MINISTERE DE LA SANTE ET DES SOLIDARITES. Achats hospitaliers - Comité stratégique

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1 Participants MINISTERE DE LA SANTE ET DES SOLIDARITES Achats hspitaliers - Cmité stratégique ********************** Prpsitin de relevé de décisin de la réunin du lundi 23 avril 2007 ******************** FHF : FEHAP : CNDCH: RESAH IdF : Cnférence des DARH : Basse Nrmandie : Burggne : Haute Nrmandie : Limusin : Nrd Pas de Calais : Pays de la Lire : Rhône Alpes : DHOS : Yves Gaubert Jérôme Antnini, Ludivine Picht Danièle Lacrix Dminique Leguge Bernard Rehrich, Céline Buglé, Didier Lemine Virginie Blanchard Laurent Baus, Daniel Bussy Fabien Laleu, Vincent Hurt Jean-Marie Cuetdic Marie-J Passetemps Chantal Budet, Jacqueline Berliz Luc Allaire, Cécile Guyader, Vérnique Chasse, Pierre-Hugues Glardn, Benît Sernde, Marie Wattebled 1

2 Principaux pints actés lrs du Cmité de Piltage A. Intrductin Mnsieur Allaire a d'abrd rappelé en intrductin les pints suivants : La réussite des travaux achats, passé du statut de pilte à celui de chantier pératinnel avec plus de la mitié des régins cuverte à ce jur dans le cadre des deux premières vagues. Tutes les instances natinales, réginales et lcales ainsi que les persnnes qui participent à ce prjet nt d'ailleurs été remerciées pur l'ampleur et la qualité de leur mbilisatin L'accélératin et l'amplificatin prévue des chantiers de ratinalisatin des achats hspitaliers grâce : - A la mise en place d'utils de pérennisatin de la dynamique achats dans la majrité des régins ayant participé aux deux premières vagues (cmité de piltage réginal, réseau d'acheteurs et platefrme cllabrative) - Au lancement de la dernière vague de l'appel à prjets qui permettra de cuvrir l'ensemble des régins d'ici la fin du mis de juin A l'effet d'expérience des vagues précédentes de l'appel à prjets ainsi que des chantiers natinaux (GCS Uni H.A., Resah IdF, ) et aux mutualisatins crrespndantes (par exemple partage des résultats d'études de marchés furnisseurs, de méthdlgies, d'utils, ) A ce stade, les enjeux et effets des initiatives de l'appel à prjets ne snt pas intégralement mesurables. La pririté était d'abrd au lancement d'initiatives avant qu'elles ne sient quantifiées puis évaluées. Cependant, un effrt est à furnir par les établissements pur mesurer la perfrmance de leurs initiatives sur la base de tris méthdes distinctes et cmplémentaires : - Une méthde de cmparaisn histrique des masses achats : cmparaisn par les établissements impliqués dans une initiative de leur dernière cnsultatin avant le lancement de l'initiative avec les cnsultatins suivantes une fis l'initiative mise en œuvre - Une méthde de cmparaisn entre initiatives : analyse cmparative de deux initiatives similaires sur un marché et pur des quantités équivalentes. Une analyse cmparative peut aussi être réalisée entre deux apprches différentes de l'achat sur une même catégrie et pur des quantités similaires. Par exemple entre le cût d'une unité de stérilisatin cmmune à plusieurs établissements et les cûts de plusieurs unités individuelles de stérilisatin traitant un même vlume d'activité cumulée - Une méthde de cmparaisn pluri annuelle : au sein d'une initiative, cmparaisn des résultats à chaque renuvellement du marché La capacité à mesurer la perfrmance et ainsi quantifier les gains et les mettre en regard des effrts et ressurces mbilisés cnstituera un des éléments déterminants de pérennité de la démarche. En particulier, cette évaluatin alimentera la réflexin du futur Ministre de la santé. Les bjectifs de ce Cmité Stratégique Achats : - Partager avec les membres du Cmité Stratégique Achats les travaux menés depuis janvier Présenter les résultats à date de la vague 2 de l'appel à prjets - Anticiper les prchaines étapes du chantier achats hspitaliers et en particulier réfléchir aux myens de pérenniser la dynamique actuelle 2

