POSITION DESCRIPTION DESCRIPTION DE TRAVAIL

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1 Titre du poste de la superviseure ou du superviseur : Numéro du poste de la superviseure ou du superviseur : Coordinator IT/IM Coordinatrice ou coordinateur TI /GI Bil. Des. / Dés. bil. : PURPOSE OF POSITION Under the general supervision of the Information Technology Coordinator and as a member of the Information Technology (IT) Section, the is responsible for the development, implementation and maintenance of the overall network infrastructure and systems and related projects and coordinating the project-related activities of a diverse implementation team consisting of external consultants, technical staff and end-users. Also responsible for overseeing the operations of the desktop and help desk services to the user community. The evaluates the business and information needs of the organization in order to develop recommendations and manage the implementation of solutions to business and related technology requirements and problems. STATEMENT OF RESPONSIBILITIES OBJET DU POSTE Sous la surveillance générale de la coordonnatrice ou du coordonnateur, technologie de l information, à titre de membre de la section des Technologies de l information (TI), la superviseure ou le superviseur aux est chargé de concevoir, installer et gérer l infrastructure et les systèmes réseau et de coordonner les activités dans le cadre de projets entrepris par une équipe diversifiée d intervenants composée de consultants externes, de membres du personnel technique et d utilisateurs finaux. Le ou la titulaire du poste supervise également les services de soutien et de dépannage offerts aux usagers. La superviseure ou le superviseur aux opérations des TI/GI évalue les besoins de l organisation en matière d administration et d information en vue de formuler des recommandations et mettre en œuvre des solutions répondant aux exigences et aux problèmes. ÉNONCÉ DES FONCTIONS Supervises the daily activities of the user support and network support operations including the overall client services, maintenance of the organization s networking technology and collaboration with the network Superviser les activités quotidiennes relatives aux services de réseautique et de soutien aux usagers, notamment l ensemble des services à la clientèle, la Page 1 of/de 13 G:\Staffing\POSITION CONTROL\FIMB\Information Technology\ IT IM Operations \2014 Competitions\FINAL_Bilingual_JD_3600_0023_ IT_ IM_Operations_.docx

2 team members on the implementation, testing deployment and integration of network systems. Establishes and documents project requirements, scope, time and cost parameters for the various projects for approval and implement projects within the approved constraints. Assigns and coordinates IT project resources to ensure efficient use of time and resources to meet requirements. Oversees network support operations and user support operations, including call service resolution, call logging, task assignments and problem service escalation to ensure that the user needs are met in a timely manner. Oversees the implementation, administration and maintaining of the network systems and applications including the electronic mail and groupware systems and fine-tuning the network operations and related infrastructure. Supervises the Network Support team and the User Support Team by establishing work priorities and overseeing staff training, work and leave schedules. maintenance de l infrastructure réseau et la collaboration avec les membres de l équipe de réseau en ce qui concerne la mise en place, la mise à l essai et l intégration des systèmes réseau. Définir et documenter les besoins, la portée, l échéancier et les paramètres des projets à réaliser, en vue de les faire approuver; les mettre en œuvre en respectant les contraintes fixées. Désigner et coordonner les ressources affectées aux projets de TI de façon à faire un usage efficace du temps et de la main-d œuvre tout en répondant aux besoins. Surveiller les activités de soutien réseau et de soutien aux usagers : résolution et consignation des appels, attribution des tâches et résolution des problèmes, afin de répondre aux besoins des usagers en temps opportun. Surveiller la mise en œuvre, l administration et la maintenance des systèmes et des applications réseau, y compris le courrier électronique et la collectique, dans le but d en régler le fonctionnement et l infrastructure. Superviser le travail de l équipe de soutien réseau et de soutien aux usagers; établir des priorités et s occuper de la formation du personnel et des horaires de travail et de congé. Page 2 of/de 13 G:\Staffing\POSITION CONTROL\FIMB\Information Technology\ IT IM Operations \2014

