DIRECTIVE D AFFICHAGE AU CAMPUS DE LONGUEUIL

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1 DIRECTIVE D AFFICHAGE AU CAMPUS DE LONGUEUIL L affichage sur les babillards ou dans les porte-affiches est un service offert gratuitement à tous les membres de la communauté universitaire. Les règles élaborées dans cette directive visent à assurer un affichage uniforme et adéquat au Campus de Longueuil. Règles générales applicables : Toute affiche doit porter le nom de son ou de ses auteurs. Dans le cas d affiches de l UdeS, le logo de l Université doit se trouver sur l affiche (en bas à droite la plupart du temps). Les affiches doivent respecter les règles de la langue française. Les affiches qui portent atteinte aux droits et libertés de la personne seront refusées. Aucune affiche ne peut être apposée sur les portes, les murs, les vitres, les colonnes ou à tout autre endroit non défini dans cette directive d affichage. L Université n est pas responsable des dommages occasionnés aux affiches en place ni du vol de celles-ci. Les affiches qui ne respectent pas cette directive d affichage seront retirées. Mise à jour mars 2014 Page 1 sur 16

2 1. RÈGLES D AFFICHAGE 1.1 BABILLARDS PUBLICS (3 babillards : près du poste de sécurité, au Carrefour de l information et dans l Agora) - voir la liste des babillards en annexe Responsable des autorisations : Responsable de l installation : Le Centre de services Le Centre de services Règles générales : Tout affichage doit porter le sceau du Centre de services. Cette approbation indique la date de début de l affichage. Tout affichage qui ne comporte pas le tampon d autorisation sera retiré. Tout affichage dans un but commercial sera refusé, à moins que cette annonce serve au financement d une activité interne. Les entreprises qui désirent offrir des rabais aux étudiants sont dirigées vers l achat de publicités dans les agendas. Le Centre de services se laisse le droit de prohiber en tout temps certains types d affichage. Les affiches sont installées et retirées par le personnel du Centre de services. Seules les punaises doivent être utilisées sur les babillards. Le ruban adhésif et les agrafes sont interdits. Une seule affiche sera apposée sur un même babillard pour une même activité ou annonce. Sont acceptées : Annonces et petites annonces, incluant : Services offerts ou événements organisés par l UdeS Les séances d information, conférences, ateliers, colloques, lancements de chaires et autres qui sont organisés par des facultés ou des services de l UdeS. Mise à jour mars 2014 Page 2 sur 16

3 Activités et fêtes étudiantes Les affiches annonçant des activités sociales ou des fêtes étudiantes doivent respecter la Loi sur les permis d alcool. Événements organisés par des partenaires de l Université et qui ont lieu ailleurs que dans l édifice Les annonces d événements auxquels l UdeS est associée peuvent être affichées sur les babillards publics (et dans les porte-affiches des ascenseurs). Les événements auxquels l UdeS ne participe pas peuvent uniquement être affichés sur les babillards publics. Événements d organismes externes sans lien avec l UdeS, qui ont lieu dans l édifice Les affiches peuvent être apposées sur les babillards publics un mois avant son déroulement. Annonces d organismes à but non lucratif qui peuvent susciter un intérêt de la communauté universitaire. Petites annonces destinées à promouvoir un bien ou un service aux étudiantes et aux étudiants ainsi qu au personnel de l UdeS. Ces petites annonces doivent provenir de la communauté universitaire. Si elles proviennent de l extérieur, seules les annonces de logis à proximité du Campus sont acceptées. Format : Durée d affichage : La taille maximale des affiches est de 11 po par 17 po (28 cm par 43 cm). Le Centre de services peut approuver de plus grands formats s ils n obstruent pas les annonces déjà en place. La durée d affichage sur les babillards ne doit pas excéder 30 jours consécutifs. Mise à jour mars 2014 Page 3 sur 16

