Un partenariat entre Les Services actuariels SAI et la Coopérative Belvédère communication

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1 Un partenariat entre Les Services actuariels SAI et la Coopérative Belvédère communication

2 Deux outils pour améliorer la gestion syndicale Sentinelle Système de gestion de membres

3 Sentinelle Application mobile

4 Sentinelle Système de gestion de membres

5 Présentation générale Le système de gestion de membres Sentinelle est un outil spécialement conçu pour améliorer la gestion inhérente à la mission syndicale. Sentinelle est une plateforme Web qui s adresse au personnel administratif du syndicat pour lui permettre de gagner du temps et d éliminer la gestion des dossiers papier. De plus, le système Sentinelle est accessible de partout et ne nécessite aucune installation. Le personnel syndical autorisé pourra donc y accéder, en utilisant une connexion hautement sécurisée, pour consulter ou modifier les dossiers courants. 5

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7 Système de gestion de membres Plus-value Le système de gestion de membres Sentinelle permet aux organisations syndicales de tenir un registre à jour de leurs membres et de leurs activités professionnelles. Amélioration du service aux membres Efficacité et économie d argent Amélioration dans la gestion des griefs et des dossiers de santé et sécurité Sécurité des données Le système fonctionne à partir d une plateforme Web et ne nécessite aucune installation de logiciel. Il est alors possible de consulter les données à partir de n importe quel poste de travail. Cependant, comme plusieurs informations dans le système de gestion de membres sont de nature confidentielle, Sentinelle est conçu de manière extrêmement sécuritaire et offre un accès très restreint aux utilisateurs. Ainsi, seules les personnes autorisées ont accès aux données. Élimination graduelle du papier Notifications par courriel Plateforme accessible de partout Centralisation de l information 7

8 Liste des principales fonctionnalités Gestion documentaire Boîte de réception Classement rapide Gestion des échéances Notification des usagers par courriel Rappels automatisés à l écran d accueil Dossier du membre Informations personnelles Accès à tous les dossiers (relations de travail et santé et sécurité du travail) Gestion des événements Présences aux assemblées Formations suivies Historique de poste occupationnel Documents liés au dossier Notes Gestion des griefs et des dossiers de santé et de sécurité du travail En ce qui concerne la gestion des griefs et des dossiers de santé et de sécurité du travail, chaque étape est confinée sous forme de «carte», de la mesure disciplinaire ou de la date de l événement jusqu à la décision de la CSST ou de l arbitre. Une «carte» conserve les dates, les documents, les notes, les présences et permet l envoi de notifications et de rappels aux usagers inscrits au dossier. Développement en continu : 8 Nous œuvrons continuellement au développement de Sentinelle afin de mieux répondre aux besoins des organisations syndicales.

9 Sentinelle est entièrement développé au Québec! Libérations syndicales Entrées des dates, des heures et descriptif Rapport de comptabilité Formations professionnelles Conservation des dates des sujets, de documents, etc. Configuration des profils Sélection des modules auxquels a droit chaque usager du système Postage et sondage Rejoindre vos membres par courriel Envoi d un sondage par courriel Données externes Importation de diverses données dans le système (cotisations, mouvements, statut, etc.) Projection de revenus à la retraite Module complémentaire (non inclus dans le système de base) Informations techniques Plateforme Web Aucune installation requise Accès sécurisés (https) Hébergement de système et de données inclus 9

10 Sentinelle Application mobile

11 Présentation générale Bien souvent, il est difficile de s y retrouver lorsqu on consulte sa convention collective. Pourtant, il s agit d un outil essentiel si l on veut bien comprendre ses conditions de travail. C est à partir de ce constat que la Coopérative Belvédère communication a eu l idée de créer l application mobile Sentinelle. Ce nouvel outil, disponible sur les téléphones iphone et Android, est destiné à l usage des membres de syndicats et leur permet de plonger directement au cœur de leurs conditions de travail. En effet, cette application mobile a été conçue afin de leur permettre d avoir accès aux données spécifiques de leur convention collective. Comment ça fonctionne? Dès la première utilisation, l utilisateur est invité à choisir le syndicat auquel il appartient et d inscrire les emplois qu il occupe. Ensuite, on lui demande d inscrire certaines données personnelles liées à son travail (ex : date d embauche, nombre d heures travaillées, etc.). En ayant accès à ces informations, nous pouvons alors lui présenter des données personnalisées à partir de sa convention collective, telles : Salaire Particularités salariales Vacances Avantages sociaux Régime de retraite Régime d assurances 11

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13 Application mobile Plus-value L application mobile Sentinelle représente un outil précieux pour les syndicats : Communication facile et efficace avec les membres Nouvelle corde à son arc pour rejoindre les jeunes Avantage concurrentiel sur les autres organisations syndicales Cette application mobile constitue également une grande plus-value pour les travailleurs et travailleuses: Accès simplifié à la convention collective Résumé personnalisé des conditions de travail Sécurité des données Pour plusieurs organisations, l application mobile Sentinelle est un outil précieux pour communiquer directement avec leurs membres. Pour cette raison, la sécurité des données et l authentification des utilisateurs sont des questions très importantes pour nous. L application mobile Sentinelle est donc conçue de manière à ce que les organisations elles-mêmes aient la possibilité de déterminer les informations requises pour s authentifier. Les organisations peuvent également exiger des informations supplémentaires pour permettre à l utilisateur d avoir accès à certains modules de l application, advenant qu on y retrouve des informations confidentielles. Possibilité de faire une plainte facilement et d effectuer un suivi en temps réel 13

