Caisse Nationale de l'assurance Maladie des Travailleurs Salariés Sécurité Sociale

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1 Caisse Nationale de l'assurance Maladie des Travailleurs Salariés Sécurité Sociale Circulaire CNAMTS Date : 23/08/94 Origine : ACCG DGA MMES et MM les Directeurs MMES et MM les Agents Comptables des Caisses Primaires d'assurance Maladie des Caisses Régionales d'assurance Maladie des Caisses Générales de Sécurité Sociale des CETELIC MMES et MM. les Médecins Conseils Régionaux M. le Chef de Service du Service Médical de La Réunion Réf. : ACCG n 30/94 - DGA n 5/94 Plan de classement : 100 Objet : COMPTABILISATION DES BIENS EN CLASSE 2 OU EN CLASSE 6 Pièces jointes : Liens : Date d'effet : Date de Réponse : Dossier suivi par : Mlle Valérie HARDOIN Téléphone :

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3 Le Directeur et l'agent Comptable de la Caisse Nationale de l'assurance Maladie 23/08/94 des Travailleurs Salariés Origine : ACCG DGA à MMES et MM les Directeurs MMES et MM les Agents Comptables des Caisses Primaires d'assurance Maladie des Caisses Régionales d'assurance Maladie des Caisses Générales de Sécurité Sociale des CETELIC MMES et MM les Médecins Conseils Régionaux M. le Chef de Service du Service Médical de LA REUNION N/Réf. : ACCG n 30/94 - DGA n 5/94 Objet : Comptabilisation des biens en classe 2 ou en classe 6 Dans le cadre du plan comptable, la présente circulaire a pour objet d'apporter des précisions sur les modalités de comptabilisation des investissements effectués par les organismes de la branche maladie concernant : - le seuil des immobilisations qui sera porté à F HT à compter du 1er janvier 1995, - les règles de comptabilisation lors de l'adjonction d'un élément ou le remplacement partiel d'un bien immobilisé qu'il s'agisse d'immobilisations corporelles ou incorporelles, - la durée d'amortissement du matériel informatique et des logiciels, - les nouvelles modalités de comptabilisation des charges à répartir sur plusieurs exercices.

4 SEUIL D'IMMOBILISATION DES BIENS Par lettre en date du 21 février 1994, les ministères de tutelle m'informent que "les organismes de la branche maladie sont autorisés à relever à F HT le seuil en deçà duquel les dépenses d'investissements peuvent ne pas être immobilisées". Toutefois, compte tenu des incidences budgétaires liées à la mise en place de ce seuil, l'application de cette disposition ne pourra être effective, pour les organismes de la branche maladie, qu'à partir du 1er janvier Cette mesure de tolérance doit être appliquée dans le respect des principes et règles comptables qui distinguent les immobilisations des dépenses de fonctionnement, selon : - l'accroissement du patrimoine de l'organisme ou de l'entreprise, L'instruction générale de 1983 stipule que "les immobilisations sont les éléments corporels ou incorporels destinés à servir de façon durable l'activité de l'organisme. Elles ne se consomment pas par le premier usage". - la durée d'utilisation du bien, - la règle de la permanence de l'inventaire. La règle de tolérance introduite, permet de comptabiliser en classe 6 les biens corporels d'une valeur inférieure à un seuil donné. Néanmoins, il convient d'insister sur l'importance de la permanence des règles comptables, qui implique de ne pas remettre en cause régulièrement les critères d'imputation dans les comptes d'immobilisations. Toutefois, cette règle de tolérance ne s'applique pas aux agencements, aménagements, installations dont l'imputation comptable est définie par la nature des travaux (investissement ou fonctionnement), ni aux logiciels et matériels informatiques comptabilisés conformément aux règles ci-dessous. Quant au suivi de l'inventaire, les biens de faible valeur, imputés en classe 6, en application de la tolérance ministérielle ne peuvent en être distraits. Ainsi, le matériel et mobilier de bureau, le matériel et outillage, le matériel informatique doivent obligatoirement être inventoriés. 2 - ACHAT DE BIENS CORPORELS : REGLES DE BASE Achat simultané de différents éléments (modules détachables) d'un même ensemble L'acquisition doit être considérée comme un ensemble unique et comptabilisée selon les règles susmentionnées.

