Guide d utilisation du

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1 [Texte] Guide d utilisation du logiciel HSPnet Vision d un organisme receveur À la suite de l implantation du logiciel HSPnet dans notre établissement, j ai décidé de mettre sur pied un guide explicatif du logiciel, selon mon utilisation et ma compréhension, et ce, dans le but d aider de nouveaux utilisateurs de HSPnet. Julie Gagnon Conseillère en soins infirmiers volet enseignement et recherche CSSS du Sud de Lanaudière 6 août 2013

2 TABLE DES MATIÈRES PRÉAMBULE... 3 PAGE DE BIENVENUE... 4 COLONNE DE GAUCHE... 6 SOMMAIRE DE LA BOÎTE D ENTRÉE... 8 MODIFICATIONS/ALERTES D AUTRES ORGANISMES... 9 BOÎTE D ENTRÉE LES FILTRES LE STATUT DÉFINITION DES ICÔNES DANS LA BOÎTE D ENTRÉE CALENDRIER HORAIRE DÉTAIL DES DEMANDES DE STAGE PERSONNES-RESSOURCES AJOUTER UN SUPERVISEUR PROGRAMME/COURS ÉTUDIANTS RENSEIGNEMENT SUR LE STAGE DÉPLACER UNE DEMANDE DE STAGE VERS UN AUTRE SITE/SERVICE OU DESTINATION COMMENTAIRES COMMENTAIRES CONDITIONS ALERTE DOCUMENTS HISTORIQUE ACTIONS RÉACHEMINER UNE DEMANDE ACCEPTER UNE DEMANDE REFUSER UNE DEMANDE RACCOURCI SOMMAIRE DS GESTION DU CONTENU CORRESPONDANCE RAPPORT FILE D IMPRESSION MENU DES RAPPORTS ÉTUDIANTS ET PERSONNEL STAGE ET HORAIRE CONFIGURATION ET PROFILS

3 ASSISTANTS DE RAPPORTS ASSISTANT DE RAPPORT D ACTIVITÉ ASSISTANT DE RAPPORT D ACTIVITÉ PAR SITE LISTE DE STAGES-PRÉCEPTEURS LISTE D ACCÈS/SÉCURITÉ-ÉTUDIANTS/ENSEIGNANTS FILE DE RAPPORTS PERSONNALISÉS MAINTENANCE CONFIGURATION CONFIGURATION DE L ORGANISME RECEVEUR SITES MAINTENANCE DES SERVICES MAINTENANCE DES DESTINATIONS PROFIL DE DESTINATION PROFIL PERSONNE RESSOURCE PERSONNEL TYPIQUE CAPACITÉ D ACCUEIL CAPACITÉ UTILISÉE HISTORIQUE CONFIGURATION PERSONNELLE PERSONNEL ASSISTANCE RESSOURCES GUIDES DE CONSULTATIONS RAPIDES EN-LIGNE COURRIEL INFORMATION CONCLUSION

4 PRÉAMBULE Ce logiciel, quoique très complexe, nous est très utile dans le placement des demandes de stage. Après une année d utilisation, il est de plus en plus facile de naviguer dans ce logiciel. Maintenant, j ai trouvé la façon de l utiliser qui me convient et je tente de l exploiter au maximum. J ai réalisé ce document afin de clarifier et de vulgariser l utilisation de ce logiciel. Il me fait donc plaisir de vous guider dans ce nouveau monde qu est HSPnet! 3

5 PAGE DE BIENVENUE Tout au long de ce guide, vous retrouverez beaucoup de captures d écran, le but étant de vous y retrouver facilement. À la suite de l ouverture du logiciel HSPnet, voici ce que vous retrouverez comme page d accueil. 4

6 BIENVENUE Si l'on décortique la page de Bienvenue, vous retrouverez la partie du haut; la colonne de gauche et la partie du bas. Commençons tout d abord par la partie du haut qui comprend les filtres et les changements importants. Le détail des filtres sera expliqué à la section : boîte d entrée. Toutes les informations récentes et les mises à jour du logiciel apparaissent dans cette case Sélectionner la date désirée Toujours s assurer d avoir la bonne date ou session dans la page de Bienvenue, afin de voir les demandes de la période souhaitée. Lorsque vous ne retrouvez plus vos données, réinitialiser les filtres. Ne pas oublier d actualiser lors de modifications des filtres. 5

7 COLONNE DE GAUCHE Voici une explication brève des onglets de la colonne de gauche. Vous pourrez retrouver le détail de chaque onglet dans la table des matières. La boîte d entrée contient toutes les demandes de stage. Il est possible de chercher une demande de stage, soit par le nom de l étudiant, de l enseignant, ou par le numéro de la demande. Lorsque nous recevons une demande qui ne vient pas de HSPnet (demande par courriel), nous pouvons entrer les données du stage pour qu ils apparaissent dans le logiciel ainsi que dans les statistiques. Nous donne un aperçu de l utilisation des milieux de stage. Cet onglet permet de faire des envois massifs de lettre. 6

8 Lorsqu on désire faire une impression des demandes de stage, on doit aller dans cet onglet et le sous-onglet file d impression. On peut aussi générer des rapports dans le sous-onglet menu des rapports. Dans cet onglet, on retrouve la configuration, c est à cet endroit que l on peut ajouter ou modifier des sites/services/destinations. Dans le sous-onglet personnel, on peut ajouter/modifier de l information concernant les superviseurs ou gestionnaires. Si vous avez des questions ou problématiques, vous retrouverez sous cet onglet des guides d utilisateur ainsi que l adresse courriel pour de l assistance. N hésitez pas à envoyer des courriels ils répondent rapidement et efficacement! 7

9 SOMMAIRE DE LA BOÎTE D ENTRÉE Le sommaire de la boîte d entrée renferme toutes les informations concernant les demandes de stage, vous devez y référer régulièrement dans le but de constater s il y a des nouvelles demandes de stage et le suivi nécessaire pour ces demandes. Toute nouvelle demande de stage va apparaitre ici, il est important de réacheminer la demande pour qu elle apparaisse dans vos statistiques, surtout si l organisme demandeur (OD) annule une demande. Toutes les demandes qui ont été réacheminées se retrouvent en attente soit d être accordées ou refusées Toutes les demandes que nous avons acceptées (organisme receveur : OR), doivent être confirmées par l OD, ici 5 demandes restent à confirmer par l OD Ici, il y a 20 demandes annulées par les OD 8

