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1 programmes scolaires à l étranger programmes scolaires à l étranger Manuel d orientation à destination de l élève et de ses parents Learn and discover the world!

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3 TABLE DES MATIÈRES Tu peux prendre note 4 Introduction 5 Le programme scolaire WEP de A à Z 6 Passeport et visa 6 Tes bagages 7 Ton départ 9 Ton arrivée dans le pays d accueil 11 Ton argent de poche 13 Les communications téléphoniques 15 Internet 16 Les allocations familiales 17 Assurances 18 Visites pendant le séjour 20 Déplacements / voyages 21 Le retour 22 Programmes combinés 23 Ta nouvelle vie 24 Les premières semaines 24 La famille d accueil 26 Évolution de l élève pendant son séjour 31 L école 32 Les schémas de communication 35 Les responsabilités de chacun 35 Les règles du jeu 37 Rappel des règles du programme 37 Que se passe-t-il si les règles ne sont pas respectées 39 Notes importantes 40 Prévenir et dénoncer les abus sexuels 41 Les conseils 42 Annexes 44 Annexe 1 : Before you go! 44 Annexe 2 : Travel Tips 45 Annexe 3 : Exemple d E-Ticket 46 Annexe 4 : Conseils ACADEMIX 47 Illustrations : Martin Hullebroeck (ancien participant à un programme scolaire WEP ) 3 Programmes scolaires à l étranger : manuel d orientation 2014

4 TU PEUX PRENDRE NOTE... Programmes scolaires à l étranger : manuel d orientation

5 INTRODUCTION Cher Wepien, Comme pour près de 450 jeunes belges cette année, ton programme académique WEP se concrétise de plus en plus. Il est temps de te préparer au mieux à ton expérience. Dans la mesure de nos moyens, nous allons t aider dans cette préparation. Ce dossier reprend une série d informations pratiques sur ton séjour. Il a été réalisé de façon à exposer, par ordre chronologique, les étapes du programme académique WEP. Dans un premier temps nous allons aborder les aspects généraux applicables quelle que soit la destination. Ensuite, tu recevras des données spécifiques aux différents pays et plus particulièrement à celui que tu as choisi. Les informations reprises, ci-après, sont issues de notre expérience et de celle d anciens «wepiens». Cependant, nous te mettons en garde contre une généralisation des aspects abordés dans ce document. L expérience personnelle que tu vas vivre comportera beaucoup de similitudes avec celle des étudiants qui vont partir avec toi cette année ou ceux qui sont partis. Pourtant, ton expérience sera unique, elle évoluera en fonction de ton caractère, de ta famille d accueil, de l école que tu fréquenteras, des épreuves et des situations que tu vas rencontrer chaque jour. Il ne faut jamais comparer ton séjour à celui d un autre étudiant! Le programme académique WEP est ce que l on appelle plus communément un «programme d échange», cela signifie que ta famille d accueil t apporte quelque chose (affection, attention, gîte...) et qu en échange, tu apportes autre chose à celle-ci (respect, interaction, obéissance, reconnaissance ). Cet échange est primordial pour qu il y ait un apprentissage interculturel. C est la première fois que tu vas réaliser un tel projet, nous savons donc qu il y aura des petits accrocs, des petits problèmes, nous ne te demandons pas d être parfait mais de faire de ton mieux là-bas. Ce sera peut-être aussi la première fois pour ta famille d accueil, n attends pas d elle qu elle soit parfaite. Le succès de l expérience dépend de tes efforts d intégration et de conciliation. Ne compare pas ton pays d accueil à ton propre pays. Ne juge pas... ce n est pas mieux, ce n est pas moins bien, c est tout simplement différent. Tu as la chance incroyable de vivre bientôt l expérience interculturelle la plus challenging et la plus enrichissante qui soit. Nous te souhaitons beaucoup de moments inoubliables. L équipe WEP Profite de chaque jour, chaque heure, chaque seconde parce que même si le début n est pas toujours facile, le temps passe trop vite et arrivé à la fin, tu ne voudras qu une seule chose: tout recommencer! (Laurence) Bon voyage! 5 Programmes scolaires à l étranger : manuel d orientation 2014

6 LE PROGRAMME SCOLAIRE WEP DE A À Z Passeport et visa La situation varie selon que tu séjournes dans un pays européen ou non. Si tu participes à un programme académique WEP dans un pays de l Union Européenne, tu as seulement besoin de ta carte d identité. Si tu séjournes dans un pays hors Union Européenne, tu dois être en possession d un passeport et d un visa de type «exchange student» justifiant ton long séjour. Ce type de visa est uniquement octroyé par les autorités d immigration du pays d accueil si un certain nombre de conditions sont respectées et si tu fréquentes régulièrement les cours d une école secondaire locale. Demande du PASSEPORT Tu as dû remettre une copie de ton passeport lors de la constitution de ton dossier. Si ce n est pas encore fait. Tu dois le faire dès maintenant. Pour information, Tu peux obtenir un passeport auprès de ton administration communale. Il faut demander un passeport valable 5 ans et pour tous pays. Cette formalité peut prendre plusieurs semaines (parfois plus d un mois), nous te recommandons de faire le nécessaire immédiatement. Tu devras fournir à ton administration des photos d identité récentes et payer une taxe pour l obtention du passeport. Demande du VISA Quelques semaines avant ton départ, nous te transmettrons les informations concernant la procédure de visa. Tu devras respecter scrupuleusement les étapes décrites dans notre courrier. Tu ne peux pas entamer cette procédure tant que nous ne t avons pas envoyé les documents officiels nécessaires à la demande. Les formalités de visa peuvent souvent être complexes, lentes, frustrantes. Il faut prévoir d être le plus disponible possible durant les semaines qui précèdent le départ. Remarques importantes Les documents officiels de demande de visa ne peuvent être remis qu après paiement complet des frais de participation au programme. pour ceux qui sont mineurs le jour du départ, une autorisation parentale légalisée par la commune est obligatoire. certains pays changent leurs procédures de demande de visa chaque année. Nous comptons sur ta coopération et ta compréhension au cas où nous serions dans l obligation de te demander certains documents ou d effectuer certaines démarches au dernier moment en fonction des règles imposées par les ambassades. Programmes scolaires à l étranger : manuel d orientation

