. Ces missions sont déclinées dans l'offre de services d. Une offre avec 3 niveaux de service apportés à l'entreprise dans ses projets Emploi Formation : Solution: gérer les demandes standards intervient auprès de l'entreprise pour : Informer sur la réglementation et les dispositifs existants, Proposer des démarches simplifiées pour financer les projets de l'entreprise (traitement des dossiers, application des critères de financement). Evolution: faire évoluer les compétences intervient auprès de l'entreprise pour: Conseiller sur les financements et les mesures emploi formation pour faire évoluer les compétences des salariés Analyse des besoins et articulation avec les dispositifs existants Appui dans l'élaboration du plan de formation Mise à disposition d'outils RH Optimisation financière Anticipation: préparer l'évolution de l'entreprise intervient auprès de l'entreprise pour : Mettre en œuvre des plans de formation pluriannuels Sécuriser les parcours par la mobilisation de financement pour les publics prioritaires Proposer des accompagnements GPEC internes ou externes Réaliser des diagnostics approfondis 3. Présentation du secteur professionnel des organismes de formation Le projet présenté ci après concerne les entreprises du secteur de la formation sur le territoire francilien. En Ile de France, près de 22% des organismes de formation sont des entreprises adhérentes AGEFOS PME et regroupe 36% des salariés de ce champ. Depuis quelques années et notamment en lien avec les réformes successives de la formation professionnelle, le secteur de l'offre de formation connait des évolutions importantes qui l'impactent fortement. AGEFOS PME est aujourd'hui l'un des principaux OPCA en charge de la formation professionnelle des salariés du secteur et soutient les entreprises et les salariés, de ce secteur avec l'aide du FPSPP face aux mutations économiques et technologiques rencontrées à travers la mise en place d'actions de formation adaptées. 11 Rue Hélène Paris Page 5 sur 15

6 Comme évoqué précédemment, le secteur de la formation est confronté à des mutations fortes à différents niveaux: Juridiques. Economiques. Sociologiques. et technologiques. Les principaux enjeux, en termes de mutations, sont précisés ci dessous. 3.1 Les mutations juridiques : Les différentes réformes de la formation professionnelle (lois du 04 mai 2004 et du 24 novembre 2009 ) et la plus récente loi du 5 mars 2014 se sont traduites par : Un renforcement du poids des branches professionnelles et de l initiative individuelle, Un accès aux actions de formation qualifiantes, certifiantes, diplômantes, Un élargissement des modalités d accès à la formation (parcours et période de professionnalisation, POE, alternance ), Une montée en puissance du rôle des régions allant jusqu à la volonté de créer un service public régional de formation. La réforme de 2014 : Les organismes de formation vont voir également leur environnement de marché se modifier sous l effet de la réforme de la formation professionnelle, adoptée par le Parlement le 05 Mars Cette réforme prévoit en effet de changer l obligation de verser des entreprises en obligation de former, en passant de la contrainte fiscale à la responsabilisation de former. A cela, s'ajoute le volet "qualité" de la loi (art.8 de la loi du 05 mars 2014*) qui devrait avoir une influence sur les organismes de formation n'étant pas encore inscrit dans une démarche de validation de leur professionnalisme. L'exigence pour les financeurs publics et paritaires de la formation professionnelle de s'assurer de la capacité des prestataires de formation à réaliser une formation de qualité. Art.8: " Les organismes collecteurs paritaires agréés s'assurent, lorsqu'ils financent une action de formation professionnelle continue et sur la base de critères définis par décret en Conseil d'état, de la capacité du prestataire de formation mentionné à dispenser une formation de qualité" 3.2 Les mutations économiques : Le marché est en croissance, mais est devenu de plus en plus concurrentiel, avec l arrivée de nouveaux entrants et d acteurs issus de la formation initiale. En parallèle, les financeurs exigent de respecter des procédures strictes d achat (rédaction d un cahier des charges, appels d offres, mise en concurrence de prestataires, commission des marchés) et les entreprises intègrent de plus en plus de logiques de rationalisation des coûts d achat de prestations externes. 3.3 Les mutations sociologiques : 11 Rue Hélène Paris Page 6 sur 15