5 Adjonction d'un élément à un bien immobilisé L'accessoire suivant le principal, cette adjonction est comptabilisée en classe 2. La durée d'amortissement de l'adjonction est égale à la durée résiduelle d'amortissement du bien principal. Lorsque cette durée est inférieure à un an, l'adjonction est amortie sur une période de 12 mois Remplacement d'un élément d'un bien immobilisé Un tel remplacement ayant pour vocation le maintien du bien en état, est imputable en classe 6 en tant que pièce détachée (compte 60) ou que réparation (compte 615) Frais accessoires d'achat d'un bien immobilisé Conformément au Plan Comptable Général, la T.V.A. et les taxes non récupérables ainsi que les frais de transport, d'installation et de montage nécessaires à la mise en état d'utilisation des immobilisations constituent des frais accessoires. Ils doivent être inclus dans le coût du matériel en cause. 3 - ACHAT DE MATERIEL INFORMATIQUE Tous les matériels informatiques des organismes de Sécurité Sociale dont la liste a été définie dans la circulaire ministérielle du 24 décembre 1986 et diffusée par la circulaire DGA/SDGB n 59/87 du 30 novembre 1987 doivent être immobilisés. La liste de ces matériels informatiques est la suivante : Ordinateurs centraux et leurs périphériques (y compris onduleurs et matériel assurant la sécurité de l'alimentation électrique) Mini-ordinateurs et leurs périphériques Micro-ordinateurs et leurs périphériques (sauf machines à calculer et micro non connectables) Matériels de saisie Matériel de mesure et de performance Matériel de gestion de réseaux et transmission Matériel dédié au traitement de textes (sauf machines à écrire non connectables) Matériel de téléphonie (à l'exception des minitels) Matériel de micrographie : COM et lecteurs à recherche automatique Systèmes d'archives électroniques Systèmes de gestion d'horaires individualisés

6 Entrée en inventaire Les éléments dissociables et interchangeables entre divers matériels informatiques sont dans la mesure du possible inventoriés séparément (unité centrale, divers périphériques). Un élément ne pouvant pas être utilisé distinctement est comptabilisé avec le matériel auquel il se rattache Adjonction d'un élément L'élément ajouté est comptabilisé au compte " Matériel informatique" et amorti sur la durée résiduelle du matériel initial lorsqu'il ne peut être utilisé distinctement du matériel auquel il est associé (exemples : extension mémoire, cartes...). Lorsque cette durée résiduelle est inférieure à un an, l'élément ajouté est amorti sur une période de 12 mois. Un nouveau périphérique est par contre comptabilisé au compte et amorti sur sa durée normale d'utilisation Frais accessoires d'achat Les frais de montage et de transport sont inclus dans le coût du matériel principal (généralement l'unité centrale) Remplacement d'un élément Comme indiqué au paragraphe 2-3, le remplacement d'un élément, ayant pour vocation le maintien du bien en état, est imputable en classe 6 en tant que pièce détachée (compte 60) ou en tant que réparation (compte 615). 4 - ACHAT DES BIENS INCORPORELS : LOGICIELS Application du seuil Un logiciel acheté ou sous-traité est comptabilisé au compte "617- Etudes et recherches" uniquement lorsque sa durée d'utilisation est inférieure à un an. Dans le cas d'une durée d'utilisation supérieure à un an, les logiciels doivent être systématiquement imputés au compte "205 - Concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés et valeurs similaires". Le seuil de F ne s'applique donc pas aux logiciels Achat d'un ensemble de logiciels ("package") Lorsque le coût unitaire des différents éléments constitutifs de l'ensemble est connu, les logiciels sont comptabilisés séparément. Quant le coût unitaire des différents éléments de l'ensemble est inconnu, le "package" est comptabilisé de façon globale.

