Manuel d utilisation. Juillet 2013

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1 Manuel d utilisation Juillet 2013

2 Sommaire Saisie dans les formulaires... 3 Module de configuration... 4 Données créancier... 4 Préférences... 5 Base des mandats... 6 Création de mandat... 7 Données mandat... 7 Données débiteur... 8 Cycle de vie... 9 Impression du mandat Consultation & Modification de mandat Suppression de mandat Recherche de mandat Gestion des prélèvements L arborescence Le niveau «Fichier» Création Modification Suppression Copie Génération du XML Le niveau «Remise» Création Modification Suppression Copie Le niveau «Prélèvement» Création Modification Suppression Les retours Les fonctions d import S PA Debit - Manuel d utilisation Page 2

3 Saisie dans les formulaires L application intègre un certain nombre de contrôles sur les formulaires, de façon à éviter les erreurs de saisie (ex : contrôle que les IBAN sont corrects, ) Lorsqu un champ est obligatoire et non renseigné, ou lorsqu une erreur est détectée dans la valeur saisie pour ce champ, une alerte est affichée : Pour connaître la raison d une alerte, il suffit de passer le pointeur de la souris sur le marqueur de l alerte. Par exemple : S PA Debit - Manuel d utilisation Page 3

4 Module de configuration Une fois SEPA Debit installé, la première étape consiste à configurer l application avec vos données créancier ainsi que vos préférences d utilisation. Pour ce faire, ouvrez l onglet «Configuration». Données créancier Afin de pouvoir créer des remises de prélèvements Sepa, l utilisateur doit d abord spécifier les coordonnées du créancier : Identifiant créancier (ICS) : l identifiant créancier SEPA attribué par la Banque de France (équivalent de l ancien NNE) Nom créancier : la dénomination sociale du créancier Adresse créancier : l adresse du siège du créancier (sur 1 ou 2 lignes) Pays créancier : le créancier doit être dans la zone SEPA IBAN créancier : l IBAN du compte sur lequel les remises doivent être créditées BIC créancier : le BIC de la banque dans laquelle est tenu le compte créancier Ces données seront utilisées pour tous les prélèvements émis. Dans la plupart des cas, une fois configurées, elles ne devraient plus être modifiées, cependant elles peuvent être changées à tout moment (ex : changement de compte créancier ou de dénomination sociale ) S PA Debit - Manuel d utilisation Page 4

5 Préférences Le bloc suivant vous permet d adapter certaines options par défaut de l application, afin de faciliter son utilisation. Dossier où générer le XML : c est le dossier par défaut où seront créés les fichiers XML correspondant aux prélèvements saisis. Il peut s agir d un dossier local sur la machine ou d un emplacement réseau (l application doit avoir les droits d écrire dans ce dossier) Dossier des retours XML : afin de pouvoir gérer les impayés et mettre à jour les mandats, l application vous propose d importer les fichiers XML retour, que vous recevrez de votre banque (pain et camt ). Spécifiez ici le dossier local ou l emplacement réseau où l application ira rechercher ces fichiers (l application doit avoir les droits d écrire dans ce dossier) Langue de l application : l application est proposée par défaut en Français et en Anglais, mais d autres langues sont disponibles sur demande Région : le paramètre de région permet de spécifier des options régionales, telles que le format des dates/heures ou des nombres (ex : 1 234,56 pour FR-FR) Raison par défaut pour les débits : le XML SDD pain offre la possibilité de spécifier un code raison pour le prélèvement effectué («purpose»). Si vous effectuez régulièrement le même type de prélèvements, saisissez ici la catégorie qui sera sélectionnée par défaut lors de la création d un prélèvement, afin de ne pas devoir la spécifier manuellement chaque fois. Ce champ est optionnel. Mot de passe pour l application : si l application est installée sur une machine à laquelle plusieurs utilisateurs ont accès et que vous souhaitez en restreindre l accès, vous pouvez spécifier ici un mot de passe qui sera requis pour démarrer l application. Ce champ est optionnel. Une fois votre configuration terminée, cliquez sur «Enregistrer» afin de valider les changements. En fonction des changements effectués, il se peut que vous ayez à redémarrer l application pour qu ils soient pris en compte (ex : changement de langue). S PA Debit - Manuel d utilisation Page 5