7 Face au contexte actuel de hausse du chômage, il est constaté une demande croissante d offres de formations certifiantes qui débouchent sur une reconnaissance. Autre phénomène, comme dans l ensemble des secteurs des services, le secteur de la formation fait face à une demande sociale accrue de prestations sur mesure et individualisées, qui tiennent compte des besoins spécifiques des individus et de leurs systèmes personnels de contraintes (dynamique d accès des salariés à la formation en particulier via les dispositifs DIF, les périodes de professionnalisation et les contrats de professionnalisation). 3.4 Les mutations technologiques : Si dans le secteur de la formation, ce mouvement de diffusion des nouvelles technologies reste encore modeste comparé à celui observé dans les sphères professionnelle et personnelle, on constate que la demande est en croissance constante, avec des attentes de réduction des coûts, d amélioration de la qualité des apprentissages dont les modalités et les points d accès deviennent multiples. Le marché a glissé vers des approches mixtes laissant au e learning une place relative dans les dispositifs de formation. Par ailleurs, l arrivée d une génération plus jeune sur le marché du travail (les «digital natives») devrait encore accentuer la banalisation de l usage des technologies numériques en formation. 4. Spécifications des missions assignées au prestataire 4.1. Contexte et objectif général du dispositif souhaite proposer à ses organismes de formation de moins de 10 salariés adhérents l'accès à une offre qui leur permettra de se former sur la démarche qualité et d initier un parcours de validation de leur professionnalisme. L offre proposée dans le cadre de ce projet a pour ambition de répondre de façon individualisée aux besoins spécifiques de chaque organisme de formation sur la thématique de la qualité. L objectif étant de : leur permettre d'acquérir, de développer ou de renforcer leurs savoirs sur le décret qualité ainsi que sur les différents labels permettant de répondre aux exigences des financeurs Recueillir leurs besoins en termes d accompagnement et en fonction de l état d avancement de la démarche qualité au sein de leur organisme de formation. Leur présenter les différents labels et les aider à rentrer dans cette démarche de validation de leur professionnalisme. Note : Cette action de formation devra respecter une amplitude horaire de 8 heures maximum. Elle sera reconduite plusieurs fois, en fonction des inscriptions. Cette formation d une journée sera dispensée en présentiel. 11 Rue Hélène Paris Page 7 sur 15

8 4.2. Calendrier de réalisation Pour faire l'objet d'une prise en charge au titre du présent appel à projets, les actions de formation doivent impérativement être engagées au plus tard au 31 décembre 2015 et réalisées entre octobre 2015 et le 31 décembre Les actions devront faire l objet d une répartition régulière afin de pouvoir proposer des actions tout au long de l année à nos entreprises adhérentes Les modalités de réalisation des actions La réponse à l appel à propositions entraîne l acceptation par le prestataire retenu des modalités présentées ci dessous : Le prestataire retenu : vérifie l adéquation des formations proposées à l organisme de formation avec les besoins vérifiés des salariés inscrits. réoriente l adhérent vers une offre de formation autre (en cas de non correspondance avec le catalogue de formation convenu). informe les entreprises et les stagiaires du financement de l action de formation par AGEFOS PME Ile de France et le FPSPP. fournit les supports pédagogiques aux stagiaires. accompagne l'entreprise dans son engagement formation et assure le suivi des inscriptions 4.4. Les exigences de prestations attendues Le prestataire devra garantir : Une information auprès de l'organisme de formation adhérent en cas de report de session ; Un service administratif assurant les relances et la gestion des convocations ainsi que la confirmation en temps réel des entrées en formation ou reports auprès d'agefos PME Ilede France ; Des entretiens préalables de recensement des besoins et niveaux avec possibilité d'adaptation des méthodes et supports pédagogiques ; Un service d'accueil de qualité et respectueux des engagements qualité AGEFOS PME convenus ; Des salles de formation au standard d'équipement garantissant un confort réel des stagiaires et accessibles aux personnes en situation de handicap ; Des formateurs salariés et expérimentés dans le domaine de compétence enseigné ; Des méthodes pédagogiques permettant la mise en œuvre d'études de cas pratiques proposés par les stagiaires ; Des supports de cours professionnels et respectant la règlementation en vigueur en matière de droit de la copie ; Un service qualité assurant le traitement préventif et curatif des écarts constatés ; Des espaces de pause équipés 11 Rue Hélène Paris Page 8 sur 15

