B. Objet du marché 01/2012 Numérisation de manuscrits de l'époque moderne et contemporaine, imprimés, revues et affiches.

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1 CIRDOC-Mediatèca Occitana MAPA n 01/2012 Cahier des Clauses techniques Particulières A. Nom et adresse officiels de l'acheteur public SYNDICAT MIXTE «Lo CIRDOC», Centre Inter-régional de développement de l'occitan. LO CIRDÒC, 1 BIS BD DU-GUESCLIN, BP 180, BEZIERS CEDEX, France. tel : , fax : , courriel : secretariat@cirdoc.fr site : B. Objet du marché 01/2012 Numérisation de manuscrits de l'époque moderne et contemporaine, imprimés, revues et affiches. C. Date limite de réception des offres : le 10/09/2012 à 16h D. Nature du marché 01/2012 Le présent marché est un marché fractionné de services à bons de commande, passé en procédure adaptée en application de l article 28 du code des marchés publics. Il est constitué d un lot unique. Le marché est sans montant minimum, et avec un montant maximum de HT sur une durée de deux ans, à compter de la notification du marché. Il est toutefois précisé que le niveau prévisionnel maximum des commandes sur 2012 s élève à environ TTC. Le présent CCTP comprend 8 feuilles numérotées de 1 à 8 Article 1 - Objet du marché Le présent marché à bons de commande porte sur la réalisation de prestations de numérisation de manuscrits de l'époque moderne et contemporaine, imprimés, revues et affiches. Article 2 - Contexte et objectifs Le CIRDOC Mediatèca occitana est un établissement public ayant pour mission la conservation, la valorisation et la diffusion du patrimoine et de la création occitans. Dans le cadre de sa politique de numérisation et de mise en ligne de son patrimoine sur le CIRDÒC lance un appel d'offres pour la numérisation de documents manuscrits de l'époque moderne et contemporaine, imprimés, revues et affiches. Les documents à numériser n'étant pas encore tous définis, le CIRDÒC souhaite passer un marché à bons de commande d'une durée d'un an, sans minimum, et avec un maximum de HT. Un bordereau de prix unitaire est attendu de la part du prestataire, suivant le modèle de l'article 13 du présent CCTP. Article 3 - Prestation attendue : La prestation comprend les éléments suivants : 1/ Établissement d'un devis sur la base du BPU 2/ Prise en charge des documents, transport aller-retour et stockage durant l'opération, 3/ Réalisation de tests sur un échantillon de documents pour vérification par le commanditaire, CIRDOC- CCTP- MAPA 01/2012- Numérisation 1/8

2 4/ Mise au point technique 5/ Numérisation Numérisation des documents en 16 millions de couleur, 300 dpi Enregistrement et Nommage des documents suivant le fichier de récolement fourni par le CIRDÒC, En option, océrisation en langue occitane ou française suivant les documents. En option, insertion de métadonnées. 6/ Transfert et livraison des documents numérisés en format JPEG échelle 12 avec détourage extérieur, en format JPEG échelle 12 avec détourage intérieur et, par document, en format PDF, avec en option l'insertion d'un filigrane sur chaque page, sur disque dur 3,5 pouces fourni par le prestataire. L appartenance de ces documents à une collection patrimoniale publique impose, de la part du prestataire, de prendre toutes les précautions nécessaires en ce qui concerne la manipulation des documents. Les candidats préciseront dans leur candidature leurs références antérieures en termes de numérisation éventuellement pour des institutions patrimoniales. Les candidats doivent prendre en compte dans leur réponse la totalité de l'opération de numérisation depuis l'enlèvement des documents jusqu'à la livraison des fichiers numériques et le retour des documents. Afin d'atteindre les objectifs de l'opération de numérisation, les candidats pourront indiquer dans leur réponse des propositions techniques sous forme de variantes. Celles-ci devront figurer dans le tableau général des prix de la prestation comme des variantes. Article 4- Présentation des documents à numériser Le marché étant un marché à bon de commande, il est demandé aux candidats de remplir le Bordereau de Prix Unitaire en article 13. État des documents : variable. Indications pour la numérisation : les documents seront numérisés de la première à la dernière page dans le sens de la lecture, couverture et dos compris (les dos ne figureront pas dans les fichiers PDF générés par le