GUIDE D ORGANISATION POUR UNE FÊTE DE RUE

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1 GUIDE D ORGANISATION POUR UNE FÊTE DE RUE

2 QU EST-CE QU UNE FÊTE DE RUE? Une fête de rue est un événement familial et communautaire organisé par un groupe de citoyennes et citoyens résidants à proximité les uns des autres et proposant des activités récréatives au bénéfice des gens de leur rue. Exemples d activités de fête de rue : repas communautaire épluchette de blé d inde volleyball jeux gonflables pique-nique party de hot dog et hamburgers chasse aux trésors musique et danse POURQUOI UNE FÊTE DE RUE? Apprendre à se connaître entre voisins; Avoir du plaisir; Participer à la vie de son quartier; Développer l entraide et la solidarité dans son milieu de vie. CONDITIONS L Arrondissement de Jacques-Cartier tient à encourager et supporter les fêtes de rues, dans la mesure où: La fête est destinée à la population d une même rue ou des rues avoisinantes. Elle est sans but lucratif et elle s autofinance. Les organisateurs obtiennent les autorisations et les permis requis. La fête se tient le même jour; elle ne peut débuter avant 7 h et se terminer après 23 h. Les organisateurs s assurent que les citoyens concernés soient adéquatement informés de la fermeture de rue. COMMENT S Y PRENDRE? 1. Vérifier l intérêt que suscite le projet d une fête: on en parle donc à sa famille, aux amies et amis, aux voisines et voisins. 2. Former un comité organisateur de quelques personnes (3 à 5) prêtes à s impliquer. 3. Suivre les étapes suivantes: (voir tableau page suivante) 2

3 TÂCHES À ACCOMPLIR ÉTAPES ACTIVITÉS RESPONSABLES Définir le concept de la fête, fixer une date et choisir un lieu Prévoir une alternative en cas de mauvais temps Choisir et planifier les activités AVANT Prévoir le matériel nécessaire et s assurer auprès des voisins que ce matériel est disponible Rencontrer un membre du personnel de la Section des loisirs et milieu de vie pour: Remplir le formulaire de demande d assistance (en annexe) Obtenir des conseils utiles Vérifier les ressources disponibles à l arrondissement Obtenir les autorisations et permis requis Informer les résidents des contraintes et des inconvénients dus à la fermeture de rue (fermeture de rue, stationnements limités, etc.) Inviter les voisins à la fête: préparer, imprimer et distribuer l invitation Informer le conseiller ou conseillère du district de la tenue de la fête Organiser l accueil et la décoration Installer le matériel et animer la fête PENDANT Organiser le lunch, s il y a lieu Assurer la sécurité des participants Conserver un accès pour les véhicules d urgence (police, pompiers, ambulance) Afficher la participation de l arrondissement Assurer la propreté des lieux APRÈS Retourner les équipements empruntés aux personnes concernées Évaluer la fête et faire des recommandations pour l année suivante et remettre une copie à l arrondissement. SUGGESTIONS : Pour faciliter l organisation de l événement, il est suggéré de simplifier et de s organiser entre voisins. Ainsi, chacun peut apporter son pique-nique ou un plat à partager, ses boissons, croustilles et chaises de parterre. L un ou l autre fournirait son système de son. Enfin, un bac roulant servirait de poubelle. NOTE : Pour formuler une demande à l Arrondissement, veuillez compléter le formulaire ci-joint et le retourner à la Section des loisirs et du milieu de vie de l Arrondissement de Jacques-Cartier. Si vous désirez rencontrer un membre du personnel, communiquez au

4 AUTORISATIONS ET PERMIS Selon les activités prévues, l organisation d une fête de rue nécessite les autorisations et permis suivants: PERMIS ET OBLIGATIONS Permis pour activités communautaires (autorisation fête dans une place publique) TARIF AUTORISATION ÉMISSION DÉLAI PRESCRIT Aucun Arrondissement Arrondissement 2 semaines Fermeture de rue Aucun Arrondissement Arrondissement 2 semaines Permis de réunion: servir de l alcool vendre de l alcool Vente de rafraîchissements et d aliments Vente d articles promotionnels 41$/jr 82$/jr 23$/jr Arrondissement Arrondissement Régie des alcools, des courses et des jeux (1) Centre québécois d inspection des aliments (2) 3 semaines 1 semaine Aucun Arrondissement Arrondissement 2 semaines Permis de feu (3) Aucun Arrondissement Service des incendies 2 semaines Sollicitation des fonds dans un endroit public (4) Aucun Comité exécutif de la Ville de Sherbrooke Comité exécutif de la Ville de Sherbrooke 4 semaines Ces permis comportent des exigences particulières, le personnel de la Section des loisirs et du milieu de vie de l Arrondissement saura vous fournir tous les détails importants. EXIGENCES PARTICULIÈRES 1 - Concernant les boissons alcoolisées: aucune consommation d alcool n est permise dans un endroit public à moins qu un permis de réunion ou de vente soit émis par la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec. Tout individu ou groupe incorporé peut en faire la demande auprès de la RACJQ après avoir préalablement reçu l autorisation de l Arrondissement pour tenir la fête dans une rue ou un lieu public. Il faut s y prendre à l avance car des délais s appliquent. Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec 560, boul. Charest Est Québec (Québec) G1K 3J (réponse à toutes vos questions) 2 - Concernant la préparation et la manipulation d aliments : Il y a certaines précautions à prendre pour éviter les risques d intoxication. Vous êtes invités à communiquer avec le Centre québécois d inspection des aliments, s il y a vente d aliments lors de l événement. Centre québécois d inspection des aliments (MAPAQ) 4260, boul. Bourque (réponse à toutes vos questions) 4