9 La réalisation d'un bilan quantitatif et qualitatif annuel sur l'ensemble des prestations réalisées. 5. Contenu des offres L'offre du candidat sera restituée en TROIS NOTES DISTINCTES : 1. Offre technique présentant la proposition d'intervention du prestataire pour chaque phase du projet, composée des différents chapitres ci dessous, 2. Synthèse de l'offre technique, 3. Offre financière détaillée de chaque phase du projet. 5.1 L'offre technique Le prestataire explicite, de manière très précise, la prestation préconisée pour atteindre les exigences définies dans le cahier des charges. L'offre technique doit comporter impérativement les chapitres suivants : Chapitre 1 : profil général du prestataire selon le modèle joint en annexe 2 (L'annexe 2 est à renseigner dans sa totalité) Le prestataire doit décrire l'organisation de l'équipe mise en place sur le projet en précisant : Raison sociale Date de création de l'organisme Adresse du siège social Nom du ou des dirigeants N de déclaration d'activité et N SIRET Implantations nationales Domaines de spécialités Appartenance à un réseau Effectif global de la structure et ressources pédagogiques : Effectif global Effectif support des équipes commerciales et de gestion administrative Nombre de formateurs permanents et vacataires Ressources en développement pédagogique Sur les 3 dernières années : Chiffre d'affaire Nombre d'heures stagiaires Répartition par activités et publics Nombre de sessions ouvertes Top 10 des formations réalisées Répartition inter et intra entreprise Certifications et qualifications Les secteurs d'intervention et/ou domaines d'activité. 11 Rue Hélène Paris Page 9 sur 15

10 Le type de norme qualité (NF, OPQF ) Chapitre 2 : contexte et objectifs généraux de la prestation Le prestataire reformule sa propre vision du problème et de son contexte. Il doit être en mesure de clarifier certains points et d'en suggérer des compléments sur demande d'agefos PME Ile de France. Chapitre 3 : déroulement de la prestation Le prestataire peut proposer à des formations innovantes et complémentaires aux domaines proposés. Le prestataire décrira par formation ouverte : o Le programme détaillé de formation proposée selon le modèle de présentation (à télécharger) ; o Les pré requis exigés et méthodes d'évaluation préalables de ceux ci; o Les méthodes pédagogiques spécifiques ; o Les lieux de formation proposés sur l'ile de France (nombre de salles de formation par département, conditions d'accessibilité et de parking, possibilités de restauration.) o Les plannings prévisionnels; o Les modalités d'évaluation en cours et de suivi post formation; o Le coût horaire des actions en incluant le service global avant et après vente. Chapitre 4 : moyens humains et matériels Le prestataire présentera également dans son offre les moyens humains mis à disposition pour la réalisation du projet et du suivi (un contact interne pour la logistique et la facturation, un responsable de projet unique clairement identifié) : Nom et rôle de chaque intervenant et/ou formateur Responsabilités de chaque intervenant et/ou formateur CV de chaque intervenant et/ou formateur pressenti comportant notamment : Le profil et l'expérience Les références de missions comparables L'ancienneté dans la structure Chapitre 5 : références du cabinet sur des projets similaires Le prestataire présentera quelques références de travaux similaires, menés récemment. 5.2 Synthèse de l'offre technique 11 Rue Hélène Paris Page 10 sur 15