4 1.2 PORTE-AFFICHES SUR PIED Responsable des autorisations : Responsable de l installation : L équipe de la gestion des locaux L équipe de la gestion des locaux Règles générales : Les porte-affiches sur pied doivent être utilisés pour la signalisation, l annonce d une activité, d un service ou d une information spécifique à la communauté universitaire. Le gabarit du Campus de Longueuil doit être utilisé pour tout affichage interne (facultaire ou de service). Le gabarit du Centre d affaires est utilisé pour tout affichage provenant d organismes externes. L information doit être envoyée par courriel au personnel de l équipe de la gestion des locaux qui s occupera de la mise en page, de l impression et de l installation. Les affiches provenant des associations étudiantes et des organismes externes sont acceptées sans gabarit particulier ainsi que les affiches dont le visuel est propre à l événement. (ex. : Un visuel utilisé pour tous les outils de communication de l événement) Les affiches qui ne respectent pas les gabarits seront retirées (sauf celles des associations étudiantes). Format : Durée d affichage : La taille des affiches est de 11 po par 17 po (28 cm par 43 cm), format paysage. L affichage est installé par le service de la gestion de locaux le jour même de l activité ou la veille, selon le cas, et retiré au plus tard le lendemain de l activité. Mise à jour mars 2014 Page 4 sur 16

5 1.3 PORTE-AFFICHES ASCENSEURS Responsable des autorisations : Responsable de l installation : Le Service des communications L équipe de la gestion des locaux Règles générales : Les porte-affiches des ascenseurs peuvent être utilisés pour l annonce d une activité, d un service ou d une information spécifique à la communauté universitaire. Les activités/services/informations doivent être en lien direct avec le Campus de Longueuil. Les informations qui se retrouvent dans les ascenseurs doivent s adresser à un très large public. Publics principaux : étudiants et employés de UdeS. Publics secondaires : autres étudiants et gens de passage. L affichage est permis sur réservation uniquement, selon la politique du premier arrivé premier servi, auprès du Service des communications. Les porte-affiches des ascenseurs contiennent, dans la mesure du possible, la même affiche, à l exception des porte-affiches des ascenseurs du stationnement qui peuvent par exemple être utilisés pour de la signalisation lors d événements et faciliter la circulation. Lorsqu il y a deux annonces à diffuser en même temps, les affiches sont divisées dans les ascenseurs. Tout affichage dans un but commercial sera refusé, à moins que cette annonce serve au financement d une activité interne. Les entreprises qui désirent offrir des rabais aux étudiants sont dirigées vers l achat de publicité dans les agendas. Les annonces/événements à teneur administrative ou politique ne sont pas affichés dans les porteaffiches des ascenseurs (ex : assemblée d associations étudiantes ou syndicales). Pour Mise à jour mars 2014 Page 5 sur 16

6 rejoindre les publics concernés par ces événements, les membres peuvent être contactés par courriel. Le Service des communications se laisse le droit de prohiber en tout temps certains types d affichage. Les affiches sont installées et retirées par l équipe de la gestion des locaux, après autorisation du Service des communications. Sont acceptées : Annonces, incluant : Services offerts ou événements organisés par l UdeS Les séances d information sur un service, conférences, ateliers, colloques et autres qui sont organisés par des facultés ou des services de l UdeS et qui sont offerts au Campus de Longueuil. Services ou activités à caractère social organisées par la FEUS ou le REMDUS pour tous les étudiants. Ex. : Offrir gratuitement le café à tous les étudiants. Services offerts ou événements organisés par des partenaires de l UdeS Ces services et événements doivent être offerts/se tenir au Campus de Longueuil, incluant l Atrium, notamment pour les étudiants et le personnel de l UdeS. Ex. : guignolée, collecte de sang, etc. Format : La taille des affiches est de 11 po par 17 po (28 cm par 43 cm), format portrait. 7 porte-affiches ascenseurs sont disponibles : - 2 dans les ascenseurs du stationnement - 5 dans les ascenseurs menant aux étages supérieurs Mise à jour mars 2014 Page 6 sur 16

7 Durée d affichage : La durée d affichage dans les porte-affiches des ascenseurs ne doit pas excéder 14 jours consécutifs. L affichage pour de la signalisation dans les ascenseurs du stationnement doit être retiré dès la fin de l activité. Mise à jour mars 2014 Page 7 sur 16

