APPEL D'OFFRES POUR LE RECRUTEMENT D UN CONSULTANT POUR UNE FORMATION SUR L ARCHIVAGE MODERNE (PHYSIQUE & NUMERIQUE) DESTINEE AUX CADRES DU PARLEMENT

Transcription

1 Coopération Burundi Pays Bas Programme de Développement du Secteur de la Sécurité Direction du Programme 28, av. Ngendandumwe Ultimate Tower, 4ème Etage, Bujumbura APPEL D'OFFRES POUR LE RECRUTEMENT D UN CONSULTANT POUR UNE FORMATION SUR L ARCHIVAGE MODERNE (PHYSIQUE & NUMERIQUE) DESTINEE AUX CADRES DU PARLEMENT 1 I. Contexte. DU 15 au 19 Février 2016 et du 22 au 27 Février 2016 Dans le cadre du Mémorandum d Entente (MdE) entre le Burundi et le Royaume des Pays Bas signé en Avril 2009, dans l objectif du Développement du Secteur de la Sécurité (DSS), il a été mis en place un volet du programme de Gouvernance du Secteur de la Sécurité au Burundi. Ce programme est transversal et travaille avec tous les intervenants dans le secteur, pris dans leur globalité (étatique et non étatique). Depuis le début de l opérationnalisation de ce programme, le Parlement, en tant qu acteur étatique dans la Gouvernance Sécuritaire est parmi les bénéficiaires privilégiés de cet appui de la coopération burundo-néerlandaise. Le renforcement des capacités (formation) est l un des huit (8) domaines d intervention du MdE. Depuis l année 2012, le Programme DSS appuie deux commissions parlementaires, celle chargée des finances et celle chargée de la défense et sécurité, dans le domaine de renforcement des capacités relatives aux finances publiques (élaboration de la loi des finances, transparence budgétaire au niveau sectoriel et contrôle ). L Unité de Gestion Gouvernance voudrait élargir son champ d intervention en termes de renforcement opérationnel du parlement sur d autres aspects qui touchent l archivage moderne. Dans le cadre du partenariat DSS/Parlement, les fonctionnaires du Parlement ont déjà bénéficié des formations en CDMT, loi de finances, le genre, la RSS. La pérennisation des résultats acquis durant ces formations est un des paramètres d appropriation nationale du MdE burundonéerlandais sur la sécurité. Connaissant que les fonctionnaires du Parlement constituent la mémoire institutionnelle et garantissent la continuité du travail parlementaire, le renforcement des capacités dans des domaines variés s avère nécessaire pour développer l expertise des fonctionnaires parlementaires. C est dans ce cadre qu il est prévu en Mairie de Bujumbura du 15 au 19 février 2016 et du 22 au 27 février 2016 un atelier de formation sur l archivage moderne (physique & numérique) à l intention de 20 personnes. Le programme DSS voudrait recevoir les services des consultants, experts en archivage moderne pour animer cette formation dont les éléments spécifiques sont décrits ci-dessous.

2 2 II. OBJECTIF GLOBAL Renforcement des capacités des fonctionnaires du Parlement. III. OBJECTIFS SPECIFIQUES Apporter aux fonctionnaires les notions de base, les concepts et les principales problématiques liées à l archivage physique et numérique ; Faire découvrir aux participants l environnement technique et normatif en matière d archivage ; Situer l intervention de l archiviste dans le circuit des documents et de l information numérique. Mise en place d un système de gestion des documents afin de faciliter la recherche, la conservation et la diffusion. IV. RESULTATS ATTENDUS DE LA FORMATION Les capacités opérationnelles des fonctionnaires du Parlement sont renforcées ; Les techniques d archivage physique et numérique sont connues par les fonctionnaires du Parlement; Les techniques d archivage physique et numérique sont maitrisées par les fonctionnaires du Parlement; La Gestion Electronique des Documents (GED) est connue par les fonctionnaires du Parlement. Accès rapide à la documentation par les parlementaires et les fonctionnaires du parlement. Amélioration du fonds documentaire du parlement. V. CONTENU DE LA FORMATION Archivage physique Module 1 : Les fondamentaux : Généralités sur les archives : les archives pour quoi? Pour qui? Par qui? Module 2 : Introduction au Records Management : Contexte réglementaire et normatif, mise en place d une politique de records management et du projet de records management, Exigences : Qu est-ce qu on attend du records management? Quelles sont les prestations? Module 3 : Stockage et gestion des magasins d archives : aménagement, réaménagement et localisation, mobiliers, modes de rangement, etc. Module 4 : Normes de sécurisation du local d archives Module 5 : Principes généraux en gestion des archives et traitement archivistique : identification du fonds, traitement préliminaire, analyse descriptive, indexation, classification, et cotation Module 6 : Normes Internationales de description archivistique : ISAD(G), ISAAR (CPF), ISDF, ISDIAH

