Par Jean-François MOUFFLET, Service interministériel des Archives de France. Ministère de la Culture et de la Communication

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1 Par Jean-François MOUFFLET, Service interministériel des Archives de France Ministère de la Culture et de la Communication

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3 Des critères pour le choix des documents Un patrimoine rare, précieux, exceptionnel Des supports en danger, très empruntés ou malmenés : les plaques de verre, les films sur celluloïd, la presse... Coopération et concertation : des imprimés complémentaires du programme de numérisation de masse mené par la BnF ou des programmes menés par les autres établissements culturels (archives, bibliothèques) Thématique régionale ou locale (en fonction de l environnement du service) La production imprimée des chercheurs Des fonds d'archives d'une grande richesse pour un usage pédagogique ou un usage de recherche, personnelle ou scientifique ou des manuscrits mieux connus : veiller à répondre aux besoins des chercheurs en corpus, en reconstitution virtuelle de manuscrits ou de bibliothèques dispersées

4 Détermination intellectuelle du projet Une grille possible : la définition d'un projet dans le dossier de candidature au plan national de numérisation (Ministère de la Culture et de la Communication) 1. Enjeux 2. Publics et usages 3. Thématiques, types de fonds/collections 4. Partenariats, mise en réseau 5. Impacts attendus

5 Mesurer les enjeux juridiques A-t-on le droit de reproduire le document? Peut-on le diffuser sur le Web? Fonds ou document d origine privée Documents encore dépendants du droit de la propriété intellectuelle Sous quelles conditions? Prévoir une politique par rapport aux demandes de réutilisation des données à caractère culturel

6 Moyens techniques et environnement de numérisation sur place? possible si le centre est suffisamment équipé, mais plutôt rare et surtout pour des petites opérations ponctuelles chez un prestataire? faire attention aux conditions de stockage des documents prévoir les risques liés au transport sur place par un prestataire? avantageux pour documents précieux et/ou fragiles nécessite toutefois d avoir une surface de travail importante peut s avérer plus coûteux de la part du prestataire

7 Évaluation matérielle et préparation des documents

8 Évaluation matérielle des documents à numériser Plus on aura évalué précisément la quantité de documents à évaluer, plus le projet pourra se dérouler facilement Inventaire et repérage des documents que l'on souhaite faire numériser : estimation quantitative typologie documentaire et caractéristiques physiques planification d opérations de préparation, restauration, reconditionnement Exemple : "Le projet porte sur la numérisation des plaques de verres et d'un registre des procès verbaux d'assemblée (...) plaques de verres et gélatines souples (...). 1 registre des procès verbaux d'assemblée (...)".

9 Type de documents Plans et croquis d architecture Carnets de croquis Nature du support Papier Calque (souvent dégradé) Papier carbone bleu Papier Calque (1 carnet) Nombre de documents 780 (formats divers : de 29,7 x 21 cm à 80 x 105 cm) Registres de comptes Papier, reliure en cuir 2 (34 x 23 cm) Cahiers d attachements (reliés reliure 99 Papier souple ou brochés) (29,7 x 21) Non chiffré Factures, dossiers relatifs aux pensions des Papier (format habituel : ouvriers, correspondance 29,7 x 21) 8

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11 Edmond Fernandez, Archives nationales d Outre-Mer Relever les cas problématiques et reconditionner le cas échéant

12 Il s agit d une cartographie du fonds numérisé Il peut être plus ou moins détaillé. On pourra notamment y reporter les relevés physiques But : Document de travail condensant les éléments relevés lors de la préparation. Destiné à renseigner le prestataire dans le but de lui permettre d optimiser sa production.

