Site Web de la Commission scolaire de Saint-Hyacinthe Guide de l usager. Crealogik

Transcription

1 Crealogik PROCÉDURES D ÉDITION DU SITE WEB DE LA COMMISSION SCOLAIRE DE SAINT-HYACINTHE Guide de l usager Par Jean-Yves Fréchette Le lundi 10 mai 2010

2 SCRIPTOR EST UN LOGICIEL DE GESTION DOCUMENTAIRE DEVELOPPE PAR GROUPE EBI CONCEPTION : JEAN-YVES FRECHETTE ET MARTIN RACINE PROGRAMMATION : MARTIN RACINE, GABRIEL-GIGNAC BUSSIERES ET VINCENT HAMEL DESIGN ET INFOGRAPHIE : DANY DAIGLE ET JULIE LE 2010, Groupe EBI Scriptor est une marque déposée de Groupe EBI

3 TABLE DES MATIÈRES Se brancher au site... 3 Principes d édition... 4 La structure du contenu... 4 Avant de commencer : accepter les fenêtres publicitaires intempestives (pop-up)... 4 Mode d édition rapide (bouton Éditer cette page)... 5 Les outils de gestion des informations... 5 Modifier une page Scriptor (page Web du site)... 5 Publier un élément dans une publication... 8 Publier des documents attachés Ajouter des images Introduire une image simple dans un formulaire de page Comment gérer? Les pages Web Créer un album photo Techniques de travail Retirer les balises secrètes de Word Copier-coller dans le Bloc-notes Utilisez l icône Éliminer les balises inutiles Respecter les styles La GED (gestion électronique des documents et son arborescence) Ajouter une pièce directement dans le contenu d un répertoire Éléments avancés du Mode expert Options avancées : travail en mode expert Ajouter une nouvelle page ou un nouveau dossier Insérer une nouvelle page Mode Arborescence Mode normal Mode gestion Récupérer une copie de sauvegarde Afficher un point d insertion / faire apparaître un marqueur Les vidéos (séquences animées)

4 2

5 Se brancher au site Pour accéder au site, tapez votre nom et votre mot de passe habituels dans la fenêtre d ouverture de session. Taper l adresse du site : Puis choisissez votre alias dans Scriptor. Et cliquer sur Connecter. 3

6 Principes d édition Scriptor est un outil de gestion de contenu qui permet de décentraliser les lieux de publication et d attribuer des privilèges de déposants à des personnes clés de la commission. La responsabilité de publier les informations récentes est confiée à celles et ceux qui sont près de l action et qui y assistent en première ligne. Le Webmestre ne procède plus à des activités de mise en ligne des contenus, il délègue ces tâches aux responsables de la publication des différents services. Ainsi, la mise à jour du site de la commission se fait par fusion d éléments contrôlées en par le système logiciel qui assemble les parties de contenus issues de chacun des services. L uniformité graphique du site est assurée par une feuille de style qui en garantit la cohérence visuelle. Les avantages d un tel procédé résident surtout dans le fait que l information est mise en ligne rapidement, en temps réel presque, et que son authenticité ne peut être mise en doute puisque ce sont les responsables même qui s occupent de sa mise en ligne. La structure du contenu Pour éditer le contenu de votre site Web, il existe deux approches : le mode d édition rapide, dans la page Web même et le mode expert qui permet l accès à toutes les subtilités du logiciel pour l édition de contenus en ligne. Avant de commencer : accepter les fenêtres publicitaires intempestives (pop-up) Il se peut que votre navigateur ne puisse pas accepter les fenêtres intempestives. Lorsque votre navigateur affiche une petite zone jaune vous demandant d accepter les fenêtres publicitaires intempestives, acceptez de le faire puisque cela vous permettra sans danger d accéder à toutes les ressources du logiciel Scriptor lors de vos séances de travail. 4

7 Mode d édition rapide (bouton Éditer cette page) L édition de surface est celle qui se fait dans la page Web même en cliquant sur le bouton Éditer cette page. Ce mode permet d éditer le contenu à partir de la page même. Naviguez jusqu à la page désirée et cliquez sur le bouton Éditer cette page. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, Scriptor fait apparaître les icônes de gestion des éléments que vous pouvez modifier soit : Le texte d une page Web en lançant l éditeur «wysiwyg» : Les éléments d une publication : Un élément de l arborescence de la gestion documentaire : Les outils de gestion des informations Il existe trois éditeurs de contenus dans Scriptor, chacun accomplissant une tâche spécifique. Pour afficher les marqueurs d édition rapide cliquez sur le bouton Éditer cette page. Modifier une page Scriptor (page Web du site) Pour modifier le contenu d une page Web, naviguez jusqu à la page désirée. Cliquer sur l icône Éditer cette page et sur l icône lançant l éditeur «wysiwyg». 5