prestataire) cas des pages blanches : le prestataire n'en numérisera pas plus de 2 d'affilée. Lorsqu'il s'agit de documents dont les versos sont des pages blanches, le prestataire ne numérisera pas ces versos. Le prestataire devra suivre les observations du tableau de récolement pour les cas particuliers. Article 5- Modalités d'exécution de la prestation 5.1 Tests Le test initial sera effectué au début de la prestation sur un lot de documents désignés par le commanditaire. Le prestataire enverra au commanditaire via un serveur FTP un échantillon de pages par document, dont le nombre sera déterminé en fonction de chaque commande. Cette phase de test permettra de régler tous les détails de la prestation : format, cadrage, calibration couleur, indexation, nommage des fichiers,... Les tests seront effectué dans un délai d'une semaine à compter de la prise en charge des documents par le titulaire. La production débutera après validation du test par le commanditaire. 5.2 Opération de Numérisation Après validation des tests, le prestataire dispose de 5 semaines par tranche de pages pour numériser les documents, les nommer, réaliser les éventuelles options, et livrer les fichiers au commanditaire pour réaliser les opérations de contrôle. Le commanditaire dispose de 90 jours pour déclarer les éventuelles réclamations et demandes de correction et s'engage à fournir un rapport de contrôle mentionnant précisément les anomalies détectées. En conséquence, le prestataire s'engage à faire les modifications et à contrôler les fichiers modifiés. CIRDOC- CCTP- MAPA 01/2012- Numérisation 2/8

3 5.3 Opération de gravure A compter du rapport de contrôle, le prestataire dispose de 2 semaines pour graver et livrer au commanditaire les différents fichiers détaillés à l'article Conditions Générales d'exécution Le dispositif de numérisation doit assurer une planéité optimale des documents afin que la lisibilité de l'image soit la meilleure. Il est demandé au prestataire de décrire les moyens utilisés pour maintenir les documents parfaitement à plat lors de la numérisation. La mise au point doit être optimale sur l'ensemble de la surface de chaque page numérisée. Les ombres portées créées par l'emplacement de la reliure (la prise de vue sur un scanner à balayage vertical comme le Zeutschel Omniscan permet de ne pas avoir d'ombre) ou les brillances générées par la qualité du papier sont à proscrire. Pour les documents présentant des pages trouées ou rognées, le prestataire mettra un cache sous la page numérisée pour ne pas voir la page du dessous. Les documents fragiles, ceux dont la reliure est trop serrée et ceux dont les écritures sont trop près de la reliure intérieure seront numérisés à 120. Les autres documents sans particularités seront numérisés à 180. Le dispositif de numérisation doit tenir compte des différences de couleurs des feuilles à l'intérieur d'un ouvrage; en particulier le fonds d'image doit être le plus homogène possible. La présence de doigts de l'opérateur sur l'image est exclue. Les documents seront numérisés en l'état. Le prestataire de service ne peut arguer d'une mauvaise qualité du support pour se soustraire à ses obligations. Les documents posant problème (lisibilité, cadrage des planches...) feront l'objet d'une numérisation spécifique. Article 6- Mise à disposition du prestataire des documents à numériser et du fichier de récolement. Le commanditaire fournira au prestataire un fichier de récolement des documents qui contiendra les informations suivantes : Nom ou code de l'établissement commanditaire Type de document Cote du document Nombre de pages à numériser Format du document à numériser (A4 [comprend inférieur ou égal à A4]/A3/A2/A1/A0/ supérieur à A0) Degré d'ouverture du document (120 /180 ) Cadrage (Monopage, double-page, lettre) détourage (à l'intérieur / à l extérieur de la page) Indication par le commanditaire sur la demande d'ocrisation du document, ou pas (avec fourniture d'un fichier.txt pour le contrôle) Indication par le commanditaire sur la demande d'insertion de métadonnées (ou pas) dans les fichiers Indication par le commanditaire sur la demande d'insertion d'un filigrane (ou pas) dans les fichiers Observations du commanditaire sur l'état des documents originaux et sur les paramétrages spécifiques éventuellement demandés pour la numérisation des documents. CIRDOC- CCTP- MAPA 01/2012- Numérisation 3/8

