PROGRAMME SCOLAIRE DE LA GREAT-WEST 2016 GUIDE DE RÉSERVATION ET DE PRÉPARATION À VOTRE VISITE

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2 GUIDE DE RÉSERVATION ET DE PRÉPARATION À VOTRE VISITE TABLE DE MATIÈRES INFORMATIONS PERTINENTES À VOTRE VISITE PAGE 2 PREMIERS SOINS ET SÉCURITÉ; ACCOMPAGNATEUR/ÉLÈVES/OBJETS PERDUS, MÉDIA PAGE 3 LE PROCESSUS D INSCRIPTION : PAGE 4 RÈGLEMENTS DE MODIFICATIONS / D ANNULATION / DE REMBOURSEMENT PAGE 5 PAIEMENT PAGE 5 TROUSSE DE VISITE PAGE 6 1 LISTE DE VÉRIFICATION POUR VOTRE VISITE PAGE 7 DATES IMPORTANTES PAGE 8 CONSULTEZ ÉGALEMENT LE GUIDE D INFORMATION GÉNÉRAL EN VUE DE CONNAÎTRE TOUT AUTRES DÉTAILS AFIN DE RENDRE VOTRE VISITE DES PLUS AGRÉABLE. NOS COORDONNÉES Par courriel : En ligne : Par télécopieur : (204) Par téléphone : (204) (en cas de difficulté ou d urgence seulement s.v.p.)

3 I NFORMATIONS PERTINENTES RAPPEL DATE DE PRISE DE RÉSERVATION : LE 6 OCTOBRE 2015 AU 27 JANVIER 2016 FRAIS DE BASE Des frais de base de 6 $ par élève sont imposés afin de couvrir les dépenses administratives et opérationnelles. Ces frais sont sujets à la TPS. ENSEIGNANTS / ACCOMPAGNATEURS Les accompagnateurs auront à arriver avec leur groupe ou à indiquer à l avance leur entrée tardive à l agent de réservation afin d être permis d entré sur le site. Maternelle à la 6 e : Un maximum d un accompagnateur adulte pour chaque six élèves est permis d entrer gratuitement au programme. Septième à la 12 e : Un maximum d un accompagnateur adulte pour chaque dix élèves est permis d entrer gratuitement au programme. NOUVEAU : Chaque accompagnateur supplémentaire devra payer le frais de base (12$) associé à sa présence. Les accompagnateurs devront arriver avec le groupe qu ils accompagnent. NOUVEAU : Les enseignants et accompagnateurs recevront un bracelet à porter la journée de la visite afin d identifier ceux-ci au personnel du PS. Ces bracelets seront acheminés dans une trousse envoyée par la poste. Sans ce bracelet, vous n aurez pas accès au parc et aux activités. Merci de votre coopération. LA BOUTIQUE DU VOYAGEUR Pour tous vos besoins festivaliers, nous vous invitons à visiter notre boutique située au 233 boulevard Provencher. Pour toute commande de groupe (peut être éligible à un rabais), veuillez communiquer directement avec notre coordonnatrice de ventes et des promotions Lisa Turner au Festival du Voyageur par téléphone au ou à 2 ARGENT DE POCHE Il est conseillé d apporter un peu d argent de poche pour : de la tire d érable (à moins d être inscrit à l activité «Forêt d érable» et «Ballot des trappeurs» qui incluent déjà une tire par élève, les randonnées en traîneau à cheval selon les temps de disponibilité à l horaire (à moins d être inscrit à l activité «Cheval avant la roue» qui inclut déjà une randonnée); les cantines (les menus seront en ligne en février); kiosques (mini-beignets, frites, etc.) et pour vos achats de souvenirs et d artisanat dans la Tente de souvenirs. ACCÈS LIMITÉ Fort Gibraltar et autres Le Fort Gibraltar, la Maison du Bourgeois et la Maison Chaboillez sont accessibles seulement aux groupes qui y sont inscrits. ARRIVÉE TARDIVE L arrivée tardive des surveillants/accompagnateurs doit être signalée auprès de l agent de réservation avant votre entrée au Parc du Voyageur. RETARDS AUX ACTIVITÉS Afin de respecter les autres écoles participant aux ateliers, nous devons respecter l horaire établi et commencer à l heure prévue. Les ateliers seront raccourcis au désavantage des groupes retardataires. GUIDE ET PASSES FESTIVAL DU VOYAGEUR Les guides et les passes pour le Festival du Voyageur seront disponibles aux magasins Safeway ainsi qu à la Boutique du Voyageur (233 boulevard Provencher). Le guide officiel de la fête du Festival du Voyageur sera aussi disponible en ligne dès la mi-janvier 2016 au

