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1 MICROSOFT ACCESS 1. Présentation et configuration Les Tables Les Relations Les Requêtes Options avancées : le publipostage

2 1. PRESENTATION ET CONFIGURATION Dans Access, une base de données est l'ensemble de tous les éléments permettant de gérer des données généralement liées. Sur le disque dur, une base de données représente un seul document, un seul fichier se terminant par mdb (Microsoft DataBase), ou accdb pour Access Personnaliser la barre d outils : Cliquer le bouton de personnalisation de la barre d outils et cocher les actions qui seront accessibles directement dans la barre d outils La ligne «Autres commandes» permet un accès plus détaillé des options de paramétrages du programmes Access. 2

3 Exemples : Ligne «Standard» et définition du dossier de travail par défaut Ligne «Feuille de données» et apparence des cellules 3

4 Ligne «Avancé» et afficher le nombre de documents récents 4

5 2. LES TABLES La table permet de stocker des informations dans une base de données, au fur et à mesure de leur saisie. Elle est composée de champs (ex. : Nom, Prénom, Adresse, Code postal, Ville). Chaque ligne de la table représente un client, un produit... et s'appelle un enregistrement. Création de tables : Depuis l onglet «Créer» cliquer le bouton «Création de table» 5

6 Saisir dans la colonne «Nom du champ» les informations utiles au projet. La colonne «Type de données» permet de valider la nature des données : 6

7 Il est important de saisir une information permettant d identifier une fiche précisément afin de pouvoir opérer des tris de manière fiable. Cette information est appelée «Clé Primaire» et s applique sur un champ particulier de la table. Dans cet exemple, le champ «N Dossier» est de type «Numéro Auto» (c'est-à-dire que chaque ligne de la table est référencée automatiquement par Access par un numéro unique : 1, 2,3, etc.) Pour activé ce champ en «clé primaire» il suffit de cliquer le bouton 7

8 Propriétés des champs. Pour chaque enregistrement, Access propose une fenêtre de propriétés Ici le champ «NomMatrimonial» est de type de données «Texte». Dans la fenêtre des propriétés, il est indiqué que tout caractère saisi dans ce champ sera formaté en majuscule : on inscrit en face l intitulé «format» le caractère «>» Voici les 4 principaux caractères et leur signification pour ce champ «format» de la fenêtre des propriétés de type de données «Texte» Caractère de texte requis & Caractère de texte non requis > Convertit les textes en majuscule < Convertit les textes en minuscule 8

9 Voici un autre exemple de formatage pour le type de données «Date et Heure» du champ «DateNaissance» Un masque de saisie a été validé. 9

10 Cliquer le bouton au bout du champ «Masque de saisie» pour lancer l assistant. Pour la date, choisir par exemple le format «Date, abrégé» Puis indiquer un type de caractère espace réservé, c'est-à-dire le caractère inscrit par défaut lorsque qu on inscrit une date. 10

11 Ainsi le format de date est automatisé par un masque qui facilite la saisie de l information. On ajoute dans le champ «Valide si» une expression : <Année("1950") Et >Année("1980") Ce qui signifie que toute saisie dans ce champ «Date Naissance» sera autorisé si la partie des années est supérieure à 1950 (<Année("1950") ) et inférieur à 1980 ( Et >Année("1980") ) Lorsque l on a terminé la saisie de champs et de leurs propriétés en mode «Création», on peut lancer la saisie des informations en mode «Feuille» Il est simple de basculer d un mode à l autre en appuyant directement sur le bouton situé en haut à gauche de la barre des boutons. Voici un exemple de saisie en mode «Feuille» des enregistrements de la table «Assures» 11

12 3. LES RELATIONS Lorsque l on a créé plusieurs Tables, il est utile voire nécessaire de réaliser une «Relation». Une relation permettra d effectuer une liaison permanente entre plusieurs tables afin d obtenir une parfaite cohérence de travail et de résultats. Par exemple les tables «Assures» (coordonnées des assuré) et «Assures situation» (situation médical d un assuré) peuvent être mise en relation afin d optimiser et de sécuriser la saisie des informations pour un assuré. Pour cela, cliquer l onglet «Feuille de données» puis sur le bouton «Relations» Access propose d établir les objets à relier : Tables, Requêtes ou les deux. Cliquer «Afficher la table», sélectionner les tables à relier puis cliquer «Ajouter» Fermer enfin la fenêtre. Fermer toute table précédemment ouverte. 12

13 Les 2 tables sont maintenant présentes dans la fenêtre des Relation. Le champ commun de ces tables est le champ «N Dossier». Pour mettre ce champ en relation sélectionner celui de la table «Assures» puis glisser le sur le champ «N Dossier» de la table «Assures Situation» La fenêtre de modification des relations s affiche. Cocher les options «Appliquer l intégrité référentiel» : > assure qu'il existe une valeur dans l'autre table reliée. En activant l'option "appliquer l'intégrité référentielle", Access s'assure que certaines règles d'intégrité d'une relation sont respectées. Il sera par la suite impossible de supprimer, modifier,...etc. n'importe quelle information d'une table de la clef secondaire. Cocher l option «Effacer en cascade les enregistrements» : > permet de s assurer que lorsqu un enregistrement d une table (par exemple un assuré) est supprimé, sa relation avec l autre table sera aussi «nettoyée». 13

