L INFORMATISATION DES GMF

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1 L INFORMATISATION DES GMF Quelques mots sur la section GMF de l Intranet Réseau En janvier 2004, le ministre Couillard procédait au lancement de l Intranet Réseau destiné à l ensemble des gestionnaires et du personnel du réseau. On peut y trouver de la documentation pertinente sur les GMF. D ailleurs une section y est entièrement consacrée aux activités d informatisation des GMF. Une seule adresse à retenir : 1. Sélectionnez la rubrique «Modernisation du réseau», section «Général», sous-section «GMF». 2. Choisissez l hyperlien «Informatisation des GMF». Les préalables Pour avoir accès à l Intranet Réseau, il est nécessaire : Que votre poste de travail soit branché au Réseau de Télécommunications sociosanitaire (RTSS). Que vous puissiez utiliser un fureteur Web (Explorer ou Netscape). Problème d accès à l Intranet Réseau? Il est possible que certaines personnes éprouvent des difficultés à accéder à l intranet parce que le branchement du GMF au RTSS n est pas terminé ou parce que la technologie appropriée est en cours d installation. Ces situations se régleront à très court terme. Pour signaler un problème d accès, veuillez contacter votre service de soutien informatique (technocentre régional ou autre). 1

2 VUE D'ENSEMBLE DE L'INFORMATISATION DES GMF Étape 1 Mise en place des infrastructures technologiques 1 2 Étapes préliminaires à la mise en place Mise en place Liens de télécommunications (cliniques privées seulement) Formation de base Installation des infrastructures Étape 2 Mise en place des applications logicielles 3 Étapes postérieures à la mise en place Inscription de la clientèle du GMF «Inscription en ligne» (RAMQ) Fiche de l application Soutien technique offert aux GMF Soutien au service 24/7 destiné aux clientèles à risque Solutions régionales temporaires L agence régionale, avec les GMF et le service Info-Santé de son territoire, sélectionne un outil qui permettra aux GMF de transmettre aux infirmières d'info-santé des informations et des consignes cliniques sur leur clientèle «à risque de décompenser». Diffusion des horaires de garde «Module de garde» (Sogique) Fiche de l application Fiche détaillée de l étape 1 Profil pharmacologique «Prescripteur pharmacologique» (Purkinje) Fiche de l application Accès aux résultats de laboratoires Solutions régionales L agence régionale met en place dans les GMF de son territoire, la solution informatique qui a été choisie régionalement afin de permettre aux médecins prescripteurs des GMF d accéder électroniquement aux résultats d analyses de laboratoire. Autres sujets Nouvelles initiatives Récurrence Propriété des équipements Travaux d architecture Projets pilotes RAMQ Etc... Tous les documents mentionnés sont disponibles dans l Intranet Réseau/Modernisation du réseau/général/gmf/informatisation des GMF. 2