13 ANOM

14 Différentes utilisations Description détaillée du fonds à partir des répertoires/inventaires Documents présents et lacunes constatées Suivi de la production Gestion des différents lots, remplissage d informations à toutes les étapes (numérisation, contrôle, indexation) Suivi financier

15 Établir un calendrier prenant bien en compte les spécificités et la durée de chaque étape du projet Evaluation matérielle et préparation des documents Rédaction d un cahier des charges de numérisation, appel d offre et marché public si choix d une prestation externe Récupération des documents par l opérateur de numérisation Numérisation des documents, production des données

16 Dans le cas d une prestation externe qui fera l objet d un marché public, le commanditaire doit rédiger un cahier des charges définissant au moins au prestataire de numérisation : l objet du projet de numérisation et le résultat attendu une description détaillée des documents transmis pour la numérisation, avec une estimation du nombre d images que leur numérisation va générer les différentes étapes du projet et le périmètre de la prestation : livraison des documents physiques, numérisation selon des critères techniques bien définis, périodes de contrôle de qualité, indexation des vues, livraison des images au commanditaire

17 Recommandations sur l organisation du projet Explicitation des points techniques Liste des clauses du CCTP et conseils de rédaction Annexes : tableau des caractéristiques techniques des images selon les supports et l utilisation Capitalisation de l expérience du réseau des Archives de France : synthèse de différents cahiers des charges Guide d'écriture d'un cahier des charges de numérisation, Archives de France, février 2008

18 Guide d'écriture d'un cahier des charges de numérisation (Archives de France) : Site ADF : Gérer les archives > Numérisation Rédaction du cahier des charges Annexe technique : caractéristiques des fichiers images Annexe technique : modèle de bordereau de prix unitaire (pour comparer à l aide d une grille les différentes réponses à l appel d offre)

19 Pilotage par le DESRT (ex-mrt) Participation : de la BnF (rédacteur principal) du SLL du SIAF Guide d'écriture d'un cahier des charges de numérisation et de conversion en mode texte de collections de presse, MCC, mars 2010 Traitement plus spécifique des collections de presse Question de l océrisation Structuration et utilisation de la couche OCR derrière l image on/fr/technique/documents/cahier_charges_n umerisation_presse.pdf Annexe : on/fr/technique/documents/cahier_charges_n umerisation_presse_annexes.pdf

20 Guide d'écriture d'un cahier des charges de numérisation de collections sonores, audiovisuelles et filmiques, MCC, 2009 Collections sonores, audiovisuelles et filmiques Pilotage par l ex-mrt et collaboration entre : La BnF (rédacteur principal) L ex-dll L ex-daf n/fr/technique/documents/cahier_charges_num erisation.pdf

21 1. Contexte et objectifs du projet 2. Résumé des prestations à réaliser 3. Description détaillée des documents : types, quantité 4. Décomposition éventuelle en sousensembles 5. Calendrier de la prestation 6. Conditions générales d exécution 7. Description de la préparation des documents et du bordereau de récolement par le commanditaire 8. Transport et prise en charge des documents par le prestataire 9. Vérification de la livraison 10. Manipulation des documents 11. Etalonnage de la chaîne de numérisation 12. Caractéristiques des fichiers images 13. Indexation 14. Remplissage du fichier de récolement par le prestataire 15. Contrôle qualité par le prestataire 16. Livraison 17. Contrôle qualité par le commanditaire 18. Assurances et dommages aux documents 19. Utilisation des images par le prestataire 20. Protection du droit de reproduire 21. Droits d auteur 22. Garanties

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23 L objet numérique Un document dont le contenu informatif n est pas directement accessible à l homme en raison de sa structure et de son support, et qui nécessite donc, pour être intelligible, des intermédiaires et des outils informatiques.