6 Base des mandats L onglet «Mandats» ouvre le module de gestion des mandats SEPA. Ce module vous permet de créer, modifier, supprimer, rechercher et consulter tous les mandats SEPA enregistrés dans l application. S PA Debit - Manuel d utilisation Page 6

7 Création de mandat Dans le module de gestion des mandats, cliquez sur le bouton «Créer un mandat» afin d afficher l écran suivant : Données mandat Référence mandat (RUM) : chaque mandat SEPA doit avoir une RUM (Référence Unique de Mandat). Lorsqu un nouveau mandat est créé, une référence unique est générée par le système, mais elle peut être modifiée par l utilisateur. Référence contrat : ce champ permet d enregistrer la référence du contrat signé avec le débiteur. Il est optionnel et n est pas utilisé pour la génération des fichiers XML. Date de signature : date à partir de laquelle le mandat SEPA est actif. Il s agit généralement de la date à laquelle le mandat a été signé par la contrepartie. Si cette date n est pas spécifiée, le mandat peut quand même être enregistré dans l application, mais restera au statut «En Suspens» jusqu à ce qu une date de signature soit spécifiée. Type de contrat : dans la situation d aujourd hui, la plupart des mandats sont encore de type papier. Mais s il s agit d un mandat électronique (e-mandate), il convient de le spécifier ici. S PA Debit - Manuel d utilisation Page 7

8 Ref. signature électronique : pour les mandats électroniques, la référence de la signature électronique peut être enregistrée dans ce champ (désactivé pour un mandat papier). Est migré : ce champ vous permet de spécifier s il s agit d un mandat migré à partir d anciennes autorisations de prélèvement domestique. Date de la migration : si le mandat est migré, spécifier la date de la migration ici Schéma SDD : la version actuelle du Rulebook SEPA SDD propose deux schémas : le CORE (business to customer) et le B2B (business to business). SEPA Debit supporte ces deux schémas pour les prélèvements et les mandats associés. Données débiteur Il s agit ici des informations liées à la contrepartie ayant signé le mandat SEPA, le débiteur : Nom débiteur : nom de la personne à débiter Adresse débiteur : adresse de la personne à débiter, sur 1 ou 2 lignes Pays débiteur : pays de la personne à débiter (doit être dans la zone SEPA) IBAN débiteur : IBAN du compte de la personne à débiter BIC débiteur : BIC de la banque où est tenu le compte de la personne à débiter S PA Debit - Manuel d utilisation Page 8

9 Cycle de vie L écran propose un deuxième onglet appelé «Cycle de vie». Cet onglet reprend les informations liées au cycle de vie du mandat SEPA. Tous les champs repris ici sont gérés automatiquement par l application, de façon à rendre la complexité de la gestion du cycle de vie des mandats transparente pour l utilisateur. Statut : le statut du mandat est géré automatiquement par l application. Il peut être o Actif : le mandat est signé et valide et des prélèvements peuvent être effectués o En suspens : le mandat n a pas encore été signé (il ne peut pas être utilisé pour effectuer des prélèvements) o Annulé : le mandat a été révoqué ou annulé (il ne peut plus être utilisé pour effectuer des prélèvements) Sequence Type : il s agit du sequence type du mandat (FRST, RCUR, LAST, OOFF). Ce paramètre est géré automatiquement par l application, cependant il est possible de le modifier manuellement pour chaque mandat. Date du FRST : ce champ est pour information uniquement. L application garde en mémoire la date du premier prélèvement effectué sur ce mandat. S PA Debit - Manuel d utilisation Page 9