3 Cette fiche présente un résumé du document Processus opérationnel d informatisation d un GMF lors du démarrage, disponible dans l Intranet Réseau. Étape 1 MISE EN PLACE DES INFRASTRUCTURES TECHNOLOGIQUES ORGANISATIONS ET PERSONNES VISÉES Ministère Chargé de projet GMF de l agence régionale Technocentre régional SOGIQUE Centres de services autorisés (CSA) Médecin responsable du GMF DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE Intranet Réseau/Modernisation du réseau/ Général/GMF/Informatisation des GMF, section «Infrastructures technologiques» Processus opérationnel d informatisation d un GMF lors du démarrage Formulaire de demande de lien de télécommunications Bon de commande pour l acquisition d équipements État de la situation du déploiement technologique de tous les GMF CONTACTS UTILES Intranet Réseau/Modernisation du réseau/ Général/GMF/Informatisation des GMF section «Contacts utiles» Le chargé de projet GMF de l agence régionale Le responsable du dossier au technocentre régional 1 Étapes préliminaires à la mise en place 2 Mise en place 3 Étapes postérieures à la mise en place Liens de télécommunications (cliniques privées seulement) Demande de branchement pour le GMF Émission du bon de commande Planification des travaux Réalisation des travaux Émission d un bon de commande pour l installation de mécanismes de sécurité pour les postes des cliniques privées et les portables Installation de la sécurité Installation des infrastructures Sélection du manufacturier qui fournira les équipements informatiques Planification des travaux d installation Émission du bon de commande pour les équipements (câblage, ordinateurs, imprimantes). Le GMF ne peut bénéficier que des équipements déjà présélectionnés et prévus par le Ministère pour les GMF. Installation des équipements et assurance de la qualité Transfert des applications du GMF sur les nouveaux postes, lorsque cela est techni-quement possible Mise en place du courrier électronique Lotus Notes dans les postes informatiques du GMF Fin de l installation du réseau local du GMF Formation de base Soutien technique offert aux GMF Inventaire des besoins informatiques du GMF (à inscrire dans la Convention agence - GMF) Signature de la Convention agence - GMF Accréditation par le ministre de la Santé et des Services sociaux Demande d adhésion au comité paritaire pour tous les médecins du GMF Enregistrement du GMF et des médecins participants à la RAMQ Formation requise pour tous les utilisateurs du GMF, portant sur les applications suivantes : Collecticiel Lotus Notes Système d exploitation Windows Fureteur Internet Explorer Inscription de la clientèle du GMF (RAMQ) Préalable à la formation : L application «Inscription en ligne» de la RAMQ est accessible par le système du GMF. Les utilisateurs des systèmes des GMF contactent le centre de services autorisé (CSA) sélectionné par leur GMF afin de signaler tout besoin de soutien et de dépannage relatif aux logiciels et équipements fournis dans le cadre du programme GMF. Un premier diagnostic est posé par le CSA qui, au besoin, collabore avec les fournisseurs d'applications et d'infrastruc-tures technologiques pour régler les problèmes nécessitant l'expertise de ceux-ci. Les activités précédées d'un stéthoscope représentent celles auxquelles le médecin responsable doit participer. 3

4 INSTALLATION DE L APPLICATION Inscription en ligne (RAMQ) Préalables Les coordonnées du GMF, de ses points de service et des médecins participants sont inscrites dans les fichiers corporatifs de la Régie de l assurance maladie du Québec (RAMQ). Les infrastructures technologiques du site du GMF sont fonctionnelles. Description de l application Application Web accessible à partir d un extranet sécurisé de la RAMQ, avec l obtention d un code d utilisateur et d un mot de passe. Elle permet l inscription des patients* auprès d un médecin membre d un GMF. Cette application comporte aussi d autres fonctions permettant de : consulter et modifier le formulaire d inscription d un patient désactiver l inscription d un patient commander divers types de rapports Utilisateurs visés dans le GMF Secrétaires Personnel administratif Médecins Processus d installation Organisations et personnes visées - RAMQ - Médecin responsable du GMF - Technocentre régional Les grandes étapes L installation de l application «Inscription en ligne» est coordonnée par la RAMQ et comporte les activités suivantes : - Envoi de la documentation et des formulaires d accès au médecin responsable du GMF - Envoi des formulaires de demande d accès aux services en ligne dûment remplis par le médecin responsable - Attribution des codes d usager et des mots de passe - Envoi de la procédure pour effectuer l inscription en ligne des patients du GMF - Formation des utilisateurs, assurée par le technocentre régional au cours de la formation de base (voir Fiche sur la mise en place des infrastructures technologiques) 4

