Infrastructure - Gestion des fournisseurs. Document FAQ. Infrastructure - Gestion des fournisseurs. Page: 1 / 5 Dernière mise à jour: 16/04/14 15:24

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1 Document FAQ Infrastructure - Gestion des fournisseurs EXP Page: 1 / 5

2 Table des matières Détails de la fonctionnalité... 3 I.Généralités... 3 II.Gestion des fournisseurs... 3 III.Édition d'un fournisseur... 4 IV.Visualisation d'un fournisseur...4 FAQ... 5 I.Généralités... 5 A.Je ne peux pas modifier la structure de mon fournisseur. Pourquoi?...5 B.Je ne peux pas modifier le statut de mon fournisseur. Pourquoi?...5 C.À quoi cela sert-il d'indiquer un fournisseur comme mutualisé?...5 D.Quels sont les impacts de la mutualisation d'un fournisseur?...5 Page: 2 / 5

3 Détails de la fonctionnalité I. Généralités Le portail Koaly EXP intègre une gestion des fournisseurs dans le module infrastructure. Cette fonctionnalité a pour objectif de centraliser toutes les informations des fournisseurs des équipements, des logiciels et des contrats de support ou de maintenance de l'entreprise. II. Gestion des fournisseurs Cet écran permet d'effectuer des recherches sur les fournisseurs enregistrés sur le portail Koaly EXP. On peut choisir d'exporter le résultat sous la forme d'un fichier Excel. Le critère de recherche est le suivant : Structure : Choisir ici une structure. Seuls les fournisseurs associés à cette structure seront affichés. Le tableau de résultats (accessible après avoir cliqué sur «sélectionner») contient la liste des fournisseurs répondant aux critères choisis. Il comporte les colonnes suivantes : 1. Actions : Cette colonne contient, selon les droits de l'opérateur, les icônes permettant de visualiser, modifier, copier et supprimer un fournisseur. 2. Structure : La structure du fournisseur. 3. Nom : Le nom du fournisseur. La mention «(Fournisseur mutualisé)» apparait le cas échéant. 4. Hotline : Le numéro de téléphone du fournisseur L'adresse du fournisseur. 6. Statut : Le statut du fournisseur. Les 2 icônes de la première ligne de la première colonne permettent d'effectuer des opérations sur la liste de résultats. La première permet de sélectionner/désélectionner tous les résultats actuellement affichés (ne sélectionne pas les éléments des autres pages). La seconde permet d'afficher des champs de filtres sur les colonnes. Les colonnes filtrables sont : structure, nom, hotline et statut. À la suite de la liste de résultats se trouve la navigation par page, le cas échéant. Cela permet de consulter la totalité des résultats. Il est possible d'aller à une page précise, d'aller à la toute première page, la toute dernière, la page précédente et la suivante. Le bouton «Supprimer» permet de supprimer plusieurs logiciels précédemment sélectionnés. Une demande de confirmation apparait avant l'exécution de la suppression. Le bouton «export Excel» permet d'exporter le résultat sous la forme d'un fichier au format Excel. Le fichier ainsi généré contient l'ensemble des critères de la recherche suivi de la liste des résultats. Les colonnes Page: 3 / 5

4 suivantes sont présentes : structure, nom, statut, hotline, adresse, code postal, ville, pays, , téléphone, fax, remarques. Le bouton «Ajouter» permet de créer un nouveau fournisseur dans Koaly EXP. III. Édition d'un fournisseur Dans cet écran, il est possible de créer et de modifier un fournisseur. Voici la liste des champs disponibles : Structure (obligatoire) : Choisir ici la structure d'affiliation du fournisseur. Si le fournisseur est un fournisseur mutualisé (disponible dans plusieurs structures) cocher la case «Fournisseur mutualisé». Nom (obligatoire) : Indiquer ici le nom du fournisseur. Le nom doit contenir entre 3 et 50 caractères. Statut : Choisir ici le statut du fournisseur. Un fournisseur inactif ne pourra pas être associé à un contrat ou a un logiciel ou a un équipement. Hotline : Renseigner ici le numéro de téléphone de la hotline du fournisseur. La limite de caractères est fixée à 20. Remarques : Renseigner ici les remarques sur le fournisseur. La limite de caractères est fixée à 255. Adresse : Renseigner ici l'adresse du fournisseur. La limite de caractères est fixée à 255. Code postal : Renseigner ici le code postal du fournisseur. La limite de caractères est fixée à 20. Ville : Renseigner ici la ville du fournisseur. La limite de caractères est fixée à 50. Pays : Renseigner ici le pays du fournisseur. La limite de caractères est fixée à Renseigner ici l'adresse du fournisseur. La limite de caractères est fixée à 255. Téléphone : Renseigner ici le numéro de téléphone du fournisseur. La limite de caractères est fixée à 20. Fax : Renseigner ici le numéro de fax du fournisseur. La limite de caractères est fixée à 20. Dernière mise à jour par : Ce champ n'est pas éditable. Il indique le nom du dernier opérateur à avoir modifié le fournisseur. Dernière mise à jour le : Ce champ n'est pas éditable. Il indique la date de la dernière modification du fournisseur. IV. Visualisation d'un fournisseur Cet écran permet de visualiser une fiche d'un fournisseur et toutes ses informations. Dans le premier onglet, on retrouve les informations renseignées lors de l'édition. Le second onglet contient la liste des contrats de maintenance de ce fournisseur. Page: 4 / 5

5 FAQ I. Généralités A. Je ne peux pas modifier la structure de mon fournisseur. Pourquoi? Il n'est pas possible de modifier la structure d'un fournisseur dès lors que ce dernier est associé à un équipement, à un logiciel ou à un contrat de maintenance. Il faut au préalable supprimer ou modifier ces éléments afin de pouvoir modifier la structure du fournisseur. Il n'est pas possible de «démutualiser» un fournisseur associé à un équipement ou à un logiciel qui ne soit pas de la même structure. Il faut au préalable modifier ou supprimer ces éléments. B. Je ne peux pas modifier le statut de mon fournisseur. Pourquoi? Il n'est pas possible de passer un fournisseur au statut inactif s'il est lié à un contrat, à un logiciel ou à un équipement. Il faut au préalable modifier ou supprimer ces éléments. C. À quoi cela sert-il d'indiquer un fournisseur comme mutualisé? Un fournisseur est associé à une structure. Cela veut dire qu'il ne peut être associé qu'à des éléments de sa structure. Si l on souhaite que le fournisseur soit associé à un équipement ou à un logiciel d'une autre structure que la sienne, il faut le déclarer «mutualisé». D. Quels sont les impacts de la mutualisation d'un fournisseur? Lorsqu'un fournisseur est indiqué comme mutualisé, il est possible de l'associer à un équipement ou à un logiciel d'une structure différente. De plus, tous les contrats qui lui sont associés seront également considérés comme mutualisés. Attention un contrat doit toujours être dans la même structure que son fournisseur, même si le fournisseur est mutualisé. Fin du document Page: 5 / 5