Les stagiaires internationaux et votre entreprise. Un guide pour les employeurs avec des exemples performants tirés de la pratique

Transcription

1 Les stagiaires internationaux et votre entreprise Un guide pour les employeurs avec des exemples performants tirés de la pratique Nous espérons que cette brochure vous aidera à tirer le meilleur parti de l expérience enrichissante apportée par un stagiaire étranger et vous permettra de promouvoir le dialogue interculturel.

2 Adresse : Dr. Laurent Borgmann Coordinateur du projet LIPS RheinAhrCampus, Remagen Université de sciences appliquées de Coblence Suedallee 2, D Remagen, Allemagne Ce projet est financé avec le soutien de la Commission européenne. Le présent guide reflète uniquement l opinion des auteurs. La Commission ne saurait être tenue responsable d une quelconque utilisation des informations qui y sont contenues. Auteur : Vera Klopprogge Photos : Arnold Schenk Tout avis concernant ce guide est le bienvenu; merci d envoyer vos commentaires et suggestions à Thomas Berger : berger@inter-research.de 2

3 Les stagiaires internationaux et votre entreprise Un guide pour les employeurs avec des exemples performants tirés de la pratique Les développements suivants visent à aider les employeurs à organiser avec succès des stages au sein de leur entreprise. Ce guide leur indiquera ce qu ils peuvent faire pour optimiser les qualifications et les compétences des stagiaires internationaux et obtenir ainsi d excellents résultats pour leur entreprise. Cette brochure constitue également un guide pour les employeurs qui n ont encore jamais organisé de stages au sein de leur entreprise ou qui n ont jamais employé de stagiaires étrangers. Le présent guide se base sur les expériences des employeurs et des stagiaires qui participent aux projets Leonardo da Vinci et LIPS (Préparation linguistique et interculturelle des étudiants au monde du travail), ces deux projets étant financés par la Commission européenne 1. Ce guide vous expliquera I. ce qu est un stage en entreprise et II. quels sont les avantages d embaucher un stagiaire étranger. Le guide vous exposera également de manière chronologique ce qui vous attend III. avant IV. pendant et V. après le stage. Une attention spéciale sera portée à la période du stage (point IV.), en insistant notamment sur les points suivants : relations personnelles, relations de travail et transfert des connaissances entre l employeur et le stagiaire. Des suggestions et des exemples concrets vous seront fournis pour vous donner des idées sur la meilleure manière d intégrer le stagiaire dans votre entreprise. 1 Le projet LIPS propose avant tout une formation en ligne qui prépare les étudiants à un stage à l étranger. Pour de plus amples informations, vous pouvez vous rendre à l adresse suivante : Les étudiants qui prévoient d effectuer un stage à l étranger peuvent tout d abord consulter la brochure de LIPS intitulée «Guide des stagiaires à l étranger». Ce guide traite des premières dispositions à prendre, des préparations à effectuer avant le départ et sur le lieu de destination ainsi que de différents sujets concernant l entreprise d accueil (premier contact, première rencontre personnelle, renseignement sur les règles et les conventions, traitement des problèmes, etc.). 3

4 Dans la partie concernant les relations personnelles, les relations de travail, l apprentissage et le transfert des connaissances, le guide mettra en avant les aspects interculturels. Il est important de prendre en considération ces aspects lorsque l on veut embaucher un stagiaire étranger. Vous trouverez en outre à la fin de cette brochure plusieurs liens utiles ainsi qu une liste récapitulative des différents points à observer lors de l organisation d un stage. Afin de donner aux employeurs une meilleure idée des cours de préparation en ligne de LIPS destinés aux stagiaires, plusieurs modules de formation seront brièvement exposés, dans la mesure où le contexte le permet. 4