7 5. Dans les deux cas de figure, le choix d'imputation des logiciels entre les comptes "617 - Etudes et recherches" ou "205 - Concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés et valeurs similaires" s'effectue suivant la règle énoncée au point 4.1 à savoir la durée inférieure ou supérieure à un an Acquisition d'une nouvelle version de logiciel Pour tout logiciel de base comptabilisé au compte "205 - Concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés et valeurs similaires", l'acquisition d'une nouvelle version est enregistrée : au compte 205 susvisé si elle entraîne de nouvelles fonctionnalités pour le logiciel de base. C'est le cas le plus général. au compte 617 si elle a pour but de maintenir le logiciel initial dans des conditions normales d'utilisation (notion de maintien en état), situation de plus en plus rare Concession de logiciel Un droit d'entrée sur concession de logiciel, figurant sous cette dénomination sur la facture et /ou le marché, ainsi que les redevances périodiques pour droit d'usage sont imputables au compte "205 - Concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés et valeurs similaires". Dans ces conditions, le compte "651 - Redevances pour concessions, brevets, licences, procédés, droits et valeurs similaires" ne peut en aucun cas être utilisé pour les logiciels Divers Un abonnement pour assistance téléphonique consistant en une aide aux utilisateurs mais assimilable à une extension d'une maintenance, est imputable au compte " Maintenance logiciel". Compte tenu des modifications apportées par la présente circulaire, la fiche thématique n 1 du Dictionnaire des Comptes relative à la comptabilisation des logiciels et charges annexes fera l'objet d'une nouvelle mise à jour. Ainsi, l'acquisition de logiciels dissociés du matériel informatique est imputée : au compte "205" en règle générale, par exception au compte "617" uniquement si leur durée d'utilisation est inférieure à 1 an.

8 6. L'acquisition de logiciels indissociés du matériel informatique est comptabilisée au compte " Matériel informatique". 5 - DUREE D'AMORTISSEMENT - MATERIEL INFORMATIQUE ET LOGICIELS Par lettre dont vous trouverez photocopie ci-jointe, les Ministères de tutelle ont accepté que la durée d'amortissement du matériel informatique et des logiciels soit comprise entre 3 et 5 ans. Le plan d'amortissement doit préciser la durée choisie au moment de la mise en service du bien acquis et ne doit pas en principe être modifiée durant son utilisation. 6 - CHARGES A REPARTIR SUR PLUSIEURS EXERCICES La lettre susvisée précise également les nouvelles modalités de comptabilisation des charges à répartir. La méthode consiste à : - d'une part, en cours d'exercice, comptabiliser une charge de fonctionnement en classe 6. - d'autre part, en fin d'exercice, débiter le compte "481 - Charges à répartir sur plusieurs exercices" et créditer le compte "791 - Transfert de charges d'exploitation". Le compte 481 est crédité à la fin de chaque exercice (y compris celui du transfert), par le débit du compte " Dotations aux amortissements des charges à répartir", du montant de la quote-part de charges incombant à cet exercice. Ces nouvelles dispositions qui modifient la procédure retenue lors de la mise en place du nouveau plan comptable au 1er janvier 1984, respectent toutefois les principes du Plan Comptable Général. Elles auront cependant pour conséquence une double inscription budgétaire, en dépenses : dans un compte de charges par nature, en fonctionnement au compte 481, en investissement, financée par une avance de la CNAMTS et compensée par une recette de fonctionnement (compte 79), donc sans incidence sur la dotation de fonctionnement dans la mesure où le compte 79 aura été budgété pour le montant inscrit au compte 481. L' application des dispositions de cette circulaire prendra effet au 1er janvier 1995.

9 7. Les services de l'agence Comptable de la Caisse Nationale restent à votre disposition pour tout renseignement complémentaire. Le Directeur Délégué, L'Agent Comptable, François POISNEUF Alain BOUREZ

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