7 Tes bagages Les compagnies aériennes autorisent les voyageurs à emporter 1 valise (celle qui est enregistrée et placée dans la soute de l avion ) et un sac de voyage, appelé le bagage à main (celui qui n est pas enregistré et qui est conservé par le voyageur dans la cabine). Nous te conseillons de prévoir un cadenas pour ta valise, qui doit être un modèle TSA si tu pars aux États-Unis. N oublie pas d identifier chaque bagage (avec les «luggage tags» WEP). Tu inscriras sur chaque étiquette ton nom et ton adresse (adresse de ta famille d accueil pour ton départ et adresse de ton domicile pour le retour). DIMENSIONS & CONSEILS PRATIQUES Dimensions par valise : généralement 153 cm linéaires (c est-à-dire : longueur + hauteur + profondeur). Cette limitation peut varier d une compagnie à une autre. Dimensions du bagage à main : cela varie d un vol à l autre. Si tu prends le sac à dos WEP tu n auras jamais de problèmes. Poids des valises : USA : max. 1 X 23 kg de bagages reste du monde : 20 kg maximum par passager (voir conditions de votre compagnie aérienne) Poids du bagage à main : toutes destinations : 6 kg maximum (voir conditions de votre compagnie aérienne) Attention à toujours bien vérifier ces informations sur le site de la compagnie aérienne. Ces informations sont données à titre indicatif. WEP ne peut être tenu responsable d évolution dans ce domaine. Investir dans des valises de qualité vaut la peine! valises à roulettes avec bras extensible rigide éviter les grosses malles ou tout autre «contenant» ayant des formes disproportionnées ils posent souvent des problèmes lors de l enregistrement éviter les grosses valises à prix sacrifiés trouvées au supermarché du coin, mais regarder la qualité car il n y a rien de plus désagréable que de voir le contenu de sa valise étalé sur un tapis roulant après un voyage épuisant une sangle de protection un cadenas à code (TSA) LES CHOSES A PRENDRE ET A NE PAS PRENDRE Pour les valises : Prends essentiellement des vêtements. Bien évidemment l endroit où tu seras placé déterminera la quantité de vêtements chauds ou légers à prendre. Ne gaspille pas la place disponible dans tes valises avec des choses que tu peux trouver sur place, tels que des articles de toilette, sèche-cheveux, matériel scolaire... Si tu voyages en dehors de l Union Européenne, tu ne peux pas emporter avec toi certains produits comme, par exemple, des aliments périssables, des fruits, des graines, des plantes ou des animaux. Des pays comme les USA, l Australie ou la Nouvelle-Zélande par exemple veulent se protéger contre la propagation éventuelle de bactéries ou maladies animales sur leurs territoires. Des aliments secs, emballés sous vide ou du chocolat sont tolérés. Certains pays en dehors de l Union Européenne sont stricts quant à la consommation d alcool et de tabac par les mineurs d âge. Il est dès lors déconseillé d emporter ce type d article avec soi. 7 Programmes scolaires à l étranger : manuel d orientation 2014

8 Pour le bagage à main : Les objets coupants ou tranchants doivent être mis dans les valises (ciseaux, canif...). Selon les nouvelles mesures de sécurité, tu n es autorisé à emporter que de petites quantités de liquides dans le bagage à main. Ces liquides doivent être contenus dans des récipients individuels d une capacité maximale de 100 millilitres chacun. Tu dois emballer ces récipients dans un seul sachet en plastique qui peut se fermer, transparent, d une capacité d un litre maximum par passager. Nous te demandons de consulter le site officiel de ton aéroport de départ pour vérifier les mises à jour. >> Outil pratique : Mise en garde Dans certains cas, un étudiant voyageant dans un but scolaire, peut obtenir auprès de la compagnie, une autorisation pour un surplus de bagages. Nous déconseillons totalement d introduire une telle demande! Beaucoup de jeunes qui, par le passé, avaient obtenu une telle autorisation ont eu la mauvaise surprise une fois à l aéroport ou lors du retour de voir leurs bagages refusés à l enregistrement malgré l autorisation (ou acceptés moyennant un important supplément). Cela peut paraître incompréhensible mais rappelez-vous qu une compagnie aérienne peut avoir plusieurs milliers d employés. L agent de comptoir d un petit aéroport de province du bout du monde ne sait pas forcément où se trouve la Belgique et il connaît encore moins son collègue du service commercial du bureau basé en Europe... Il est très probable qu il ne croira pas à ton histoire d autorisation et qu il n aura probablement pas été suffisamment formé pour retrouver la trace d une telle autorisation (si elle s y trouve bien) dans le système informatique de la compagnie. Bref, ne tente pas ta chance... les recours sont quasi nuls. Remarques importantes en cas d excédent de poids ou de dimension, la pénalité varie de 25 à 50 Euros par kilo (selon la compagnie). 3 petites valises ne seront pas acceptées à l enregistrement par les compagnies aériennes (même si leurs dimensions et poids total sont inférieurs à ce qui est indiqué ci-avant). si ton instrument de musique (dans son coffret) ne rentre pas dans tes bagages, il sera compté comme une valise ou ton sac de voyage (donc maximum 1 valise + ton instrument). Vérifie toutefois les conditions sur le site Internet de la compagnie aérienne. Il en est de même pour les parents qui possèdent une carte «frequent flyer» qui donne des avantages (upgrade, plus de poids dans les valises, ). Cette carte est personnelle et les enfants ne peuvent pas en profiter. On arrive peut-être à convaincre la personne au comptoir d enregistrement quand les parents sont présents mais, seul à la porte d embarquement ou à l étranger, ces avantages sont perdus et on peut s attendre à des frais supplémentaires et de sérieux ennuis. Programmes scolaires à l étranger : manuel d orientation