3 B. Avancement glbal du prjet achats hspitaliers Les 3 types de prjets lancés par le Cmité Stratégique Achats nt été rappelés : prjets natinaux (GCS Uni H.A., GIE des CLCC, ), prjets réginaux (prjets lancés dans le cadre des tris vagues l'appel à prjets) et prjets transverses (plan médicaments, ) Les principes, bjectifs et calendrier de dépliement de l'appel à prjets nt ensuite été rappelés : Principes : Chantier lancé dans tutes les régins afin de faire émerger des initiatives achats prpsées et prtées par les établissements Chaque ARH veille à ce qu'émerge en premier lieu quatre initiatives structurant un "scle de base" pur la pérennité des démarches achats avant d'attaquer des chantiers plus innvants : Platefrme cllabrative : intranet permettant aux hspitaliers d'échanger sur la thématique achats à travers des frums, cahiers des charges, dcuments de référence, L'util dévelppé par l'arh Limusin a déjà été répliqué dans plusieurs autres régins Réseau d'acheteurs Gestin de la bnne articulatin prjets réginaux / initiative natinales. Prise d'appui sur les expériences des établissements de la régin engagés dans des prjets natinaux afin d'assurer le bn transfert de leur expertise à de nuveaux crdnnateurs Réginalisatin des grupements La crdinatin du prjet est assurée au niveau de chaque régin par les ARH, accmpagnées par la Dhs en cas de besin d'expertise méthdlgique (qui n'intervient pas en direct avec les établissements sur ce sujet) Objectifs : Déplyer ce chantier dans tutes le régins par vagues successives afin de cuvrir 70% de la masse achats thérique 1 d'ici l'été 2007 en ayant mbilisé les établissements les plus significatifs des ARH piltes. Calendrier : séquencement du chantier en tris vagues : la première dans quatre régins piltes de mars à ctbre 2006, la deuxième dans neuf régins de janvier à avril 2007 et la trisième dans neuf régins de mars à juin 2007 C. Restitutin des travaux de la vague 2 de l'appel à prjets Bilan général La synthèse des résultats de la vague 2 de l'appel à prjets a ensuite été présentée. Ce chantier a permis de faire émerger 48 initiatives se décmpsant en : 20 initiatives structurant un "scle de base" pur la mise en place d'une dynamique achats (i.e. platefrme cllabrative type Limusin, réseau d'acheteurs, gestin de la bnne articulatin prjets réginaux / initiative natinales, réginalisatin des grupements) 12 initiatives "à frt enjeu" et/u innvantes allant au delà du scle de base à travers des démarches achats u lgistiques 16 initiatives d'études u d'acquisitin de cmpétences (frmatin) 1 Part des achats dans l'envelppe réginale hspitalière déléguée aux ARH (hrs budget des établissements impliqués dans des initiatives natinales) Estimatin de cette envelppe sur la base de l'ondam des établissements cncernés (part des achats = 27%) 3

4 Ces initiatives nt permis de traiter 490M d'achats (dnnées quantifiées à date) sit 25% d'un mntant thérique de 1 900M (Titre II et Titre III des établissements "éligibles" à l'appel à prjets, i.e. hrs établissements de la régin déjà engagés dans un prjet natinal : GCS Uni H.A., GIE de CLCC et établissements FEHAP). En utre le mntant des catégries d'achats médicales traitées dans le cadre d'initiatives est prche de la mitié de l'ensemble de la masse achats traitée, en nette prgressin par rapprt à la vague 1 de l'appel à prjets. Le succès des deux premières vagues de l'appel à prjets a été assuré par la maîtrise de quatre facteurs clés de succès : Impliquer dès le démarrage du prjet tutes les ressurces de la régin Prendre appui sur l'existant (grupements existants, grupes de travail déjà frmés, établissements mteurs ayant déjà participé à des chantiers achats dans le passé, ) Prcéder pas à pas, tut en ayant un planning ambitieux et une gestin de prjets structurée Mesurer, benchmarker, mutualiser Sur les 48 initiatives ayant émergé de la vague 2, 36 nt fait l'bjet d'une demande de cfinancement ARH-Dhs. Le chix des initiatives sutenues financièrement par la Dhs est en curs de déterminatin. Les critères de sélectin des initiatives financées nt été rappelés en séance : Les prjets structurants et cnstituant le "scle de base" snt clés pur la pérennité de la dynamique achats. Cependant, ces prjets nt déjà fait l'bjet d'un sutien financier Dhs lrs de la vague 1 qui purra être mutualisé en vague 2 dans la mesure ù il existe une pssibilité pur les régins de prendre appui sur ces expériences précédentes u en curs (e.g. Platefrme cllabrative du Limusin). La part du financement leur étant accrdée dans la vague 2 sera dnc réduite. Ces initiatives nt néanmins fait l'bjet d'un supprt financier / humain par les ARH. Dans ce cntexte, l'envelppe budgétaire est dédiée en pririté à des prjets "à frt enjeu" u permettant d'expérimenter des apprches innvantes, dans une furchette allant de 5% à 10% des bjectifs de gains de l'initiative seln les critères suivants : Périmètre achats et lgistique traité (nmbre d'établissements et nmbre de catégries d'achats permettant de déterminer la masse achats crrespndante) Ptentiel d'écnmies et d'améliratins Objectifs tangibles définis par les prteurs de prjets permettant d'être quantifiés et suivis Participatin cnjinte de l'arh au financement Ptentiel d'extensin (réplicabilité, intégratin pssible d'établissements supplémentaires, expansin interréginale envisageable) L'bjectif est d'assurer le démarrage pératinnel des initiatives sélectinnées, à travers un financement sur un an Les initiatives à visée prspective (études d'pprtunité) u d'acquisitin de cmpétences permettrnt aux régins d'amrcer la réflexin achats (16 initiatives de cette nature nt été sumises dans les 48 feuilles de rute). Elles sernt essentiellement financées par les ARH. 4

