LE BÂTONNIER : CHEF DES SERVICES DE L ORDRE. Rapport de Madame le Bâtonnier Marie-Laure VIEL, Membre du Bureau de la Conférence des Bâtonniers

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1 LE BÂTONNIER : CHEF DES SERVICES DE L ORDRE Rapport de Madame le Bâtonnier Marie-Laure VIEL, Membre du Bureau de la Conférence des Bâtonniers Séminaire des Dauphins Les 11 et 12 décembre 2015

2 Les fonctions du Bâtonnier sont déterminées par les articles 15 et 21 de la loi du 31 décembre 1971 qui disposent : - Article 15 de la loi du 31 décembre 1971 «Les avocats font partie de barreaux qui sont établis auprès des tribunaux de grande instance, suivant les règles fixées par les décrets prévus à l article 53. Ces décrets donnent aux barreaux la faculté de se regrouper. «Chaque barreau est administré par un conseil de l ordre élu pour trois ans, au scrutin secret, par tous les avocats inscrits au tableau de ce barreau «par tous les avocats stagiaires du même barreau ayant prêté serment avant le 1 er janvier de l année au cours de laquelle a lieu l élection» et par les avocats honoraires dudit barreau. Le conseil de l ordre est renouvelable par tiers chaque année. Il est présidé par un bâtonnier élu pour deux ans dans les mêmes conditions. «Le Bâtonnier peut être assisté par un vice-bâtonnier élu avec lui dans les mêmes conditions et pour la même durée.» «En cas de décès ou d empêchement définitif du bâtonnier, les fonctions de ce dernier sont assurées, jusqu à la tenue de nouvelles élections, par le vice-bâtonnier, s il en existe ou, à défaut, par le membre le plus ancien du conseil de l ordre.» «Les élections peuvent être déférées à la cour d appel par tous les membres du barreau disposant du droit de vote et par le procureur général.»» - Article 21 de la loi du 31 décembre 1971 «Chaque barreau est doté de la personnalité civile. Le Bâtonnier représente le barreau dans tous les actes de la vie civile. Il prévient ou concilie les différends d ordre professionnel entre les membres du barreau et instruit toute réclamation formée par les tiers. «Tout différend entre avocats à l occasion de leur exercice professionnel est, en l absence de conciliation, soumis à l arbitrage du bâtonnier «qui, le cas échéant, procède à la désignation d un expert pour l évaluation des parts sociales ou actions de sociétés d avocats. En cette matière, le bâtonnier peut déléguer ses pouvoirs aux anciens bâtonniers ainsi qu à tout membre ou ancien membre du conseil de l ordre.» «La décision du bâtonnier peut être déférée à la cour d appel par l une des parties.» «Les conditions dans lesquelles le bâtonnier peut déléguer ses pouvoirs et les modalités de la procédure d arbitrage sont déterminées par décret en Conseil d Etat pris après avis du Conseil National des Barreaux.» «L ensemble des bâtonniers des barreaux du ressort de chaque cour d appel désigne tous les deux ans celui d entre eux chargé, ès qualité de bâtonnier en exercice, de les représenter pour traiter de toute question d intérêt commun relative à la procédure d appel.»» Ces dispositions sont complétées par les usages spécifiques de chaque barreau. Au sein de l Ordre, «une entreprise (pas) comme les autres», le Bâtonnier assume diverses fonctions comparables à celles exercées par un chef d entreprise. Ce faisant, il est nécessairement en charge : - de la gestion des locaux de l Ordre - de la gestion des ressources humaines 1