5 3- Concernant le feu de joie ou le feu d artifice : un permis de feu est obligatoire si vous prévoyez faire un feu de joie ou un feu d artifice : Service de protection contre les incendies Division de la prévention 202, rue Wellington Nord, local SS-1.01 Sherbrooke (Québec) J1H 5C Concernant la sollicitation de fonds : Aucune sollicitation de fonds dans un endroit public n'est permise, à moins d avoir obtenu au préalable, l autorisation spéciale du comité exécutif de la Ville. Cette démarche est faite par le biais de l arrondissement. AUTRES EXIGENCES PARTICULIÈRES 5 - Lors de la fête, il faut prévoir un corridor de sécurité de façon à conserver un accès pour les véhicules d urgence (police, pompier, ambulance). 6 - Aucun contenant de verre n est permis dans les endroits publics. 7 - En tout temps, les responsables s engagent à respecter tous les règlements municipaux, provinciaux et fédéraux en vigueur. QU EST-CE QUE L ARRONDISSEMENT PEUT FAIRE POUR VOUS? Offrir un support financier par l entremise de ressources matérielles ou de la mise en disposition de services municipaux (voir document en annexe dépenses admissibles et non-admissibles); Prodiguer les conseils appropriés pour l organisation de la fête de rue; Émettre certains permis, dont l autorisation de tenir la fête (activité communautaire); Informer les services d urgence de la tenue de la fête (police, incendie) et, au besoin, voir à faire modifier le parcours de la STS; S assurer qu il n y a pas de travaux prévus dans la rue concernée au moment choisi; Fournir une trousse d animation en sports et loisirs (voir document en annexe Jeux et équipement disponible). RENSEIGNEMENTS Arrondissement de Jacques-Cartier Section des loisirs et du milieu de vie 2070, Boulevard de Portland Sherbrooke (Québec) J1J 1T9 Tél. : Source des images : 5

6 FORMULAIRE DE DEMANDE D ASSISTANCE POUR L ORGANISATION DE FÊTE DE RUE Nom de la fête s il y a lieu : Date : Heure début : fin : Endroit précis de l événement (no civique, rue et intersection, etc) : But de la fête : Activités au programme : Clientèle visée : Comité organisateur : (nom de l organisme s il y a lieu) Nom du répondant : Adresse : Téléphone : Domicile : ( ) Jour de l évènement : ( ) Courriel : Est-ce qu il y a un circuit d autobus (STS) sur votre rue? : Signature du répondant Date 6

7 SUPPORT FINANCIER DÉPENSES ADMISSIBLES ET NON-ADMISSIBLES La Ville de Sherbrooke, en collaboration avec l Arrondissement de Jacques-Cartier, offre au comité organisateur de la fête un support financier dans la réalisation de son évènement. Voici quelques exemples de dépenses admissibles : - Fermeture de rue - Livraison de matériel (table pique-nique, barrière anti-émeute, bacs roulants) - Frais d impression, honoraire graphisme ou permis divers - Temps de consultation avec ressource en loisir (Technicien en loisir ou Chef de section) - Location de matériel divers (système de son, jeux gonflables, trousse de jeux, ) Le support financier est de 200$ maximum, afin de permettre à plusieurs comités de déposer une demande de support financier. Le support financier peut varier selon le nombre de demandes reçues. Ce qui n est pas admissible, c est ce qui concerne la nourriture ou les consommations des gens présents sur place, ou tout ce qui va à l encontre de la règlementation municipale. 7

8 JEUX ET ÉQUIPEMENT DISPONIBLES POUR ENFANTS BALLONS PARACHUTE JEU DE FER JEU DE GOLF POUR ADULTES JEU DE FER JEU DE GOLF D ÉCHELLE JEU DU DRAPEAU SERPENTS ET ÉCHELLES GÉANT LIMBO ÉQUIPEMENTS DISPONIBLES CHAPITEAUX (10 X 10) THERMOS, CAFETIÈRE, MARMITE À BLÉ D INDE DIFFÉRENTS ÉQUIPEMENTS TECHNIQUES (micro, amplificateur, etc.) 8

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