8 1.4 AFFICHAGE MOBILE BANNIÈRES Responsable des autorisations : Responsable de l installation : Le Service des communications Le Service des communications Règles générales : Les bannières réalisées par l UdeS peuvent être utilisées pour du rayonnement, l annonce d une activité ou d un/des services. Les bannières doivent être en lien direct avec le Campus de Longueuil (formations offertes à Longueuil, services offerts à Longueuil, activité offertes à Longueuil, etc.). Les départements/facultés/services sont responsables de la conception et de l entretien de leur propre bannière. L installation des bannières est permise en obtenant l autorisation du Service des communications. Tout en considérant les demandes et préférences des départements de l UdeS, le Service des communications se réserve le droit de déterminer l emplacement final de la bannière sur le Campus. Le Service des communications se laisse le droit de prohiber en tout temps certains types d affichage. Sont acceptées : Annonces, incluant : Les bannières réalisées par l UdeS pour du rayonnement, l annonce d une activité ou d un/des services. Format : Une bannière par unité/faculté/service par étage est autorisée. Mise à jour mars 2014 Page 8 sur 16

9 Afin d éviter une surenchère de bannières, un maximum de cinq bannières sont autorisées en même temps dans l espace situé entre les ascenseurs et le Centre de services à l étage B2, peu importe leur propriétaire. Dans le cas où plus de cinq demandes seraient acheminées pour une même période à cet endroit, une rotation des bannières devra être effectuée. Le Service des communications est responsable de la gestion de ces bannières. Lorsqu il s agit d une bannière en lien avec un événement, cette dernière doit être installée près du local ou se déroule l événement et non près de l entrée du Campus où l affichage de signalisation sera installé à l aide de porte-affiches sur pied. Au besoin, certaines bannières de rayonnement peuvent être installées dans un endroit public sur le Campus dont l Agora ou un salon. Durée d affiche : L affichage de rayonnement ou sur des services peut s échelonner sur quelques mois. Les bannières en lien avec un événement sont installées la journée même, près du local où se tient l activité. Mise à jour mars 2014 Page 9 sur 16

10 1.5 AFFICHAGE ÉLECTRONIQUE (ÉCRANS : 3 AU B1 ET 3 AU B2 - L INFORMATION SE RÉPÈTE AUX DEUX ÉTAGES) Responsable des autorisations : Responsables de l affichage : Le Service des communications Le Service des communications et l équipe de la gestion des locaux Règles générales : Toute demande d'affichage doit passer par le Service des communications. Tout affichage dans un but commercial sera refusé, à moins que cette annonce serve au financement d une activité interne. Le Service des communications se laisse le droit de refuser certaines demandes qui ne correspondent pas aux critères de cette directive. Les gabarits utilisés sont déterminés par le Service des communications, sauf exception. Écran 1 (de gauche) : - Horaire des cours et activités : Tableaux de 10 lignes chacun contenant la liste de toutes les activités du Campus, dont les activités pédagogiques. Ces informations proviennent directement de la base de données Sirus. Écran 2 (du centre) : - Événements de la journée : Sous forme de liste avec le nom de l événement, l heure et le lieu. Mise à jour mars 2014 Page 10 sur 16

11 Notes : Peut comprendre les activités de l UdeS (ex. : séance d information sur un programme), de l association étudiante (ex. : assemblée générale) ou de partenaires externes. Pas d annonce publicitaire ou promotionnelle. Cette information est mise à jour quotidiennement par l équipe de la gestion des locaux. Écran 3 (de droite) : - Messages d intérêt public : UdeS en général (ex. : Salon de la rentrée, services offerts au Campus, Réussir en santé, guignolée, etc.) Facultés et services o Conférences o Colloques o Séances d information o Exposition o etc. Activité, exposition, etc. d intérêt public (ex. : exposition dans l Atrium) Activités étudiantes de type sociale (ex. : 5 à 7 pizza, café gratuits pour tous les étudiants, etc.) Autres (ex. : Avis d ébullition) Notes : Ces événements doivent avoir lieu au Campus (ou dans l Atrium) Les annonces se font deux semaines et moins avant l événement, sauf exception. Ex. : une période d inscription avant l événement s impose, un appel à tous doit être fait bien avant la tenue de l événement. Les informations qui se retrouvent sur l écran doivent s adresser à un très large public. Dans le cas des conférences, colloques et séances d information, il n y a que le titre de l événement ainsi que l heure et le lieu qui sont inscrits à moins que des précisions ne soient nécessaires. Des gabarits spécifiques sont d ailleurs utilisés pour ces nombreux événements récurrents. Mise à jour mars 2014 Page 11 sur 16