5 Documents de référence Le Guide de l utilisateur peut être consulté directement dans l application d inscription à la section «Aide» ou à la section «Quoi de neuf?». Processus opérationnel d informatisation d un GMF lors du démarrage (Intranet Réseau/Modernisation du réseau/général/gmf/informatisation des GMF, à la section «Infrastructures technologiques Processus opérationnels»). Contacts utiles Assistance RAMQ (code, mot de passe, aide à l utilisation) Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30. Service non offert les jours fériés. - Québec : (418) Montréal : (514) Ailleurs : Courriel : Les coordonnées de contacts utiles sont réunies dans l Intranet Réseau/Modernisation du réseau/général/gmf/informatisation des GMF, à la section «Contacts utiles» : Le chargé de projet GMF de l agence Le responsable du dossier au technocentre régional * Dans le présent document, la forme masculine désigne aussi bien les femmes que les hommes. 5

6 INSTALLATION DE L APPLICATION Module de garde (Sogique) Préalables Les infrastructures technologiques du GMF sont fonctionnelles. Les responsables des horaires de garde des GMF ont reçu la formation de base (Lotus Notes, fureteur, Windows). Description de l application Le «Module de garde» est optionnel selon les besoins du GMF. Le choix de cet outil a fait l objet d une entente entre tous les partenaires de la région (GMF, agence et service Info-Santé). Il s agit d une application à laquelle on accède à partir d un site Internet ou à partir du logiciel «Répertoire des ressources», utilisé dans plusieurs CSSS (mission CLSC). Le «Module de garde» permet de supporter le service 24/7 offert à la clientèle «à risque de décompenser» des GMF. L application offre les fonctions suivantes : Gestion des listes de garde des intervenants du GMF Diffusion en temps réel des horaires de garde du GMF aux infirmières d Info-Santé À la demande de l intervenant de garde du GMF, modification temporaire de l horaire de garde par les infirmières d Info-Santé lorsque le GMF est fermé Utilisateurs visés Responsables des horaires de garde des GMF Tous les intervenants du GMF Infirmières d Info-Santé Processus d installation Organisations et personnes visées - SOGIQUE - Agence de développement - Chargé de projet GMF de l agence - Responsable du dossier au technocentre régional - Médecin responsable du GMF ou autre personne qu il désigne - Responsable du dossier pour le service Info-Santé Les grandes étapes Le Plan global de déploiement contient de l information détaillée sur chacune des grandes étapes. La coordination régionale de l installation du «Module de garde» est assurée par l Agence de développement, en collaboration avec SOGIQUE. Ainsi, les activités d implantation et de formation de nature régionale sont sous la responsabilité de l agence et de son technocentre, alors que celles de nature locale sont placées sous la supervision du GMF et des responsables Info-Santé. Sogique offre le service du soutien aux utilisateurs. 6

7 1. Activités préparatoires assurées par l Agence de développement - Organiser une rencontre d information sur le processus d installation - Convenir du calendrier de déploiement et de formation - Mettre en place la procédure régionale de transmission d informations sur la clientèle à risque - Sogique fournit les outils destinés à soutenir les régions et les ressources locales dans leurs activités d implantation 2. Travaux d installation : installation physique, gestion des accès, paramétrage de l application 3. Sessions de formation sur l application - Formation des responsables des horaires de garde des GMF (3 h, la première formation dans le GMF est offerte par le pilote régional et par la suite le responsable de l horaire (pilote local) assure le transfert de connaissance dans le GMF) - Formation des infirmières d Info-Santé (1,5 h) - Formation des utilisateurs des sites des GMF (environ 15 minutes, donnée par le responsable des horaires de garde des GMF (pilote local) 4. Mise en opération : démarrage, accompagnement maximal des utilisateurs, suivi d utilisation Documents de référence Les documents qui suivent peuvent être consultés dans l Intranet Réseau/Modernisation du réseau/général/gmf/informatisation des GMF, à la section «Logiciels Module de garde». Informations sur le produit Plan global de déploiement Liste des activités d implantation Outils de suivi de gestion Guide d opération pour les technocentres Formation (plans de formation, présentations) Modèle de plan de relève (en cas de panne) Procédure de demande de changement État d avancement de l implantation au niveau provincial Transfert vers les agences de la responsabilité de formation du Module de garde Le Guide de l utilisateur peut être consulté directement dans l application «Module de garde», à la section «Informations générales». Contacts utiles Centre de services de SOGIQUE (soutien aux utilisateurs) Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30. Service non offert les jours fériés. Adresse internet pour effectuer une demande : Tél : AIDE (2433) ou (418) , poste 4 SOGIQUE M me Michelle Corriveau, chef de projet, (418) , poste 5324 Les coordonnées de contacts utiles sont réunies dans l Intranet Réseau/Modernisation du réseau/général/gmf/informatisation des GMF, à la section «Contacts utiles» : Le responsable du dossier au technocentre régional 7

