1ére Journée Achat Responsable Jeudi 4 Décembre 2014 Mettre en œuvre une démarche responsable et juridiquement sûre GIP MAXIMILIEN, le portail des

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1 1ére Journée Achat Responsable Jeudi 4 Décembre 2014 Mettre en œuvre une démarche responsable et juridiquement sûre GIP MAXIMILIEN, le portail des marchés publics franciliens

2 Sommaire 1. Maximilien c est qui? Historique: Un GIP conçu pour durer Objectifs/enjeux: Faciliter l accès des TPE/PME, optimiser les achats, notamment responsables Acteurs: acheteurs publics du GIP/Gouvernance partagée et écoute du monde économique et social 2.Le portail de publicité et de mutualisation de la dématérialisation francilien sur toute la chaîne d achats Visibilité et Valorisation des achats responsables Référentiel social 3. Le réseau franciliens des achats responsables Membre de l inter-réseaux commande publique et développement durable/réseau national Réseau francilien: échanges de bonnes pratiques 2 GEM DD Innovation et accès des TPE/PME

3 3 1. Maximilien: c est qui?

4 4 Un GIP conçu pour durer 2008/2009: étude de faisabilité Région Ile de France 2005 : obligations dématérialisations partielles Retour de bonnes pratiques, demandes de simplification Consultation des acteurs ( secteur public et privé) 2010/2012: structuration et acquisition du portail Constitution association (souplesse) préfigurant un GIP Adhérents: acheteurs publics IDF Instance du monde économique et social marchés publics : avis/dématérialisation / échanges acheteurs 2013/2014: ouverture du portail et création du GIP 11 membres fondateurs, 51 adhérents/gestion «in house» Une nouvelle gouvernance depuis le 30 octobre équipe dédiée, des relais sur les territoires

5 Acheteurs publics de Maximilien Autres adhérents: Arcueil, Carrières-sous-Poissy, Le Kremlin-Bicêtre, Epinaysur-Seine, Meudon, Paris, OPH Confluences Habitat, OPH Malakoff, SAEM Noisy-le-Sec Habitat, SAERP, STIF, Neuilly-sur-Seine, Stains, Saint-Denis, OPH Plaine Commune habitat, OPH d Aubervilliers, GIP MDPH95, Villetaneuse, Pierrefitte-sur-Seine, CCAS Paris, La Courneuve, Saint-Ouen CCAS Pierrefitte, CCAS Meudon, SEM Plaine Commune Développement, SPL Plaine Commune Développement, CCAS de la Ville de Paris, Ville d Alfortville Ville d Arcueil, Syndicat mixte Seine-et-Marne Numérique, Association CAP DEMAT, CCAS de Neuilly-sur-Seine, Saintry/Seine, lycée Voltaire, 5 JB-Say 5

6 Acteurs: Gouvernance partagée et écoute du monde économique et social Missions Instances représentatives du monde économique et social Président-e du GIP Conseil d administration Le CA est composé de représentants des membres fondateurs et de représentants élus des collèges. Il se réunit au moins deux fois par an. Autres Instances consultatives (à définir) - Veille et conseille - Contribue à l efficacité des services - Coordonne l ensemble des travaux réalisés et les soumet à l AG - Organise le portail et son déploiement - Décide de la création d emplois 6 1 er collège Communes, EPCI et syndicats mixtes < hb Assemblée générale L AG se réunit au moins une fois par an et est composée de l ensemble des membres du groupements répartis en 5 collèges + 1 : 2 ème collège Communes, EPCI et syndicats mixtes entre et hb 3 ème collège Communes, EPCI et syndicats mixtes > hb 4 ème collège Région IDF, départements et ville de Paris 5 ème collège Autres pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices de nature publique Membres partenaires Pouvoirs adjudicateurs privés et entités adjudicatrices privées (voix consultatives) - Adopte le règlement intérieur - Elabore les orientations stratégiques concernant l évolution du groupement (mise en œuvre par le CA) - Approuve le budget et les comptes de l exercice écoulé - Approuve le rapport annuel sur la gestion et l activité du groupement - Modifie la convention constitutive - Décide la prorogation ou la liquidation du GIP