10 Date dernier RCUR : ce champ est pour information uniquement. L application garde en mémoire la date du dernier prélèvement effectué sur ce mandat. Raison et date d amendement : si un amendement est effectué sur le mandat (ex : le débiteur change de numéro de compte ou de banque), il sera enregistré ici. Date de signature de l annulation : si une annulation est signée par le débiteur, le mandat sera désactivé, et la date de signature de l annulation enregistrée ici. Impression du mandat Après avoir créé un mandat vous pouvez l imprimer pour le faire signer à votre client : S PA Debit - Manuel d utilisation Page 10

11 Le mandat s ouvre au format pdf : S PA Debit - Manuel d utilisation Page 11

12 En cas de besoin, vous pouvez également imprimer un mandat vierge : S PA Debit - Manuel d utilisation Page 12

13 Consultation & Modification de mandat Pour consulter ou modifier un mandat existant, il suffit de le sélectionner et de cliquer sur l icône «Modifier» à droite de la liste des mandats. Le même écran que celui décrit ci-dessus apparaîtra avec les informations enregistrées pour ce mandat. S PA Debit - Manuel d utilisation Page 13

14 S PA Debit - Manuel d utilisation Page 14

15 Suppression de mandat Pour supprimer un mandat de la base des mandats, il suffit de le sélectionner et de cliquer sur l icône «Supprimer» à droite de la liste des mandats. S PA Debit - Manuel d utilisation Page 15

16 Recherche de mandat Si un nombre important de mandats sont enregistrés dans la base, pour en retrouver un facilement, un formulaire de recherche est à votre disposition au-dessus de la liste des mandats. Il fonctionne de manière dynamique : dès que vous spécifiez certains critères, la liste est mise à jour pour ne garder que les mandats respectant ces critères. S PA Debit - Manuel d utilisation Page 16

17 Gestion des prélèvements L onglet «Prélèvements» donne accès au module principal de l application, celui qui permet de gérer les remises de prélèvements SEPA. L interface de ce module a été conçue de manière à être la plus intuitive et productive possible. Vous trouverez ci-dessous une description détaillée des fonctionnalités à votre disposition, mais un aidemémoire est également à votre disposition dans l application (le logo «?» en haut à gauche) : L arborescence Le module de prélèvements se présente sous la forme d une arborescence. Il est important de bien comprendre la hiérarchie des différents éléments présents dans cet «arbre» : Fichier : le niveau fichier est le niveau le plus haut. L élément «fichier», comme son nom l indique, correspond aux fichiers XML physiques qui seront créés par l application pour l envoi vers la banque. Un fichier peut contenir 1 ou plusieurs remises. Remise : une remise (parfois aussi appelée collection de prélèvements, ou «batch») est un ensemble de prélèvements partageant des caractéristiques communes (date de règlement et sequence type). Une remise a pour parent un et un seul fichier mais peut comporter 1 ou S PA Debit - Manuel d utilisation Page 17

18 plusieurs prélèvements. Prélèvement : les prélèvements sont les opérations de débit à proprement parler. Un prélèvement a pour parent un et une seule remise. Le niveau prélèvement est le niveau le plus bas. Le niveau «Fichier» Création Afin de pouvoir effectuer des prélèvements SEPA, il faut créer un fichier XML qui contiendra les remises de prélèvements. Pour créer un nouveau fichier, faites un clic droit dans une zone vide de l arborescence ou appuyez sur «F4». L écran suivant apparaît Il suffit de spécifier ici le nom que vous souhaitez donner au fichier (ici : «Prélèvements_ »). Le suffixe «.xml» est rajouté automatiquement par l application. Modification Pour modifier le nom d un fichier, faites un clic droit sur le fichier à modifier et cliquez sur «Modifier», ou appuyez sur F2. Suppression Pour supprimer un fichier, faites un clic droit sur le fichier à supprimer et cliquez sur «Effacer», ou appuyez sur «Retour arrière (effacer)». Attention, cette opération supprimera toute les remises et tous les prélèvements contenus dans ce fichier. Copie Afin de faciliter la création de fichiers, le menu fichier (disponible via un clic droit sur un fichier existant) propose deux options de copie à partir d un fichier existant : S PA Debit - Manuel d utilisation Page 18

