Comprendre le SGBDR Microsoft Access

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1 Comprendre le SGBDR Microsoft Access Bibliographie : «Programmation Access pour Windows 95», Edition Micro Application ISBN : «Au quotidien Microsoft Access 97» Edition Microsoft Press, ISBN: Richard CHBEIR richard.chbeir@u-bourgogne.fr

2 Plan de la présentation 1. Introduction 2. Création d une BD Access 3. Tables 4. Requêtes 5. Formulaires 6. Etats 7. Macros 8. Pages Web 9. Modules 10. Administration Access 2

3 1. Introduction 3

4 1. Introduction Définition SGBD Relationnel Pas cher Facile à utiliser Adapté au PME/PMI Compatibilité Windows Versions 1, 2, 95, 97, 2000, et XP (2002),

5 1. Introduction Installation Matériels requis PC Logiciels requis Windows 3.1, 9x, NT, 200x, XP Microsoft Office Professionnel Premium Séparé 5

6 1. Introduction Objets de la BD Access Table Requête (Query) Formulaire (Form) Etat (Report) Macro Module Pages WEB (uniquement version 2000 et XP) Manipulables comme des objets Windows (Copier, Coller, Supprimer, Renommer, etc.) 6

7 1. Introduction Architecture d Accessd Déclenchement Appel A Modules Définition de formulaire, table, etc. Appel Ouverture/filtre Exécution Fonctions Ouverture/filtre Macros Impression/Affichage/filtre Formulaires (Forms) Appel A Requêtes (Queries) Exécution Fonctions Appel Etats (Reports) Tables Flux de données A Exécution des requêtes sur des tables ouvertes 7

8 2. Création d une d base Access 8

9 2. Création d une d BD Access Méthodes Vide Basée sur des modèles prédéfinis 9

10 3. Tables 10

11 3. Tables Création des tables Il y a 2 types de méthodes 1. Manuelles Assistant Mode Création Mode Feuille de données 2. Automatiques Scripts Données Externes 11

12 3. Tables Méthodes manuelles 1. Assistant 12

13 3. Tables Méthodes manuelles 2. Mode Création Type de données» Texte» Mémo» Numérique» Date/heure» Monétaire» NuméroAuto» Oui/Non» Objet OLE» Lien hypertexte» Liste de choix Propriétés Taille, Format, Masque de saisie, Valeur par défaut, etc. Clé et index 13

14 3. Tables Méthodes automatiques 1. Script VB A partir des logiciels Atelier de Génie Logiciel (AGL) WinDesign, AMC Designer (PowerDesigner), etc. Passage par les modules Insertion du script Exécution 14

15 3. Tables Méthodes automatiques 2. Données externes Importer (duplication) Oracle, DB2, Sybase, Foxpro, etc. Attacher/Lier avec (pointeur) Oracle, DB2, Sybase, Foxpro, etc. Avantages Client/serveur (Access comme un client) Développement rapide Partage simple 15

16 3. Tables Access en Client Tables Access Oracle Sybase Attacher.mdb Attacher ODBC Attacher ODBC Réseau Ou en local Table A Table O Table S Access Comme Client 16

17 3. Tables Mode de visualisation Mode de création Il sert à créer ou à modifier la structure d une d table Mode Feuille de données Il permet de saisir les données, faire des tris, appliquer des filtres, etc. 17

18 4. Requêtes 18

19 4. Requêtes Types de requête Requêtes de sélection Requêtes paramétrées Requêtes action (Création, Ajout, Mise à jour, Suppression, etc.) 19

20 4. Requêtes Mode de visualisation Mode de création Il sert à créer une nouvelle requête ou à en modifier une existante Mode SQL Il permet de saisir du code SQL, et/ou de modifier le code SQL généré par Access Mode Feuille de données Il sert à afficher plusieurs lignes à la fois 20

21 4. Requêtes Création d une d requête Choisir l onglet Requête Cliquer sur Nouveau Choisir Mode Création/Assistant Sélectionner les tables (ou de requêtes) utiles pour la création de la nouvelle requête Etablir les liens entre ces tables et ces requêtes (quand ils n existent pas) Ecrire les critères et/ou les opérations d'interrogation Choisir le type de la requête Enfin, lancer de la requête (!). 21

22 4. Requêtes Exemple Voici le schéma d une BD 22

23 4. Requêtes Requête de sélections Trouver Nom, adresse, ville et téléphone de tous les clients qui habitent Londres En SQL: SELECT Nom, Adresse, Ville, Téléphone FROM Clients WHERE Ville = "London En QBE!