9 Ton départ Quelques jours avant ton départ, tu seras excité à l idée de partir, tu ne dormiras plus les dernières nuits, te demandant comment ce sera là-bas. Tu ne te rendras pas encore compte de ce que tu vas vivre. Quelques heures avant ton départ, tu vas commencer à regretter ce que tu fais et tu te diras : mais qu est-ce que je fais ici? Pas de panique! Il est normal de réagir ainsi, tu réalises simplement que tu vas entreprendre quelque chose qui n est pas si simple et que tu ne peux plus faire marche arrière. Dès que tu seras dans l avion, tu seras plus serein. Ta date de départ sera déterminée par l organisation locale. Soit il s agit d une date prédéfinie, soit la date sera déterminée en fonction de la date de rentrée des classes. Le jour du départ >> VERS LES PAYS DE L UNION EUROPÉENNE La plupart du temps nous t indiquerons la date à laquelle tu dois arriver dans ton pays d accueil (en règle générale, une semaine voire quelques jours avant la rentrée scolaire). Dans certains cas, s il n y a pas de contraintes particulières, le choix de la date est laissé à l appréciation de l étudiant et de sa famille d accueil qui en conviennent ensemble. Si c est ton cas, nous te demandons de nous confirmer par écrit la date de départ choisie ainsi que le lieu de rendez-vous. Ces informations seront communiquées à l organisation locale et transmises à ta famille d accueil. Attention, l assurance voyage ne sera souscrite qu au moment où tu auras communiqué ta date de départ à WEP. NOTE : Pour rappel, les jeunes partant vers une destination Européenne doivent eux-mêmes organiser leur transport selon les instructions données par WEP. >> VERS LES PAYS HORS UNION EUROPEENNE Les dates de départ ainsi que les horaires de vol seront confirmés quelques semaines avant le départ. Enregistrement / embarquement (pays hors Union Européenne uniquement) Le jour du départ, tu dois être à l aéroport de Bruxelles National (Zaventem), à l étage des départs au moins 2h30 avant l heure de décollage et au moins 3h pour les USA. Dans le hall des départs tu devras d aborder vérifier le grand tableau d affichage pour trouver le comptoir d enregistrement de la compagnie aérienne avec laquelle tu voyages. Quand tu te présentes pour l enregistrement, tu devras remettre ton passeport et ton billet d avion. L hôtesse/le steward te remettra alors ta carte d embarquement. Dès que la carte d embarquement est émise et les bagages enregistrés, tu es prêt à passer en zone de transit. L embarquement a lieu plus ou moins 45 minutes avant le décollage (ne traîne pas trop longtemps dans le «Tax Free»). Pour être à temps, il est préférable de passer le poste de contrôle (entrée zone de transit) 75 minutes avant l heure de départ. 9 Programmes scolaires à l étranger : manuel d orientation 2014

10 Documents de voyage VERS LES PAYS DE L UNION EUROPÉENNE Nous enverrons ta pochette de voyage par courrier quelques jours avant ton départ, tu y trouveras les documents suivants : Ta carte d assurance ainsi qu une brochure décrivant la couverture de l assurance (si applicable) Toutes les coordonnées de ta famille d accueil ainsi que de l organisation locale Un document reprenant des conseils de voyage (Travel Tips) VERS LES PAYS HORS UNION EUROPÉENNE A) Départ individuel ou en groupe de moins de 5 personnes Nous enverrons ta pochette de voyage par courrier quelques jours avant ton départ, tu y trouveras les documents suivants : Ton billet d avion électronique (e-ticket) Ta carte d assurance ainsi qu une brochure décrivant la couverture de l assurance (si applicable) Toutes les coordonnées de ta famille d accueil ainsi que celles de l organisation locale Un document reprenant des conseils de voyage (Travel Tips) B) Départ en groupe d au moins 5 personnes Nous te remettrons ta pochette de vol à l aéroport, le jour de ton départ avant l enregistrement. Tu y trouveras les documents suivants : Ton billet d avion électronique (e-ticket) Ta carte d assurance ainsi qu une brochure décrivant la couverture de l assurance (si applicable) Toutes les coordonnées de ta famille d accueil ainsi que celles de l organisation locale Un document reprenant des conseils de voyage (Travel Tips) Enregistrement à l aéroport : si nous t informons qu un membre de WEP sera présent le jour de ton départ, nous te demandons de le rencontrer avant de procéder à l enregistrement de tes bagages car il doit te remettre tes documents de voyage. À titre indicatif, tu trouveras en annexe un exemple de documents que nous te remettrons avant ton départ ou dans ta pochette de vol. REMARQUES IMPORTANTES Examens de passage : Si tu devais avoir des examens de passage, il est important de nous prévenir immédiatement. En effet, si l école n accepte pas d arrivée tardive tu ne pourras pas partir. Si l école accepte que tu arrives plus tard, nous prendrons alors les dispositions pour te faire partir après tes examens de passage. Attention! Dans certains pays, tu dois avoir un âge maximum au moment de l entrée sur le territoire. Si ton examen de passage devait avoir lieu après cette date tu as 2 options : annuler le programme (perte de fonds importants sauf si une assurance annulation a été souscrite au moment de l inscription) partir à la date prévue et revenir quelques jours pour passer l examen avant de repartir (dans ce cas le billet d avion A/R supplémentaire est à ta charge) à condition que l organisation locale et l école soient d accord. Programmes scolaires à l étranger : manuel d orientation