10 On ne traite normalement que les demandes qui sont envoyées par l OD. Cependant, il est possible de créer de nouvelles demandes via l onglet raccourci. La nouvelle demande se retrouvera ici et nous la traiterons par la suite. Lorsque nous refusons des demandes, nous les retrouvons à cet endroit. Sur cette page, il y a 92 demandes que j ai confirmées. «Besoin d affectation - Superviseur» signifie qu il manque le nom du précepteur ou du moniteur pour un stage qui débute sous peu. MODIFICATIONS/ALERTES D AUTRES ORGANISMES «Besoin d affecter des étudiants» signifie que l OD n a pas encore inscrit le nom des étudiants et enseignants dans la demande de stage (ici 6 groupes manquent d informations). C est dans cette section que vous pourrez voir les changements apportés par les OD pour des stages déjà acceptés ou pour des commentaires ou conditions pour l acceptation d une demande. Il faut savoir que lorsqu un OD fait une modification de date de stage, il nous est impossible de voir cette modification, l alerte nous avise seulement si la date de début ou de fin est modifiée. 9

11 Vous pouvez sélectionner, dans la bande déroulante, depuis quel moment vous voulez ces données. Moi habituellement je le mets à Depuis la dernière connexion. À partir de cette boîte de données, vous verrez les changements récents des stages en cours ou à venir, vous pourrez donc faire suivre l information pertinente aux personnes concernées au besoin. (Les gestionnaires d unité par exemple) BOÎTE D ENTRÉE Pour accéder à la boîte d entrée, vous devez cliquer ici dans la boîte de bienvenue : La boîte d entrée s ouvre sur cette image : 10

12 LES FILTRES Voici ce que vous pouvez faire à partir des filtres de cette page : Les filtres sont très aidants lorsque vous faites des recherches sur des stages/départements/organismes demandeurs/sites et autres 1. ORGANISME : Vous retrouverez toutes les maisons d enseignements (même ceux qui ne sont pas de votre région); 2. DÉPARTEMENT : Il est possible d aller sélectionner, par exemple la formation régulière de la formation continue du même organisme; 3. PROGRAMME : Lorsqu on précise le département, on peut préciser le programme (lorsque disponible); 4. ORGANISME : On ne peut le modifier, c est votre région; 5. SITE : C est à cet endroit que l on retrouve tous les sites du CSSS (CLSC/CHSLD/GMF/CH et autre). Lorsque l on veut avoir une vue d ensemble pour un site donné, ce filtre est très utile. On peut sélectionner spécifiquement les stages dans les GMF par exemple; 6. SERVICE : Pour modifier le service, vous devez sélectionner un site. Par la suite, vous sélectionnez le service. Par exemple, si vous sélectionnez comme site l hôpital, vous devrez sélectionner l un des services suivants : médecine/chirurgie/pédiatrie (ce qui vous amènera à sélectionner l unité dans la destination); 7. DESTINATION : C est l unité de soins. Donc si l'on sélectionne le site : hôpital, le service : médecine, pour la destination ici nous avons le choix entre 3 unités. Ces filtres sont très utiles pour restreindre une recherche à une unité, dans le but de voir s il y a des chevauchements dans les demandes de stage. 11

13 LE STATUT NouvD/Attn : Nouvelle demande en attente; cela signifie que l OD nous a fait parvenir une demande de stage que nous n avons pas traitée; Réa : C est une demande dont nous avons pris connaissance (réacheminée), mais que nous n avons pas, pour le moment, acceptée ou refusée. Si la demande en attente est annulée par l OD avant que vous ne l'ayez réacheminé, elle ne sera pas compilée dans les statistiques. En réacheminant une demande (c est une action que nous devons faire), il est donc possible de compiler les demandes annulées par exemple; Acc : C est une demande acceptée, donc nous avons fait l action d accepter la demande de stage après avoir vérifié qu il n y avait pas de conflit; Ref : C est une demande refusée. Nous avons fait l action de refuser une demande malgré les tentatives de placement; la demande demeure toujours en conflit. Il faut donc refuser la demande; Conf : C est une demande confirmée. L OD doit confirmer la demande que nous avons acceptée. C est une action que l OD doit faire; Ann : C est une demande annulée par l OD; Réac : Signifie réactivée. Il s'agit d'une demande qui a été, par le passé, annulée puis réactivée. La demande est alors similaire à une demande envoyée, dans le sens où elle doit être de nouveau acceptée ou refusée; Lorsque je veux avoir un portrait global des stages, je retire du filtre les demandes refusées et annulées. De cette façon, il est plus facile d avoir la vue d ensemble des stages dans notre CSSS. 12

14 Session : Vous devez spécifier la session dont vous avez besoin. Il est possible de personnaliser la session à partir des calendriers. De cette façon, il est possible de retourner voir l an passé les demandes pour une destination donnée. (Cela peut être pratique pour les statistiques) Exemple : combien de stages nous avons reçus à la session d hiver passé pour être en mesure de valider si l'on est capable d en recevoir plus à la session d hiver à venir, ou faire la validation de la facturation; Trier par : Je trie toujours mes données par date de début (plus facile de s y retrouver); Filtre de DS : Il est important de le laisser à voir toutes les DS. Les autres sous-onglets ne sont pas pertinents; Statut utilisateur : Il est important de laisser à toutes les destinations. Les autres sous-onglets ne sont pas pertinents; Discipline : Il est important de laisser à toutes. Les autres sous-onglets sont trop restrictifs; Réinitialiser les filtres : Très pertinent au début de l implantation lorsque vous croyez avoir perdu toutes vos informations. (Ça m est déjà arrivé!!!) De cette façon, on annule tous les filtres; Actualiser : Lorsque vous modifiez des filtres, vous devez cliquer sur actualiser; 13

15 Affichant Type : Vous pouvez, avec ce filtre, allez chercher les stages de préceptorat (individuel); Cours : Est surtout utilisé par l OD. Si la boîte d'entrée est filtrée à un OD spécifique (par exemple pour consulter toutes les demandes en provenance du Cégep régional de Lanaudière), on pourra voir dans ce filtre les différents cours de l OD et donc filtrer les demandes par cours; Masquer les autres destinations : Sert aux demandes divisées sur plusieurs sites ou destinations (représentées avec l'icône en forme d'éclair). 14

16 Dans ce cas, si on filtre la boîte d'entrée à l'une des destinations, normalement les autres demandes de l'ensemble divisé apparaissent aussi. En cochant cette case, on peut afficher spécifiquement les demandes pour la destination filtrée sans les autres destinations jumelées à cette demande de stage; Grouper les demandes liées : Doit toujours être coché. Certaines demandes de stage sont divisées en 2, soit une partie dans un CH et une autre dans un 2 e. Il est plus facile de les garder groupées pour assurer le suivi. Vous voyez dans l encadré vert le nombre de demandes reçues, dont une demande en attente. DÉFINITION DES ICÔNES DANS LA BOÎTE D ENTRÉE Comment s y retrouver avec les icônes sur cette page? Gagnon, J 1. Statut : la demande de stage est soit confirmée, annulée, refusée ou réacheminée. Cette icône indique qu un superviseur est attribué à cette demande. On peut voir le nom du superviseur en plaçant le curseur dessus; 2. Cours/Types : le sigle du cours ou numéro du cours; 3. Début/Fin : date de début et de fin du stage; 15