4 PREMIERS SOINS ET SÉCURITÉ CENTRALE DE PREMIERS SOINS Celle-ci est aménagée au Parc du Voyageur. Consultez la carte du Parc pour connaître son emplacement exact avant votre visite. Veuillez signaler tout incident auprès de l agent de réservation à l entrée du parc. DÉPART D UN ÉLÈVE DU PARC Afin d assurer la sécurité au Programme scolaire de la Great-West, chaque élève devra être accompagné d un adulte inscrit au Programme scolaire de la Great-West s il veut sortir d un site. ÉLÈVES ÉGARÉS DE LEUR GROUPE À PARTAGER AVEC VOS ÉLÈVES AVANT LA SORTIE Les élèves égarés peuvent se présenter à l entrée du Parc du Voyageur où se trouve l agent de réservations ou encore à un employé(mc, animateur portant un dossard jaune, ou un costume d époque). Dès lors, nous pourrons immédiatement entreprendre les démarches nécessaires pour retrouver le groupe auquel il appartient. Veuillez partager cette information avec vos élèves. Si un élève doit quitter le site, il doit être accompagné d un adulte. OBJETS PERDUS Vous avez perdu ou trouvé quelque chose? Retrouvez ou remettez-le à l entrée du Parc durant les heures de la programmation scolaire (voir la carte du site). Vous pourrez retrouver un objet perdu au Parc durant la durée du Festival ou composez le ALLÔ (2556). Suivant la fête, nous conservons les objets perdus pour une période d un mois au bureau du Festival du Voyageur situé au 233 boulevard Provencher. 3 MÉDIA Vous trouverez un feuillet d autorisation de sortie et d autorisation de publication destiné aux parents à la page Web du Festival du Voyageur dans la section du Programme scolaire sous l étape «Trousse et autres documents». Il est à noter que le Parc du Voyageur sera accessible uniquement aux médias et aux photographes officiels du Festival du Voyageur en tout temps, incluant les heures du Programme scolaire de la Great-West. Les écoles auront la responsabilité d obtenir les permissions nécessaires auprès des parents. La responsabilité demeure à l enseignant d assurer que les élèves n ayant pas permission se retirent hors vue lors des prises de photos. Le Parc du Voyageur est fermé au public lors du Programme scolaire de la Great-West. FESTIVAL DU VOYAGEUR = FÊTE D HIVER = HABILLÉ CHAUDEMENT = SORTIE PLAISANTE! Il est fortement recommandé d encourager vos élèves à s habiller très chaudement : manteau, pantalon de neige (ou des sous-vêtements chauds), tuque et/ou cache-oreilles, foulard et/ou «cache-cou», mitaines, deux paires de bas et une bonne paire de bottes. Ainsi, vous assurez à vos élèves une visite plus plaisante.