11 Ton arrivée dans le pays d accueil DESTINATIONS EUROPÉENNES : DOUANE / TRANSFERT En avion : À la sortie de l avion, tu auras deux possibilités : > Tu es arrivé à ta destination finale : Tu prends tes bagages (vérifie bien que ce sont les tiens, souvent les valises se ressemblent!) et tu te présentes au service de douane/immigration où tu devras présenter ta carte d identité. Tu te diriges vers la sortie où t attendront ta famille d accueil et/ou le coordinateur local. Si les personnes qui doivent t accueillir ne sont pas encore là, ne bouge pas et reste sur place jusqu à ce qu ils viennent te chercher. Cela arrive qu une famille ou un coordinateur soit en retard à cause d un embouteillage ou un accident sur la route, etc. Si après une demi-heure d attente, il n y a toujours personne, appelle ta famille d accueil. S il n y a pas de réponse laisse un message en précisant l endroit où tu te trouves. Fais de même avec ton coordinateur local et/ou l organisation sponsor. > Tu n es pas encore arrivé à destination et tu dois prendre une correspondance : Cherche ton vol sur les écrans d informations et vérifie le numéro de la porte d embarquement (GATE) à laquelle tu dois te rendre. Tu n as plus qu à la rejoindre et attendre l embarquement (qui se fait toujours au moins une demiheure avant le décollage). En train / autobus : Veille à toujours avoir ta valise près de toi de manière à avoir un œil dessus. Même si la compagnie t autorise à prendre plusieurs valises nous te conseillons fortement de n en prendre qu une seule. N oublie pas que tu seras seul à les porter (ce qui n est pas évident si tu as une connexion à prendre). DESTINATION HORS EUROPE : IMMIGRATION / DOUANE / TRANSFERT À la sortie de l avion, tu seras dirigé vers le service d immigration. Tu te rendras au comptoir où tu présenteras ton passeport. Il est très important que tu signales au fonctionnaire d immigration que tu viens pour un «exchange program» afin qu il te donne le bon permis. Le fonctionnaire apposera un cachet confirmant ton autorisation d entrée. Après avoir passé le service d immigration, tu as 2 possibilités : > Tu es arrivé à ta destination finale : Tu prends tes bagages (vérifie bien que ce sont les tiens, souvent les valises se ressemblent!) et tu te présentes au service de douane pour le contrôle. Tu te diriges vers la sortie là où t attendront ta famille d accueil et/ou le coordinateur local. Si les personnes qui doivent t accueillir ne sont pas encore là, ne bouge pas et reste sur place jusqu à ce qu ils viennent te chercher. Cela arrive qu une famille ou un coordinateur soit en retard à cause d un embouteillage ou un accident sur la route, etc. Si après une demi-heure d attente il n y a toujours personne, appelle ta famille d accueil. S il n y a pas de réponse laisse un message en précisant l endroit où tu te trouves. Fais de même avec ton coordinateur local et/ou l organisation sponsor. > Tu n es pas encore arrivé à destination et tu dois prendre une correspondance : C est très simple, dirige-toi vers la zone des vols intérieurs, «DOMESTIC FLIGHTS» en suivant les indications et consulte ensuite les écrans identifiés par la mention «DOMESTIC FLIGHTS», repère le numéro du vol et la destination concernée et note le numéro de la porte d embarquement appropriée («GATE»). Tu n as plus qu à rejoindre cette porte et attendre l embarquement (qui se fait toujours au moins une demi-heure avant le décollage). 11 Programmes scolaires à l étranger : manuel d orientation 2014

12 Note pour certaines destinations : Dans certains cas il faut récupérer les bagages tout de suite après le contrôle d immigration et les remettre sur un tapis roulant vers les vols de correspondance (d habitude les bagages sont déjà enregistrés jusqu à la destination finale). Vérifie bien que tu prennes tes valises, souvent les valises se ressemblent! Important Si tu rates ton vol ou ton train de correspondance ou s il est retardé, annulé ou modifié, tu dois appeler ta famille d accueil d abord et ton coordinateur local et/ou l organisation sponsor ensuite. Il faut bien préciser les coordonnées du nouveau vol ou train (numéro de vol/ train, heure d arrivée, ville de départ, ) et mentionner si la compagnie aérienne/compagnie ferroviaire est différente car cela peut signifier que tu arriveras à un autre terminal/gare. Si tu tombes sur un répondeur quand tu appelles : LAISSE UN MESSAGE AVEC TOUTES LES INFOS! La rencontre avec la famille d accueil Le moment de la rencontre avec ta nouvelle famille sera quelque peu «bizarre». On ne sait pas très bien que faire ou que dire. Sois naturel, embrasse tes parents d accueil, dis-leur que tu es vraiment content d être là et rapidement on te posera quelques questions : le voyage s est bien passé? tu es fatigué?... et puis tu partiras pour ton nouveau foyer. Dès ton arrivée à la maison de ta famille d accueil, appelle tes parents pour les prévenir que tu es bien arrivé! Programmes scolaires à l étranger : manuel d orientation