24 Ces intermédiaires sont, principalement Données Support

25 Documents «image».jpg,.tif,.png,.jp2 Documents «texte» Reconnaissance des caractères à partir d une image (OCR) Texte exploitable par ordinateur Documents «conteneurs».pdf : image + texte Structuration XML Alto

26 BnF ALTO : identification des blocs et description de leur emplacement sur l image (coordonnées)

27 bitmap vectoriel Ensemble de points Définition mathématique Source : Gérald Foliot, Institut des Sciences de l Homme, Lyon

28 1. Rapport d agrandissement (par rapport à la taille physique) Rapport entre la taille physique d origine et celle du fichier numérique 1/1 pour les documents d archives Rapports supérieurs pour les documents destinés à être agrandis ex. 6/1 pour les négatifs

29 1. Rapport d agrandissement (par rapport à la taille physique) Rapport entre la taille physique d origine et celle du fichier numérique 1/1 pour les documents d archives Rapports supérieurs pour les documents destinés à être agrandis ex. 6/1 pour les négatifs Diapositive mm Sortie mm Rapport env. 12/1

30 1. Rapport d agrandissement 2. Résolution Nombre de points (pixels) par pouce (2,54 cm) (dots per inch) Plus la résolution est élevée, plus l image sera riche en détails (mais lourde en termes de poids) Tendances : Images de conservation (haute qualité) : 400/300 dpi (300 dpi suffisent pour une impression professionnelle) Images de diffusion : 200/150 dpi Images de visualisation (vignettes) : 72 dpi

31 180 dpi 72 dpi

32 Océrisation : importance de la résolution Source : Patricia Le Galèze, SLL

33 Océrisation : reconnaissance des caractères à partir de l image (couleur) Source : Noëlle Balley, BU Cujas

34 1. Rapport d agrandissement 2. Résolution 3. Définition Nombre de pixels d une image S obtient en multipliant le nombre de pixels en largeur par celui en hauteur Ex. : pixels

35 1. Rapport d agrandissement 2. Résolution 3. Définition 4. Modèle chromatique Noir et blanc (bitonal) Niveau de gris Couleur

36 1 bit 8 bits 1. Rapport d agrandissement 2. Résolution 3. Définition 4. Modèle chromatique 5. Échantillonnage Quantité d information de couleur par pixel 24 bits 1 bit = imprimés peu précieux, dessins au trait 8 bits = photo NB, archives manuscrites, journaux peu contrastés 24 bits = documents couleur ou dont on souhaite restituer beaucoup d informations sur l aspect d origine

37 1. Rapport d agrandissement 2. Résolution 3. Définition 4. Modèle chromatique 5. Échantillonnage 6. Profil colorimétrique Spectre de couleurs qui seront incluses dans l image restituée Recommandations : Adobe RGB pour l édition, srgb pour une diffusion web

38 1. Rapport d agrandissement 2. Résolution 3. Définition 4. Modèle chromatique 5. Échantillonnage 6. Profil colorimétrique 7. Poids numérique et méthode de compression Poids image écran : quelques centaines de Ko Poids image réseau : quelques dizaines de Mo Poids impression haute qualité : quelques centaines de Mo

39 1. Rapport d agrandissement 2. Résolution 3. Définition 4. Modèle chromatique 5. Échantillonnage 6. Profil colorimétrique 7. Poids numérique et méthode de compression 8. Format de fichier

40 TIFF non compressé Compression TIFF LZW Compression PNG Compression JPEG éch 12 Compression JPEG éch 7 Compression JPEG éch 1 TIFF (compression LZW) : haute qualité. Fichiers de conservation pour les documents textuels en noir et blanc voire niveau de gris. Utilisé également pour la photographie, couleur ou noir et blanc. JFIF, compression JPEG : format utilisé à la fois pour de la conservation (faible compression) et la diffusion (compression moindre) PNG et JPEG2000 sont encore marginaux Le PDF est aussi utilisé pour assembler plusieurs images dans un seul document

41 Guide DAF, annexe 1 : pour vous aider à déterminer les critères selon le type de document original et l usage du fichier image

42 les règles de nommage des fichiers les règles de nommage des supports l organisation des données sur le support de livraison

43 Métadonnées : documenter et mieux gérés les images Enjeux du numérique à long terme : L'échange, l'interopérabilité, la réutilisation de l'informationon L'archivage de l'information Définition : Une métadonnée est une donnée qui définit et décrit une autre donnée ISO/IEC : Metadata = data a that defines and describes other data