5 LE PROCESSUS D INSCRIPTION LES RÉSERVATIONS SERONT ACCEPTÉES À PARTIR DE 8 H LE 6 OCTOBRE 2015 JUSQU AU 27 JANVIER 2016 ET PAS UNE SECONDE AVANT SINON NOUS NE RECEVRONS PAS VOTRE RÉSERVATION! Aucune réservation ne sera acceptée par téléphone le 6 octobre. Il est plus efficace de vous inscrire ou d obtenir de l information en communiquant avec nous par courriel (ou télécopieur). Les demandes seront traitées dans l ordre où elles ont été reçues. Vous serez contacté à tour de rôle. Toutes les réservations se feront électroniquement - 1 er arrivé, 1 er servi! 1. REMPLIR LA FICHE DE RÉSERVATION DEUX FORMATS SONT DISPONIBLES EN LIGNE NOUS FAIRE PARVENIR QU UNE FICHE DE RÉSERVATION SVP! Afin d être placé correctement dans la grille horaire, veuillez-vous assurer d avoir fourni toutes les informations demandées sur le formulaire d inscription, dont l adresse électronique et numéro de télécopieur - absolument essentiel sinon votre réservation ne sera pas acheminée. 2. FAITES VOTRE CHOIX D ACTIVITÉS (Sachez que vos premiers choix ne sont jamais garantis!) a. Consultez le carnet de regroupement scolaire correspondant au niveau scolaire de votre classe afin de faire vos choix d activités. Déterminez le nombre d activités voulues et indiquez-les en ordre de préférence dans la section «Activités désirées». Le nombre de places par atelier est contingenté, votre choix n est donc pas garanti. Indiquez l endroit souhaité pour le dîner. OU 4 b. Laissez notre agent s occuper de votre horaire; indiquez le nombre d activités et/ou le coût maximum souhaitant être déboursé. Si vous vous inscrivez vers la fin de la période de réservation, nous vous recommandons cette option. 3. AJOUTEZ VOS BESOINS SPÉCIAUX ET COMMENTAIRES 4. RETOURNEZ VOTRE FICHE DE RÉSERVATION PAR COURRIER ÉLECTRONIQUE OU PAR TÉLÉCOPIEUR, ET NON LES DEUX. MERCI. 5. VOUS RECEVREZ PAR LA SUITE UN ACCUSÉ DE RÉCEPTION DANS UN DÉLAI DE 3 JOURS OUVRABLES ET SEREZ CONTACTÉS À TOUR DE RÔLE. Si vous ne recevez pas votre accusé de réception, veuillez communiquer avec nous immédiatement! 6. LORSQUE LA FICHE DE RÉSERVATION SERA REÇUE PAR UN ADJOINT : a. SI VOUS AVEZ IDENTIFIÉ UN CHOIX D ATELIERS: Si les activités demandées sont disponibles, l agent les inclura à votre horaire. Si elles ne sont pas disponibles, il vous suggérera une alternative par courrier électronique et/ou par téléphone. b. SI VOUS N AVEZ PAS SPÉCIFIÉ D ACTIVITÉS: L agent de réservation créera un horaire à votre place, tout en respectant le nombre d activités et/ou le coût maximum spécifié.