3 Leads and coordinates project teams during project development and implementation. Identifies and secures recruiting of internal and external resources with the expertise as required to achieve project goals and objectives. Administers the network infrastructure and computer hardware and software acquisition, installations, upgrades and repairs. Trains and deploys technical staff as required. Secures or provides training to the end-users. As a strategic member of the Information Technology team, leads and/or provides input into the development of plans, standards, policies and procedures. Provides input to IT staffing and budgeting process in order to help establish and maintain budget and staffing resources to effectively accomplish the goals and objectives of the various projects. Establishes, manages and coordinates the entire system development life cycle process from analysis and planning through to project implementation, testing, and delivery of the final product. Diriger les équipes de travail pendant l élaboration et la réalisation des projets. Désigner et recruter des ressources internes et externes dotées des compétences requises en fonction des buts et objectifs des projets. Gérer l infrastructure réseau, l acquisition de matériel informatique et de logiciels, l installation, les mises à niveau et les réparations. Former et déployer les membres du personnel technique suivant les besoins. Organiser ou offrir des formations aux utilisateurs finaux. À titre de membre stratégique de l équipe des Technologies de l information, piloter l élaboration des plans, des normes, des politiques et des procédures ou les commenter. Participer au processus de dotation et de budgétisation en matière de TI afin de prévoir des ressources et des effectifs suffisants pour réaliser les buts et objectifs des différents projets. Établir, gérer et coordonner la gestion du cycle d élaboration des systèmes, depuis l analyse et la planification jusqu à l installation, la mise à l essai et la livraison du produit final. Develops an overall view and documentation of the business systems and processes used in the organization and provide recommendations towards improving organizational, branch and section Élaborer une vue d ensemble des systèmes administratifs et formuler des recommandations dans le but d améliorer le fonctionnement de l organisation, de ses divisions et Page 3 of/de 13 G:\Staffing\POSITION CONTROL\FIMB\Information Technology\ IT IM Operations \2014

4 operating processes. Establishes and maintains close working relationships with organizational units to identify, understands and documents the business processes, problems and requirements. Gathers and analyzes data in support of business cases, proposed projects, and systems requirements. Plans, designs, develops, and implements efficient information systems and processes in support of core organizational and business unit functions. Provides to the IT Coordinator cost/benefit analysis and other evaluation reports as required to justify implementing new solutions and/or processes. Communicates business needs, issues and changes expeditiously to the IT Coordinator and suggests appropriate solutions to issues. Establishes and maintains communication and coordination between the various parties involved in the project. de ses sections. Établir et entretenir des relations de travail étroites avec les unités organisationnelles dans le but de définir, analyser et documenter les processus administratifs, les problèmes et les besoins. Recueillir et analyser les données à l appui des demandes motivées, des propositions de projet et des besoins en systèmes. Planifier, concevoir et mettre en œuvre des systèmes et des processus d information efficaces destinés aux fonctions essentielles de l organisation et de ses unités. Transmettre au coordonnateur ou à la coordonnatrice des TI des analyses coûts-avantages et d autres rapports d évaluation pour justifier l adoption de nouveaux processus ou solutions. Communiquer sans délai au coordonnateur ou à la coordonnatrice des TI toute information sur les besoins administratifs, les problèmes et les changements et proposer des solutions appropriées. Établir et maintenir des liens de communication et de coordination entre les différentes parties impliquées dans un projet. Manages deviations from plan and escalates decisions and unresolved issues to the Project Steering Committee. Gérer les écarts relevés par rapport aux plans et transmettre les décisions et les problèmes non résolus au comité directeur du projet. Page 4 of/de 13 G:\Staffing\POSITION CONTROL\FIMB\Information Technology\ IT IM Operations \2014