19 Copier : permet de copier entièrement un fichier, avec toutes les remises et tous les prélèvements qu il contient. A noter que l application transformera automatiquement les remises qui étaient en statut «FRST» en statut «RCUR». Ceci peut être particulièrement utile pour éviter des saisies manuelles, par exemple dans le cas de prélèvements récurrents. Copier impayés : permet de copier tous les prélèvements qui ont un statut «impayé» (voir «Les retours» plus bas) dans un fichier. A noter que l application transformera automatiquement les remises qui étaient en statut «FRST» en statut «RCUR». Cette option est utile pour par exemple ré-émettre uniquement les prélèvements qui n ont pas été réglés (relance d impayés). Génération du XML Le bouton «Générer le XML», en bas à gauche du module de gestion des prélèvements, permet de générer le fichier XML physique correspondant à un fichier sélectionné dans l arborescence. Le fichier XML sera généré dans le répertoire «OUT» spécifié dans le module de configuration (cf plus haut). Le niveau «Remise» Le niveau Remise se situe juste en-dessous du niveau fichier. Un fichier peut contenir une ou plusieurs remises. Une remise est une collection de prélèvements avec les mêmes caractéristiques (date de règlement, sequence type ). Création Pour créer une remise, faites un clic droit sur le fichier dans lequel vous souhaitez la créer et cliquez sur «Ajouter une remise» ou sur F3. L écran des données remise apparaît. S PA Debit - Manuel d utilisation Page 19

20 Les données créancier sont pré-remplies avec les informations enregistrées dans le module de configuration. Il n est pas possible de les modifier ici. Les données remise sont : Référence : une référence remise unique est calculée automatiquement par l application, mais il est possible de la changer manuellement Schéma SDD : par défaut la remise est CORE, mais l application supporte également les remises B2B Type de mandat : le sequence type des opérations de la remise Date d exécution : il s agit de la date de règlement souhaitée. Cette date doit être dans le futur, en général minimum 2 jours plus tard pour une remise RCUR et 5 jours pour une remise FRST (peut dépendre de vos cut off times chez votre banque) Modification Pour modifier les données d une remise, faites un clic droit sur la remise et cliquez sur «Modifier» ou F2. Suppression Pour supprimer une remise, faites un clic droit sur la remise à supprimer et cliquez sur «Effacer», ou appuyez sur «Retour arrière (effacer)». Attention, cette opération supprimera tous les prélèvements contenus dans cette remise. Copie Tout comme pour les fichiers, le menu remise (disponible via un clic droit sur une remise existante) propose deux options de copie à partir d une remise existante : Copier : permet de copier entièrement une remise, avec tous les prélèvements qu elle contient, vers une autre remise dans le même fichier. A noter que l application transformera automatiquement les remises qui étaient en statut «FRST» en statut «RCUR». Copier impayés : permet de copier tous les prélèvements d une remise qui ont un statut «impayé» (voir «Les retours» plus bas) dans une autre remise. S PA Debit - Manuel d utilisation Page 20

21 Le niveau «Prélèvement» Le niveau le plus bas est celui des prélèvements. Un prélèvement doit obligatoirement être contenu dans une remise. Création Pour créer un prélèvement, faites un clic droit sur la remise dans laquelle vous souhaitez le créer et cliquez sur «Ajouter un prélèvement» ou sur F3. L écran des données prélèvement apparaît. Les données du prélèvement sont : Référence : une référence unique (End2EndId) est calculée automatiquement par l application, mais il est possible de la changer manuellement Montant : il s agit du montant du prélèvement, en euros Raison : ce champ optionnel permet de spécifier la raison («purpose») du prélèvement Communication : ce champ optionnel permet d entrer un texte libre qui sera restitué au destinataire (= «Remittance information») sur ses extraits de compte Les données restantes sont celles de la personne à débiter. Il n est pas nécessaire de les saisir manuellement : elles peuvent être récupérées directement de la base mandat. Il suffit d utiliser le formulaire de recherche de mandat prévu à cet effet : S PA Debit - Manuel d utilisation Page 21