13 Ton argent de poche COMBIEN et POURQUOI? Nous conseillons une moyenne de 200 à 250, en monnaie locale, comme argent de poche par mois (pour la Grande-Bretagne, l Irlande et le Japon, nous conseillons une moyenne de 300 à 350 car le coût de la vie est beaucoup plus élevé). Cet argent doit couvrir les frais suivants: vêtements, articles de toilette; cadeaux, cartes pour les anniversaires, les fêtes; souvenirs, loisirs en général; frais de correspondance / Internet, appels téléphoniques; un petit cadeau pour la famille de temps en temps; lunch à l école frais scolaires (livres, cahiers, photocopies, casier, year book, excursions, bus, uniforme, etc.) frais spécifiques liés à certains cours assurance pour le sport (si exigée en supplément par l école) Comment disposer de ton argent de poche? Nous conseillons de voyager avec l équivalent de quelques centaines d Euros, en monnaie locale, pour les premières semaines. Ci-après, différents moyens de disposer de ton argent sur place : Nous te conseillons de contacter ta banque afin de voir le service qui te convient le mieux. 1) COMPTE EN BANQUE Quelques jours après ton arrivée, tu ouvres un compte dans une banque locale et tu transmets le numéro de compte à tes parents. Ce système est intéressant quand tu disposes de tout ton argent de poche et que celui-ci peut être transféré en une fois. Tes parents pourront également t envoyer de l argent tous les mois par transfert de leur compte à ton compte sur place (frais de transfert : +/-20 Euros par opération soit un budget annuel de 200 Euros. Délai de transfert : de 4 à 10 jours). Dans certains pays, tu dois avoir 18 ans pour ouvrir un compte en banque seul. 2) CARTE DE CREDIT Les cartes de crédit sont de plus en plus populaires, il est possible de régler pratiquement n importe quel achat avec une carte de crédit. Les cartes VISA, MASTERCARD et AMERI- CAN EXPRESS sont les plus répandues. L inconvénient majeur de la carte de crédit est que l on est tenté de dépenser plus, vu la facilité du système. Nous conseillons cependant d avoir une telle carte, très utile en cas de dépense imprévue ou pour disposer de fonds immédiatement. Il existe même un système de carte de crédit prépayée proposée par les diverses banques. 3) WESTERN UNION Le système Western Union est très utile en cas de besoin urgent d argent à l étranger (suite à un vol de portefeuille, par exemple). Une somme d argent peut être transférée en quelques minutes dans presque tous les pays du monde, sans besoin de présenter une pièce d identité (un code transmis par l expéditeur suffit). Les frais de transfert (entre 25 et 50 Euros de frais pour un envoi de 250 à 1000 Euros) sont plus élevés qu un transfert bancaire mais beaucoup plus rapide et il est possible de retirer l argent chez un agent Western Union (bureau de change, gare, station essence, hôtel...) à des heures plus flexibles. Pour savoir comment utiliser le système Western Union, surfe sur : 4) MAESTRO La majorité des banques applique des restrictions d utilisation, nous te conseillons de contacter ta banque afin de voir ce qu il en est. 13 Programmes scolaires à l étranger : manuel d orientation 2014

14 Remarques importantes : Ne pas emprunter de l argent aux familles d accueil ou à toute autre personne. Ne pas prêter de l argent à un membre de la famille d accueil ou à toute autre personne. Si l étudiant et ses parents choisissent la formule du transfert bancaire, WEP conseille fortement à l étudiant d ouvrir un compte individuel. Les parents ne devraient pas transférer l argent sur un compte appartenant à la famille d accueil ou à une autre personne. Le compte en banque de l étudiant doit être exclusivement accessible à l étudiant. WEP ne peut être tenu responsable des dettes contractées par l étudiant et/ou la famille d accueil, de négligence de la part de l étudiant quant à la gestion de ses finances, de perte ou de vol d argent, sous quelle forme que ce soit, et d une manière générale de tout aspect ou litige en relation directe ou indirecte avec la situation financière de l étudiant et/ou de la famille d accueil. Les parents sont tenus de fournir à l étudiant le budget nécessaire à la couverture de ses dépenses personnelles pendant toute la durée du séjour. Ne pas partir avec trop d argent sur soi mais juste de quoi se débrouiller les premières semaines. RAPPEL : voici ce qui est compris dans le cadre du programme WEP, tous les frais autres que ceux repris ci-dessous sont à la charge de l étudiant et de ses représentants légaux : assistance à la préparation du dossier de candidature assistance du bureau WEP en Belgique avant le départ recherche et sélection d une famille d accueil et placement dans la famille d accueil recherche d une école dans le pays choisi et formalités d inscription hébergement et repas dans la famille d accueil journée d orientation et de préparation pour les étudiants avant le départ session d information pour les parents avant le départ rapports d évaluation et contacts locaux par un délégué local formalités administratives auprès des autorités locales mise à disposition des documents requis pour la demande d un visa (si applicable) assistance locale, 7j/7, 24 h/24 pendant toute la durée du programme assistance du bureau WEP en Belgique pour les parents avec messagerie d urgence 24h24, 7j/7 billet d avion aller/retour depuis Bruxelles pour toutes les destinations (sauf Europe) transfert aéroport/lieu de séjour frais administratifs et taxes diverses (Fonds de Garantie Voyages, aéroport, TVA...) assurance voyage étendue couvrant maladie / accidents / rapatriement / bagages / RC (sauf en Flandre où tu es couvert par la mutuelle belge) garantie annulation (accident/maladie/décès empêchant le départ) «student pack» (matériel pédagogique, t-shirt WEP, tags, carte de téléphone...) «get together party» + diplôme + attestation officielle après le retour Programmes scolaires à l étranger : manuel d orientation