5 Panrama des neuf régins piltes L'ensemble des chargés de missin des neufs régins de la vague 2 nt ensuite présenté tur à tur les résultats des travaux des hspitaliers de leur régin et de leur ARH dans le cadre de l'appel à prjets. Chacun d'entre eux a : Dressé un rapide état des lieux des enjeux de sa régin (masse achats traitée vs mntant thérique de l'appel à prjets et degré d'implicatin des établissements dans des chantiers natinaux) Présenté les utils de pérennisatin de la dynamique achats réginale mis en œuvre : cmité de piltage achats réginal, réseau d'acheteurs et platefrme cllabrative Décrit rapidement les initiatives ayant émergé dans leur régin Au curs de ces présentatins, deux types d'initiatives nt fait l'bjet de remarques : Prjets d'externalisatin u de mise en cmmun de myens entre hôpitaux (blanchisserie, stérilisatin, ) : Il a été demandé par la CNDCH que sit précisé dans quelle mesure ce type d'initiatives peut effectivement être cnsidéré cmme un chantier achats En répnse à cette remarque, il a d'abrd été cnfirmé que ces chantiers snt des démarches achats à part entière. En effet, ils snt tus la cnclusin d'études d'pprtunité sur les achats ("faire u faire faire" / "internalisatin u externalisatin") menées en amnt par des établissements. Par exemple, dans le cadre d'une initiative cnsistant à mettre en place une blanchisserie cmmune, l'étude d'pprtunité achats qui a été réalisée en amnt a permis de faire le chix entre l'ptin d'externaliser la blanchisserie de plusieurs établissements à un prestataire (dépense du titre III i.e. achats) u l'ptin de cnstruire une blanchisserie cmmune Etudes sur les cntrats d'assurance : Les membres du Cmité Stratégique Achats nt fait part de leur intérêt pur ce sujet (lancé dans 3 régins de la vague 2). Elle a rappelé que, d'après ses bservatins, les prix des plices d'assurance avaient cnsidérablement augmenté (ntamment la respnsabilité civile). Elle a, par cnséquent, fait part de sn suhait de vir ce chantier lancé à un niveau natinal En répnse au suhait frmulé, la FHF a indiqué qu'elle travaille actuellement sur le sujet, ntamment en cnstruisant des benchmarks sur l'évlutin des prix des plices d'assurance Présentatin de quatre initiatives "exemplaires" Les prteurs de quatre prjets "exemplaires" ayant émergé de la vague 2 nt ensuite présenté leurs initiatives : Mme Berliz (pharmacienne du CH d'aix-les-bains) a présenté la mise en place de cmmissins techniques sur l'harmnisatin et l'ptimisatin des pratiques au sein d'un grupement de 32 établissements sur les médicaments et les DM. M. Leguge a prfité de cette présentatin pur rappeler la nécessité de mesurer, à terme, l'impact des initiatives. A cette fin, il a indiqué qu'il aimerait puvir réaliser des benchmarks entre ce grupement et le Resah IdF M. Lemine (pharmacien du SIH Bessin) a présenté un prjet de cnstitutin d'un grupement réginal d'achat de médicaments et de DM à partir de 6 grupements départementaux existants M. Bussy (Directeur du HL du Neuburg) a décrit un prjet de créatin d'une platefrme lgistique adssée à un grupement d'établissements 5