5 Ensures organization satisfaction, project acceptance and maintenance of good business relationships. Provides regular and timely reports and recommendations to the project team and the project steering committee. Performs software analysis, evaluation and make recommendations as required. Assesses organizational and applications requirements; plans, design and upgrade network installation projects. Troubleshoots network architecture and making recommendations for system fixes and enhancements and reducing operational costs and providing high-level technical support for unresolved help desk issues. Creates updates and follows quality assurance procedures. Creates technical and user documentation for applications and processes. Veiller au degré de satisfaction et d adhésion aux projets et à l entretien de bonnes relations au sein de l organisation. Faire rapport régulièrement à l équipe de projet et au comité de direction de projet et leur présenter des recommandations. Effectuer l analyse et l évaluation de logiciels et formuler des recommandations au besoin. Analyser les besoins organisationnels en matière d applications; planifier, concevoir et mettre à niveau les projets d installation de réseaux. Relever les problèmes touchant l architecture réseau et recommander des mesures destinées à l améliorer, à réduire les coûts de fonctionnement et à fournir un soutien technique de haut niveau pour résoudre les problèmes non résolus par le service de dépannage. Créer des mises à jour et suivre les procédures en matière d assurance de la qualité. Préparer des documents techniques et généraux sur les applications et les processus. Ensures technical and user training is provided to the IT staff for the various applications to ensure that they can provide first level support to the user community. Veiller à ce que le personnel des TI reçoive la formation technique nécessaire sur les différentes applications pour être en mesure d'offrir du Page 5 of/de 13 G:\Staffing\POSITION CONTROL\FIMB\Information Technology\ IT IM Operations \2014

6 soutien de première ligne aux usagers. Works with other IT staff to address networking, software and hardware requirements. Maintains a competent level of expertise on relevant current and emerging information technologies that may be beneficial to the PSAC. Participates in seminars, presentations, industry associations, training, etc., as required to stay current. Undertakes specific projects, tasks and studies as required. Coordinate IT applications development projects from planning to implementation. Collaborer avec d'autres membres du personnel des TI à la définition des besoins en matière de réseau, de logiciels et de matériel informatique. Tenir ses compétences à jour en matière de technologies de l'information, actuelles et nouvelles, susceptibles d'être utiles à l'afpc. Assister aux besoins à des séminaires, à des présentations, à des rencontres de l'industrie, à des formations, etc. pour se tenir à jour. Mener à bien des projets, des tâches et des études selon les besoins. Coordonner des projets de développement d applications TI, depuis la planification jusqu'à la mise en œuvre. QUALIFICATIONS A Bachelor degree in Computer Science, Computer Networking, or in a computer-related or a relevant discipline or a combination of education and experience in project management, network operations, call centre or desktop support and structured systems analysis techniques and systems development life cycle methodologies. QUALITÉS REQUISES Baccalauréat en informatique, en réseautique ou dans une discipline connexe ou pertinente, ou une combinaison de formation et d expérience dans les domaines suivants : gestion de projet, administration de réseau, services de dépannage et de soutien, techniques d analyse des systèmes structurés, cycle d élaboration des systèmes. Page 6 of/de 13 G:\Staffing\POSITION CONTROL\FIMB\Information Technology\ IT IM Operations \2014

7 A networking certification from Microsoft, Cisco or Novell. Project Management certification, ITIL, CoBIT, TOGAF would be an asset. A minimum of seven (7) years demonstrated working experience in a supervising role, in structured systems analysis and design, project management and network operations with data centres and user support operations. A minimum of seven (7) years demonstrated working experience in applications development and with network operating systems such as Windows Server, Linux, Novell and Cisco. A minimum of seven (7) years demonstrated working experience managing complex projects. Certificat en réseautique délivré par Microsoft, Cisco ou Novell. Certificat en gestion de projet. ITIL, CoBit et TOGAF un atout. Au moins sept (7) ans d expérience professionnelle démontrée dans un rôle de direction dans les domaines suivants : analyse et conception des systèmes structurés, gestion de projet, réseautique, centre de données et services de soutien aux usagers. Au moins sept (7) ans d expérience professionnelle démontrée en développement d applications et en systèmes d exploitation de réseaux comme Windows Server, Linux, Novell et Cisco. Au moins sept (7) ans d expérience professionnelle démontrée en gestion de projets complexes. Solid experience in planning and managing a unit's design, development, implementation and optimization of infrastructure services components (Linux, Windows servers, NetApp, Terminal Services, VMWARE, Active Directory, Novell edir and LDAP, Security monitoring and protection services, software distribution and automation, patch management, Microsoft Exchange, desktop platform selection, desktop image and standardization, Anti-Virus, desktop security packages, desktop policy and compliance and mobile computing/pda standardization, Telephony, Internet). Solide expérience en planification et en gestion relatives à la conception, l élaboration, la mise en œuvre et l optimisation des composantes des services d infrastructure (Linux, serveurs Windows, NetApp, Terminal Services, VMWARE, Active Directory, Novell edir and LDAP, services de protection et de surveillance de la sécurité, distribution et automatisation des logiciels, gestion des correctifs, Microsoft Exchange, choix de la plateforme des postes de travail, normalisation des fonds d écran, antivirus, trousses de sécurité des postes Page 7 of/de 13 G:\Staffing\POSITION CONTROL\FIMB\Information Technology\ IT IM Operations \2014