17 4. Jours/Heures ou : L : lundi; M : mardi, R : mercredi; J : jeudi; V : vendredi le 8 signifie le nombre d heures par jour de stage et l horloge jaune signifie le quart de jour, bleu signifie le quart de soir et une partie jaune et l autre bleu signifie des stages de jours et de soirs. Lorsque l horloge est blanche, c est que l horaire est variable; 5. Étudiants : Il est précisé si c est un stage de groupe ou individuel. Il est indiqué le nombre d étudiants pour le groupe. Le crochet signifie que le nom des étudiants est disponible dans la case information. Lorsqu il s agit d un stage individuel, on retrouve à cet endroit le nom de l étudiant; 6. de/prog : On y retrouve la maison d enseignement et la discipline (SASI : inf. aux - APAD : ASSS - APES : PAB - SI : soins inf.); 7. À l organisme/site : Notre organisme est : région Lanaudière, en dessous on retrouve le site où le stage doit se dérouler; 8. Service : C est la médecine, gériatrie, chirurgie, prévention/promotion ; 9. Destination : La destination réfère à l unité de soins; 10. : Accéder à la boîte d entrée de la destination. Nous ramène à la boîte d entrée de la destination choisie. Par exemple si je clique sur le triangle d une demande au 4 e ouest, la page s ouvre sur toute les demandes de stage du 4 e ouest pour la période sélectionnée (session d hiver par exemple); 11. : Accéder à la boîte d entrée en mode calendrier. Nous ouvre un calendrier sur un mois ou une semaine sous forme un peu plus graphique; 12. : Horaire de stage. Horaire d une unité pour une période donnée; 13. : Détail de la demande de stage. On y retrouve le nom des étudiants, des superviseurs, l horaire de stage Cette icône devient verte pour nous indiquer la dernière demande consultée; 14. : Division. Lorsqu un groupe de stage est divisé sur 2 unités ou plus. Lorsque le cercle est gris, il n y a pas de demande divisée. Lorsque le cercle est coloré : c est qu il y a une division. 15. : Condition. Il est possible d ajouter une condition pour l acceptation d un groupe de stage à partir de la boîte de détail. Cette icône nous indique que nous avons mis une condition pour la demande de stage. 16

18 CALENDRIER : Commentaire : Il est possible d ajouter un commentaire pour les OD à partir de la boîte de détail. Ceux-ci peuvent aussi nous transmettre des commentaires de la même façon. Cette icône nous indique que nous ou l OD, avons mis un commentaire pour la demande de stage. : Alerte : Il est possible d ajouter une alerte pour les OD à partir de la boîte de détail. Ceux-ci peuvent aussi nous transmettre des alertes de la même façon. Cette icône nous indique que nous ou l OD, avons mis une alerte pour la demande de stage. # HSPnet : Un numéro est attribué à chaque demande de stage. Il est très facile de retrouver une demande en faisant la recherche par numéro plutôt que par la destination. (Dans la boîte d entrée en haut à gauche sous chercher.) Pour accéder au calendrier, vous devez entrer dans la boîte d entrée, allez chercher la destination désirée et cliquer sur l une des deux icônes suivantes : Stage de groupe Voici la différence entre ces deux icônes : l'horaire affiché est l'horaire par défaut entré dans les détails de la demande. Si une modification est faite dans l'horaire de stage du groupe (ajout d'un quart, retrait d'un quart, etc.), le crochet rouge apparait. Ces deux icônes nous amènent au même calendrier que voici : 17

19 Surnom : Vous retrouverez les surnoms dans le calendrier. Il faut vous référer au détail, dans le sommaire de groupe, pour avoir une idée de quel groupe il est question. Il est plus facile de regarder la demande en faisant le lien avec le # HSPnet. Dans le calendrier, le jaune signifie que c est un stage de jour et le bleu, un stage de soir. L icône nous indique que ce groupe de stage est en orientation cette journée sur l unité. HORAIRE Dans la boîte d entrée, vous pouvez accéder à l horaire à partir de cette icône : À l ouverture de cette page, l horaire est établi pour le mois, vous pouvez, à l aide des flèches bleues, basculer au mois suivant ou précédent. En activant certains filtres (retirer les demandes annulées et refusées) et cliquer le quart plutôt que le statut, vous aurez un horaire plus précis. Vous pouvez aussi changer le mois pour la semaine. 18

20 Voici un exemple de filtres modifiés, en sélectionnant le quart et la semaine au lieu du mois : Pour retourner à la boîte d entrée, cliquer sur Quitter la vue en calendrier. DÉTAIL DES DEMANDES DE STAGE Vous retrouverez dans la boîte de détail toutes les informations pertinentes sur la demande de stage. 1 Gagnon, J Information sur la demande de stage : Détail de la demande de stage : le numéro de référence HSPnet (unique à chaque demande); Programme : la maison d enseignement et le programme (ici c est un groupe SASI soit d inf. aux.); Envoyée à : le site/le service/la destination (ici le site : l hôp/chplg, le service : chirurgie et la destination : 3 e est); 19

21 Statut : on sait si la demande est acceptée, confirmée, refusée, réacheminée ou annulée; Dates : la date de début et de fin de stage; Étudiant : si c est un stage de groupe, le nombre d étudiants sera entre parenthèses (ici 4 étudiants pour cette demande); si c est un stage individuel, le nom de l étudiant sera inscrit; Enseignant : le nom de l enseignant sera inscrit. 2. Affichage et impression : Imprimer les détails : l impression sera effectuée sur la page ouverte (vous devez donc sélectionner l onglet de la section 3 avant d imprimer les détails). Imprimer le formulaire : lorsque vous cliquer sur imprimer le formulaire, cette ligne apparaitra : Vous devez cliquer sur le lien en bleu et cette page s ouvre : On utilise cette page pour faire parvenir les demandes de stage aux gestionnaires lorsqu il s agit de stage universitaire. Vous référer à la table des matières : file d impression pour cette utilisation; Tout afficher : lorsque vous cliquer sur tout afficher, toute l information contenue dans la section 3 sera mise sur une seule page et vous pourrez en faire une impression; Actualiser : Cette action permet de mettre à jour les informations; Fermer la fenêtre : Cette action permet de fermer la fenêtre ouverte; : Nous indique qui peut voir cette demande, qui peut y avoir accès. En général, il y a 20