5 I. Qu est-ce qu un stage en entreprise? Un stage en entreprise est un emploi temporaire pratique que les étudiants effectuent dans le cadre de leur formation universitaire. L étudiant qui effectue un tel stage est appelé «(étudiant-) stagiaire». Le système de stages en entreprise (également appelés «stages universitaires», «stages étudiants» ou «stage de formation professionnelle») diffère selon les pays. L organisation des stages est étroitement liée à la structure de la formation professionnelle et du système universitaire. Dans certains pays, les étudiants travaillent dans des entreprises en alternance avec des phases d enseignement théorique (cas des étudiants suivant une formation universitaire couplée à une formation pratique en entreprise), effectuent un stage pour faire une expérience pratique entre deux semestres d étude ou doivent effectuer un long stage après l obtention de leur diplôme, afin d obtenir l autorisation de travailler dans un certain domaine (exemple : en Allemagne pour les étudiants de sciences sociales). Il n y a pas que la longueur du stage qui peut varier (600 heures en Italie contre deux à trois ans aux Pays-Bas par exemple), mais également les exigences posées par les universités au niveau du stage. Il est utile de discuter de ce point avec le stagiaire. Cela aidera l employeur à mieux structurer les tâches, les projets et les délais ainsi qu à adapter le stage en fonction des exigences de l université du stagiaire. II. Quels sont les avantages d embaucher un stagiaire étranger? Un stagiaire étranger établit littéralement un pont vers un autre pays et une autre culture, étant donné qu elle / il parle une langue étrangère et qu elle / il connaît la structure économique de son pays, étant ainsi à même de contribuer aux études de marché effectuées dans ce pays. En outre, l employeur gagne un collaborateur enthousiaste et hautement formé, à bas prix maintient une source constante d idées neuves et de suggestions au sein de sa profession remplit les exigences en matière de recrutement avec des ressources humaines très flexibles bénéficie de la compétence interculturelle du stagiaire expérimente le recrutement au niveau international obtient une meilleure compréhension du marché international 5

6 III. Avant le stage Il est utile pour les deux parties de régler certains points avant le début du stage, comme notamment le contenu du travail la durée du stage le nombre d heures de travail hebdomadaires ou mensuelles les congés les droits et obligations du stagiaire les détails financiers et administratifs et les questions d assurance. Tout ceci peut être formulé dans un contrat écrit conclu entre l employeur et le stagiaire. Souvent, le stagiaire vous présentera un contrat établi par son université ou par son programme de bourse, ce qui vous simplifiera la tâche à ce sujet. Avant que le stagiaire n entre en fonction, il est préférable de rester en contact avec lui pour lui montrer que vous vous réjouissez de son arrivée et que vous êtes disposé à répondre aux questions qu il peut se poser. Il est également conseillé de fournir au stagiaire des informations sur les possibilités de logement et sur les transports publics de la ville d accueil ou de lui communiquer les coordonnées d anciens stagiaires afin qu il puisse profiter de leurs expériences. Un bon contact avant le stage peut constituer une base solide pour une coopération réussie entre votre société et le stagiaire. Dans le cours de formation en ligne de LIPS intitulé «Hands-on learning», les étudiants discutent des moyens d entrer en contact avec l employeur avant le stage, de la manière de rédiger des s professionnels et des différences de comportement selon les cultures. IV. Pendant le stage Plus tôt le stagiaire sera familiarisé avec son nouvel emploi, plus vite il se sentira à l aise et pourra se concentrer sur son travail. Vous pouvez notamment aider le stagiaire au cours des premiers jours à mieux connaître votre entreprise et la structure de travail. Vous pouvez ainsi lui montrer votre société ou organisation, lui expliquer les équipements techniques et le présenter à des collègues et à l environnement social. Il est également utile de fournir au stagiaire un organigramme dans lequel il pourra inscrire des notes ou le nom de ses collègues. Développer un plan de travail pour la durée du stage ou bien un plan hebdomadaire des activités aide à la fois l employeur et le stagiaire à communiquer et à satisfaire leurs attentes respectives. Une évaluation régulière des réalisations permettra à l employeur de mesurer les progrès du stagiaire et de préciser les objectifs fixés et aidera en outre le stagiaire dans son développement professionnel. 6

7 Défis spéciaux pendant le stage Les développements suivants n exposent pas seulement des situations spécifiques pouvant apparaître au cours du stage, mais offrent également des exemples et des suggestions sur la manière de faire face à ces défis et de pratiquer activement la diversité culturelle dont votre société ou votre organisation pourra tirer avantage. Relations personnelles Exemples / suggestions : Le contact personnel est très important pour une bonne relation entre l employeur et le stagiaire et peut fournir une bonne compréhension culturelle aux deux parties. Une communication ouverte permettra ainsi d éviter dès le début des malentendus causés par les différences interculturelles. En montrant au stagiaire que vous le respectez et le considérez comme un élément important de votre société, vous le motivez au but qu il donne le meilleur de luimême. En présentant le stagiaire à ses collègues et aux employés des autres services dès le premier jour de travail, vous montrez au stagiaire qu il constitue un élément important de votre société ou de votre organisation, non seulement pour le travail qu il fournira, mais également pour son influence personnelle sur l équipe. Le stagiaire peut être invité à partager son milieu culturel avec des collègues qui désirent en savoir plus à ce sujet. Le stagiaire peut par exemple exposer sa culture au cours d une brève présentation, ce qui permettra ainsi d attirer l attention des collaborateurs et des membres du service sur les différences de comportement et d habitude dues à la culture. Vous pouvez également fournir au stagiaire quelques informations sur vos procédures habituelles (exemple : quelle méthode vous privilégiez lors de la prise des décisions). Intégrer le stagiaire dans les activités est également un bon moyen de développer une relation positive, le stagiaire n ayant ainsi pas l impression d être ignoré. Il n y a rien de pire que des collègues qui prennent un café ou qui sortent le soir sans avoir demandé au stagiaire de se joindre à eux. Dans le module «Added value through a foreign intern» du cours de formation en ligne de LIPS intitulé «Hands-on learning», les étudiants apprennent comment ils peuvent utiliser au mieux leurs compétences et leurs connaissances (comme notamment leurs connaissances sur leur propre pays). Le stagiaire peut ainsi présenter les stratégies d entreprise, d organisation ou de marketing qui sont habituellement pratiquées dans son pays et que l on retrouve de manière similaire dans l entreprise d accueil. bonne pratique Pour les organisations qui travaillent au niveau de l Union européenne, il est courant que les stagiaires se présentent non seulement en serrant les mains des collègues, mais en se réunissant également de manière informelle avec les membres du service concerné autour d une tasse de café et de gâteaux. Une telle situation informelle permet d entrer plus facilement en contact avec les collègues. 7