8 En cliquant sur l icône vous affichez le formulaire de modification dans lequel vous pouvez procéder à toutes les modifications de contenu souhaitées. Vous procédez comme dans n importe quel éditeur ou traitement de texte : vous sélectionnez le texte fautif, le remplacez par les caractères désirés, déplacez les objets en «glissant et déposant», créez des tableaux, etc. Pour connaître le fonctionnement des outils activés par les icônes de la palette d outils, laissez traîner le curseur de manière faire apparaître l info bulle. Ainsi, la gestion des tableaux se fait comme dans Word et vous pouvez cliquer sur les icônes pour ajouter, enlever, etc. des lignes ou des cellules. Lorsque vous écrivez du nouveau texte ou lorsque vous procédez à des corrections, il convient de respecter les caractéristiques stylistiques de votre site. À cet égard, utilisez uniquement les titres et les caractères prévus par la feuille de style créée pour supporter la signature graphique. 6

9 REMARQUE IMPORTANTE Il est important de se conformer à ces exigences stylistiques afin de maintenir l uniformité visuelle du site, sinon chacune des pages créées avec trop de liberté pourrait apparaître comme une excentricité visuelle qui détonne. Ainsi n effacez pas les images qui ont été insérées dans chacune des sections. Pour vous aider à vous y retrouver, copiez-collez un texte d une page existante (vous copierez ainsi les éléments stylistique : choix de la police, de la taille pour les titres, etc.) et réécrivez pardessus le nouveau contenu. Vous en arriverez ainsi à conserver l uniformité de style du site en lui garantissant une belle uniformité visuelle. Lorsque vous avez terminé les modifications, cliquez sur les boutons au bas de la page. Pré visualiser : vous permet d apercevoir la page en contexte de publication. Enregistrer : conserve les modifications, sans les mettre en ligne. Enregistrer et publier : sauvegarde les modifications et les publie sur le site. Éditer les propriétés de la page : donne accès aux propriétés de la page et permet des modifications poussées (vous n avez pas habituellement à vous occuper de ces éléments). Retour : annule toutes les modifications effectuées et ramène à la version précédente de la page. 7

10 Publier un élément dans une publication Le module de Publications permet de publier rapidement des informations sur la page d accueil de la commission. Le module sert à publier rapidement une nouvelle ou tout type d information (document, lien, image, etc.). Pour publier via le module de Publication, on doit cliquer sur l icône Éditer cette page, puis sur l icône dans la fenêtre de saisie afin de choisir d ajouter ou d éditer les éléments d une publicaton. Dans le menu déroulant, choisir Ajouter un élément à la publication pour publier un nouveau contenu ou Éditer les éléments de la publication pour effectuer des corrections dans une nouvelle déjà publiée. 8

11 Remplissez les champs de la fenêtre Propriétés de l élément : Titre : taper le titre de la nouvelle dans le champ Nom. Cocher la case ACTIF si on veut que l élément soit actif dans la page Scriptor (sinon, il ne sera visible que dans les archives). Résumé : saisir le résumé de la nouvelle. Date de début date de fin : s il y a lieu préciser le moment de la mise en ligne de la publication et sa date de retrait ; sinon cochez la case En tout temps. Image : insérer une image (il faut respecter les dimensions définies dans la signature graphique : approximativement 100 pixels de large). Lien : taper le l adresse du site Web que vous désirez Rechercher : pour publier un document :.pdf,.doc,.xls, etc. Gabarit : pour rédiger la nouvelle dans une page gabarit. Page Scriptor : pour renvoyer vers une page Scriptor existante. Aucun lien : pour afficher le titre et le résumé seulement. Cliquer sur le bouton Enregistrer. 9