22 l agence, l OD et l OR. (Pas utile pour nos besoins); : Nous amène à la vue horaire de stage. 3. Actions possibles : PERSONNES-RESSOURCES Gagnon, A Gestionnaire Vous trouverez qui vous envoie la demande, la responsable du cours s il y a lieu, l enseignant, le coordonnateur receveur (vous) et la personne responsable de la destination (ici la gestionnaire de l unité). AJOUTER UN SUPERVISEUR C est ici que vous pourrez ajouter un superviseur de stage pour les stages individuels supervisés par une infirmière de votre CSSS : Gestionnaire Gagné, Julie (1 er ouest) Pour avoir accès à votre banque de noms de superviseur, vous devez cliquer sur la bande déroulante et choisir le nom du superviseur pour ce stage. Si le nom du superviseur n y figure pas, vous avez la possibilité d ajouter un superviseur en sélectionnant Ajouter dans la bande déroulante. 21

23 Ici le signifie qu il y a la possibilité d ajouter un 2 e superviseur pour cette même demande. Il faut toujours cliquer sur le crochet vert pour enregistrer vos demandes et modifications. Vous pouvez, en cliquant sur cette icône : faire parvenir un courriel via Outlook directement à la personne sur la même ligne. (Ici, il y a trois destinataires possibles, soit (vous) le coordonnateur receveur, le coordonnateur demandeur ou la personne responsable de la destination : le gestionnaire (le nom a été caché)). Pour mon utilisation, il est très important de retrouver les informations complètes des superviseurs. De cette façon, les étudiants ont les coordonnées pour communiquer avec le superviseur dans le but de planifier l horaire et je peux aussi facilement faire parvenir de l information par courriel directement à partir de ce logiciel. Ici le signifie que les données de la personne sont entrées : soit son # de téléphone, la destination où elle travaille Il est possible de modifier ces informations en cliquant sur le crayon à côté du nom du superviseur. Gagné, Julie 22

24 Ici l icône : ouvre sur le profil du personnel : Gagné, Julie Dans le profil du personnel, onglet Historique : Sous historique des stages, vous avez la possibilité d avoir la liste des stages que le superviseur a supervisés depuis le début de l utilisation de ce logiciel. Gagné, Julie Étudiant 1 Étudiant 2 Si vous désirez ajouter plus d information concernant les superviseurs de stage dans le profil personnel, vous devez aller dans l onglet maintenance et sous-onglet personnel. En inscrivant le nom du superviseur il est possible d entrer plus de données. 23

25 Retour au détail de la demande. PROGRAMME/COURS Vous trouverez dans cet onglet l information concernant le cours pour cette demande de stage. Programme Discipline Cours Cohorte Type de stage : groupe (sup. par un enseignant, préceptorat ) Durée : heure totale du stage ÉTUDIANTS Étudiant 1 Étudiant 2 Étudiant 3 Étudiant 4 Étudiant 5 Étudiant 6 (HSPXXXX) (HSPXXXX) (HSPXXXX) (HSPXXXX) (HSPXXXX) (HSPXXXX) Vous trouverez dans cet onglet les noms des étudiants ainsi que leurs numéros HSPnet (ce numéro n est pas le même que celui d une demande de stage, ce numéro est unique à chaque étudiant). 24

26 Il est possible, en cliquant sur le nom de l étudiant, de vérifier son profil. Il faut sélectionner ensuite Historique. Dans cet historique, vous avez les dates, le service et la destination des stages effectués dans notre CSSS. Vous pouvez remarquer dans cet exemple que l étudiant est présentement en stage, car la date de début et de fin est en caractère gras. Étudiant 1 (HSPXXXX) Enseignant 1 Enseignant 2 25

27 RENSEIGNEMENT SUR LE STAGE Sous cet onglet vous retrouverez toute l information pertinente à la demande de stage. DÉPLACER UNE DEMANDE DE STAGE VERS UN AUTRE SITE/SERVICE OU DESTINATION À partir de cet onglet, vous pouvez déplacer votre demande dans un autre site, service ou destination en utilisant les bandes déroulantes. Cette situation est courante pour les demandes de stage individuel. Vous pouvez aussi ajouter une précision à cette demande sous détails de la dest. Par exemple si un stage individuel est de soir ou de nuit, vous pouvez l indiquer à cet endroit. Il va apparaitre dans la boîte d entrée dans la section destination. Vous pouvez aussi indiquer une spécification exemple pour les soins intensifs, l unité coronarienne. Voici un exemple : Gagnon, Julie Vous retrouverez la date de début/date de fin, ainsi que la date d orientation pour cette demande. Vous retrouverez aussi ces informations dans l horaire de stage. Vous avez aussi les jours qui sont indiqués et le code de quart qui signifie sur quel quart le stage se déroulera et le nombre d heures par jour. Vous pouvez modifier le code de quart pour les stages individuels et indiquer le bon quart de travail. 26

28 Les sections à droite jours variés et heures variées sont intéressantes pour les stages individuels. On peut alors faire nos demandes aux gestionnaires en connaissant la disponibilité de l étudiant. Les OD ajoutent parfois des précisions dans l onglet Commentaires. Le quart précise le nombre de jours de stage et la durée d une journée; vous avez aussi la durée totale en heures de ce stage. COMMENTAIRES Avec cet onglet, vous pourrez communiquer avec les OD. Il y a 3 façons de communiquer soit en indiquant un commentaire qui apparaitra dans la demande de stage, soit une condition ou une alerte qui apparaitront dans la boîte modifications/alertes d autres organismes. 27

29 COMMENTAIRES Pour ajouter un commentaire à une demande de stage, vous devez cliquer sur le détail de la demande en questions. Vous devez sélectionner l onglet Commentaires. Lorsque vous voulez que l OD soit au courant d une information en regard de ce stage ou de l unité, vous pouvez y laisser un message et l OD pourra recevoir cette information. Pour effacer le message dans la boîte Commentaires, vous pouvez cliquer sur le crayon à droite. Les OD peuvent aussi nous laisser des commentaires. Il n est cependant pas possible de les retrouver dans la boîte modifications/alertes d autres organismes. Vous retrouverez l icône dans la boîte d entrée à la droite de la demande. En cliquant sur l icône, la boîte de commentaires s ouvrira. Il faut toujours cliquer sur le crochet vert pour enregistrer vos demandes et modifications. Pour quitter cette page, vous devez cliquer sur fermer la fenêtre. 28