8 de travail, politique en matière d informatique, normalisation relative à l informatique mobile et aux assistants numériques, téléphonie, Internet). Solid experience with a variety of network protocols, software and hardware involved in LAN and WAN operations. Solid experience working with data and voice networking. In-depth technical knowledge of network infractures, disaster recovery and business continuity, servers and computers operating systems, including common Internetwork Operating System, firewall, Communications Manager and Polycom video conference solutions. Solide expérience de travail avec un éventail de protocoles, de logiciels et de matériel utilisés dans les réseaux local et étendu. Solide expérience en réseau de données et d audiomessagerie. Connaissances techniques approfondies en infrastructure réseau, reprise après sinistre, continuité des activités, serveurs et systèmes d exploitation, dont Internetwork Operating System, pare-feu, Communications Manager et les services de vidéoconférence Polycom. Solid understanding of Microsoft Technology Stack (.NET, IIS, SQL Server, Active Directory, DNS, DHCP, WINS, Exchange, Lync, Sharepoint). Excellent analytical and problemsolving skills. Demonstrated ability to analyze and understand the functionality of existing database applications. Demonstrated ability to provide comprehensive and technically sound advice to management, computer users and technical staff in specific technical and business process areas. Solide connaissance de Microsoft Technology Stack (.NET, IIS, SQL Server, Active Directory, DNS, DHCP, WINS, Exchange, Lync, Sharepoint). Excellentes aptitudes pour l analyse et la résolution de problèmes. Capacité démontrée d analyser la fonctionnalité des applications de gestion des bases de données en place. Capacité démontrée de prodiguer des conseils pertinents à la direction, aux usagers et au personnel technique dans des domaines techniques et administratifs précis. Page 8 of/de 13 G:\Staffing\POSITION CONTROL\FIMB\Information Technology\ IT IM Operations \2014

9 Demonstrated ability in creating system and end-user documentation including requirements definitions, flow charts, Gantt charts, data flow diagrams and training documents. Demonstrated ability to install, evaluate and implement into production various vendors supplied packages. Strong ability in developing action plans and making presentations of plans and reports to management. Ability to adapt in a fast-paced environment with rapidly changing technology. Ability to effectively schedule tasks and assignments, deal with competing priorities and remain effective during pressure situations. Ability to comfortably manage and mentor a team as they diagnose and solve complicated desktop and networking problems. Ability to remain calm under pressure and define and build out crisis management and escalation procedures. Capacité démontrée de rédiger des documents techniques et généraux, notamment : définitions des besoins, organigrammes, diagrammes de Gantt, diagrammes de flux des données et guides de formation. Capacité démontrée d installer, d évaluer et de déployer les différents progiciels fournis par les vendeurs. Bonne capacité d élaborer des plans d action et des rapports et de les présenter à la direction. Capacité de s adapter à un environnement dynamique où la technologie évolue rapidement. Capacité de planifier efficacement des tâches et des missions, de gérer des priorités concurrentes et de rester efficace malgré la pression. Capacité de gérer et de guider avec aisance une équipe appelée à diagnostiquer des problèmes complexes en matière d informatique et de réseau. Capacité de rester calme malgré la pression, de définir des mesures de gestion de crise et de les mettre en place. Ability to accept responsibility and work effectively without close supervision in a methodical and efficient manner, and cooperatively with others in a team. Capacité d assumer des responsabilités, de travailler avec efficacité et méthode sans surveillance étroite et de coopérer avec ses collègues au Page 9 of/de 13 G:\Staffing\POSITION CONTROL\FIMB\Information Technology\ IT IM Operations \2014