12 Si vous choisissez d utiliser un gabarit (page Web construite à partir d un modèle), cliquez sur le bouton Enregistrer. Vous choisissez ensuite le gabarit désiré, puis vous éditez la page du gabarit exactement comme si vous modifieriez une page Web standard avec le l éditeur «wysiwyg». Tapez le texte que vous désirez voir apparaître dans la page Web, puis cliques sur Enregistrer et publier. Publier des documents attachés Lorsque vous désirez afficher un lien conduisant vers un document attaché (.doc,.pdf,.ppt,.xls, etc.) vous devez d abord l importer dans Scriptor. Lancez la recherche en cliquant sur. Puis assurez-vous de le placer dans le bon répertoire en choisissant parmi la liste déroulante de la fenêtre d importation. Puis cliquez sur le bouton Parcourir ; choisissez le bon document et cliquer sur Ajouter. Cliquer ensuite sur l icône de sélection du document choisi. 10

13 Ajouter des images Introduire une image simple dans un formulaire de page Pour introduire une image dans un formulaire de page, cliquez sur l icône Image dans la barre d outils de l éditeur «wysiwyg», puis remplissez les champs de la fenêtre Propriétés de l image. Remplissez tous les champs pertinents de la fenêtre Propriétés de l image. 11

14 Lorsque vous cliquez sur le bouton vous lancez la fenêtre de gestion des fichiers d un répertoire dans lequel vous puisez vos images. N oubliez pas de sélectionner le bon répertoire parmi la liste déroulante afin de déposer vos images au bon endroit si vous les importez.. Si l image n existe pas encore dans le répertoire, cliquez sur le bouton parcourir et utilisez la technique de repérage connu pour importer une image dans le répertoire. Lorsque vous avez repéré l image désirée, cliquer sur Ajouter. Repérez l image que vous voulez insérer dans le bon répertoire et choisissez-la en cliquant sur l icône. 12

15 REMARQUE IMPORTANTE Si l image que vous voulez déposer dans votre page Web n existe pas dans un des répertoires, vous devez l y importez. Choisissez le bon répertoire de dépôt, puis cliquez sur le bouton Parcourir, puis sur le bouton Ajouter. Cliquez ensuite sur l icône Redimensionner. Si vous désirez conserver le format original de l image, cliquez sur Enregistrer sous, sinon le format de l ancienne image sera écrasé au profit des nouvelles dimensions. 13

16 Comment gérer? Voici un aide-mémoire pour la gestion quelques-uns des éléments dans votre site Web. Les pages Web Pour la très grande majorité des cas, les pages Web de votre site peuvent être modifiées directement dans la page même en cliquant sur l icône d édition rapide. Cliquez ensuite sur l icône pour lancer le formulaire d édition (pour modifier ou ajouter). Utilisez la barre d outils de l éditeur «wysiwyg» afin de procéder aux ajouts ou aux modifications désirées. N oubliez pas de cliquer sur Enregistrer et Publier au bas de la page pour mettre en ligne immédiatement ; Enregistrer vous permet de sauvegarder les modifications et revenir plus tard dans votre document afin de le mettre en ligne. Créer un album photo Pour créer album photo, cliquez sur l icône Album photo. 14

17 Puis complétez les champs pertinents : cliquez sur l icône Ajouter des images, puis choisissez les images désirées dans un de vos répertoires, ou importez-la en cliquant sur le bouton Parcourir. Lorsque l opération est complétée, vous devez transférer les images choisies dans l album photo en cliquant sur l icône. REMARQUE IMPORTANTE Il est fortement recommandé de redimensionner le format réel des images après leur importation. Pour ce faire, cliquez dans la boîte de sélection des images dont vous désirez modifier le format, puis, cliquez sur l icône Redimensionner les images sélectionnées. N oubliez pas de remplir les champs de la fenêtre de Propriétés de l album : 15

18 Puis, complétez les champs suivants : Nom de l album. Répertoire de destination (il est IMPORTANT DE LE CHOISIR) Hauteur de l image courante. Hauteur des miniatures. Nombre de miniatures par lignes. Pour chacune des images, vous pouvez également donner une description en cliquant sur l icône. Vous pouvez également changer l ordre des photos de l album en les faisant descendre ou monter dans la liste des photos. Cliquer sur pour promouvoir et sur pour rétrograder la photo dans la liste. 16