15 Les communications téléphoniques Il est important que tu restes toujours autonome financièrement et cela vaut aussi pour les frais de communication. Afin de ne pas te mettre dans une situation délicate avec des retards de remboursement des coups de téléphone, nous te conseillons d utiliser la téléphonie via Internet avec des logiciels tels que Skype, Viber, Si ta famille d accueil ne dispose pas d une connexion Internet, tes parents auront toujours la possibilité de te téléphoner sur le téléphone de la famille d accueil. GSM Il est très utile d avoir un GSM sur place pour tous tes contacts locaux. GSM belge : Il n est pas dit que ton téléphone fonctionne à l étranger. Nous te conseillons de te renseigner auprès de ton opérateur belge. Dans le cas où ton GSM ne fonctionne pas dans ton pays d accueil, nous te conseillons d en acheter un sur place. Abonnement GSM : Nous te déconseillons de souscrire à un abonnement dans ton pays d accueil. En souscrivant à un abonnement, tu t engages souvent pour une durée de 12 mois. Nous te conseillons vivement de prendre une carte prépayée. Tu pourras ainsi mieux gérer ton budget téléphone. Attention à ne jamais lier une ligne de GSM à la ligne existante de la famille d accueil. Remarque importante Notes 1) Nous te déconseillons vivement de garder ton abonnement/carte prépayée belge à l étranger. Tu risquerais d avoir de mauvaises surprises en recevant tes factures! 2) Avant de choisir ton opérateur, compare et demande conseil à ta famille d accueil / tes amis à l école. Ce n est pas parce que tu utilises un système bon marché ou facile qu il faut abuser du téléphone. Ce n est pas bon pour ton intégration d être toujours en contact avec la Belgique... Cela favorise le coup de blues ou le mal du pays (homesickness). Il est généralement conseillé de se limiter à un appel tous les 15 jours vers la Belgique. 15 Programmes scolaires à l étranger : manuel d orientation 2014

16 Internet Internet fait partie de ton quotidien. Il est de plus en plus facile de trouver un accès à Internet et de communiquer par , mais avoir accès à Internet pendant ton séjour est un privilège et non un droit. Il n est pas exigé des familles ou des écoles qu elles donnent la possibilité aux étudiants de communiquer via Internet. En général à l école, l accès à Internet est plus facile et gratuit ou presque. Cela dépend d une école à l autre. À CONSOMMER AVEC MODÉRATION Nous conseillons d écrire un plus long, éventuellement avec des photos, ou de tenir un blog qui sera ton e-journal accessible à tous tes proches, plutôt que plusieurs dizaines de messages à tous les amis et membres de la famille chaque semaine (dans lesquels tu raconteras quand même à chaque fois la même chose). NOTE : L envoi d une lettre postale fait souvent plus plaisir qu un , n oublie donc pas ce moyen de communication. Attention au contenu de tes s (et de ceux que tu reçois), aux sites que tu visites, aux forums et aux chats auxquels tu participes. La mémoire cache ou le disque dur d un ordinateur peut en dire long sur son utilisateur. Il est fréquent que des parents et des professeurs vérifient l utilisation faite d Internet par leurs enfants ou élèves. Par exemple, la consultation par un ordinateur de l école de sites controversés (sites pornographiques...) ou la participation à des chats inappropriés peuvent être une raison valable de renvoi immédiat du programme. Remarques importantes : 1) Utilisation d Internet : Une des plus grandes frustrations des familles d accueil est l utilisation trop fréquente de l ordinateur. Si tu peux utiliser l ordinateur de ta famille d accueil, il va de soi que tu respectes les règles familiales à ce sujet. Il ne faut pas installer d autres programmes informatiques sur l ordinateur sans demander l autorisation (Skype, MSN, etc.). Ta famille d accueil peut décider de limiter ton accès à Internet, et même te confisquer ton ordinateur personnel si elle juge ton usage abusif. BLOG = PUBLIC 3) Blogs : de plus en plus de personnes utilisent des blogs pour raconter leurs aventures, c est un outil fantastique pour partager son expérience. Mais n oublie pas que ces informations sont publiques et que tout le monde y a accès. 2) Mise en garde : Internet et s sont les moyens de communication de nos jours. Les grands avantages de la télécommunication, notamment la facilité et la rapidité de prendre contact, sont également des freins à l intégration dans le cadre d un programme d échange. On n arrivera jamais à s intégrer si on garde contact en permanence. Bien qu on ne puisse plus faire marche arrière, il faut limiter les communications par Internet (1 fois/semaine maximum). Lorsqu on s installe devant l écran, on y reste accroché pour des heures. Ce sont des heures pendant lesquelles l entourage (la famille d accueil, les copains de classe...) a le sentiment d être exclu. En plus de cela, on a moins de recul, et on attend une réaction immédiate, ce qui fait augmenter le stress et amène toujours plus de frustrations! 4) Facebook & autres plates-formes sociales : Enormément de jeunes utilisent des réseaux sociaux comme moyen de communication avec leurs amis et leurs familles. Ce système te permettra aussi de garder contact ou de donner de tes nouvelles à toutes tes connaissances, aussi bien dans ton pays d accueil qu en Belgique. N hésite pas à rejoindre le groupe Facebook de WEP. Programmes scolaires à l étranger : manuel d orientation