3 Module 7 : Les instruments de recherche: élaboration, création des dossiers, cadre de classement, règles/organisation Module 8 : Règles d analyse des unités de description et indexation des instruments de recherche Module 9 : Les outils de gestion des archives : la politique d archivage, le récolement/l inventaire, le cadre de classement, le tableau de gestion, le bordereau de versement, le bordereau d éliminations, le calendrier de conservation, etc. Module 10 : Analyse des processus d une institution parlementaire : organisation et règles de la gestion des documents d activité pour une institution parlementaire Module 11 : Cycle de vie des documents : théorie des trois âges Module 12 : Politiques et pratiques de conservation et préservation des documents Module 13 : Communication et valorisation des archives parlementaires : de la demande du document à sa restitution, la communicabilité des documents d archives, Organisation des journées commentées des expositions des archives parlementaires Module 14 : Sites Internet et réseaux sociaux : Que peut-on attendre d un portail Internet d archives parlementaires? Module 15 : Les réseaux sociaux dans les archives parlementaires, pourquoi faire? Module 16 : Création et organisation d un service d archives parlementaire Module 17 : Législation et réglementation archivistique : durée d utilité administrative, délai de prescription, déontologie professionnelle Module 18: Calendrier de conservation et tri des archives : Cadre, modèles et pratiques Module 19 : Evaluation de l état de conservation et de gestion de fonds d archives Module 20 : Interventions et traitement du fonds d archives : dépoussiérage, nettoyage, emballage, conditionnement et petites réparations Module21 : Conservation, restauration, constat d état, choix des conditionnements, actions curatives et préventives Module22 : Gestion des risques : les entrées et les fonds contaminés, les nuisibles Module23 : Evaluation des pratiques en conservation préventive : méthodologie, outils ; formation en conservation préventive, Module 24 : Elaboration du plan de conservation préventive pour les services d archives : principes de la conservation préventive Module 25 : Gestion du projet de déménagement des archives Module 26: Institutions nationales, régionales et internationales de gestion du patrimoine archivistique : partenariats et coopération internationale en archivistique 3

4 Module 27 : Etudes de cas : Constitution de groupe de travail et analyse de cas concrets, Restitution et présentation, Correction par le formateur, Questions/réponses. 4 I. Archivage Numérique Module 1 : Introduction à la GED : concept de la GED, les solutions de la GED, Module 2 : Les techniques de la GED et contexte de la numérisation : pérennisation de l information numérique, Module 3 : La mise en place d un projet de la GED Module 4 : Numérisation du patrimoine archivistique parlementaire : aspects techniques, objectifs de la numérisation, politique de numérisation, gestion d un projet de numérisation, choix et préparation des documents à numériser ; principes de la numérisation, rappel des caractéristiques d un document numérique, numérisation et choix technologiques, choix des scanners, choix des supports, choix des formats d archivage et formats de codage, nommage et métadonnées images, contrôle qualité, Choix des logiciels de numérisation des documents, (exposé et exercices pratiques), Module 5 : Gestion électronique de l information et archivage : cadre, modèles et pratiques, systèmes de fichiers, systèmes GED, applications métier (banques de données) : quoi archiver et comment, exigences de la part des archivistes et possibilités d intervention de l archiviste auprès des services producteurs de données Module 6 : Le processus de transfert des documents du support papier au support numérique et traitement informatique des documents numérisés ; Module 7 : Méthodes d intervention dans le domaine de la gestion électronique des données Module 8 : Multiples visages du document numérique Module 9 : Normes et standards de numérisation Module 10 : Modèle de référence OAIS et normes associées Module 11 : Supports d'enregistrement et stratégies de stockage Module 12 : Formats de représentation de l'information Module 13 : Stratégies de pérennisation Module 14 : Encodage en EAD des instruments de recherche et publication Module 15 : Création d une base de données en archivistique : gestion des banques de données Module 16 : Réalisation d un audit préalable à la mise en place d un système d archivage électronique ainsi que du contenu des documents électroniques faisant l objet de l archivage ; Module 17: Conduite d'un projet d'archivage électronique Module 18 : Appréhender les enjeux et les risques du projet d archivage électronique : impact des évolutions du contexte législatif, les conséquences immédiates, les conséquences à plus long terme ;