30 CONDITIONS Pour ajouter une condition à une demande de stage, vous devez cliquer sur le détail de la demande en question. Vous devez sélectionner l onglet Commentaires. Cette fenêtre s ouvrira : Vous devez cliquer sur la flèche pour ouvrir une bande déroulante; vous devez faire un choix dans cette liste : Dans la case immédiatement à droite, vous pouvez préciser la raison de la condition. Lorsque la condition est remplie, l OD doit enlever le crochet sous la condition. Nous serons avisés, à la page de Bienvenue, dans la boîte modifications/alertes d autres organismes, que 29

31 la maison d enseignement a pris connaissance de la condition et y a apporté les modifications nécessaires. Il faut toujours cliquer sur le crochet vert pour enregistrer vos demandes et modifications. Pour quitter cette page, vous devez cliquer sur fermer la fenêtre. 30

32 ALERTE Pour ajouter une alerte à une demande de stage, vous devez cliquer sur le détail de la demande en question. Vous devez sélectionner l onglet Commentaires. Lorsque vous voulez que l OD soit au courant d une problématique ou d une information importante en regard de ce stage ou de l unité, vous pouvez y laisser un message et l OD pourra recevoir cette information. Même chose, du côté de l OD, il peut nous laisser des messages via les alertes. Pour effacer le message dans l alerte, vous pouvez cliquer sur le crayon à droite. Il faut toujours cliquer sur le crochet vert pour enregistrer vos demandes et modifications. Pour quitter cette page, vous devez cliquer sur fermer la fenêtre. Comment savoir que nous avons une nouvelle alerte, on vérifie dans la page de Bienvenue, la boîte modifications/alertes d autres organismes. 31

33 Vous cliquer sur la nouvelle alerte urgence et la page s ouvre sur la demande de stage concerné. Vous pouvez donc savoir quelle demande est concernée et aller cliquer sur la cloche avoir l information indiquée par la maison d enseignement. pour Lorsque vous avez pris connaissance de l alerte, vous devez retirer le crochet sous la description de l alerte pour indiquer que vous en avez pris connaissance et répondu aux demandes de l OD. DOCUMENTS 32

34 Sous cet onglet, vous retrouverez les plans de cours ou tout document en lien avec le stage. Vous n avez qu à cliquer sur le lien pour y accéder. Ce ne sont pas tous les OD qui ajoutent des documents. Vous retrouverez l icône suivant : lorsqu une pièce est jointe à la demande de stage, dans la boîte d entrée à droite de la demande. En cliquant sur l icône, vous serez redirigé directement dans la boîte de documents. (J ai remarqué que parfois l icône est dans la boîte d entrée et parfois non, même s il y a un document joint ) Je vous recommande de regarder directement dans l onglet documents. HISTORIQUE Sous cet onglet, vous retrouverez le suivi des modifications apportées à la demande par l organisme receveur (OR) ou l organisme demandeur (OD). Dans cet exemple, l OD a créé la demande le 30 octobre et nous l a acheminé le 11 décembre. Nous avons réacheminé la demande le 11 décembre et la même journée nous l avons acceptée. L OD a confirmé la demande le 13 décembre et y a affecté les étudiants le 3 avril. Une modification des étudiants a aussi été faite à la même date. On peut aussi retrouver à cet endroit l information concernant des modifications de dates de stage. Cependant, l information n est pas précise. Elle nous indique seulement s il y a une modification de la date de début ou de la date de fin. Pour cette raison, nous demandons aux OD de nous aviser par courriel lors de changements de dates de stage. 33

35 ACTIONS Voici les actions possibles à partir de la boîte d entrée : Réacheminer à la destination : Lorsque vous voulez réacheminer les nouvelles demandes de stage; Accepter par l organisme : Lorsque vous voulez accepter une demande de stage; Refuser par l organisme : Lorsque vous voulez refuser une demande de stage; Confirmer (Raccourci seulement) : Lorsque vous avez créé une demande de stage via le raccourci et que vous voulez la confirmer; Annuler une demande (Réa/Acc/conf) : Lorsque vous voulez annuler une demande de stage; Réactiver une demande annulée : Lorsque vous voulez réactiver une demande de stage annulée; Supprimer définitivement (Nouv/Env) : Lorsque vous voulez supprimer les demandes de stage; Imprimer les demandes de stage : Lorsque vous voulez imprimer les demandes de stage pour envoi; Générer la correspondance : Lorsque vous voulez générer une correspondance déjà établie; 34

36 Voici comment réacheminer, accepter ou refuser une demande : RÉACHEMINER UNE DEMANDE Le but de réacheminer la demande est d indiquer à l OD que vous avez pris connaissance de cette demande et de laisser une trace dans vos statistiques Cocher la demande à réacheminer. Vous pouvez cocher plus d une case à la fois pour la même action, sur la même page. 2. Cliquer sur la flèche de l action à poser 2 3. Sélectionner l action à poser dans la bande déroulante, ici on veut réacheminer la demande. Une fenêtre s ouvre au bas. Pour les stages de groupe, je n ai pas besoin de créer un rapport à envoyer, j'inscris donc : aucun rapport. Il est possible (selon vos besoins) de créer un rapport pour les stages dont vous devez faire parvenir la demande aux gestionnaires. Le rapport se trouvera dans l onglet : file d impression. Vous pourrez par la suite l acheminer aux gestionnaires pour avoir leur accord. 4 35

37 4. Soumettre la demande Votre demande est maintenant réacheminée. Je vous suggère de réacheminer les demandes dans un délai assez rapide. Vous serez alors plus performant dans les statistiques et vous aurez moins de rappel par courriel de HSPnet vous indiquant que vous avez des nouvelles demandes de stage en attente. ACCEPTER UNE DEMANDE Après avoir regardé attentivement l horaire de chaque demande de stage dans une destination, qu aucun chevauchement n y apparaît et que les demandes de stage répondent aux critères de la destination, vous pouvez maintenant accepter la demande. Vous pouvez accepter une demande en attente, une demande réacheminée ou une demande que vous avez refusée. Le principe est le même que de réacheminer la demande, sauf que cette fois on accepte la demande. Lorsque vous cliquer sur accepter par l organisme, cette fenêtre s ouvre, moi je n y inscris rien. 36

38 REFUSER UNE DEMANDE Pourquoi refuse-t-on une demande de stage? Lorsque malgré des modifications à l horaire de l OD il existe encore des chevauchements, parce qu il n y a pas de superviseur disponible, etc. Pour refuser une demande, le principe est similaire à l acceptation d une demande de stage. Par contre, lorsque vous refusez une demande de stage vous devez absolument fournir une raison. Vous avez une liste de raison dans la bande déroulante qui s ouvrira lorsque vous sélectionnerez : refuser par l organisme; vous pouvez aussi y ajouter une note. Ne pas oublier de cliquer sur le bouton soumettre pour enregistrer votre action. 37