19 Techniques de travail Retirer les balises secrètes de Word Une des techniques les plus utilisée pour le transfert d information dans votre site consiste à copier une information dans votre traitement de texte Word et à la coller dans la page de votre site. Vous remarquerez que, ce faisant, vous copiez également les styles du document d origine qui viennent en quelque sorte court-circuiter les éléments stylistique de votre propre site Web. Si vous désirez appliquer les caractéristiques prévues afin d uniformiser votre page Web à celles de l ensemble du site, vous devez d abord retirer les balises secrètes de Word. Pour ce faire, il existe deux techniques. Copier-coller dans le Bloc-notes Ouvrez le Bloc-notes pour y coller le texte copié de Word. Sélectionnez tout, puis copiez. Enfin, collez dans la fenêtre de votre éditeur «wysiwyg». Le texte ainsi collé sera expurgé des codes secrets de Word et vous pourrez y appliquer les éléments de la feuille de style. Utilisez l icône Copiez le texte dans Word et collez dans l éditeur «wysiwyg». Sélectionnez le texte collé, puis cliquez sur l icône. Éliminer les balises inutiles Lorsque que vous corrigez ou créez une nouvelle page dans votre site, il est important de bien respecter les styles de chacune des pages. Utilisez les styles de la feuille de style tels qu ils apparaissent dans l éditeur. Si vous désirez reproduire fidèlement la signature typographique du site, copiez, puis collez des extraits de textes puisés dans d autres pages. Ainsi votre travail sera conforme à toutes les pages de l ensemble du site qui présentera une belle uniformité graphique. Il se peut que lorsque vous copiez-collez un tableau que vous ayez de la difficulté à reproduire le même caractère ; pour retrouver le caractère d origine, éliminez la balise «P» que vous retrouvez au bas de la page de l éditeur «wysiwyg». Cliquez d abord sur le «p» au bas de la page, puis sur «Retirer» dans la liste des informations dans la colonne de droite de la fenêtre. Votre tableau ainsi viendra s équilibrer et les caractères retrouveront leur apparence d origine. 17

20 Respecter les styles Ainsi, il importe de respecter les styles du site. Fiez-vous au modèle des pages existante pour créer de nouvelles pages. Répandez cette idée que la qualité visuelle de votre site sera jugée à l harmonie et la constance de son apparence typographique. S inspirant d un design solide et original la maquette de base de votre site doit se refléter dans chacune des pages que vous construirez. Pour ce faire, suivez les instructions précédemment indiquées. Ainsi, reproduisez fidèlement les styles pour les éléments suivants : Les titres Le texte la police Les tableaux Les puces Vous pouvez retrouver la palette de styles en cliquant sur le bouton Afficher les styles de votre éditeur. 18

21 La GED (gestion électronique des documents et son arborescence) La gestion électronique des documents vous permet de déposer des documents (.doc,.pdf,.xls, etc.) et de les classer sous forme arborescence. Lorsque votre page comporte une GED, cliquez sur l icône aux changements désirés : afin de lancer l éditeur et procédez Utilisez les flèches Ajouter avant ou Ajouter après pour insérer un document à l endroit voulu, avant ou après un dossier de même niveau. 19

22 Choisissez le type d objet désiré et procédez selon les indications de la page de gestion pour chacun des éléments : Pour un sous-dossier : indiquez le nom du dossier. Pour un lien vers un site internet : précisez le lien URL. Pour une page Scriptor : indiquez le numéro de la page en cherchant avec la fenêtre de recherche. Pour un groupe de discussion : choisissez le groupe à partir de la fenêtre de recherche. Pour un lien vers une pièce jointe : importez la pièce en vous servant de la procédure «Parcourir» afin de la déposer dans le répertoire de destination, puis choisissez cette pièce en cliquant sur le triangle de sélection. Si le fichier est déjà dans un des répertoires, sélectionnez-le simplement. Pour faire le lien vers le contenu d un répertoire : parcourez dans la structure des répertoires et cliquez sur le répertoire désiré. Tout le contenu de ce répertoire sera alors accessible depuis l arborescence des documents (GED). Pour faire un lien vers un NetQuiz (produit du CCDMD), choisissez le quiz souhaité. Ajouter une pièce directement dans le contenu d un répertoire Lorsque vous repérez une section du site qui est gérée par la GED, procédez de la façon suivante pour ajouter des documents. Lorsque vous désirez ajouter dans un répertoire un nouveau dossier, un nouveau fichier ou changer l ordre de tri, cliquez sur les icônes correspondants. En cliquant sur l icône, les fichiers choisis sont déposés directement dans le bon répertoire sur le serveur ; vous pouvez ainsi, directement sur le site, gérer l ensemble des documents qui doivent être partagés par les usagers du site Web de la commission. 20