24 4. Requêtes Requête paramétr trée Trouver Nom, adresse, ville, téléphone et fax d un client donné En SQL: SELECT Nom, Adresse, Ville, Téléphone, Fax FROM Clients WHERE Nom =[Donnez le nom] En QBE 24

25 4. Requêtes Requête avec opération Trouver la quantité du produit numéro 1 vendu par chaque employé En SQL: SELECT Commandes.[N employé], Sum([Détails commandes].quantité) FROM Commandes, [Détails commandes] WHERE (((Commandes.[N commande])=[détails commandes].[n commande])) GROUP BY Commandes.[N employé], [Détails commandes].[réf produit] HAVING ((([Détails commandes].[réf produit])=1)); En QBE 25

26 4. Requêtes Très s important Quels sont les caractères génériques acceptés dans les critères d interrogation?? Tout caractère unique * Aucun ou plusieurs caractères quelconques # Tout chiffre unique (de 0 à 9) Comme (LIKE en SQL) permet de faire une comparaison approximative Exemple: Comme ## PetitJean dans adresse: toutes les personnes qui habitent la rue PetitJean et dont le numéro est compris entre 00 et 99 26

27 4. Requêtes Conseil pour les requêtes d action Avant de créer une requête d action, Ecrivez d abord la même requête de sélection, Testez-la Puis convertissez-la en une requête action 27

28 5. Formulaires 28

29 5. Formulaires Définition Permet de saisir, modifier, et visualiser des données Les données d'un formulaire peuvent être: Dépendantes d'une table ou d'une requête. Indépendantes (texte, logo, calcul,...). 29

30 5. Formulaires Types de Formulaires Formulaires en colonne simple Formulaires Tabulaires 30

31 5. Formulaires Création Mode de création Il sert à créer un nouveau formulaire ou à en modifier un existant Mode Formulaire (ou colonne simple) Il est utilisé pour créer, saisir et afficher des données. La visualisation des données est faite fiche par fiche. Mode feuille de données Il ressemble beaucoup et étrangement au mode tabulaire Mode Tabulaire Il sert à afficher plusieurs lignes à la fois 31

32 5. Formulaires Formulaire en mode création Différents modes Formulaire vierge Barre à outils 32

33 5. Formulaires Structure d un formulaire Un formulaire est décomposé en plusieurs parties: En-tête de formulaire (utilisé pour la présentation à l écran). Ex: titre du formulaire, noms de colonnes. En-tête de page : idem que l en-tête de formulaire. Utilisé au niveau impression uniquement Détail: contient les enregistrements (données). Pied de formulaire : idem que l en-tête. Pied de page (utile si vous voulez imprimer un formulaire). Ex: numéro de pages Par défaut, seule la partie détail apparaît Mais comment les afficher? 33

34 5. Formulaires La boîte à outils Étiquette Groupe d'options bouton d'option liste modifiable Bouton Objet indép. saut de page Sous formulaire Rectangle Zone de texte Bouton bascule Case a cocher Zone de liste Graphique Objet dépendant Contrôle d Onglets trait Autres 34

35 5. Formulaires Les contrôles Tout le contenu d'un formulaire est affiché à l aide d éléments appelés contrôles : Contrôle dépendant : Associé à un champs provenant d une table ou d une requête Contrôle indépendant Pour afficher des rectangles, des traits et des images Contrôle calculé : Pour afficher des valeurs provenant d'une expression Par exemple : [Prix unitaire] * 0,75 35