39 RACCOURCI Le raccourci nous permet d inscrire une demande de stage pour une maison d enseignement qui n utilise pas le logiciel HSPnet. À partir de la page de Bienvenue, cliquez sur l onglet Raccourci et cette page s ouvrira : L écran Raccourci nous permet d entrer dans le système, des demandes de stage au nom des organismes demandeurs n utilisant pas HSPnet. Ceci nous permet de faire le suivi dans HSPnet de toutes les demandes reçues afin de les inclure dans la planification, les rapports, etc. 38

40 Vous retrouverez aussi un guide de consultation rapide concernant l écran Raccourci pour les organismes receveurs dans HSPnet sous l onglet : assistance/ressources/guides de consultation rapide/écran raccourci pour organismes receveurs. Il est important de bien compléter la demande de stage, surtout la première partie qui concerne la maison d enseignement et le site /destination de la demande de stage. La dernière partie concernant les renseignements sur le stage doit aussi être bien complétée, pour qu elle reflète bien la réalité dans l horaire de stage. Lorsque toutes les informations sont entrées, il faut faire l action de soumettre la demande et de la diriger soit dans la boîte d entrée ou l accepter directement ou accepter et confirmer. Comme la maison d enseignement n utilise pas HSPnet, vous devez absolument confirmer la demande par courriel ou par téléphone avec eux. Vous devez aussi faire l action de confirmer la demande lorsque vous l avez acceptée. 39

41 SOMMAIRE DS Le sommaire des stages offre un ensemble de vues utiles pour gérer la capacité d accueil et l utilisation des milieux par les groupes et les stages individuels. Vous retrouverez aussi un guide de consultation rapide dans HSPnet concernant l écran Sommaires DS pour les organismes receveurs sous l onglet : assistance/ressources/guides de consultation rapide/sommaire des stages. Nous utilisons cet onglet pour voir l utilisation ou la surutilisation des milieux et les milieux moins sollicités. Nous utilisons aussi cet onglet pour faire l envoi des horaires de stage par destination et par mois pour les gestionnaires. Il est important que les gestionnaires des unités soient au courant des groupes de stage qui seront sur leurs unités. Nous avons choisi de faire parvenir l horaire tous les 2 mois en raison des changements de dates de stage des OD. De cette façon, ils ont un horaire plus à jour. Nous leur transmettons le calendrier des destinations en faisant une impression PDF puis un envoi par courriel. 40

42 GESTION DU CONTENU CORRESPONDANCE Le module de correspondance vous permet de produire des documents personnalisés, avec des données HSPnet insérées, pour distribution comme lettres, mémorandums, notices, ou formulaires; dans des situations limitées, le texte peut être diffusé par courriel. Vous retrouverez aussi un guide de consultation rapide dans HSPnet concernant l écran Correspondance sous l onglet : assistance/ressources/guides de consultation rapide. J ai tenté, à plusieurs reprises, d utiliser cette fonction, mais pour le moment je la trouve complexe et moins utile à mon besoin. Je vous réfère donc au guide de consultation rapide ou à l assistance en ligne si vous désirez travailler avec cette fonction. 41

43 RAPPORT Le module de rapport est divisé en deux volets. La file d impression et le menu des rapports. FILE D IMPRESSION Le module file d impression me permet de faire parvenir par courriel les détails des demandes de stage soit aux gestionnaires dans le but de les informer d une demande de stage dans leurs milieux, soit d interpeller la maison d enseignement concernant un stage précis ou soit en envoyant de l information aux étudiants ou aux superviseurs. Pour ce faire, vous devez d abord sélectionner le stage dans la boite d entrée. Sélectionner l action imprimer les demandes de stage. Cette page s ouvrira : Vous devez sélectionner le type de formulaire que vous désirez utiliser pour l envoi par courriel. Il est possible, lorsque vous désirez faire parvenir plus d un détail de stage au même gestionnaire, de sélectionner (2+DS par demande). Il est possible aussi d inclure le fichier PDF ainsi que l horaire détaillé, selon vos besoins. 42

44 Votre demande d impression sera réacheminée dans la file d impression. À gauche, vous devez sélectionner File d impression et cette page s ouvrira : Gestionnaire Gestionnaire Voici les actions possibles : J utilise cette action pour supprimer uniquement. Cet onglet nous permet de supprimer une demande à la fois dans la file d impression. Il est possible de supprimer plusieurs demandes en cochant les demandes dans la file d impression et par la suite dans l action sélectionner le mode supprimé. 43

45 Vous pouvez aussi sélectionner toutes les demandes et les supprimer. Lorsque vous cliquez sur cet onglet : vous aurez accès aux documents qui seront joints au courriel. (Le type de document que vous voulez envoyer doit avoir été sélectionné préalablement lorsque vous faites l action imprimer les demandes de stage dans la boite d entrée). Dépendamment du type de formulaire que vous aurez sélectionné, vous aurez différents types de documents en pièce jointe à votre courriel. Vous devez donc faire des tests pour voir quel type de formulaire convient à vos besoins. Voici un exemple : 44

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47 Lorsque vous voulez envoyer un courriel, vous devez cliquer sur cet onglet : d impression et cette page s ouvrira : dans la file Adresse courriel de la personne qui l envoie Gestionnaire Adresse courriel Adresse courriel l Lorsque la demande de stage est confirmée et que les étudiants et les superviseurs sont attribués à cette demande dans HSPnet, les adresses courriel seront disponibles dans le destinataire, vous n aurez qu à sélectionner le destinataire de votre choix. Il est aussi possible d ajouter un destinataire via la bande déroulante intitulée : personnel du département. Ne pas oublier de cliquer sur le crochet vert pour ajouter le destinataire. Dans cette bande déroulante vous retrouverez les gestionnaires, superviseurs de stage et toute autre personne dont vous avez entré les coordonnées dans HSPnet. Il est possible d ajouter manuellement un destinataire et de mettre des destinataires en c. c. 46

48 MENU DES RAPPORTS Le menu des rapports vous donne accès à la création de rapports ou statistiques avec les informations contenues dans la base de données. ÉTUDIANTS ET PERSONNEL Il est possible de faire des listes de personnels. Vous devez sélectionner le rôle. Voulez-vous la liste des superviseurs ou des agents de destination (gestionnaires)? Lorsque vous générez le rapport, celui-ci sera réacheminé dans la file d impression, vous pourrez l envoyer par courriel selon vos besoins. Il est plus intéressant de faire sortir les listes avec le bouton file de CSV, vous aurez le fichier sous format Excel et pourrez le modifier selon vos besoins. STAGE ET HORAIRE 47