5 Module 19 : Acquisition d une méthodologie permettant d évaluer les composants technologiques et organisationnels d un système d archivage électronique ; Module 20 : La veille technologique ; Module 21 : L informatique documentaire : cas pratique- Logiciel SIGARD (Système Intégré de Gestion des Archives et de la Documentation). 5 VI. TACHES DU CONSULTANT Les tâches du Consultant sont les suivantes : élaborer un syllabus de formation sur l archivage physique et numérique; élaborer et distribuer aux participants les cours détaillés de la formation ; dispenser le cours sur l archivage physique ; assurer le cours sur l archivage numérique ; produire un rapport de la formation ; à l issue de la formation, évaluer les participants et se faire évaluer. VII. PROFIL DU CONSULTANT Compétences et qualifications : Avoir un diplôme postuniversitaire en Bibliothéconomie, en Sciences de l information documentaire ou autres sciences apparentées ; Avoir une expérience solide dans la Gestion Electronique des Documents ; Avoir une expérience solide dans la formation sur l archivage physique et numérique, de préférence dans une institution de contrôle externe (parlement, cour des comptes, etc.) ; Avoir une expérience pratique suffisante dans la formation des adultes ; Avoir une bonne maîtrise de la langue française ; Avoir une connaissance de l anglais est un avantage. VIII. METHODOLOGIE Pour animer la formation, le formateur utilisera la méthode interactive et privilégiera les études de cas. La formation sera axée sur les éléments théoriques et des exercices. Le formateur devra prévoir des séances d échanges entre les participants, ponctuées par des questions-réponses et des études de cas. La formation sera soutenue par des projections en Power Point, des supports pédagogiques physiques et électroniques de la formation seront distribués aux participants pendant la formation. IX. DUREE DU CONTRAT ET LIEU DE TRAVAIL Le travail sera exécuté en 15 jours répartis en 5 jours de formation en archivage physique, 5 jours de formation en archivage numérique, 3 jours de préparation, et 2 jours de rapport. Les rapports devront contenir des observations et recommandations sur les tâches à accomplir pour atteindre les objectifs de la formation. La formation se tiendra en Mairie de Bujumbura.

6 X. REMUNERATION Les honoraires convenus dans le contrat seront payés sur déclaration de créance dans les 30 jours qui suivent le dépôt de la facture. NB. Aucun paiement ne pourra se faire avant la finalisation et transmission du rapport général de l activité. XI. SUPERVISION La supervision du travail du consultant sera faite par le Chargé de Programme DSS/Gouvernance et les SG du parlement en collaboration étroite avec le coordinateur national de l UdG Gouvernance/DSS. XII. Composition du dossier de candidature Les dossiers doivent être envoyés par mail à dss-bid@giz.de avec copie à christian.ndikumana@giz.de Indiquez le titre du poste dans l objet. Ils doivent impérativement être composé de : Une lettre de motivation, adressée au Directeur, GIZ-IS/DSS. Dans la lettre de motivation, les candidats doivent indiquer leur expertise par rapport à tous les points indiqués dans les termes de références. Un Curriculum vitae indiquant clairement les expériences similaires à l objet de la présente prestation avec mention des références professionnelles. Une offre financière nette en francs burundais. La date limite de dépôts de candidatures est le 05 février 2016 à 16H00 au plus tard. 6