36 5. Formulaires Les contrôles Chaque contrôle a ses propres propriétés (Format, Données, événements, etc.) Les événements dépendent de chaque type de contrôle 36

37 5. Formulaires Comment créer un contrôle dépendant? 1- Je click 2- Je glisse-déplace 37

38 5. Formulaires Et les autres contrôles? Exemple d'un contrôle dépendant : la propriété Source contrôle contient le nom d'un champ de la source du formulaire. Exemple d'un contrôle indépendant : la propriété Source contrôle est vide. L'intérêt des contrôles indépendants, réside dans la possibilité de créer des champs calculés. 38

39 5. Formulaires La notion de champ calculé Un champ calculé est une expression constituée de toute combinaison valide d'opérateurs, de fonctions et de références à d'autres contrôles. Pour afficher la date dans un contrôle, il suffit de taper dans Source contrôle l'expression =Date(). 39

40 5. Formulaires Verrouiller les champs calculés 40

41 5. Formulaires Désignation Pour réutiliser la valeur saisie dans un champ, il faut juste noter le nom du champ (ou contrôle) concerné placé entre crochets. Exemple: afficher la valeur saisie dans le champ Port (du même formulaire) augmenté de 10 = [port]

42 5. Formulaires Désignation Pour récupérer la valeur: d'un contrôle dans un autre formulaire : Formulaires![NomFormulaire]![NomContrôle] 42

43 5. Formulaires Le générateur g d'expression Access est pourvu d'un ensemble de fonctions prédéfinies très riche. Pour les découvrir, il suffit de faire appel au Générateur d'expression en cliquant sur Cet outil est accessible aux différents endroits autorisant l'entrée d'une expression (Requête, formulaire, et état) 43

44 5. Formulaires Comment afficher l heure l? 44

45 5. Formulaires A quoi servent les boutons? Ils sont utilisés pour différents types opérations Ouvrir formulaire, fermer formulaire, Navigation dans les enregistrement (suivant, précédent, ) Lancer Word, Quitter l application Impression Calculs Ils peuvent être générés automatiquement (il suffit de suivre les instructions qui apparaissent Démonstration 45

46 5. Formulaires Et les listes déroulantes d? Permettent de sélectionner une valeur dans une liste prédéfinie. Les valeurs peuvent être extraites à partir d'une table ou d'une requête. Deux types de listes une zone de liste qui comprend une série de valeurs parmi lesquelles vous pouvez faire votre choix. Cette liste reste toujours affichée dans le formulaire. une zone de liste modifiable : c'est la combinaison d'une zone de texte et d'une zone de liste. Vous pouvez soit choisir une valeur dans la liste, tapez une nouvelle valeur. 46

47 5. Formulaires Pourquoi un sous-formulaire? Un sous-formulaire est tout simplement un formulaire inclus dans un autre formulaire. Un sous-formulaire peut servir à afficher Des relations un-un Des relations un-plusieurs Exemples: Affichage des commandes par Client (Utilisation d un seul sous-formulaire) Affichage pour chaque client de la liste des commandes obtenus et des détails de chaque commande (Utilisation de deux sous-formulaires) 47

48 5. Formulaires Conseils pratiques Utiliser Access pour générer un menu principal (outils/utilitaire de base de données/gestionnaire de menu Général) Utiliser des formulaires : D orientation De maintenance de la BD 48

49 6. Etats 49

50 6. Etats Définition Permet de visualiser et d imprimer des données Provenant d'une table ou d'une requête, indépendantes (texte, graphiques, et statistiques,..) 50

51 6. Etats Comment créer un état? Démonstration 51

52 7. Macros 52

53 7. Macros Définition C est un ensemble d actions successives. Ces actions correspondent à des tâches prédéfinies dans Access Plusieurs types : Ouvrir un formulaire, Exécuter une requête, Imprimer un état, etc. Afficher des messages (d alerte, d erreur, etc.) Changer le pointeur de la souris Personnaliser le menu des formulaires Quitter une application, lancer Internet, etc. Etc. 53