6 7. FACTURATION L agent de réservation vous enverra une copie de confirmation de votre inscription ainsi qu une copie de votre facture. Sur votre document de confirmation se trouvera un numéro de confirmation que vous devez conserver afin de faciliter toute autre communication, questions et procédures à suivre incluant la facturation. 8. RÈGLEMENTS DE MODIFICATION / D ANNULATION / DE REMBOURSEMENT a. Compte tenu de la nature du programme et des coûts fixes associés à l organisation du Programme scolaire de la Great-West (frais administratifs, frais de réservation, etc.), le Festival du Voyageur n émettra aucun remboursement en cas d absence, de maladie, de pannes, de mauvais temps, de températures extrêmes ou tout autre «cas de force majeure». b. Tout élément du Programme scolaire de la Great-West est sujet à être modifié ou annulé sans préavis. c. De plus, le Festival n émettra aucun remboursement à la suite de l annulation du transport offert par les écoles et/ou les divisions scolaires n importe la raison. d. La date limite pour annuler ou pour modifier votre réservation est le 27 janvier Aucun remboursement ne sera effectué après cette date. Les écoles seront responsables du montant complet correspondant à leur réservation à être payé avant la journée de visite, et seront facturées en conséquence. e. Toutes les modifications à votre réservation (choix d activités, nombre d élèves, etc.) doivent être faites auprès d un agent de réservations avant le 27 janvier Après cette date, vous devez remettre le paiement qui se trouve sur votre facture courante. f. UN REMBOURSEMENT SERA ÉMIS SEULEMENT : Si une activité est annulée sans préavis et sans substitut par le Programme scolaire de la Great-West (remboursement pour l activité en question seulement) S il y a un changement d horaire (remboursement pour l activité en question seulement) avant le 27 janvier. Si vous décidez d annuler votre réservation avant le 27 janvier PAIEMENT a. Veuillez noter que vous recevrez uniquement une copie électronique de la facture et que vous devez acheminer cette facture à votre département de finances. b. Toute facture doit être payée à l intérieur de 30 jours après la date de facturation ou avant le 27 janvier, selon le cas échéant. c. Si nous ne recevons pas votre paiement dans les 30 jours suivant la date de facturation, votre réservation risque d être annulée. Veuillez vérifier la date de remise de paiement sur votre facture. d. Après chaque période de 30 jours suivant votre date de facturation, des frais de 2 % seront ajoutés à tout compte en souffrance. e. Si vous placez une réservation après le 4 janvier 2016 nous vous remercions de payer le montant au complet promptement; la période de trente jours ne s appliquera plus. f. Veuillez noter que toute facture doit être payée avant le 27 janvier pour des fins de convenances avec le département de finances du Festival du Voyageur.

7 g. Assurez-vous d indiquer votre numéro de confirmation avec votre paiement. Si votre division scolaire est responsable du paiement, veuillez demander que le nom de votre école et votre numéro de confirmation soient indiqués sur le chèque afin que nous puissions reconnaître que votre paiement a été fait. Modes de paiement : Visa, Master Card, débit, dépôt direct, argent comptant, ou chèque Libellez votre chèque à l ordre de: Festival du Voyageur Inc., 233, boul. Provencher Winnipeg (Manitoba) R2H 0G4 NOTE SUR LE NUMÉRO DE CONFIRMATION: SVP Lors de toute communication, utiliser le numéro de confirmation, votre nom et le nom au complet de votre école afin de rendre nos communications plus efficaces. Merci. DERNIERS PRÉPARATIFS Nous vous ferons parvenir un courriel qui énoncera toute autre information pertinente à votre visite au début février. TROUSSE DE VISITE Une trousse vous sera acheminée par la poste en début février Ce paquet contiendra votre itinéraire couleur et les bracelets pour tous les adultes. Vous devez avoir cette version originale de l itinéraire avec vous en tout temps pour accéder aux sites et aux activités. 6

8 LISTE DE VÉRIFICATION POUR VOTRE VISITE SVP amener les choses suivantes avec vous : Votre itinéraire couleur La carte de Saint-Boniface La carte du Parc du Voyageur associée aux activités du Programme scolaire Vos dîners bien identifiés pour ceux qui viennent pour une journée complète De l eau à boire Des essuie-mains (miam miam. C est collant de la tire d érable!) Et des élèves habillés chaudement! LE PARC DU VOYAGEUR sera ouvert dès 9 h et fermera à 15 h Au kiosque à l entrée du Parc du Voyageur, présentez votre itinéraire au personnel d accueil Présentez votre itinéraire à chacune de vos activités (et aire de dîner) à la personne d accueil Vous avez des questions? Veuillez-vous rendre au kiosque à l entrée. Assurez-vous de participer à nos activités gratuites. Voir à la fin des carnets par regroupement scolaire. 7