23 21

24 Éléments avancés du Mode expert Voici quelques éléments de gestion avancée de votre gestionnaire de contenu. Utilisez-les au besoin pour récupérer une copie de sauvegarde ou pour afficher un nouveau point d insertion. Options avancées : travail en mode expert Si vous désirez travailler en Mode expert, vous devez préalablement en obtenir la permission de votre Webmestre. Cet accès est protégé par la sécurité du serveur et seules les personnes désignées peuvent y avoir accès. L édition avancée est disponible depuis la barre d outils située au haut de votre page. Elle donne accès à tous les outils de gestion du site Web dont l éditeur de permet de lancer le mode d édition avancée vous donnant accès à l ensemble des outils d édition des pages Web du logiciel. Dans la grande majorité des cas vous n aurez pas à vous servir de ces outils avancés ; il est cependant intéressant de savoir qu ils existent et qu ils peuvent vous permettre de vous dépanner pour des tâches d édition spécifiques (comme insérer de nouveaux marqueurs ou charger une copie de sauvegarde). Pour afficher les options avancées de la gestion des pages Web, cliquez sur le bouton Édition et Édition de contenus dans la barre d outils. 22

25 Repérez la page que vous désirez modifier dans l arborescence des pages, cliquez sur l icône de la page afin de l afficher en mode d édition et procédez aux modifications désirées. Si vous désirez insérer d autres éléments dans la page, cliquez sur l icône Ajouter, puis cliquez sur Insérer dans le menu de gauche afin de déployer les éléments du menu et procédez aux manœuvres désirées. 23

26 Choisissez l objet que vous désirez insérer parmi la liste du menu et suivez les instructions dictées par la fenêtre des propriétés de l objet à insérer. Ajouter une nouvelle page ou un nouveau dossier Pour ajouter une nouvelle page dans le menu, cliquez d abord sur l icône l icône qui vous permet de gérer le plan de site.. Puis repérer Vous pouvez ainsi gérer toutes les pages de votre site : ajouter de nouvelles pages, de nouveaux dossiers, créer de nouvelles sections dans le menu, ajuster le fil d Ariane Insérer une nouvelle page Lorsque vous insérez une nouvelle page, faites-le à partir de l arborescence des pages en choisissant la position de la page dans l arborescence (avant ou après ). 24

27 Cliquez sur Nouveau dossier ou sur Nouveau document selon l objet que vous désirez créer. Tapez le nom de la page et sa description. Vérifiez si la page modèle convient (Créer à partir de la page) sinon changez le numéro de la page modèle. Cliquez sur Enregistrer. 25

28 Mode Arborescence Mode normal Mode gestion Pour passer en mode gestion lorsque vous naviguez dans l arborescence des pages Scriptor, cliquer sur le bouton Mode Arborescence. Pour afficher les icônes du Mode Gestion, cliquer sur Gestion. 26

29 Récupérer une copie de sauvegarde Pour récupérer une copie de sauvegarde, faites afficher la page Web désirée via l Éditeur de contenu, Naviguez dans l arborescence des pages. Repérez la page dont vous désirez faire afficher une version antérieure et cliquez sur Charger une copie de sauvegarde. Choisir la version désirée dans la liste déroulante, puis cliquez sur le bouton 27

30 28

31 Afficher un point d insertion / faire apparaître un marqueur Pour afficher un point d insertion, faites afficher la page Web désirée via le l Éditeur de contenu, naviguez dans l arborescence des pages. Repérez la page dans laquelle vous désirez faire apparaître des marqueurs (points d insertion). Cliquez sur Droits dans le menu, puis sur Marqueurs. Choisissez les points d insertions que vous désirez rendre visibles et Enregistrez. 29

32 30

33 Les vidéos (séquences animées) Pour insérer une séquence animée (une vidéo de YouTube par exemple) dans une page Scriptor, vous devez passer en mode expert. Cliquez sur un point d insertion, puis sur Insérer un vidéo dans la barre d outils verticale du gestionnaire de document. Si vous ne pouvez pas apercevoir de point d insertion, cliquez sur Droits et sur Marqueurs. Choisissez les marqueurs que vous désirez activer. Puis, procédez à l insertion de votre vidéo en cliquant sur Vidéo. Complétez les champs de la fenêtre Propriétés de la vidéo. 31

34 Dans le champ Code complet, vous pouvez donner l adresse d une séquence accessible depuis YouTube en y collant le code d accès tel qu il apparaît dans la fenêtre même de lecture de YouTube. Vous pouvez également choisir de faire démarrer la vidéo automatiquement au moment de l affichage de la page (cochez dans la case Démarrage automatique). 32