10 sein d une équipe. Ability to understand and respond strategically and tactically to operational issues with innovative solutions. Ability to analyze, assess and make recommendations on various informatics related proposals. Proven track record of taking responsibility and ownership surrounding work activities, and ability to demonstrate good time management. Ability to demonstrate not only an expert technican but excellent client service through commitment and very personable and pleasant people skillset. Ability to remain current on emerging information technology trends by participating in seminars, courses, industry presentations. Ability to communicate orally and in writing in English or French or in both official languages (according to the position s requirements) with computer users and technical specialists. Capacité de saisir la nature des problèmes informatiques et de trouver des solutions stratégiques et innovatrices. Capacité d étudier des propositions variées touchant les systèmes informatiques et de formuler des recommandations. Sens des responsabilités et autonomie démontrés dans les activités de travail et capacité de gérer son temps efficacement. Capacité de démontrer non seulement son expertise technique, mais aussi son souci d offrir d excellents services à la clientèle, grâce à son engagement et à son entregent. Capacité de maintenir à jour ses connaissances en technologies de l information en assistant à des séminaires, des cours et des présentations de l industrie. Capacité de communiquer oralement et par écrit en anglais ou en français ou dans les deux langues officielles (suivant les exigences du poste) avec les usagers et les techniciens spécialisés. The position requires excellent judgment and demonstrated problem- solving, consultative, persuasive, team building and conflict resolution skills. Le poste exige un excellent sens du jugement, une capacité démontrée de régler des problèmes et des compétences en matière de consultation, d argumentation, de promotion du travail d équipe et de Page 10 of/de 13 G:\Staffing\POSITION CONTROL\FIMB\Information Technology\ IT IM Operations \2014

11 résolution des conflits. Strong interpersonal and leadership skills and ability to induce change. Excellent oral and written communication skills. Excellent written an oral communication skills in French and English Strong commitment to continuous quality / process improvement. Knowledge of and commitment to trade union and equity principles, and understanding of the sensitive political and social issues. Subject to operational requirements, this position may be required to work regular, early, late hour, week-end or holiday shifts. Strong capacity to manage and adhere to data policies with regards to confidentiality, sovereignty, security and disaster recovery by performing penetration and recovery testing both internal and external and provide consulting services to support protecting company technology (network and web applications) and physical environment. Solides aptitudes pour les relations interpersonnelles et le leadership et capacité d amener des changements. Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite. Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite en français et en anglais. Volonté ferme d améliorer continuellement la qualité des processus. Connaissance du mouvement syndical et adhésion aux principes de l équité; appréciation des questions politiques et sociales sensibles. Selon les nécessités du service, la ou le titulaire du poste pourrait être appelé à travailler selon un horaire régulier, tôt le matin ou tard le soir, le week-end ou en période de congé. Capacité démontrée à administrer et à respecter les politiques sur la gestion des données, en ce qui a trait à la confidentialité, la souveraineté, la sécurité et la reprise après sinistre, notamment, à exécuter des tests de pénétration et de reprise à l interne et à l externe et à offrir des services de consultation en vue de renforcer la protection des technologies de l organisation (applications réseau et Web) et de l environnement physique. Page 11 of/de 13 G:\Staffing\POSITION CONTROL\FIMB\Information Technology\ IT IM Operations \2014

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13 Employee s Statement / Déclaration de la ou du titulaire : I have been given the opportunity to comment on this work description. J ai eu l occasion d exprimer mon avis au sujet de cette description de travail. Employee s signature Signature de la ou du titulaire Date s Statement / Déclaration de la superviseure ou du superviseur : This work description accurately describes the activities and demands of the position. Cette description de travail reflète fidèlement les activités et exigences du poste. s signature Signature de la superviseure ou du superviseur Date Authorization / Autorisation : Manager s signature Signature de la ou du gestionnaire Date Page 13 of/de 13 G:\Staffing\POSITION CONTROL\FIMB\Information Technology\ IT IM Operations \2014