11 Cette synthèse a pour objet d avoir une lecture transversale de la proposition commerciale. Elle pourra être remise sous forme de présentation PowerPoint. Le cabinet Les références Localisation Profil Effectifs Equipe projet Sur des projets similaires Sur le secteur ou la filière Adresse, tél, mail. Domaine d intervention Nombre de salariés Nombre de personnes impliquées et profil (domaine d intervention) Titre étude, objet et commanditaire Titre étude, objet et commanditaire Objet Cf. point 4 Méthode Synthèse de l approche proposée Nombre de jours / consultant Nombre consultant, mission et nombre de jours Livrables Liste des livrables et format Planning Date de début, date de fin 5.3 L'offre financière Le prestataire indique de manière très précise le prix en Euros HT et TTC de la prestation en tenant compte des propositions préconisées dans son offre technique et de l'estimation des charges qu'il a déterminée ou que son expérience lui dicte. L ingénierie de préparation des sessions de formation doit être incluse dans le coût pédagogique des sessions. Le prestataire se conformera au cadre défini ci dessous lors de la formulation de sa proposition : Coût du module de formation Intitulé du module de formation Méthodes pédagogiques Durée en heures Coût horaire par stagiaire (en euros HT) Coût total / stagiaire (en euros HT) 5.4 Coût de préparation de l'offre de services Tous les coûts de préparation des offres de service sont à la charge exclusive des prestataires. 11 Rue Hélène Paris Page 11 sur 15

12 5.5 Conditions d'envoi et date limite de réception des réponses La réponse à cet appel à proposition devra parvenir à au plus tard le 29 septembre 2015 à 17 heures. Toute réponse parvenant au delà de cette date ne sera pas considérée. La réponse devra être adressée sous format électronique aux adresses suivantes : erocher@agefos pme.com et jpoite@agefos pme.com et en deux exemplaires par courrier sous pli portant la mention " Actions collectives Qualité FPSPP TPE" et libellé au nom de : Département projets et cofinancements A l'attention d Emilie ROCHER et Jocelyne POITE 11 rue Hélène Paris cedex Les critères de sélection retenus seront : Adéquation de l offre de service en fonction du présent appel à propositions. Les moyens de promotion proposés pour nos entreprises de moins de 10 salariés ; La tarification et la durée de chaque action de formation proposée (cout horaire et par stagiaire); Le programme de formation et méthodes pédagogiques proposés ; L expérience justifiée dans la mise en œuvre d actions de formation interentreprises ; La qualification et l expérience des formateurs sur le(s) domaine(s) de formation visé(s) ; Prise en compte de l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes Les lieux de formation et équipements pédagogiques mis à disposition ; Les calendriers prévisionnels pour l année ; Les moyens de suivi et d évaluation proposés ; Les modalités d organisation. (montage des dossiers et transmission des pièces nécessaires, référent unique pour ; Les pédagogies innovantes (mise en scène, formation action,...) 5.7 Traitement des offres parvenues étant investie depuis de nombreuses années en matière d égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et d'accès à la formation de personnes en situation de handicap. Une attention toute particulière sera donc portée sur l'accessibilité des locaux et à la prise en compte de l égalité professionnelle dans votre réponse. 11 Rue Hélène Paris Page 12 sur 15

13 Toute proposition recevable sera examinée et présentée à la Commission de sélection AGEFOS PME Ile de France, chargée de sélectionner les offres les plus pertinentes. L'analyse de la réponse sera faite à partir des éléments objectifs, concrets, vérifiables, fournis dans les dossiers de réponse. se réserve le droit de : ne pas donner suite aux propositions reçues pour tout ou partie de l appel à propositions et s engage à garder confidentielles les offres reçues. d'attribuer séparément ou partiellement le marché. demander des précisions complémentaires en tant que de besoin. d inviter le prestataire de son choix à faire une présentation de son offre de service ou à lui fournir des informations complémentaires. Les conditions proposées par les organismes de formation pourront être négociées de gré à gré au regard des précisions complémentaires apportées. Tous les prestataires ayant adressé une proposition seront individuellement informés de la suite donnée à leur dossier. Le prestataire non retenu ne peut prétendre à aucune indemnité ni contester pour quelque motif que ce soit le bien fondé de la décision d'. n est engagée qu après notification écrite adressée au prestataire et acceptation formelle des conditions proposées. 6. Planning prévisionnel Délai Description 15 /09/ 2015 Lancement de l appel à propositions 29 /09/ 2015 Date limite de dépôt de réception des réponses Semaine 40 Instruction des réponses à l'appel à propositions par le comité de sélection Semaine 41 Audition des prestataires / organismes de formation par le comité de sélection Semaine 41 Semaine 42 Envoi du courrier de notification de sélection Lancement et déploiement du programme d'actions par le(s) prestataire(s) retenu(s) 7. Le pilotage 11 Rue Hélène Paris Page 13 sur 15