17 Mais attention, les réseaux sociaux peuvent présenter plusieurs dangers! Les informations et photos que tu postes sur ces réseaux peuvent te trahir. Chaque année des familles d accueil décident de ne plus accueillir des jeunes car elles ont découvert sur leurs pages facebook, myspace, leurs sites, leurs blogs... des commentaires, des photos compromettantes (une photo osée lors d une soirée, une photo montrant la consommation d alcool, de tabac ou autres substances, des commentaires déplacés, injurieux...). Dans certains cas, ce genre de situation peut même impliquer un renvoi du participant ou l annulation de son programme. Exemple vécu : une jeune fille candidate à un programme scolaire aux USA (pays pour lequel les candidats fumeurs ne sont pas acceptés) a été trahie par une photo sur sa page facebook. La famille d accueil de cette jeune fille ayant découvert, avant son arrivée aux USA, sur sa page facebook, une photo où elle fume, la famille a refusé de l accueillir parce qu elle avait menti. L organisme américain chargé du placement de la jeune fille a immédiatement annulé le programme de la participante pour fausse déclaration. La participante n a jamais pu partir. Attention aux données sensibles sur Facebook, ne mets jamais des informations telles que : adresses, n de téléphone, noms de famille... Celles-ci pourraient être utilisées par des personnes mal intentionnées. Tu es responsable de ce que tu publies sur ta page, ton site, ton blog. Les insultes, les propos haineux, l atteinte à l intégrité et à la vie privée d une personne, les accusations sans preuves... sont punissables par la loi aussi bien chez nous que dans le pays d accueil. Les allocations familiales Jusqu à nouvel ordre, les parents continuent à percevoir les allocations familiales pendant le séjour de l étudiant. Pour conserver le droit aux allocations, il faut procéder comme suit : Quelques semaines avant le départ, il faut demander à la caisse d allocation un formulaire P7 (si possible dans la langue du pays d accueil). Le formulaire peut également être appelé P7 bis ou P7 international. L étudiant emporte le formulaire P7 et le fait compléter par l école locale dès son arrivée. Les parents conservent le formulaire de demande de dérogation (ce sont eux qui doivent compléter celui-ci). Lorsque les parents reçoivent le formulaire P7 en retour de leur enfant (bien vérifier qu il est signé et cacheté par l école), les parents transmettent à leur caisse d allocations le formulaire P7 accompagné de l attestation de WEP (envoyée systématiquement peu de temps après le départ). Lorsque la caisse reçoit les documents, il s écoulera un certain délai (en général un ou deux mois) avant que les formalités soient régularisées. Jusqu à présent, la quasi totalité des parents dont les enfants ont participé à notre programme, a continué à percevoir leurs allocations sans problèmes. Cependant nous ne pouvons être tenus responsables de l évolution de la réglementation en la matière ou de la façon dont est traité le dossier de demande par la caisse d allocation. Attention aux programmes academix et aux programmes combinés! Si tu fais deux semestres scolaires dans deux pays différents ou combines deux programmes différents et que la période de transition en Belgique entre le retour et le départ pour la seconde destination est supérieure à deux semaines, tu dois te renseigner auprès de ta caisse d allocations familiales pour connaître ton statut pendant cette période. Pour des informations plus précises sur les droits d allocations familiales, il faut contacter : SPF Sécurité Sociale - Direction générale Politique Sociale Réglementation - Dérogation Tour Finances Boulevard du Jardin Botanique 50/ Bruxelles Tel. : 02/ Fax : 02/ Personnes de contact : Brigitte TOSSYN 17 Programmes scolaires à l étranger : manuel d orientation 2014

18 Assurances Toutes destinations sauf Australie Description de la couverture Tous les étudiants WEP sont automatiquement couverts par une assurance voyage adaptée aux programmes d échange. Nous contractons l assurance que nous estimons la mieux adaptée et qui accepte de couvrir les étudiants WEP selon les ratings les plus élevés (notamment celui imposé par l USIA, organisme de contrôle des programmes d échange aux USA). Nous ne pouvons être tenus responsables du règlement des sinistres, de la gestion d un sinistre et/ou du paiement d indemnités. Nous agissons comme intermédiaire entre l étudiant qui n aurait pas la possibilité de trouver un produit d assurance de ce type sur le marché des particuliers et un courtier spécialisé dans la couverture des voyages de jeunes pour une longue durée. Nous n avons aucune autorité ou emprise sur l assureur qui est seul décisionnaire du paiement ou non d un sinistre. Pour résumer l assurance médicale couvre les sinistres suivants : frais médicaux résultant d un accident ou d une maladie survenu(e) pendant le séjour (pas de limite, franchise possible) frais de rapatriement en cas d accident, de maladie ou de décès (pas de limite sauf en cas de décès) perte, dommage des bagages (montant limité) assistance en justice (cas précis et limités) responsabilité civile en cas de dommages corporels ou matériels (montant limité) Les conditions précises de l assurance médicale seront transmises le jour du départ en même temps que la carte d assurance du participant. Plusieurs types d exclusions existent, par exemple, dans le cas d une maladie préexistante, dans le cas d utilisation d un véhicule à moteur, dans le cas de consommation d alcool ou de drogue, etc. Les sports extrêmes et sports à risque sont également exclus. Une liste détaillée se trouve dans le descriptif de l assurance. D une manière générale, le remboursement des frais dentaires ou oculaires est très limité (pas de couverture de prothèses, lunettes...). Nous conseillons vivement de prendre contact avec le dentiste et/ou l ophtalmologue avant le départ pour un dernier check-up. Fonctionnement Le jour du départ ou à son arrivée dans son pays d accueil, chaque étudiant recevra une carte d assurance prouvant qu il est couvert, ainsi qu une brochure explicative. Cette brochure reprend en détail les conditions définitives de l assurance. SI TU DOIS CONSULTER UN MÉDECIN Payer la consultation ; Faire compléter le formulaire de sinistre de l assurance par le médecin ; Exiger une facture ou un reçu, avec les coordonnées du médecin, la nature de la consultation, le montant payé et le n de police repris sur ta carte d assurance ; Envoyer le formulaire de sinistre et les reçus à la compagnie d assurance avec une lettre explicative (n oublie pas de garder une copie de tous les documents); Quelques semaines plus tard tu devrais recevoir en retour le remboursement de la compagnie (si les frais médicaux sont remboursables selon les conditions générales). SI TU DOIS ÊTRE HOSPITALISÉ Remettre au médecin responsable ta carte d assurance; L hôpital doit se mettre en contact immédiatement avec l assureur (dans les 24 heures), le numéro d urgence de la compagnie d assurance est repris sur la carte d assurance. Certains hôpitaux qui ne sont pas en relation directe avec les compagnies d assurances exigent le paiement immédiat de la part des patients. Dans ce cas il faut régler sur place, demander les justificatifs du traitement et les faire parvenir à la compagnie d assurance pour obtenir le remboursement. Note importante! Toute demande d intervention de l assurance doit se demander directement, de manière générale les compagnies d assurance laisse un délais de 15 à 20 jours pour introduire un dossier de demande d intervention. Dépassé ce délais, l assurance peut refuser d intervenir dans la couverture des frais engendrés. Programmes scolaires à l étranger : manuel d orientation