4 Article 7- Prise en charge, transport et stockage des documents 7.1 Transport Les candidats préciseront les modalités d'enlèvement, de conditionnement et de transport des documents objets du présent marché, notamment les engagements pris pour la sécurité et la conservation des collections objets du marché. De la prise en charge au retour des documents dans les locaux du CIRDOC, le prestataire sera seul responsable de la collection qui lui sera confiée. L'expédition des documents par voie postale est interdite. Enlèvement et retour des documents dans les locaux du CIRDOC (1 bis boulevard du Guesclin, Béziers) ; du lundi au vendredi de 8h à 18h, sur rendez-vous préalable (48h minimum). 7.2 Vérifications des documents et signalement des anomalies par le prestataire À réception des documents et avant la numérisation, le prestataire sera tenu de vérifier l adéquation entre les informations de référence contenues dans le fichier de récolement et les documents concernés, à charge pour lui de demander tout complément d'information auprès du commanditaire pour assurer la prestation dans les meilleures conditions. 7.3 Conditions de stockage, d utilisation, de manipulation et de numérisation Les documents étant pour certains des tirages uniques, ils devront être stockés et manipulés avec soin et conformément aux pratiques de conservation (température, hygrométrie, etc.). Afin de vérifier la conformité des conditions de sécurité et de conservation mises en œuvre sur le site, le CIRDOC se réserve le droit d effectuer des visites des locaux du titulaire pendant la durée de la prestation. 7.4 Retour des documents À l issue de la numérisation et après acceptation de la livraison des travaux de numérisation (contrôle qualité des fichiers livrés), les documents seront ramenés au CIRDOC dans les mêmes conditions de transport et de sécurité. Après vérification par le CIRDOC du bon état des documents originaux, les documents seront remis au CIRDOC. Un bordereau de décharge sera alors fourni au prestataire par le CIRDOC. 7.5 Assurances : Avant toute prise en charge des documents par le prestataire, celui-ci devra fournir au CIRDOC une attestation d'assurance couvrant tous les risques pendant les opérations de transport, de stockage et de manipulation. Article 8- Caractéristiques des fichiers images à fournir 8.1 Paramètres Techniques Rapport d'agrandissement Les documents originaux ne sont pas agrandis lors de la numérisation Résolution Les document sont numérisés en 300 dpi pour les fichiers JPEG Pour les documents iconographiques : les fichiers JPEG 12 seront livrés en 300 dpi, sauf exceptions qui seront en JPEG 12 / 600dpi. Un fichier PDF par document iconographique numérisé sera également demandé par le commanditaire Colorimétrie Numérisation en couleur : 16 millions de couleurs CIRDOC- CCTP- MAPA 01/2012- Numérisation 4/8

5 8.1.4 Échantillonnage ou profondeur d'analyse 24 bits = 16 millions de couleurs Format informatique des fichiers Les images seront numérisées au format JPEG 12 avec une résolution de 300 dpi détourage extérieur pour la conservation. Des fichiers de conservation JPEG 12, résolution 300 dpi, détourage intérieur seront également demandés pour les imprimés, et pour les manuscrits dont l'état le permet (voir indications dans le fichier de récolement). Enfin, le prestataire réalisera un fichier de consultation PDF (à partir des images avec détourage intérieur lorsque le document le permet) optimisé pour le web par volume numérisé, et en option OCRisé et/ou intégrant un filigrane sur chaque page. Le prestataire devra éviter au maximum de fournir des fichiers PDF dépassant 100 Mo avec le maintien d'une bonne qualité d'image. Tableau récapitulatif des paramètres de numérisation (des cas particuliers à suivre par le prestataire pourront être signalés par le CIRDOC dans le fichiers de récolement) : Imprimés Manuscrits JPEG cadrage Extérieur JPEG 12 / 300 dpi JPEG 12 / 300 dpi JPEG cadrage intérieur JPEG 12 / 300 dpi PDF Basés sur du JPEG 10 / 200 dpi, pour éviter un poids trop élevé de fichier Basés sur du JPEG 10 / 300 dpi, pour éviter un poids trop élevé de fichier Alerte à créer si les fichiers dépassent 100 Mo Nous découpons au CIRDOC les PDF qui dépassent les 100 Mo Cadrage et orientation Lors de la numérisation, le fichier dit de «conservation» doit restituer le document dans son intégralité. L