6 M. Hurt (pharmacien du CH Saint Junien) a présenté un prjet de mise en place de recnditinneuses de médicaments dans 6 établissements du Limusin. L'bjectif est de puvir mutualiser l'utilisatin de chaque recnditinneuse afin de garantir et de maximiser le retur sur investissement. A ce jur, la réglementatin (PUI) ne définit pas précisément les pssibilités de mutualisatin des recnditinneuses, cntrairement à ce qui existe pur les unités de stérilisatin par exemple. La mise en œuvre cmplète de cette initiative est dnc ptentiellement entravée par ce "vide règlementaire". Une analyse de la situatin au cas par cas, avec les Phir purra être menée. Cnclusin A l'issue des présentatins de chacune des ARH et des prteurs de prjets, un tur de table a été rganisé par Mme Guyader afin de recueillir les appréciatins et cmmentaires de chacun des membres du Cmité Stratégique Achats sur les résultats de la vague 2 de l'appel à prjets. Tus nt nté la bnne avancée des travaux de l'appel à prjets. M. Rehrich a en utre fait remarquer que ce chantier est un bn myen de valriser et de mettre en avant le travail de certaines catégries prfessinnelles au sein des établissements. M. Antnini a mis en avant le bilan psitif de la vague 2 qui a permis de faire émerger des prjets variés mais aussi de faire participer des acteurs du mnde hspitaliers et des établissements de prfils très divers. Prchaines étapes Cinq axes principaux de pursuite des travaux du prjet Achats Hspitaliers d'ici l'été 2007 nt été présentés en cnclusin : Accmpagnement de l'appel à prjets réginaux "vague 3" : l'bjectif est de pilter les travaux des neuf dernières régins françaises participant à cette démarche en capitalisant sur l'expérience cumulée lrs des deux premières vagues de l'appel à prjets Suivi de la mise en œuvre des initiatives "vague 2" : restituer les décisins prises par le Cmité Stratégique Achats (ntamment sur le chix des initiatives sutenues financièrement par la Dhs) et d'accmpagner la mise en œuvre des prjets d'ici la fin mai 2007 Elabratin d'un bilan détaillé des travaux menés dans le cadre du prjet Achats Hspitaliers : Cllecter et cnslider des éléments quantitatifs et qualitatifs incnturnables, issus de l'état des lieux des grupements, des tableaux de brd, de l'aut-évaluatin, des appels à prjets. Dans ce cadre, M. Glardn à indiqué en séance que la masse achats ttale cnslidée par les ARH dans les tableaux de brd s'élevait à ce jur à envirn 1,5 Mrds sur les 16 Mrds de masse achats ttale des hôpitaux publics et PSPH. Sur ce pint, il sera nécessaire de s'assurer auprès de la FHF que les dnnées transmises à Bercy cncrdent avec l'évaluatin des enjeux des achats des établissements publics et PSPH réalisée par la fédératin. En utre, sur le mntant ttal des achats remntés dans les tableaux de brd, les masses crrespndant à des catégries réellement adressables dans le cadre d'initiatives achats sernt mises en exergue. Élabrer un bilan prspectif des actins menées fndé sur une analyse des résultats à date, des enjeux et des perspectives futures qui sera transmis au Ministre de la santé d'ici fin juin

7 Pursuite des travaux sur les sujets "transversaux" : "Plan médicaments" : transpser la nte d'rientatin du plan médicaments (présenté au cmité stratégique du 17/01/07) en feuilles de rute pératinnelles Assurer le suivi et l'améliratin cntinue des prjets natinaux Perspectives 2007/2008 du chantier achats : Tris questins sur des pints clés pur assurer la pérennité de la démarche achats nt été présentées en séance. Ces questins sernt à traiter lrs du prchain Cmité Stratégique Achats qui dit se tenir avant l'été 2007 (date à cnfirmer). Il s'agit de : Déterminer le mde de guvernance (ARH/ établissements et intraétablissement) à mettre en place, en replaçant les achats dans le cntexte de l'efficience S'accrder sur les supprts pératinnels et méthdlgiques à rganiser pur les régins (i.e. ARH et établissements) Etablir les besins en terme de cnduite du changement (ntamment frmatin et cmmunicatin) Finalement, si la pririté jusqu'à présent est d'inciter et d'accmpagner le lancement d'initiatives, la quantificatin de leurs enjeux et de leurs impacts est une des prirités du chantier Achats Hspitaliers et devra être lancée d'ici l'été