12 Les annonces/événements à teneur administrative ou politique ne sont pas affichés sur les écrans (ex : assemblée d associations étudiantes ou syndicales). Pour rejoindre les publics concernés par ces événements, les membres peuvent être contactés par courriel. Sont acceptées : Annonces, incluant : Services offerts ou événements organisés par l Université Les séances d information, conférences, ateliers, colloques et autres qui sont organisés par des facultés ou des services de l UdeS. Ces événements peuvent se retrouver dans les événements à venir et/ou les événements du jour. Ils doivent se dérouler au Campus de Longueuil. Services ou activités à caractère social organisées par la FEUS ou le REMDUS pour tous les étudiants. Ex. : Offrir gratuitement le café à tous les étudiants. Événements d organismes externes en lien, ou non, avec l UdeS qui ont lieu dans l édifice Ces événements se trouvent seulement sur l écran 2 dans les événements du jour à moins que l activité ne soit grand public ex. : une émission de radio qui est diffusée en directe de l Atrium ou de l Agora. Format : La demande de diffusion d une information doit être faite par courriel à Karine Cousineau, agente de communication avec ces renseignements : Titre de l activité Date et heure de l activité Lieu Clientèle visée Ces renseignements seront intégrés au gabarit existant. À moins qu un visuel particulier n ait été créé pour l événement. Mise à jour mars 2014 Page 12 sur 16

13 Durée d affichage : La durée d affichage sur «les écrans 3» n excède habituellement pas 14 jours consécutifs. Certaines demandes peuvent faire l objet d une exception (ex. : guignolée). L affichage prend fin le jour de l événement. Pour ce qui est des écrans 1 et 2, de nouvelles informations sont diffusées tous les jours. Mise à jour mars 2014 Page 13 sur 16

14 2. CAS PARTICULIERS 2.1 PORTES VITRÉES SUR LES ÉTAGES À l entrée des sections sur les étages administratifs se trouve un panneau signalétique (sur les portes vitrées) où l on peut glisser une affiche d information. Les occupants de la section peuvent l utiliser pour communiquer de l information publique (heures d ouverture, absence, changement de local pour une réunion, etc.). Il est recommandé d utiliser le gabarit réalisé à cette fin, par souci d uniformité. 2.2 BABILLARDS FACULTAIRES, DE SERVICES OU DES ASSOCIATIONS Responsable et demande d autorisation : Chaque faculté, service ou association Les personnes qui veulent se prévaloir du service d affichage sur les babillards gérés par les facultés, les services ou les associations doivent entrer en contact avec les responsables pour voir les possibilités qui sont offertes (voir la liste des babillards en annexe). Note : Les commerçants du B1 ne sont pas concernés par cette directive. Mise à jour mars 2014 Page 14 sur 16

15 LISTE DES BABILLARDS Numéro Gestion Responsable Public Localisation 2B Centre de services Commis oui 2 - près de la sécurité 2C Carrefour de l information Sophie Paiement D Centre de services Commis oui 2 - Carrefour de l information 3A Centre de services Commis oui 3 - Agora 3B Association étudiante CECLUS local A Centre universitaire de formation en environnement Sarah Roy (CUFE) B Centre de formation en technologie de l information Yasmine Lee (CeFTI) A 7B 7C École des sciences infirmières 1 er cycle baccalauréat École des sciences infirmières Information générale École des sciences infirmières 2 e et 3 e cycle Maîtrise et doctorat Aline St-Denis Aline St-Denis Line Demers D École des sciences infirmières Publications Line Demers A Département de philosophie, FLSH Claudette Charest B Département de psychologie, FLSH Miguel M. Terradas A Faculté de droit Ginette Rochon B Faculté d administration Johanne Lagacé A Faculté d éducation Liliane Milton Mise à jour mars 2014 Page 15 sur 16

16 12B (psychoéducation) Faculté des lettres et sciences humaines Claudette Charest A Département de toxicomanie, FMSS Jacinthe Riendeau B Recherche en toxicomanie Christine Lemire C Faculté de génie Faculté de théologie et d études religieuses Stéphany Diraddo A 15B Faculté d éducation (gestion de l éducation et de la formation) Perfectionnement et formation des maîtres au collégial Micheline Guibord Micheline Guibord Mise à jour mars 2014 Page 16 sur 16