49 Ce rapport vous permet de générer une liste détaillée des demandes de stage sur une période prédéterminée. Vous pouvez générer un rapport détaillé en cochant les cases fichier PDF pour chaque destination et ajouter l horaire de stage détaillé, de cette façon un rapport très détaillé pour chaque demande et chaque gestionnaire sera créé. Vous aurez accès à ces rapports dans la file d impression. Un rapport par demande sera produit. Il est aussi possible de générer un rapport plus général, en ne cochant pas les cases : fichier PDF pour chaque destination et ajouter l horaire de stage détaillé. De cette façon, un seul rapport sera créé. Pour créer vos rapports, vous devez : Sélectionner la session ou la date; Sélectionner le type de demande; soit les demandes confirmées ou acceptées et confirmées Sélectionner les destinations et les transférer du côté inclus à l aide des flèches. Cocher selon vos besoins, la case pour avoir le fichier en PDF et l horaire détaillé. Vous aller récupérer vos rapports dans la file d impression. Voici le type de rapport que vous pouvez émettre : 48

50 CONFIGURATION ET PROFILS Sous cet onglet, il est possible de générer des rapports concernant les personnes ressources des unités et les profils des destinations. Personnes-ressources des services et destinations : Cet onglet vous permet de générer un rapport indiquant le nom des gestionnaires et leurs destinations. Sélectionnez le site de votre choix et générez le rapport. Voici un exemple de rapport : Gestionnaire Téléphone : Courriel J utilise ce rapport pour valider les informations dans HSPnet et les mettre à jour au besoin. 49

51 Sommaire du profil des destinations : Vous retrouverez, dans le sommaire du profil des destinations, les informations concernant les stages sur une unité. Vous retrouverez l adresse de l établissement, la description de la clientèle, la capacité d accueil Vous pouvez sélectionner une seule destination ou toutes les sélectionner selon vos besoins. Le rapport sera disponible dans la file d impression. Pour que ces informations soient disponibles dans HSPnet, il est primordial de bien faire la saisie de données dans la section maintenance. Le rapport est généré habituellement pour valider les informations contenues dans HSPnet. Voici un exemple de rapport que nous pouvons générer sous cet onglet : 50

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53 Rapports de profils des destinations : Ce rapport nous indique soit la capacité d accueil d une destination ou son statut, soit les dernières mises à jour. Voici un exemple du sommaire du profil de la capacité d accueil : 52

54 Voici un exemple du rapport d état du profil de destination statut : ASSISTANTS DE RAPPORTS C est à partir de ces rapports qu il nous est possible de créer des rapports pour la sécurité, les statistiques, une liste des superviseurs et bien d autres. 53

55 ASSISTANT DE RAPPORT D ACTIVITÉ : Ce rapport est complet et utile pour faire des statistiques. Nous vous conseillons d inclure le maximum de données lorsque vous faites votre rapport, de cette façon il sera plus facile de sélectionner vos besoins par la suite. Nous vous conseillons d ailleurs de sortir le rapport en fichier Excel. Vous pourrez ajouter des filtres et faire des tableaux croisés dynamiques. Pour produire un rapport, vous devez cliquer sur le. Lorsque vous avez terminé votre rapport, il sera disponible dans la partie du bas. Vous devez sauvegarder votre rapport en cliquant sur l onglet qui apparaitra dans l action à droite de votre rapport. Votre rapport sera disponible dans la section du haut (mes rapports). Sinon, après un certain temps votre rapport sera supprimé. Lorsque vous voulez y avoir accès ultérieurement, vous devez cliquer sur l onglet pour action de générer le rapport. qui aura Il est possible de copier un rapport déjà créé à partir de l onglet. Il sera plus rapide de copier un rapport et par la suite de modifier les dates, que de refaire le processus en entier. 54

56 Voici un exemple de rapport que j ai fait pour des statistiques en lien avec les demandes annulées : ASSISTANT DE RAPPORT D ACTIVITÉ PAR SITE : Il est possible de voir le nombre de stages par site/maison d enseignement ainsi que le nombre d étudiants. Voici un exemple de rapport d activité par site : 55

57 LISTE DE STAGES-PRÉCEPTEURS : Il est possible de sortir un rapport avec les noms des superviseurs ainsi que les sites et services. Voici un exemple de liste de stages-précepteurs : Préceptrice 56

58 LISTE D ACCÈS/SÉCURITÉ-ÉTUDIANTS/ENSEIGNANTS : Ce rapport est très utile pour transmettre les informations pertinentes pour la sécurité. Dans ce rapport on retrouve les noms des étudiants et des enseignants. N oubliez pas que ces informations sont confidentielles. Voici un exemple de rapport à transmettre à la sécurité : Nom et prénom étudiants Numéro MELS Numéro HSPnet Enseignant 57

59 FILE DE RAPPORTS PERSONNALISÉS En plus des nombreux rapports prédéfinis du Menu des rapports qui sont appropriés pour votre rôle d utilisateur, vous pouvez commander un rapport personnalisé de l équipe HSPnet. Un rapport personnalisé peut être nécessaire quand les données demandées : ne sont pas incluses dans un rapport prédéfini ou assistant; sont en dehors de vos droits d accès, par exemple un rapport au niveau de l organisme pour votre gestionnaire ou directeur; comprennent plusieurs organismes, tels que tous les établissements de formation en soins infirmiers dans une ville ou région. Pour créer des rapports qui répondent à vos besoins, vous devez jouer avec les options. Après plusieurs essais, vous trouverez le type de rapport qui répondra à vos besoins. N hésitez pas à sélectionner le plus d informations possibles lorsque vous créez vos rapports, il sera toujours possible de filtrer les données par la suite. Mieux vaut avoir trop de données que moins et devoir tout recommencer. 58

60 MAINTENANCE Cet onglet nous permet de configurer ou de mettre à jour des sites/des destinations/des agents de destination et du personnel. CONFIGURATION Dans l onglet configuration, vous avez accès seulement à la configuration de l organisme receveur ainsi qu à la configuration personnelle. 59