8 INSTALLATION DE L APPLICATION Prescripteur pharmacologique (Purkinje) Préalables Les infrastructures technologiques du GMF sont fonctionnelles. Le médecin responsable du GMF a confirmé son intérêt pour l application et le Ministère en autorise l utilisation. Les utilisateurs du GMF ont reçu la formation de base (Lotus Notes, fureteur, Windows). Description de l application Le «Prescripteur pharmacologique» est offert aux GMF comme solution transitoire et sur une base volontaire. Cette application permet d effectuer les fonctions suivantes : Prescription électronique de médicaments Détection des interactions et allergies médicamenteuses Recherche par famille de médicaments Accès à un aviseur thérapeutique (information complémentaire sur les médicaments et conseils aux patients*) Constitution d un dossier pharmacologique local du patient (historique des médicaments prescrits et des allergies médicamenteuses) Utilisateurs visés dans le GMF Médecins Infirmières Processus d installation Organisations visées - Firme Purkinje - Technocentre régional - Régie de l assurance maladie du Québec (RAMQ) Les grandes étapes Le Guide de déploiement contient de l information détaillée sur chacune des étapes qui suivent. La firme Purkinje effectue les travaux d installation du «Prescripteur pharmacologique» avec l aide des technocentres régionaux et de la RAMQ et s occupe également de la formation sur le produit et du soutien aux utilisateurs. 1. Présentation du produit aux agences et aux GMF 2. Obtention écrite du consentement du médecin responsable du GMF 3. Travaux d installation - Planification et suivi des installations dans le GMF - Installation physique dans chaque site (serveur dédié, serveur poste, configuration des postes)** - Chargement des données démographiques des patients inscrits du GMF, disponibles dans les systèmes de la RAMQ (activité non obligatoire) - Installation de l application - Vérification du bon fonctionnement des postes et des imprimantes - Mise en place d un processus de sauvegarde des données 8

9 4. Formation des cliniciens (durée minimale de 3 heures) et accompagnement après la formation (appels de suivi, questionnaire d évaluation, etc.) Documents de référence (section spécifique aux GMF) Informations sur le produit Formulaire de consentement du médecin du GMF Service offert par la firme Purkinje Guide d installation Contacts utiles Service de soutien aux utilisateurs des produits de la firme Purkinje De 8 h à 21 h en semaine ; de 9 h à 13 h les fins de semaine et les jours fériés Capacité de prescrire facilement, car le logiciel de Purkinje tient compte des habitudes de prescription du médecin. - Montréal : (514) Ailleurs : Courriel : Purkinje M. Darek Klucz, coordonnateur du projet , poste 329 Ministère de la Santé et des Services sociaux M me Julie Mathieu (418) Les coordonnées de contacts utiles sont réunies dans l Intranet Réseau/ Modernisation du réseau/général/gmf/ Informatisation des GMF, à la section «Contacts utiles» : Le chargé de projet GMF de l agence Le responsable du dossier au technocentre régional Avec un clic, le médecin peut imprimer la prescription directement à partir du module Prescription de Purkinje W * Dans le présent document, la forme masculine désigne aussi bien les femmes que les hommes. ** Certaines agences offrent aux GMF les infrastructures pour l hébergement régional de l application et le dépôt régional des données. 9

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