8 Relations de travail Comme mentionné ci-dessus, un stagiaire étranger peut vous apporter de nombreux avantages, bien qu il puisse également constituer un défi pour vous. Des problèmes peuvent surgir (comme par exemple au niveau de la langue ou d un style de travail différent), étant donné que la culture et la langue de votre pays ne correspondent pas forcément au milieu culturel du stagiaire. L échange mutuel de réactions est un élément important pour traiter les défis. Pour le stagiaire, cela lui permet de savoir s il travaille dans la bonne direction ou non. D un autre côté, le stagiaire peut jouer le rôle d un observateur neutre (étant donné qu il est nouveau dans l entreprise) et peut ainsi identifier certains points que les employés les plus anciens ne peuvent pas voir en raison de leur fixation sur les détails et de leur incapacité d adopter une «vue large». Donner au stagiaire l opportunité de présenter les résultats de son travail auprès du supérieur hiérarchique ou d autres collègues vous permettra de mettre directement en œuvre les résultats ou conclusions du stagiaire dans votre quotidien professionnel, ce qui profitera à votre société ou à votre organisation. D un autre côté, le stagiaire sent que son travail est important pour votre société ou votre organisation. Exemples / suggestions : Attribuer au stagiaire un supérieur hiérarchique (employé permanent de votre entreprise) peut aider à rendre le travail du stagiaire performant pour votre société ou votre organisation, à condition que la personne choisie soit fiable et pousse le stagiaire à faire de son mieux. De même, le supérieur hiérarchique doit se montrer compréhensif et patient si le stagiaire a besoin d aide ou d explications spéciales, sa notion du travail pouvant être différente de la vôtre (notamment au niveau de la vitesse ou de la gestion des tâches). Cette coopération interculturelle entre le supérieur et le stagiaire peut augmenter la compétence interculturelle du supérieur, ce qui profitera également à d autres collègues. La collaboration entre le stagiaire et le supérieur hiérarchique doit être intensive, le stagiaire devant cependant avoir suffisamment de liberté pour développer ses propres idées. En fonction du projet, une réunion bihebdomadaire entre le supérieur et le stagiaire peut s avérer utile pour discuter des résultats et des prochaines étapes de travail. Une communication ouverte aide à prévenir les malentendus et les situations dans lesquelles le stagiaire ne sait pas exactement quoi faire ni comment exécuter une tâche. Cette collaboration intensive, mais flexible permettra de conclure avec succès le projet. Dans le module «Dealing with difficulties» du cours de formation en ligne de LIPS intitulé «Hands-on learning», les étudiants peuvent échanger leurs expériences et leurs stratégies sur la manière de traiter les problèmes au travail et de résoudre les quiproquos d origine interculturelle. good bonne practice pratique Dans une société informatique opérant au niveau mondial, les stagiaires doivent présenter au cours des derniers jours du stage les résultats de leur travail ou de leur projet ainsi que les choses qu ils ont apprises durant leur stage. 8