61 CONFIGURATION DE L ORGANISME RECEVEUR SITES Dans cet onglet, vous retrouverez tous les sites de votre région (ici la région de Lanaudière). Il y a des sites qui n appartiennent pas à notre CSSS, mais au CSSS du Nord de Lanaudière. Pour différencier mes sites de ceux du Nord, il y a le crayon à côté de mes sites. Lorsque vous cliquez sur l onglet vous obtiendrez l adresse de l établissement. En cliquant sur l onglet l établissement. vous pourrez effectuer des modifications dans l adresse de À partir de la page du site, vous pouvez avoir accès à la maintenance des services via l onglet, ainsi qu à la page maintenance des destinations via cet autre onglet. Pour ajouter un site, vous devez faire la demande à HSPnet. Vous devez lui envoyer par courriel le nom du site avec l adresse. Pour supprimer un site, vous devez avoir supprimé les destinations, puis le service, pour 60

62 ensuite supprimer le site. Vous ne devez pas avoir de stage en cours dans ce site pour que vous puissiez le supprimer. MAINTENANCE DES SERVICES Lorsque vous cliquez sur l onglet vous aurez accès à la maintenance des services. Donc ici dans ce CHSLD, vous avez le nom du coordonnateur receveur (probablement vous), son adresse courriel, ses coordonnées ainsi que les renseignements du compte utilisateur. Le crayon La poubelle sert à faire les modifications pour le coordonnateur receveur. sert à supprimer le service sélectionné. Pour ajouter un service, vous devez cliquer sur l onglet convient à l établissement à partir de la bande déroulante. et sélectionner le service qui 61

63 Ne pas oublier de cliquer sur le crochet vert pour enregistrer vos ajouts. Le vous permet d annuler l action. MAINTENANCE DES DESTINATIONS Si vous cliquez sur l onglet, soit à partir de la page du site, soit à partir de la page maintenance des services, vous ouvrirez cette page : Nom des gestionnaires Vous voyez un peu le cheminement, on a débuté par sélectionner le site (ici le CHSLD Deux- Rives), puis le service (soins de longue durée en établissement) et finalement les destinations (unité de vie 2 e -3 e -4 e et 5 e étage). Vous ne pouvez créer une destination si le service n est pas créé. Donc, lorsque le site est ajouté par HSPnet, on peut ajouter le service puis la destination. Vous devez créer une destination par unité de vie ou unité de soins, à moins que les stages soient planifiés autrement dans vos établissements. Pour cet établissement, nous avons un groupe de stage par unité, on doit donc retrouver toutes les unités où nous offrons des places de stage. Nous avons une exception pour un autre centre, où nous avons indiqué comme destination les unités 31 et 32 comme une seule destination, car nous envoyons un groupe pour ces deux unités. Si vous avez plus d un service dans votre site, vous pouvez le sélectionner en cliquant sur la flèche dans la vue actuelle et activer la bande déroulante. L idéal est de sélectionner TOUS, de cette façon vous aurez une vue globale des services. Pour ajouter une destination vous devez cliquer sur le. 62

64 Lorsque vous cliquez sur l onglet, vous aurez accès à la maintenance du compte utilisateur de l agent de destination. Il faut avoir créé le compte afin que celui-ci apparaisse dans la section maintenance des destinations. Pour créer un compte utilisateur pour un agent de destination, vous devez vous référer dans HSPnet à l assistance/ressource/guides de consultation rapide/activation des agents de destination (AD) et des destinations. Il est donc possible que les agents de destination aient une vue de leurs unités avec HSPnet. Nous avons activé quelques agents de destination en mode vue uniquement pour assurer un suivi adéquat. Ils ont accès aux demandes de stage de leurs unités ainsi qu au nom des enseignants. Par l onglet, vous serez en mesure de modifier le nom de la destination ou le nom de l agent de destination. Lorsque vous cliquez sur l onglet, vous aurez accès au profil de destination. PROFIL DE DESTINATION Dans l onglet maintenance des destinations, vous pouvez avoir accès au profil de destination via l onglet. Le profil de destination donne beaucoup d informations aux organismes demandeurs. Il est important de le maintenir à jour. 63

65 PROFIL Sous cet onglet vous pourrez y ajouter l adresse du site en cliquant sur le crayon sous-onglet adresse et horaire. dans le Vous pouvez y ajouter une description de la destination dans le sous-onglet description. Indiquer s il y a des préalables pour le stage dans le sous-onglet du même nom. En cas de fermeture de votre destination, c est dans le sous-onglet fermeture que vous devez y ajouter les informations. Vous n avez qu à ajouter une entrée à l aide du durée. et sélectionner le type de fermeture et la Dans le sous-onglet document, il est possible de téléverser des documents pour les organismes demandeurs (guide d accueil par exemple). 64

66 PERSONNE RESSOURCE Gestionnaire Dans cet onglet vous aurez les coordonnées du gestionnaire. Il est aussi possible d ajouter une autre personne ressource à l aide du. Par exemple le nom et les coordonnés de l assistante infirmière chef, dépendamment de vos besoins. PERSONNEL TYPIQUE 65

67 Pour cette unité de vie, nous accueillons plusieurs disciplines. La taille du groupe y est précisée. Pour ajouter une discipline ou sous discipline, vous devez cliquer sur le. CAPACITÉ D ACCUEIL Il est important de bien identifier la capacité d accueil des sites et destinations pour les organismes demandeurs. Vous devez indiquer le maximum d apprenants pouvant être reçus en même temps sur une destination. Vous devez cliquer sur le, dans les sections de stage individuel et de groupe, pour ajouter des disciplines et sous-disciplines. Le logiciel vous demandera de préciser la discipline, les horaires et autres. Pour faciliter la saisie de données, il est possible de copier la capacité d accueil d une autre destination (vraiment pratique lors de la mise en place du logiciel). Il est plus rapide de supprimer une sous-discipline que d en faire l ajout. Ici, vous pouvez voir que pour les stages individuels, nous acceptons des étudiants du BAC initial et du DEC-BAC, 7 jours sur 7, de jour, de soir et de nuit. 66

68 CAPACITÉ UTILISÉE Cet onglet vous permet de voir la capacité utilisée par session/par site. 67

69 HISTORIQUE L historique vous permet d avoir le suivi des actions que vous avez posées pour cette destination. CONFIGURATION PERSONNELLE C est dans cet onglet que vous pourrez modifier votre mot de passe et votre question de sécurité. 68

70 PERSONNEL À partir de cet onglet, vous pouvez inscrire le nom d un agent de destination ou superviseur de stage, dans le but d avoir accès au profil du personnel. Vous pouvez y faire des modifications et ajouts d informations au besoin. Vous pouvez aussi faire l ajout de personnel en cliquant sur le. Prenez bien le temps de compléter les champs lors de l ajout du personnel. Il sera plus facile par la suite d envoyer des courriels ou avoir accès aux informations rapidement. Cet exercice demande du temps, mais en vaut vraiment la peine. ASSISTANCE L onglet assistance nous donne accès à de l assistance en ligne ou à des formations. 69