7 Objectifs: Faciliter l accès des TPE/PME/Optimiser les achats, notamment responsables Objectifs GIP: «Mettre en œuvre un portail de marchés publics, des services d échanges électroniques et de diffusion de bonnes pratiques, fournis et supportés par un réseau d organismes publics ou privés chargés d'une mission de service public, dans une perspective d amélioration : - prise en compte des entreprises, notamment des TPE-PME, du développement durable - dématérialisation des procédures administratives 7

8 Enjeux partagés Développer les usages numériques Impulser l e-administration Réduire la fracture numérique Réaliser un projet de service public solidaire Mutualiser les coûts Proposer une adhésion réduite pour les communes de petite taille Promouvoir le développement durable Animer un réseau d achats responsables Prendre en compte les acteurs et impacts économiques 8

9 Réaliser un projet de service public solidaire Pour tous les pouvoirs adjudicateurs franciliens 9 Conçu pour les collectivités locales, EPCI, syndicats: voix délibérative en AG, représenté dans un collège au conseil d administration Les autres pouvoirs adjudicateurs, hors Etat: voix délibérative pour les entités publiques, consultative pour les entités privées (gouvernance publique) Modalités juridiques d adhésion au GIP Gestion «in house»: une délibération ou décision (modèle type) pour l accès à tous les services Possibilité de conserver ses propres outils de dématérialisation des procédures Modalités financières (forfaitaire) Projet de service public: Solidarité pour permettre aux collectivités de petite taille de remplir les obligations et accéder à l e-administration Pour les collectivités locales, EPCI et syndicats : des tranches par nombre d habitants (idem Bourgogne, Aquitaine ) Pour les bailleurs sociaux: fonction du nombre de logements par bailleurs Pour les autres acheteurs publics: budget fonctionnement Possibilité de prendre en charge coûts d adhésion d entités de son territoire pour les EPCI inférieurs à habitants

10 2.Le portail de publicité et de mutualisation de la dématérialisation francilien sur toute la chaîne d achats 10

11 Les axes de travail lancés en 2013 pour aller plus loin dans la chaîne des achats Phase amont consultation Impulser les achats responsables/ rédaction outils de pilotage achats/sourcing Publicité/Consultation Moteur de recherche développement durable, statistiques Plus de MAPA, gestion des devis, Forte audience du site Inscription entreprise simplifiée/statistiques Echanges/infos entreprises (notif, avis attribution, recensements) Accompagner l acquisition de signatures électroniques Limiter le volume des DCE et offres électroniques Gérer des formulaires /données, rapports d analyse Optimiser le coffre-fort entreprises (attestation) Phase aval consultation Télétransmission payeur (réduction délai paiement) Optimiser la gestion des attestations entreprises Suivi de l exécution administrative Archivage électronique légal 11

12 Services acheteurs publics: vers le 100% démat? Proposer un outil clé en main, modulaire, simple d utilisation Aide à la définition des besoins: Echanges de bonnes pratiques entre acheteurs (support du Réseau des acheteurs responsables): documentation partagée, bibliothèque de DCE + annuaire acheteurs Portail d avis, suivi de l audience (2013: visites) visibilité, notamment MAPA < euros, gestion devis reprise des données démat vers les supports de pub Plateforme de dématérialisation (avis attrib) Gestion des commissions Groupements de commande Télétransmission au contrôle de légalité (ACTES) En cours acquisition/étude: certificats de signature, rédaction Accompagnement: Formations, Films Echanges de pratiques, groupes de travail, démarches innovantes 12

13 Services entreprises: accès durable des TPE/PME commande publique? Veille, sourcing, partenariats : objectif «0 papier»? Exhaustivité des avis: + de 2000, visibilité des MAPA Accès direct cahiers des charges (DCE) acheteurs du GIP (1 identifiant)/ partenaires Place, omnikles+ compléments BOAMP Gratuité: alertes, panier entreprises, flux RSS, liens viadeo et messagerie, appli mobile, liens sites pertinents marchés publics, base fournisseurs Valorisation base fournisseurs et démarches responsables, communication programmation achats et «rencontres d affaires» Recherche partenaires (bourse co/sous-traitance) Dématérialisation de la passation 13 Sécurité, confidentialité (tests, films, hotline) De la pub à la notif: c est possible! Outils de simplification (nouveau décret): système «MPS» de récupération des données d identité, attestations sociales, fiscales + Coffre-fort électronique pour les compléments de candidature Condition durabilité: signature électronique/contrôle de légalité et comptable/optimisation DCE/exécution/archivage Humain: consultation/formation membre instance économique et sociale