19 Assurances Australie (année/semestre scolaire) A) Tu es inscrit auprès d une mutualité belge : Il existe un accord spécifique entre l Australie et la Belgique concernant l accès au soin de santé. Tu devras te munir de la carte européenne d assurance maladie (CEAM) que tu pourras utiliser sur place. Cette carte s obtient auprès de ta mutualité. Veille à ce que sa validité couvre toute la durée de ton séjour en Australie. En pratique, comment ça marche? Après ton arrivée, tu devras te présenter à un bureau medicare le plus proche pour t enregistrer. Tu devras présenter ton passeport, une copie de ton visa et ta carte CEAM. Tu recevras par la suite ta carte de mutuelle australienne. Parallèlement, WEP souscrira pour chaque participant une assurance voyage tel que décrite en p.18. B) Tu n es pas inscrit auprès d une mutualité belge : Tu dois obligatoirement être couvert par l Overseas Student Health Cover (OSHC) imposée par le gouvernement australien. Il s agit d un système d indemnisation des soins de santé dont tu bénéficierais. Cette couverture est comprise dans ton programme et sera souscrite par notre partenaire en Australie via le groupe Allianz (www.oshcallianzassistance.com.au). Cependant cette «mutuelle» australienne ne couvre ni le rapatriement, ni la responsabilité civile. Notre partenaire en Australie exige que tous les étudiants-échanges soient également assurés pour le rapatriement et la responsabilité civile. Il est donc nécessaire que tu prennes une assurance complémentaire. Deux possibilités s offrent à toi : soit souscrire une assurance auprès de ton courtier personnel. Tu dois faire parvenir une copie à WEP (en anglais). Attention, vérifie bien que ton assurance couvre le rapatriement et la responsabilité civile pendant un séjour à l étranger de longue durée! soit souscrire l assurance auprès de WEP. Nous enverrons un courrier de rappel avant le départ. Remarque : Les jeunes inscrits pour une programme de 8 semaines ou de «1 term» ne sont pas concernés par cette mutuelle et bénéficieront de la couverture d assurance voyage WEP traditionnelle. Note concernant les assurances (toutes destinations) WEP et l organisation Sponsor n ont aucune responsabilité en matière d assurance. Lorsqu un sinistre se présente, l étudiant est tenu de prendre contact immédiatement avec la compagnie d assurance afin d obtenir la couverture et/ou le remboursement approprié. D autre part, l étudiant et ses représentants légaux sont tenus de coopérer avec la compagnie d assurance afin de fournir à celle-ci toutes les données qui permettront d évaluer si un sinistre peut être couvert ou pas. Nous conseillons vivement de vérifier la couverture de l assurance avant d entreprendre des activités à risque. 19 Programmes scolaires à l étranger : manuel d orientation 2014

20 Visites pendant le séjour Si tes parents ou amis désirent te rendre visite, cela doit se faire uniquement à la fin de ton séjour, notamment dans le courant de la semaine qui suit la fin des cours. Les visites de parents, amis... pendant le séjour ne sont pas autorisées!!! Cela a pour effet d amplifier le mal du pays et peut provoquer des résultats catastrophiques, comme le retour anticipé d un étudiant. Si tes parents ou amis envisagent de te rendre visite à la fin du séjour, nous leur demandons de prendre leurs dispositions pour séjourner à l hôtel et non dans la famille d accueil. REMARQUES IMPORTANTES : WEP et l organisation Sponsor déclinent toutes responsabilités en cas de problèmes relationnels, de choc culturel, du mal du pays, de problèmes scolaires ou de retour anticipé survenant après la visite d un proche. L étudiant et ses parents devront en assumer les conséquences. Cette règle a été signée par tous les étudiants et leurs parents. Le non-respect de cette règle peut amener à un renvoi du programme dans les pays anglo-saxons (USA, Australie, Nouvelle-Zélande, Irlande, Angleterre), étant donné que dans ces pays, il est culturellement inacceptable de ne pas respecter des règles signées auparavant. Un retour en Belgique de l étudiant pendant le programme (sauf cas de force majeure à signaler à WEP immédiatement) n est pas autorisé. Un tel retour sera considéré comme une annulation de la part de l étudiant. Celui-ci ne sera pas réadmis dans le cadre du programme et ne pourra prétendre à aucun remboursement. Attention! La situation des pays européens est particulière, la proximité engendre la tentation de rentrer chez soi pour un anniversaire, pour une journée porte ouverte à l université, pour une réunion de famille, etc. Cela n est pas nécessaire (les élèves qui partent au bout du monde savent s en accommoder) et cela a des effets désastreux sur l intégration du participant et sur les relations qu il entretient avec sa famille d accueil et son école. Programmes scolaires à l étranger : manuel d orientation

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