54 7. Macros Comment créer une macro? Démonstration (encore une) 54

55 7. Macros Macros importantes Certaines macros ont une certaine importance AutoExec : Elle est exécutée lors du lancement de la base AutoKeys : Elle permet de donner à certaines touches du clavier certaines actions spécifiques 55

56 7. Macros Exemple Macro 1 Autokeys: 1- Saisir dans nom de macros ^A or ^4 CTRL+ un caractère {F1} la touche F1 ^{F1} CTRL+F1 +{F1} SHIFT+F1 %+{ F1} ALT+SHIFT+F1 2- Les actions correspondantes 56

57 7. Macros Exemple Macro 2 AutoExec 57

58 7. Macros Comment? Insérer une macro dans un événement 58

59 7. Macros Comment? Accéder à une commande dans une macro 59

60 7. Macros Exemple Macro 3 Pour créer une barre de menus 1. Créer chaque menu dans une macro séparée 2. Définir le contenu menu dans une autre macro 60

61 7. Macros Exemple Macro 3 3. Préciser le menu du formulaire 4. Tester le résultatr 61

62 Important Toute macro peut être convertie en VB VBA Mais comment? 62

63 8. Pages Web 63

64 8. Pages Web Création 64

65 Remarque Access permet de créer les pages Mais ne les gère pas Il faut juste un lien vers la page Si on déplace la BDD, Access est incapable de l interdire Démonstration 65

66 9. Modules 66

67 9. Modules Visual Basic pour Application (VBA) 67

68 9. Modules Quand utiliser les modules? Répondre à un besoin complexe Gérer les erreurs Gérer des évènements paramétrés Interagir avec une autre application ou avec DDE (Dynamic Data Exchange) Appeler des API de Windows Manipuler les jeux d enregistrements Désirer des meilleurs performances (Maintenance) Etre pro quoi ;) 68

69 10. Administration Access DBA 69

70 10. Administration Access Définition Définition du schéma Analyse De performance, table, etc. Conversion Compression Réparation Cryptage Migration Sécurité Autorisation, groupe d utilisateur, mots de passe, etc. Réplication 70

71 10. Administration Access Schéma de la base 71

72 10. Administration Access Utilisation distribuée e d une d DB Access a été conçu pour fonctionner en mode multi-utilisateurs (accès simultané à la même base par plusieurs personnes). Pour cela, une méthode simple consiste à "fractionnée" la base (base.mdb) dans une nouvelle base partagée (base_fractionnée.mdb). 72

73 10. Administration Access Comment fractionner une base (1) Access 2000-XP: menu principal Outils/Utilitaires de base de données Access : menu principal Outils/Compléments 73

74 10. Administration Access Comment fractionner une base (2) Enregistrer sous : le nom de la base MDB partagée (ex: base_fractionnée.mdb) Ce fichier doit être placé dans un dossier partagé sur le réseau. Ce fichier contient uniquement les tables. 74

75 10. Administration Access Résultat La base initiale base.mdb contient maintenant des tables attachées (ou liées) uniquement. Naturellement, Access devra être installé sur chaque poste à partir duquel l'application pourra être lancée. 75

76 10. Administration Access La mise à jour des attaches Access 2000-XP: menu Outils/Utilitaires de base de données/ Gestionnaire de tables liées Access 95-97: menu Outils/Compléments/Mise à jour des liens. 76

77 10. Administration Access La gestion des conflits d'accès Si deux utilisateurs modifient le même enregistrements de la même table un conflit sera signalé. En fait, le premier utilisateur U1 qui sauvegardera ses modifications pourra poursuivre sans être importuné par son collègue. Par contre, lorsque le deuxième U2 tentera d'en faire de même, il sera averti par l'affichage du message suivant, qu'un changement a eu lieu sur l'enregistrement qu'il tente de modifier. 77

78 A vous maintenant 78

79 A rendre 1. Est-ce qu Access est capable d interagir avec Excel? Si oui, Comment? 2. Quels sont les intérêts de compacter une base Access? 3. Comment faire une réplication sous Access? 4. A quoi sert le menu Outils/démarrage? 79