14 Les consultations (avis/demat) Plus de MAPA Données essentielles: objet, entité, lieu exécution, date et heure limité dépôt Avis + DCE adhérents GIP Accès direct DCE Test configuration Liens viadeo et messagerie panier Détail des lots Avis + DCE omnikles idf Aspect social Environnemental handicap Avis BOAMP Avis + DCE Place 14 Modalités de réponse ex: Réponse électronique possible, sans signature requise

15 Visibilité des achats responsables sur le portail pour les acheteurs Informations obligatoires Et après? - Autres outils: objet, variante, innovation? - Ethique, diversité, égalité des chances, formation, RSE - Equitable - Transport, livraison vrac - Déchets, emballages, recyclage - Energie, eau, bois - Biologique - Circuits courts, déplacements, biodiversité coût global, cycle de vie - Impact carbone, changement climatique - Innovation économique, sociale, mode de production 15

16 Données 2014 Novembre 2014 : 1808 consultations mises dont 1319 procédures adaptées soit 73% (743 inférieures à ) retraits de dossiers de consultations par les entreprises soit une moyenne de 20 retraits par consultation 2019 questions posées 110 consultations avec réponse électronique obligatoire soit 6% des consultations 1870 offres électroniques déposées dont 1383 avec signature électronique soit une moyenne d une réponse électronique par consultation Depuis mai 2014, retour sur les achats responsables (nouvelle fonctionnalité) : 9 marchés réservés, 114 marchés comportant des clauses sociales, 248 consultations comportant des aspects environnementaux 17

17 Référentiel social : bourse co/sous-traitance, moteur de recherche Nombre limité de résultats pour sécuriser le site 18

18 3. Le réseau franciliens des achats responsables 19

19 L'inter-réseaux «Commande publique et développement durable» Réunit les animateurs de réseaux territoriaux d acheteurs publics Objectifs : faciliter les synergies entre les différentes initiatives territoriales faciliter le développement et l émergence de réseaux territoriaux offrir une visibilité nationale aux différentes initiatives territoriales engager des actions collectives (site Internet, colloque, publication Outils à disposition de l'inter-réseaux : Site Internet Plate-forme d'échanges Outil d'autoévaluation et d'aide à la décision 20 20

20 Réseau national Une fédération des acheteurs autour d un projet La mutualisation des connaissances, la circulation de l information, l'identification de bonnes pratiques L'organisation régulière de journées d information, d ateliers techniques ; Plateforme d échange Uniquement pour les acheteurs publics Plus de 1700 inscrits :les inscrits sont les rédacteurs! Contenu: Des documents de référence ; contacts; nombreux exemples d achats par la mise en ligne de cahiers des charges Rôle du ministère de l écologie dans l inter-réseaux Mise à disposition d'une meilleure connaissance de l'achat public durable Mise en place de groupe de travail sur des thématiques spécifiques Réalisation d'un état des lieux de l'achat public durable en France Démarche bottomup : écoute des besoins des acheteurs locaux pour définir les stratégies nationales : PNA APD, projet de loi 21 21

21 Les échanges de bonnes pratiques du Réseau francilien Périmètre thématique développement durable Pilier Economique (accès TPE/PME à la commande publique) Pilier Social (insertion, handicap, éthique, équitable) Pilier environnemental thématique E-administration: dématérialiser chaîne achats thématique pilotage achats Lien avec les projets nationaux Un réseau de l inter-réseaux commande publique et développement durable : partage pratiques, propositions, portail Ateliers OEAP: dématérialisation: signature, ACTES (DGCL)/ TPE/PME: visibilité petits marchés. L instance éco en écho Composition : des représentants du monde économique et social associés au projet Principe : faire évoluer les outils et les pratiques avec les 22 entreprises

