Projet «Inauguration d un lieu pour le Téléthon»

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1 Projet «Inauguration d un lieu pour le Téléthon» Rappel du projet Mise en place de l événement et d une action de collecte pour le Téléthon Plan de communication et outils Planning

2 Rappel du projet A l occasion du 25 ème Téléthon, le Lions Club s associe à un ambitieux projet : rebaptiser (temporairement ou non) une rue, une place ou tout autre lieu public au nom du Téléthon et, en association avec la mairie, en organiser l inauguration. L Association des Maires de France est partenaire du Téléthon pour la 3 ème année et a adressé aux maires un courrier de mobilisation. Ce concept n est pas encore exploité dans les manifestations Téléthon et le nombre de clubs et leurs implantations permettent une réalisation du projet à la hauteur de l engagement historique des Lions dans le Téléthon. Ce projet est aussi une action de terrain génératrice de collecte et donnant aux Lions une visibilité renforcée auprès de la population locale.

3 Plan de communication et outils Ce projet a été validé par le Conseil des Gouverneurs pour être mis en place par les clubs du district multiple 103. L information a été transmise par mail courant juillet à tous les présidents de clubs. Un article dans la revue nationale de septembre informera tous les Lions de France. Le cahier des charges du projet est en téléchargement sur le site du district 103, rubrique partenariats (docs méthodologie et projet). Chaque district peut facilement reprendre ces informations et les intégrer sur son site. Un référent national Lions, Alain Angot, pour conseils et aide logistique : ou a.m-angot@wanadoo.fr

4 Mise en place de l événement et d une action de collecte pour le Téléthon Les étapes de l événement 1 - Constituer une équipe et distribuer les rôles, identifier les besoins, planifier le projet et établir un budget prévisionnel 2 - Prendre rendez-vous à la mairie pour présentation du projet et choix du site à inaugurer au plus tard le 30 septembre. 3 - Dès que l accord avec la mairie est conclu, passer la commande de plaques à l aide du bon de commande cijoint et remplir le formulaire à ouvrir à partir du lien ci-dessous (ou copier/coller l adresse dans votre navigateur) Trouver une idée d'animation permettant de collecter des fonds et à associer à l'inauguration : vente de produits de la boutique Téléthon, vente de produits régionaux, vente de crêpes, gaufres ou petite restauration, photo payante sous la plaque, tombola (voir catalogue idées de manifestations ci-joint) si besoin, contacter Alain Angot, référent national du projet pour le Lions Club au ou a.m-angot@wanadoo.fr, qui vous communiquera les coordonnées du correspondant départemental Lions ou de la coordination AFM/Téléthon départementale pour établir un contrat identifié P002 et recevoir le matériel publipromotionnel Téléthon 5 - Rechercher des partenaires pour le sponsoring de l'animation si la mairie ne prend pas en charge le «verre de l'amitié» (matériel, boissons, nourriture) Se procurer une urne pour les dons le jour J (coordination AFM) 6 - Prévoir de filmer et/ou photographier les meilleurs moments de cet événement

5 Mise en place de l événement et d une action de collecte pour le Téléthon Les étapes de l événement (suite) 7 Promouvoir la manifestation Avant l événement : Annoncer la manifestation par voie d affichage et sur les sites internet de réseaux proches Informer la presse et médias locaux, bulletin municipal via la mairie Envoyer les invitations à tous contacts (personnels et professionnels) Pendant (conjointement avec la mairie) : Assurer une bonne signalétique Sécuriser la manifestation Après : Communiquer les résultats de la collecte via la presse locale, le site et le journal du district et informer la coordination Téléthon. 8 Dès la fin de l événement : Ranger Remercier les participants et les sponsors Remonter les fonds auprès de la coordination Dans un souci de transparence et pour rendre compte auprès du public de la destination et de l utilisation des fonds collectés, l AFM a mis en place des procédures précises pour la remontée de la collecte. Le trésorier devra donc se mettre en lien avec la coordination. La remise des fonds doit se faire en main propre à la coordination Téléthon dans les plus brefs délais et au plus tard le 24 décembre.

6 Planning 1 ière étape: 30 Septembre Présentation du projet à la mairie et accord de principe Constitution équipe Mise en place selon cahier des charges Septembre Octobre Novembre 2 ème étape: 15 Octobre Choix de l animation de collecte associée Descriptif du projet sur le formulaire web et commande de la plaque + chèque de règlement Prise de contact avec la coordination AFM/Téléthon pour contrat P002 3 ème étape: 31 Octobre Recherche matériel, logistique, sponsors Contacter la coordination pour accréditation de la manifestation et enlèvement du matériel Téléthon (affiches, banderole, ballons ) 4 ème étape: 5 Novembre Date limite de l envoi du bon de commande des plaques (après cette date, conditions particulières à voir avec le fournisseur) Communication et promotion (invitations) de l événement Téléthon 2 et 3 décembre

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