3 I) Gestion des locaux de l Ordre A) LES LOCAUX DE L ORDRE DOIVENT ETRE ASSURES L assurance des locaux professionnels permet de protéger les Ordres contre les multiples risques auxquels sont exposés leurs locaux et les dommages que ceux-ci peuvent provoquer. Elle permet de garantir les risques suivants : incendie, dégât des eaux, événements climatiques, catastrophes naturelles, attentats et actes de terrorisme, vol, bruit, bris de glace. Le montant versé, en cas de sinistre, est calculé en fonction de la valeur déclarée lors de la souscription de l assurance. Elle est obligatoire et se distingue de la RC Pro qui, elle, couvre les dommages résultant de l utilisation de l immeuble, la reconstitution archives, la responsabilité civile exploitation, les pertes titres et valeurs par exemple. Les Ordres doivent donc s assurer : 1 - pour la responsabilité civile Pro 2 pour leurs locaux, dans le cadre d une assurance multirisques bureaux Cette assurance est obligatoire, même si les locaux sont mis à la disposition des Ordres gratuitement, s agissant dans ce cas des locaux indispensables au bon fonctionnement du service public de la justice. Ne pas oublier la couverture au titre des dommages ouvrages en cas de travaux. La société de courtage des Barreaux a mis en place une couverture «Multirisques bureaux», laquelle évite les redondances, notamment avec le contrat RC Pro Barreaux pour des tarifs concurrentiels. Les Ordres intéressés peuvent contacter à la SCB Monsieur Emmanuel OPPERMANN au qui se tient à la disposition des Ordres pour réaliser un audit et proposer une couverture appropriée à chacun. B) LA SITUATION JURIDIQUE DES LOCAUX DES ORDRES AU SEIN DES PALAIS DE JUSTICE L entrée en vigueur du Code général de la propriété des personnes publiques (ordonnance n du 21 avril 2006), la mise en œuvre de la nouvelle politique de l état et les observations de la Cour des Comptes ont amené l Etat à revoir la situation de l occupation des locaux judiciaires par les Ordres. La Conférence des Bâtonniers s est saisie de ce dossier depuis Les discussions avec la Chancellerie ont permis d obtenir des avancées très satisfaisantes. La correspondance de Madame TAUBIRA, en date du 19 juillet 2013, rappelle les négociations intervenues entre la Conférence et la Chancellerie et le régime applicable aux locaux des ordres. Pour mémoire, la situation, à ce jour, est la suivante : 2

4 1 Locaux dans les Palais de Justice existants 1) Régime applicable aux différents locaux utilisés par les Ordres. A SURFACE INDISPENSABLE AU BON FONCTIONNEMENT DU SERVICE PUBLIC DE LA JUSTICE : Les locaux concernés sont les suivants : - bureau du Bâtonnier - bureau du Secrétariat - local vestiaire - cases courriers - box d entretien Règle : Exonération de redevance d occupation pour les surfaces réellement occupées au sein des Palais de Justice. Exonération des charges de fonctionnement selon les mêmes principes et les mêmes périmètres de surface que ceux retenus au titre de l exonération du paiement de la redevance d occupation. B SURFACE COMPLEMENTAIRE : Les locaux utilisés par les Ordres et autres que ceux figurant au paragraphe précédent sont soumis au paiement d une redevance d occupation. Le montant de la redevance doit être calculé sur la base d une valeur locative restant à déterminer par France Domaine. Précision : Les ordres sont totalement exonérés des charges relatives à la sûreté des bâtiments judiciaires (gardiennage et équipement spécifique) 2) Formalités. Des conventions doivent être régularisées : - avec les chefs de Juridiction : une convention de répartition des charges d entretien et de maintenance - avec France Domaine : une convention d occupation (sous réserve du montant de l évaluation par France Domaine de la valeur locative des surfaces complémentaires) 2 Nouveaux locaux ou reconstruction de Palais de Justice Il a été convenu avec le ministère de l association des barreaux au projet de construction et de grosses restructurations des Palais de Justice lors des Comités de Pilotage (COPIL). La Ministre avait par ailleurs indiqué que l activité des barreaux au sein des Tribunaux de Grande Instance serait prise en compte dans les programmes de construction et de rénovation par la création de box de confidentialité mis gracieusement à la disposition des avocats. 3