22 Acteurs: écoute du monde économique et social (Instance consultative) Généralistes : CCI, DIRECCTE, Chambres des métiers et de l artisanat, d agriculture d Ile de France, CGPME Ile de France, MEDEF Ile de France Domaines très impactés par les achats publics et fédérés : FFB Grand Paris(Fédération Française du Bâtiment), FNTP (FRTP Ile de France), CAPEB, Ordre des architectes Pôle de compétitivité : Advancity, Systématic Partenaires des membres : Plaine Commune Promotion, Pacte PME Acteurs ESS, développement durable : UREI, CREPI, CRESS, GRAFIE, PFCE, Coorace, l Atelier, AMI (plateforme des SIAE franciliennes), OBSAR, Atoutplie L appel à des experts selon les thématiques traitées Développement durable: Environnement, insertion, handicap / lutte contre les discriminations, économique (Accès TPE/PME, Innovation Ethique/Commerce équitable (et social) Dématérialisation (signature électronique ) 23 23

23 Actions de sensilisation/échanges avec les acteurs Dates Présentations MAXIMILIEN et échanges accès à la commande publique Dates Présentations MAXIMILIEN et échanges accès à la commande publique 5 décembre 2013, 11 février, 25 avril, 8 juillet 2014 Atelier PME OEAP 10 décembre 2013 Réseau innovation CFI Seine-et-Marne, Melun 13 décembre 2013 Centre Francilien de l Innovation, Paris 17 décembre 2013 OBSAR 6 janvier 2014 CAPEB Grand Paris 20 janvier 2014 Audition projet collectif clauses d insertion (OBSAR, Région Ile-de-France) 16 mai 2014 Réunion critère carbone (UAD, ADEME) 19 mai 2014 SYNTEC Numérique 27 mai 2014 Pôle de compétitivité Advancity 10 juin 2014 Atelier TPE/PME Achats responsables (Paris Région Entreprises) 13 juin 2014 CCI Paris Ile-de-France 18 juin 2014 FFB Ile-de-France 3 février, 18 mars, 16 & 30 avril, 27 juin 2014 Groupe de travail DIRECCTE IDF CSFR Numérique 19 juin 2014 Planète PME 8 septembre 2014 CGPME Ile-de-France 4 février 2014 CREPI Ile-de-France 5 et 6 février 2014 Salon des entrepreneurs 7 février 2014 UGAP 18 février 2014 Le Parisien 3 mars, 23 avril, 2 mai et 15 mai Maison de l Entreprise et de l Emploi Mantois Seine Aval 6 mars 2014 Présentation MPS aux membres de MAXIMILIEN 10 avril 2014 Entreprises des pépinières de la CAPS (Essonne) 22 avril 2014 Eco-entreprises - Carrefour des Entreprises de l Est Parisien CAREEP et CG94 23 avril 2014 Pacte PME 24 avril 2014 Pôle de compétitivité Medicen Paris Région 5 mai 2014 GT Achats durables : commerce équitable (avec PCE) 15 mai 2014 MEDE Mantois Seine Aval 12 septembre 2014 GIR Vallée de Seine 1 er octobre 2014 ECOTER 3 octobre 2014 Formation MAXIMILIEN têtes de réseau 9 octobre 2014 Pôle SYSTEMATIC Ambition PME 16 octobre 2014 Atelier Agenda 21 Région Ile-de-France 5 novembre 2014 Inter réseau commande publique et développement durable et Groupe plénier du GEM DD 13/11/2014 : Rencontres Plaine Commune Promotion & MIEL 17/11/2014: Plénière CSFR Numérique 18/11/2014: Matinale Clause sociale CREPI/OBSAR 02/12/2914 : Paris Business Meeting 04/12/2014: Journée Achat Responsable au Synchrotron Soleil 11/12/2014 : Assemblée générale du GIP 12/12/2014 : Action CGPME 12/2014 : COPIL rencontre TPE/PME Filière numérique