14 Liste des principales fonctionnalités Données personnalisées de convention collective Salaire Particularités salariales Vacances Avantages sociaux Régime de retraite Régime d assurances Suivi des activités professionnelles Calcul des heures travaillées Calcul des déplacements remboursables Suivi des dépenses liées au travail avec possibilité de prise de photos de factures Synchronisation avec le calendrier Plaintes et messages Communication par courriel avec son représentant Possibilité de joindre une image, une vidéo ou un message sonore au courriel Accusé de réception à l ouverture du courriel 14 Développement en continu : Nous œuvrons continuellement au développement de Sentinelle afin de mieux répondre aux besoins des organisations syndicales.

15 Section «Actualité» Fil de nouvelles publiées par le syndicat Gestion à partir d une console Web facile d utilisation Possibilité de segmenter les destinataires des actualités Notifications «push» Possibilité de passer d un emploi à un autre Adaptation des données de convention collective Enregistrement des données selon l emploi sélectionné Sentinelle est entièrement développée au Québec! Informations techniques Application native développée pour ios et Android Rétrocompatibilité jusqu à ios 6 et Android 2.3 Mise à jour régulière des données de l application via une console de gestion Web Fonctionnel avec ou sans réseau cellulaire Sécurité des modules déterminée par le syndicat 15

16 Lien entre l application mobile et le système de gestion de membres Chacun des outils peut très bien vivre indépendamment, mais il existe un potentiel de complémentarité très fort entre le système de gestion de membres et l application mobile Sentinelle. En liant les deux systèmes, cinq nouvelles fonctionnalités peuvent alors s ajouter à l application mobile.

17 1 2 Accès sécurisé à «Mon dossier syndical» En joignant l application mobile au système de gestion de membres, l onglet «Mon dossier syndical» devient disponible dans le menu de l application. À partir de ce module, l utilisateur peut consulter certaines informations le concernant à l intérieur du système de gestion de membres. Ces informations sont déterminées par son syndicat (informations personnelles, dossier professionnel, suivi des griefs, etc.). Toutefois, comme les données affichées dans «Mon dossier syndical» sont de nature hautement confidentielle, il est important de demander un niveau de sécurité plus élaboré pour ouvrir le module. Possibilité de mettre à jour ses coordonnées Les informations personnelles de l utilisateur se trouvant dans la base de données du système de gestion de membres sont liées à l application mobile par le module «Mon dossier syndical». Ce module est conçu de manière à ce que les deux outils puissent ensuite communiquer entre eux. L utilisateur peut donc mettre ses informations à jour directement à partir de l application mobile. Ainsi, si l utilisateur déménage, change d adresse courriel ou de numéro de téléphone, le syndicat sera toujours en mesure de le contacter. Pour nous assurer de l authenticité de l utilisateur lorsqu il demande à avoir accès à «Mon dossier syndical», ce dernier doit faire une requête pour y avoir accès dès la première interaction avec le module.

18 3 Informations relatives aux griefs Le système de gestion de membres permet au syndicat de faire le suivi d un grief. Certaines de ces informations peuvent alors être intéressantes pour les membres dans le cadre de l application mobile. Sans présenter l ensemble des informations du dossier, voici les informations accessibles : Les étapes à suivre dans le cheminement du grief Ce qui a été fait dans le dossier Où en est le dossier et les étapes à venir Le nom du représentant responsable du dossier L objectif de ce module est de permettre au membre du syndicat de prendre facilement connaissance du cheminement de son dossier, de voir qui s en occupe et quels sont les délais à prévoir. 18

19 4 5 Module de sondage Certaines organisations veulent être en mesure de consulter facilement leurs membres sur différents enjeux. À l intérieur de «Mon dossier syndical», un module permet au syndicat d envoyer un formulaire de questions pour les membres inscrits dans le système de gestion de membres. Les réponses des utilisateurs sont ensuite enregistrées de façon anonyme dans une base de données, ce qui permet au syndicat de compiler facilement les résultats de la consultation. Création de catégories personnalisées Avec le système de gestion de membres Sentinelle, il est possible d obtenir plusieurs informations par catégories : âge, sexe, emploi, etc. En utilisant ces données, il est possible de créer des catégories spécifiques qui peuvent être reprises par l application mobile Sentinelle pour l envoi d alertes. Par exemple, il serait possible d envoyer un message à l ensemble des membres âgés de moins de 35 ans de façon à parler uniquement aux jeunes, ou d envoyer une alerte uniquement aux femmes pour leur souhaiter une bonne et heureuse Journée internationale des femmes. 19

20 coopbelvedere.com 565, boulevard Crémazie Est, bureau 2800 Montréal (Québec) H2M 2V6 & saiinc.qc.ca 201, avenue Laurier Est, bureau 430 Montréal (Québec) H2T 3E6

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