5 Il convient bien entendu d être très vigilant sur la détermination des surfaces mises à la disposition des Ordres au titre du fonctionnement du service public de la justice, notamment en ce que lesdites surfaces devront être fixées en fonction de l importance du barreau et du nombre d avocats. Actuellement, sont toujours en cours, avec la Direction des Services Judiciaires, des négociations aux fins de : - déterminer la liste des locaux exonérés en y intégrant les locaux occupés par les CARPA, - fixer les critères de détermination de la redevance d occupation pour les surfaces complémentaires. Ces négociations sont laborieuses et avancent peu. Il semblerait que le ministère hésite à déterminer une valeur locative de base pour l ensemble des Ordres, laquelle doit, pour nous, tenir compte pour sa fixation de la mission de service public effectuée par les Ordres. Une nécessaire minoration de la valeur locative s impose. En toute hypothèse, les barreaux doivent saisir la Conférence de toute difficulté que ce soit à ce titre, et s abstenir de régulariser une convention d occupation comportant la fixation d une redevance d occupation pour les locaux complémentaires, sans avoir consulté la Conférence. II) Le Bâtonnier et la gestion des ressources humaines de l Ordre Au 1 er janvier 2015, le Bâtonnier va devenir directeur financier, directeur de la communication, mais aussi le directeur des ressources humaines de l Ordre. En cette qualité, le Bâtonnier va se trouver à la tête d une équipe qu il va devoir manager. La chose n est pas aisée, ni pour le Bâtonnier, ni pour le personnel de l Ordre, compte tenu de la gouvernance de notre profession. Le Bâtonnier change tous les deux ans, alors que le personnel de l Ordre est permanent, ce qui fait que c est lui qui détient l ensemble des «clés de la maison» et les informations essentielles pour le fonctionnement de l Ordre. Le Bâtonnier devra savoir s imposer avec doigté cependant : ni laxisme, ni autoritarisme. Le Bâtonnier doit prendre en main l organisation et l équipe, et doit, pour ce faire, avoir une parfaite connaissance de l organisation administrative et sociale de son Ordre. Ce faisant, il est impératif, au tout début du mandat : 1) D établir un audit de l organisation L audit doit permettre de définir un organigramme de l Ordre, vérifier que l ensemble des formalités administratives et sociales sont effectuées (contrats de travail, registre d entrées et sorties, fiches de poste, rémunération, affichages obligatoires, visites médicales, déclarations sociales). Cet audit permet aussi de vérifier le respect des horaires de travail, de connaître la politique de rémunération mise en place, la grille des salaires, le programme de formation, mis en place pour le personnel de l Ordre. 4

6 Cet audit permettra de révéler, puis de combler les éventuelles carences, notamment en terme de compétences. 2) D établir une évaluation au cours d un entretien individuel Il est indispensable, à l arrivée en fonction, de connaître chacun des collaborateurs de l Ordre. Ce premier entretien sera l occasion : - De faire connaissance : découvrir la personne derrière les fonctions - De connaître les attentes du personnel (identifier ses besoins) - De faire une première évaluation des compétences de chacun Cet entretien devra être suivi d un entretien d évaluation plus complet effectué sur la base d une grille d évaluation, déterminée à partir de critères objectifs. Un entretien annuel devra être formalisé chaque année pour faire le bilan de l année et définir les objectifs de l année à venir. Ainsi, le Bâtonnier pourra mettre en place une organisation permettant la gestion de l Ordre dans des conditions optimales, en n oubliant pas que la communication et l écoute sont des éléments essentiels pour toute organisation. 3) Organiser une réunion d équipe Cette réunion permettra au Bâtonnier de faire connaître ses projets, sa vision de l Ordre, et ainsi de définir les objectifs collectifs, les attributions de chacun, les règles de fonctionnement de l Ordre sous le nouveau bâtonnat. Cette première réunion sera suivie de réunions périodiques (une par trimestre ou mois, selon l importance de l Ordre) ou ponctuelles (organisation d événements particuliers, gestion d une crise, ). Elle est nécessaire pour fédérer les énergies. 5