9 Transfert des connaissances entre l employeur et le stagiaire Lors de son stage, le stagiaire relie ses connaissances théoriques à un travail pratique. L employeur constitue pour ainsi dire le côté pratique de la formation du stagiaire ; d un autre côté, l employeur peut profiter des connaissances universitaires du stagiaire. Cela peut notamment être le cas, lorsqu il confie au stagiaire des activités de recherche spéciales. Exemples / suggestions : En plus d une présentation des résultats du stagiaire à la fin du stage, le supérieur hiérarchique ou un collaborateur peuvent confier au stagiaire un sujet à préparer et à présenter brièvement aux autres membres du service. Cette présentation peut porter sur une nouvelle théorie ou une nouvelle étude de cas et peut être tenue au début d une réunion ou en tant que préparation d un séminaire. La participation à des réunions et à des conférences peut être très profitable au stagiaire, lorsque celui-ci peut présenter ce sur quoi il travaille en ce moment. Le stagiaire obtient ainsi une meilleure vue d ensemble des projets en cours. Même si le stagiaire ne peut pas directement contribuer aux réunions, le fait de dresser le procès-verbal de la réunion ou d être un simple observateur (cf. le chapitre sur les «relations de travail») peut lui permettre d obtenir de nouvelles informations et de fournir par la suite une réaction à certaines personnes (au sujet de leur capacité de présentation par exemple). Pour l employeur, la participation du stagiaire aux réunions et aux conférences est un moyen de refléter la performance de la société. bonne pratique bonne pratique Une organisation des Nations Unies tient deux fois par semaine des briefings spéciaux à l heure du déjeuner, auxquels les stagiaires sont invités pour assister aux présentations des membres des différents services. Les stagiaires apprennent ainsi à connaître les différents services de l organisation et peuvent discuter de la présentation avec les autres stagiaires après le déjeuner. Dans une banque allemande bien connue, les stagiaires sont tous les jours tirés au sort pour déjeuner avec une personne. Cette personne peut être un stagiaire, une secrétaire, le chef d un service ou même un directeur. Au cours de ce repas informel, le stagiaire a l opportunité de discuter avec des gens qui font quelque chose de complètement différent que lui dans la société et en apprend ainsi plus sur cette dernière. 9

10 V. Après le stage Le stage en entreprise est une période importante pour le stagiaire : celui-ci effectue une expérience profitable dans un domaine où il sera susceptible de travailler après l obtention de son diplôme. C est pourquoi, une réaction détaillée de votre part aidera le stagiaire à développer sa carrière professionnelle, cette carrière pouvant éventuellement s effectuer par la suite dans votre société ou votre organisation. D un autre côté, le stagiaire peut communiquer les impressions accumulées au court de son séjour, l employeur pouvant ainsi mesurer les capacités de gestion de son personnel ou bien apprendre comment les visiteurs sont accueillis au sein de son entreprise, comment les objectifs sont atteints et comment les ressources sont utilisées. Dans certains pays, il est courant de remettre au stagiaire une lettre de référence à l issue du stage. Dans cette lettre, l employeur indique les tâches affectées au stagiaire ainsi que la manière dont celui-ci les a menées. Les aspects positifs peuvent être soulignés, comme «notamment sa capacité à travailler rapidement, souvent dans des délais courts». Dans d autres pays, de telles lettres de référence ne sont pas habituelles ; à la place, le stagiaire peut utiliser le nom de l employeur en tant que référence pour une autre candidature. Demandez au stagiaire ce qu il préfère et ce dont il a besoin pour son université ou pour ses objectifs professionnels. Vous avez fait une bonne expérience lors de l embauche d un stagiaire étranger? Pourquoi ne pas entrer en contact avec l université du stagiaire afin de proposer davantage de stages à d autres étudiants? Les universités de la Hesse, en Allemagne, offrent par exemple une base de données consacrée aux stages en entreprise (cf. le site Montrer à l extérieur que vous êtes une société ou une organisation orientée sur le plan international peut être intéressant pour vos relations publiques. Vous pouvez également demander au stagiaire d écrire un article pour votre site Internet ou Intranet ou bien pour votre newsletter et de présenter l expérience qu il a vécue au sein de votre société ou de votre organisation. 10

11 Liste récapitulative pour l employeur Le plus important : Contrat réglant la durée du stage, les tâches à effectuer, les moyens de subsistance, les assurances, etc. Information au sujet de votre société Contact avec le stagiaire avant le début du stage Affectation d un supérieur hiérarchique Introduction aux collègues, au système informatique, aux documents, au style de travail Plan de travail / rapport d activités et réaction régulière Recommandations : Echange interculturel (exemple : présentations, invitation à des manifestations et des fêtes culturelles, contact avec les gens du pays) Communication ouverte pour faire face aux problèmes causés par les différences culturelles Présentation intermédiaire et / ou finale des résultats du travail du stagiaire Evaluation finale / opinion du supérieur hiérarchique et du stagiaire Lettre de référence Liens utiles : Le cours de formation en ligne de LIPS intitulé «Hands-on learning!» vous aidera à améliorer vos capacités et vos compétences pour réussir votre stage à l étranger. Écoutez et abonnez-vous au premier podcast sur les thèmes interculturels : - avec un nouvel épisode audio toutes les deux semaines et - l examen des aspects interculturels de la communication. 11

12