14 14

15 La relation effectuée donne ce résultat : Le symbole «1» et «infini» désigne le type de relation (1 à plusieurs) établi par Access. En effet la clé primaire définie pour le champ «N Dossier» de la table «Assures» détermine la nature de la relation avec le champ «N Dossier» de la table «Assurés Situation» qui n est pas clé primaire. Cela signifie que plusieurs situations médicales sont acceptées pour un seul et unique assuré. (Relation 1 à plusieurs). Remarque : la table Assures possède maintenant un «+» devant chaque ligne d enregistrement. Cliquer dessus développe les champs de la table «Assurés Situation» qui peuvent ainsi être validés depuis la table «Assures». La relation a en quelque sorte intégrée la table «Assures Situation» dans la table «Assures». 15

16 4. LES REQUETES Les tables ne permettent pas de faire un tri ou un filtrage sur les enregistrements de la base de données Access. Cette fonction est dévolue en grande partie aux requêtes. Une requête est liée à une (ou plusieurs) tables, elle reprend ses données et les organise. Rentrer un enregistrement dans la requête ou dans la table revient donc strictement au même. Pour créer une requête (exemple : afficher les assurés par année de naissance (calcul d âge) qui ont une situation médical de type «Colon».) cliquer l onglet «Créer» puis le bouton «Création de requête» Sélectionner les tables ou requêtes existantes et cliquer le bouton «Ajouter» 16

17 Les champs des tables sélectionnées se présentent dans leur fenêtre respective. La relation établie est aussi indiquée. Cliquer et maintenir enfoncé pour placer dans la partie basse les champs nécessaire à la requête. (Genre et NomMatrimonial pour la table «Assures» et «Vaccination» pour la table «Assurés Situation») 17

18 Il est aussi possible d ajouter des champs directement dans le tableau de création : Pour afficher seulement l année de naissance (sans le jour et le mois) écrire dans la ligne «Champ» dans une colonne libre : Année: Année([DateNaissance]) Le champ sera intitulé «Année». (Premier terme de l expression) Année: Ce champ affichera la valeur «Année» du champ «DateNaissance» de la table «Assures» : Année([DateNaissance]) (Les parenthèses et les crochets sont nécessaires.) L expression à coté permet d afficher le calcul de l âge de l assuré : Age: Année(Date())-Année([DateNaissance]) Ici la partie «Année(Date())» récupère la date du jour et ne garde que la partie année. Puis cette valeur est soustraite à la partie année du champ «DateNaissance» de la table «Assures» : Année([DateNaissance]) «Age:» sera le nom du champ de cette requête. 18

19 Cliquer le bouton d affichage en «mode feuille» pour observer le résultat : Access permet de réaliser des tris depuis le mode feuille de données. Par exemple trier l âge des assurés de cette requête de plus petit au plus grand. Ou bien les âges supérieur à 50 ; etc. Cliquer la flèche à gauche du titre «Age». Valider le type de tri voulu. 19

20 5. OPTIONS AVANCEES : LE PUBLIPOSTAGE Access propose l option de publipostage permettant d intégrer automatiquement des informations d une table ou requête vers un document Word (nom, prénom, adresse ) Cliquer depuis l onglet Données externes le bouton d exportation et valider Fusion avec Microsoft Office Word 20

21 Sélectionner l option d attachement au document de traitement de texte. (Exemple : création d un nouveau document) Il est bien sur possible de rédiger le corps d un document Word avant de lancer le publipostage. 21

22 A ce moment le programme Microsoft Word s ouvre et propose en 6 étapes la rédaction et la mise en place du publipostage. 1) sélection du type de document (exemple : lettres) 22

23 2) sélection du document de base 3) sélection des destinataires (La référence est ici le document Access ouvert et la table sélectionnée (Assures)) Le lien «Modifier la liste de destinataire» permet de sélectionner les différents enregistrements de la table) 23

24 4) Écriture de votre lettre Il est proposé maintenant de rédiger la lettre depuis Word. Le lien «Insertion du bloc d adresse» permet de sélectionner un format pour ce bloc. Le bouton «Faire correspondre les champs» permet d associer précisément les champs du bloc aux champs de la table Access. 24

25 Pour finir, on peut insérer une salutation type. 5) Aperçu de votre lettre Avant de lancer l impression de la lettre, il est conseillé de vérifier le formatage final du document.(jeux de tabulation, renvoi de ligne, mise en forme des caractères ) Le publipostage ainsi réalisé permet d envoyer à tous les assurés référencés dans la table «Assures» du document Access un courrier commun de façon automatique. 25

26 Les boutons «avant» et «suivant» permettent de vérifier l intégration automatique des membres de la table «Assurés» et de leurs coordonnées dans la lettre type. 26

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