44 Internes : enregistrées à l'intérieur du fichier (texte, image) nombre limitées Externes : stockées à l'extérieur du fichier métadonnées plus riches Informations techniques sur l'image Longueur et largeur en pixels, échantillonage, compression, résolution, taille en octets... Information de production Référence du scanner utilisé, logiciel de production, date et heure de création Informations administratives Auteur de l'image, propriétaire de l'image

45 Établir un calendrier prenant bien en compte les spécificités et la durée de chaque étape du projet Evaluation matérielle et préparation des documents Rédaction d un cahier des charges de numérisation, appel d offre et marché public si choix d une prestation externe Récupération des documents par l opérateur de numérisation Numérisation des documents, production des données Contrôle qualité des données fournies par l opérateur de numérisation Retour des documents dans le service

46 Établir un calendrier prenant bien en compte les spécificités et la durée de chaque étape du projet Evaluation matérielle et préparation des documents Rédaction d un cahier des charges de numérisation, appel d offre et marché public si choix d une prestation externe Récupération des documents par l opérateur de numérisation Numérisation des documents, production des données Contrôle qualité des données fournies par l opérateur de numérisation Retour des documents dans le service Indexation des vues, selon les choix de l outil de diffusion Chargement des données dans les infrastructures de stockage et les applications de consultation

47 Établir un calendrier prenant bien en compte les spécificités et la durée de chaque étape du projet Evaluation matérielle et préparation des documents Attention à ne pas sous-estimer la durée de ces étapes. Rédaction d un cahier des charges de numérisation, appel d offre et marché public si choix d une prestation externe Récupération des documents par l opérateur de numérisation Numérisation des documents, production des données Contrôle qualité des données fournies par l opérateur de numérisation Retour des documents dans le service Indexation des vues, selon les choix de l outil de diffusion Chargement des données dans les infrastructures de stockage et les applications de consultation

48 Les retards dans le planning et les périodes de l année moins propices à la production, La mauvaise coordination entre les plannings de livraison de matériel et ceux de réalisation, La disponibilité des équipes de travail, Le départ d un membre de l équipe et son remplacement Les éventuelles ruptures de service : avoir un plan B, une solution de repli... Ecueils et difficultés dans la gestion d un projet de numérisation : - Le projet n est inscrit ni dans le projet d établissement ni dans son schéma directeur informatique - Le niveau de la culture numérique de l institution n a pas été suffisamment pris en compte (par ex., insuffisance de la formation) - L adhésion de l équipe au projet de numérisation n est pas acquise ou la gestion du changement au sein de l institution n est pas acceptée : les collaborateurs ne peuvent accepter un changement que s ils comprennent ce qui ne changera pas (Isabelle Westeel).

49 Un projet de numérisation : - s inscrit dans un contexte scientifique, politique, administratif, juridique et financier précis dont il faut au préalable délimiter les contours, - fait appel à des compétences variées tout en impliquant un nécessaire travail en équipe et en partenariat avec d autres services et institutions. - représente un investissement financier et humain de toute une équipe sur plusieurs mois, des budgets complémentaires en matériel pour l exploitation et la maintenance, une coordination et un contrôle constants sur le long terme. «Les bibliothèques numériques sont des organisations qui offrent des ressources, y compris en personnel, pour sélectionner, structurer, offrir un accès intellectuel, distribuer et conserver l'intégrité de documents sous une forme numérique» IFLA. Digital libraries : definition, issues and challenges, mars visions de la bibliothèque numérique (étude DLL auprès des BM en 2009) Collection close centrée sur le fonds local (documents les plus spécifiques, les plus représentatifs), partenariats locaux, nationaux axés sur la complémentarité des fonds et des collections Bibliothèque numérique multi-supports, ouverte et tournée vers les utilisateurs et les usages, documents patrimoniaux numérisés et supports de développement de la connaissance (commentaires, annotations, débats ) et de services. D où la mise en œuvre du programme des Bibliothèques numériques de référence Placer le document ou l usager au coeur du projet?

50 Pour s orienter