22 En saisissant quelques caractères de la référence mandat ou du nom du débiteur et en cliquant ensuite sur l icône «Loupe», l application vous proposera une liste des mandats correspondant à ces critères (ou, s il n y en a qu un, remplira directement les données débiteur dans le prélèvement). Il suffit ici de choisir la personne à débiter et de cliquer sur «OK». Les données débiteur seront automatiquement remplies dans le prélèvement. A noter que seuls les débiteurs pour lesquels un mandat actif existe apparaissent dans cette liste. De même, si le prélèvement est créé dans une remise de type «CORE» et au statut «RCUR», seuls les débiteurs ayant un mandat «CORE» au statut «RCUR» apparaîtront dans les résultats de la recherche. Modification Pour modifier les données d un prélèvement, faites un clic droit sur le prélèvement et cliquez sur «Modifier» ou F2. S PA Debit - Manuel d utilisation Page 22

23 Suppression Pour supprimer un prélèvement, faites un clic droit sur le prélèvement à supprimer et cliquez sur «Effacer», ou appuyez sur «Retour arrière (effacer)». Les retours Pour faciliter la gestion du cycle de vie des mandats et également le suivi des paiements et les relances impayés, l application permet d intégrer les fichiers retours (en provenance de votre banque) contenant les rejets et les impayés: pain.002 et camt.054. Pour importer les fichiers retour mis à disposition par votre banque dans l application, il suffit de les placer dans le dossier «IN» que vous avez choisi dans le module de configuration (cf plus haut). Dans le module de gestion des prélèvements, le bouton «Importer les retours» vous permet, à tout moment, de traiter les éventuels fichiers retour qui seraient dans le dossier «IN». Lorsque vous cliquez sur ce bouton, l application va regarder dans le dossier pour voir si de nouveaux fichiers retours XML sont présents. Si c est le cas, elle va les intégrer, à savoir : S PA Debit - Manuel d utilisation Page 23

24 Marquer comme impayé (en rouge) les prélèvements qui ont été rejetés/impayés dans la liste du module de prélèvements Eventuellement mettre à jour le sequence type des mandats, si nécessaire (en effet, si un prélèvement FRST est rejeté, il est nécessaire de ré-émettre un FRST et non un RCUR) Une fois les fichiers traités, ils sont classés dans le sous-dossier IN/reconciled. Un rapport de l import des fichiers retours est également disponible dans le dossier IN : xml_importation_log.txt. Sur l écran ci-dessous, on voit par exemple en rouge des prélèvements qui ont été envoyés à la banque mais pour lesquels un rejet a été reçu. La fonction «Copie impayés» (cf plus haut) vous permet de ré-émettre facilement ces prélèvements uniquement. La colonne de droite du module de prélèvement vous permet, pour chaque remise et prélèvement pour lequel un fichier retour a été reçu, de connaître son statut détaillé. S PA Debit - Manuel d utilisation Page 24

25 Les fonctions d import L onglet «importer» vous permet d importer : - des fichiers de prélèvements au format CFONB 160 natif ou enrichi - des fichiers de rejets (camt054 et pain002) - des fichiers de mandat Pour voir le détail des fichiers cliquez ici Format CSV d'import.pdf Point d attention après avoir importé un fichier CFONB 160 il faut retourner dans l onglet «prélèvements» afin de générer le fichier xml correspondant. S PA Debit - Manuel d utilisation Page 25

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