orientation de numérisation, qui correspond au sens de l image, doit être: pour les feuilles volantes, dans le sens de lecture du texte (pour les fichiers de conservation et de consultation). pour les ouvrages reliés : dans le sens de lecture du texte pour les fichiers PDF et les JPEG 12 détourage intérieur. Dans le sens du document pour les fichiers de conservation JPEG 12 détourage extérieur. Le cadrage sera intérieur pour les fichiers de consultation PDF et les fichiers de conservation JPEG 12 (int.) et un cadrage extérieur pour les autres fichiers de conservation JPEG 12 (ext.) Images assemblées La numérisation de documents constitués de planches peut nécessiter plusieurs prises de vue, qui seront ensuite assemblées. 8.2 Nommage Chaque image produite devra posséder un identifiant unique défini selon la structure suivante : Pour les documents hors périodiques : FRB (identifiant RCR de l'établissement)_cote_numéro ID de vue.extension Le tiret bas _ est utilisé comme séparateur comme défini dans la norme ISO 9660 niveau 2 Exemple : FRB _CAC450_00001.jpg CIRDOC- CCTP- MAPA 01/2012- Numérisation 5/8

6 Pour les périodiques : FRB (identifiant RCR de l'établissement)_cote_n du périodique_aaaa_mm_jj_numéro ID de vue.extension Suivant le document, chaque vue pourra donner lieu à deux fichiers numérisés individualisés, un de format JPEG 12 cadrage extérieur et un de format JPEG 12 cadrage intérieur. Les fichiers JPEG cadrage extérieur présenteront un ajout de «_B» (= Brut) pour les différencier des fichiers JPEG 12 cadrage intérieur. Exemple : FRB _CAC450_00001_B.jpg FRB _CAC450_00001.jpg Chaque document fera l'objet d'une création d'un fichier PDF optimisé pour le web par volume (et en option avec OCR et/ou en intégrant un filigrane sur chaque page) pour la consultation, dont le nommage suivra ce modèle : FRB (identifiant RCR de l'établissement)_cote_numéro ID de vue.pdf Exemple : FRB _CAC450_00001.pdf Le fichier de récolement comprendra pour chaque document la cote à indiquer dans les nommage des fichiers. Pour le disque dur externe stockant les fichiers numérisés, le nommage s'effectuera comme ceci : FRB _2NUM0XX_E_Y FR = Établissement français B = Bibliothèque = numéro RCR identifiant le Cirdòc 2 = fichiers de conservation XX = numéro de la campagne de numérisation : ceci permet d'identifier qui est le prestataire de numérisation avec un tableau de concordance. E = indique que cette numérisation est faite en externe (si c'était en interne ce serait un I) Y = numéro d'exemplaire du disque dur servant au stockage. 8.3 Métadonnées Des métadonnées pourront être insérées dans le fichier PDF optimisé de chaque ouvrage. Elles seront au format XMP Extensible Metadata Platform. Le format XMP prédéfinit la façon de stocker les informations les plus courantes en reprenant des éléments du Dublin Core et d EXIF Exchangeable Image File. XMP présente l avantage d être ouvert à tous les types de métadonnées XML. De plus, il est possible d exploiter les métadonnées XMP même en l absence des applications d origine. Article 9 Fichier de récolement complété et finalisé et suivi de la production Le fichier de récolement initial remis au prestataire avec les documents à numériser doit être complété par le prestataire et être impérativement restitué dans sa version finalisée avant la livraison des fichiers numériques euxmêmes. Le prestataire devra ajouter sur le fichier de récolement les informations suivantes pour chaque document : le nom des fichiers image retenus pour les fichiers JPEG et le nom du fichier PDF la cote du disque de conservation correspondant Ce fichier de récolement doit également permettre au prestataire de signaler toutes difficultés de réalisation ou les défauts constatés sur les dossiers, et de fournir aussi un rapport de production. Le rapport de production fourni par le prestataire devra indiquer sur le fichier de récolement pour le lot numérisé : les incidents de production, toutes informations relatives aux difficultés de réalisation rencontrées, les modalités et les résultats des contrôles qualités réalisés, le contenu des supports livrés. CIRDOC- CCTP- MAPA 01/2012- Numérisation 6/8