24 Echanges de bonnes pratiques au sein de Maximilien Mise à disposition de DCE, clauses, expériences: Portail de l inter-réseaux «commande publique et développement durable» Expériences des membres: insertion, référentiels aménagement durable, accompagnement vers l e-administration Commerce équitable : Action de formation acheteurs le 5 mai 2014 (semaine du commerce) Mise à disposition de DCE Innovation Identification outils juridiques et partenariats Sourcing: Promotion des présentations des besoins en amont/rencontres entreprises/acheteurs Impact carbone: étude Région IDF/ADEME: lots outil carbone et formation acheteurs: 25

25 GEM développement durable/climat: rapprochement territoires/etat MAXIMILIEN invité à rejoindre le groupe plénier du Groupe d étude marchés Développement Durable de l Observatoire Economique de l Achat public 26 Installation du groupe plénier le 5 novembre 2014 Définition d un programme national Poursuite du travail engagé dans le cadre de l inter réseau commande publique et développement durable engagé dès 2011 (MAXIMILIEN reconnu comme réseau francilien des acheteurs responsables): mutualisation formation? 2015 : Conférence Paris Climat 2015 (COP21) Finalisation des travaux Région/ADEME Ile-de-France Outil bilan Carbone: Réduire les émissions des acteurs du territoire/faire évoluer les modes de production Pour certains marchés à identifier (clause environnementale article 14): demande de bilan carbone dans l exécution du marché Pour quelques marchés, dans un cadre bien défini: un critère de sélection carbone (en prenant en compte principes de la commande publique) Mise en œuvre du Plan National d'action pour des Achats Publics Durables (PNAAPD)

26 Périmètre GEMDD Transposition de la Directive 2014/24/UE du 26 février 2014 sur la passation des marchés publics : notion de coût du cycle de vie ; ouverture sur le commerce équitable ; Renaissance du Groupe d étude des marchés Développement durable (GEM DD) Nouveau Président : Guillaume CANTILLON Son projet de programme de travail : GT Coût du cycle de vie (copilotage CGDD SAE) GT Achat public et économie circulaire (lancement mi-2015) GT Achat public et climat Actualisation des guides Espaces verts (2011) ; Achat de produits (2005) ; Prestations de nettoyage (2009) 27

27 Numérique: achats innovants/pilotage achats Rencontres TPE/PME filière numérique et TIC en 2015 Projet de 18 mois financé dans le cadre du CSFR numérique (aide d Etat, DIRECCTE Ile-de-France) Diffusion de feuille(s) de route des achats numériques et TIC des acheteurs publics franciliens (fin 2014) à diffuser Organisation de 4 matinées en 2015 Présentations liées à la thématique Présentation rapide de leur offre par 10 PME avec retour des acheteurs publics Tenue d espaces de rencontres bilatérales acheteurs/pme et en parallèle présence d une table d information de type guichet unique avec des interlocuteurs polyvalents. Mobiliser les membres du GIP, les acheteurs publics franciliens et les partenaires 28

28 Vers la normalisation 2015: en attendant le DUME Extension de MPS à tous les marchés Coffre-fort électronique entreprise: un complément de MPS à partager? DCE: outil rédaction + MPS: des modèles, clausiers communs? 2016 code de la commande publique 2017 facturation électronique 2018 dématérialisation obligatoire des marchés publics 29

29 TESTEZ! identifiant:demo3 mot de passe: Maximilien3 Nous contacter 30

30 Pour réfléchir ensemble: «Dématérialisation des procédures : comment faire pour être vraiment durable? Dé-matérialiser= économique écologique RSE Avantages/Enjeux Réduction support matériel papier (objectif «zero papier») Suppression transports physiques/courriers Facilite le partage Téléprocédures administratives et service public: efficacité/deniers publics/transparence (open data)/démocratie P Pensez environnement, n imprimer que si nécessaire! Ecueils/Nouveaux enjeux + de consommation de papier (impression individuelle) Empreinte écologique supports informatiques: matières 1ères, énergies, déchets, impact santé au travail Nécessité garantir confidentialité Fracture numérique, égalité d accès, gratuité Pérennité archivage (formats, gestion publique..) 31 31