9 DATES IMPORTANTES septembre Le Guide GÉNÉRAL, Le Guide d INSCRIPTION et les CARNETS D ACTIVITÉS DU PROGRAMME SCOLAIRE de la G-W seront en ligne. 6 octobre à 8h Les agents de réservation commenceront à traiter vos réservations dès 8h. Toute fiche envoyée avant 8h sera mise à la fin de la queue. 24 décembre au 3 janvier Voir les heures en ligne Les bureaux du Festival du Voyageur seront fermés pour le temps des Fêtes du 24 décembre au 3 janvier Magasinez en ligne ou en personne, à la Boutique du Voyageur au 233, boulevard Provencher 4 janvier DE RETOUR AU TRAVAIL. Toutes les réservations faites à partir de cette date devront être payées dans un bref délai et dès le 27 janvier pour que votre groupe ait accès aux activités du Programme scolaire de la Great-West. 27 janvier Tous les documents et les informations pour vous préparer seront en ligne. Dernière chance pour faire des ajustements/modifications à votre horaire. Date limite pour annuler avec remboursement. Dernière chance pour vous inscrire au Programme scolaire de la Great-West. Toute facture doit être payée au complet avant le 27 janvier pour des fins de convenance au département de finance du Festival du Voyageur Début février DERNIERS PRÉPARATIFS : Envoi par courrier électronique; TROUSSE DE VISITE : Envoyée par la poste si vous êtes déjà inscrit, et que votre facture est payée au complet février et du 16 au 19 février PROGRAMME SCOLAIRE DE LA GREAT-WEST 2016 en cours! 16 février Le Sondage en ligne pour le Programme scolaire de la Great-West 2016 sera en ligne et actif. 25 février Date finale pour le retour du Sondage en ligne et pour courir la chance de gagner un des prix : 3 prix à l urbain, ou 4 prix au rural. Les gagnants seront avisés en mars mars Dernière journée pour nous contacter pour des objets perdus. Après cette date, nous ferons don de ces objets au Centre Flavie au 450 boulevard Provencher. (Téléphone : ). SVP CONSULTER LE GUIDE DE RÉSERVATION ET LES CARNETS D ACTIVITÉS POUR PLUS D INFORMATION.

10 PROGRAMME SCOLAIRE DE LA GREAT-WEST 2016 # Réservé à l administration Date de visite demandée Date de la prise de réservation FICHE DE RÉSERVATION UNE PAR CLASSE DATE DE PRISE DE RÉSERVATION : LE 6 OCTOBRE 2015 AU 27 JANVIER 2016 VEUILLEZ REMPLIR TOUS LES CHAMPS SINON LA DEMANDE NE SERA PAS TRAITÉE. ENVOYER SEULEMENT PAR COURRIER ÉLECTRONIQUE OU PAR TÉLÉCOPIEUR, ET NON LES DEUX. Nom de la PERSONNE de CONTACT # de téléphone Adresse courriel Nom de l école au complet Division scolaire Adresse au complet Code postal Secrétaire administrative Adresse courriel Enseignant titulaire # de téléphone de l école Programme offert à votre école FRANÇAIS IMMERSION ANGLAIS Pleine journée Demi-journée Prog. FR 12 fév. 16 fév. Prog. ENGLISH 17 fév. 18 fév. 19 fév. Niveau Nombre d élèves dans la classe Hre d arrivée Hre de départ Nombre d autobus prévu ESPACE POUR DÎNER AVEC CANTINE SANS CANTINE, NOUS APPORTONS NOS DÎNERS NON (ie. demi-journée) Activités souhaitées COÛT DE BASE PAR ÉLÈVE : 6 $ COÛT POUR ADULTE SUPPLÉMENTAIRE - 12$ Première sélection Deuxième sélection : 4 activités maximum par journée de visite Noter les besoins de mobilité de vos face à leurs déplacements dans le parc : Date limite - réservation, annulation, changement et/ou remboursement - le 27 janvier Les demandes de réservation seront enregistrées dans l ordre où elles ont été reçues. Vous serez contactés à tour de rôle. ADRESSE COURRIEL: OU TÉLÉCOPIEUR : (204) Festival du Voyageur inc., 233 boulevard Provencher R2H 0G4

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