14 Le suivi de ce projet sera assuré par les responsables de projets du département projets et cofinancements d : Emilie Rocher et Jocelyne POITE. Ils informeront les conseillers du suivi et du déroulement de l'opération afin d'optimiser l'accompagnement des entreprises participantes. Le prestataire désignera un chef de projet et interlocuteur unique. Il s'assurera en permanence du bon déroulement du contrat, du respect de ses engagements, de l'atteinte des objectifs et des échéances. A chaque étape identifiée ci dessus (réunions d information /accompagnement/formation), il est demandé au prestataire de faire apparaitre dans le rapport d'avancement, qui sera à transmettre au responsable de projet, les éléments suivants : Le bilan à chaque étape. Les écarts par rapport aux prévisions et les points critiques. Le planning mis à jour avec la mise en évidence des modifications. Les décisions et les préconisations émises pendant le période considérée. La liste des actions à faire pour résoudre les problèmes rencontrés. Les indicateurs qualité (évolution.). Le prestataire s'engage à respecter le fonctionnement défini ci dessus (rôle des participants, objectifs, documents supports en entrée et sortie ). Il doit également désigner une personne en charge d'effectuer le relais d'information. 8. Communication et intervention du FPSPP Le FPSPP intervient dans le financement des différentes actions décrites dans cet appel à propositions. Ce financement relève d'une convention portée par AGEFOS PME. Dans le cadre de ce cofinancement par le FPSPP, souhaite s'assurer de la qualité et de la fiabilité du suivi administratif. Pour cela, elle souhaite particulièrement contrôler : Les obligations de publicité dans le cadre de son partenaire financeur, le FPSPP La satisfaction des acteurs et des entreprises. L'évaluation de la prestation. Le prestataire retenu sera donc tenu de : Assurer un suivi individuel, quantitatif, qualitatif et financier, des stagiaires, permettant le renseignement des indicateurs de résultats et de réalisation exigés au terme de l'action par le FPSPP. Mentionner lors de la réponse au présent appel d'offres et de la réalisation des actions que celles ci relèvent d'un cofinancement du FPSPP et par conséquent reporter sur tous les documents afférents les logos du FPSPP. Proposer et fournir les indicateurs de qualité pour mesurer la qualité, le suivi, les approches méthodologiques, pédagogiques et organisationnels de la démarche. Informer AGEFOS PME Ile de France de tout changement de stagiaire En cas de non respect des conditions obligatoires convenues, se réserve le droit de suspendre sans délai le présent contrat cadre. 11 Rue Hélène Paris Page 14 sur 15

15 Le prestataire est susceptible d'être soumis à un contrôle par les instances communautaires concernées ainsi que par les organes nationaux de contrôle. Il convient, dans ce cadre, d'être en mesure de présenter tout document justifiant de sa prestation. 9. Contractualisation A l issue de la désignation du prestataire en charge du projet par, une convention sera signée entre le prestataire et. Les prestataires pourront par ailleurs, être conventionnés sur plusieurs territoires selon leurs implantations géographiques existantes Cette convention précisera notamment les modalités de la collaboration ainsi que celles de règlement des factures, sous réserve que les productions aient fait l objet d une validation au préalable par. La cible de ce projet étant des entreprises de moins de 10 salariés, la promotion et la téléprospection devront être assurées par des équipes intégrées à l'organisme de formation retenu et selon un protocole et des supports marketing co construits et validés par. 11 Rue Hélène Paris Page 15 sur 15