7 Article 10 Contrôle de la production par le prestataire Le contrôle de qualité, qui porte sur les images numériques mais aussi sur l ensemble des produits de la prestation, intervient chez le prestataire en fin de production et chez le commanditaire lors des opérations d admission de la prestation. Un contrôle par échantillonnage sera privilégié. La taille de l échantillon à contrôler par document suivra les conseils du Ministère de la culture, suivant le tableau ci-après : Taille du lot Taille de l'échantillon 2 à 8 9 à à à à à à à à à à à à à Le niveau de qualité exigé est celui de la BNF: 0,1 % maximum pour les erreurs majeures et 1% maximum pour les erreurs mineures. Erreurs majeures : - Incohérence entre les images et les références, - Page(s) ou image(s) manquante(s), - Troncature de l information, - Format de fichier non conforme - Résolution non conforme - Polarité inversée. - Métadonnée manquante (si cette option a été demandée à la commande) Erreurs mineures : - Lisibilité du texte ou rendu des photographies insuffisant dû à un manque d'optimisation des réglages du numériseur, image partiellement floue, - Travers supérieurs à + ou 1 30', - Échelle de restitution incorrecte par rapport au document original ou changement d'échelle au sein d'un même ouvrage non justifié, - Mode de traitement inapproprié à l image, - Présence d altérations et ou d élément(s) étranger(s)sur l image (pixellisation, traits de saturation, etc.) - Altération des données de références fournies et mauvais renseignement des champs modifiables dans les fichiers, - Plage dynamique réduite. Article 11 Livraison des images numériques Les fichiers de conservation (JPEG 12 cadrage extérieur et JPEG 12 cadrage intérieur), les fichiers de consultation (PDF), seront livrés sur disque dur 1,5 pouces fourni par le prestataire. Article 12 Contrôle des prestations par le commanditaire Le contrôle de la qualité de la prestation nécessite de disposer des documents originaux. Des contrôles seront réalisés par le CIRDÒC à la suite de la livraison sur disque dur des données et du retour des documents originaux effectué par le prestataire. Le niveau de qualité exigé est celui de la BNF: 0,1 % maximum pour les erreurs majeures et 1% maximum pour les erreurs mineures. Le CIRDOC vérifiera que tous les documents ont bien été reproduits dans leur intégralité et leur intégrité en conformité avec le présent CCTP. Les contrôles seront réalisés par échantillonnage. Le CIRDOC dispose d un délai de 90 jours pour faire procéder aux vérifications du lot, délai courant à compter de la réception des travaux de numérisation par l établissement. CIRDOC- CCTP- MAPA 01/2012- Numérisation 7/8

8 En cas de rejet, le CIRDÒC retournera le lot défectueux au prestataire de numérisation. Le délai accordé au prestataire de numérisation pour effectuer les travaux de reprise du lot défectueux est fixé à 30 jours ouvrés. L'ensemble des opérations de reprise est à la charge du prestataire. Article 13 BORDERAU DE PRIX UNITAIRE Les candidats préciseront les prix unitaires pour chacune des prestations envisagées, ce qui permettra au commanditaire, grâce à une grille homogène, de comparer de manière objective, exhaustive et non ambiguë le coût des différentes offres. Prestation Unité Prix unitaire HT 1 Gestion de Projet Réunions, outils de suivi... 2 Transport Transport avec assurance (indiquer si nécessaire des tranches par valeur de lot de documents) 3 Numérisation et nommage suivant instructions Numérisation 16 Millions de couleurs, 300dpi, ouvrage ouvert à 180 Numérisation 16 Millions de couleurs, 300dpi, ouvrage ouvert à 120 Numérisation 16 Millions de couleurs, 300dpi, feuilles volantes Numérisation 16 Millions de couleurs, 300dpi, Affiche format < A0 Numérisation 16 Millions de couleurs, 300dpi, Affiche format > A0 le coût de la PAO d'assemblage des vues est compris dans ce prix. 4 océrisation des fichiers OCR langue occitane, graphie mistralienne OCR langue occitane, graphie normalisée OCR langue française 5 création et gravure des fichiers numériques sur disque dur Fichiers d'archivage en JPEG 12 cadrage intérieur, Fichiers en JPEG 12 cadrage intérieur + Fichiers de consultation : 1 Fichier PDF par document En option sur le PDF, filigrane sur chaque page 7 Indexation et métadonnées Insertion de métadonnées XMP 8 options diverses Manipulations particulières de dépliage ou repliage Assemblage optimal d'une page déchirée Frais d'installation d'un atelier sur place, au CIRDÒC Forfait Aller/ retour Le disque dur Par fichier Par fichier forfait CIRDOC- CCTP- MAPA 01/2012- Numérisation 8/8