Conférence Achats 2020

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1 Conférence Achats 2020 Maison des Polytechniciens 12 rue de Poitiers, Paris Table ronde: La valeur achat dans le support au commerce et le pilotage des marges projet Date : 14 Octobre 2014 BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED

2 Introduction: Présentation des intervenants Introduction Stéphane VISSAC Directeur Achat Nicolas MACHUEL Directeur Animateur de la table ronde Patrick CHABANNES BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 2

3 Agenda Qui sommes-nous? La valeur achat dans le support au commerce et le pilotage des marges projet Quelques compléments d informations pour mieux nous connaître BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 3

5 GL events : Bienvenue dans monde de l évènementiel Qui sommes-nous? Présentation de GL events Une offre intégrée qui a fait ses preuves Des solutions d ingénierie événementielle adaptées aux besoins des grands donneurs d ordre Des implantations locales stratégiques s appuyant sur des réseaux commerciaux de proximité Une expérience et une réactivité uniques dans le monde de l évènementiel BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 5

6 Notre mission : apporter conseil et technologie pour améliorer durablement les processus et les performances achats et Supply Chain de nos clients Présentation générale Une couverture mondiale Plus de 600 professionnels des achats dans 18 bureaux répartis sur 4 continents Une «localisation» des services avec des équipes proches des clients et en contact avec les marchés Des références Plus de 600 clients dans 40 pays Plus de 100 plans de performance achat menés pour un montant total de dépenses traitées > 50 md Plus de 330 Portails esourcing et Analyse de la Dépense déployés Plus de acheteurs utilisateurs de nos solutions de supply management Un développement rapide CA de 66 M en 2013 et 9 années de croissance rentable CA prévisionnel % Créé en Juin 2000, actionnaire industriel historique et majoritaire Abu Dhabi- Amsterdam - Atlanta Barcelone - Chicago - Dubai - Helsinki - Londres - Madrid - Mexico - Milan - Munich - NewYork Paris - Philadelphie - Rome Shanghai Sydney CA en M Profitable depuis 2004 BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 6

7 Notre mission : apporter conseil et technologie pour améliorer durablement les processus et les performances achats et Supply Chain de nos clients Nos offres Conseil Stratégique / Opérationnel Renforcer la contribution des directions achats et supply chain aux enjeux clés de l entreprise Evaluation de la performance Achats Refonte des organisations achats Evaluation des risques fournisseurs Make or Buy Stratégie LCC / Internationalisation Schéma directeur transport Réduction des Stocks Analyse de la valeur, Lean manufacturing Collaborative Sourcing Système d Information Achat Concevoir et déployer des solutions pour couvrir tout le cycle de supply management Outsourcing Apporter expertise et moyens sur certaines catégories achats pour générer de la valeur au sein des organisations Category / Contract Management gestion de familles achats définition de la stratégie, déclinaison référencement, animation, évaluation du panel fournisseurs Déploiement de politiques de consommation Application des contrats Gestion des litiges BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 7

9 Comment les Achats sont-ils le vecteur de la valeur achat dans le support au commerce et le pilotage des marges projet? Quels rôles pour les Achats dans un processus global? La valeur des achats Comment peut on suivre la valeur ajoutée et la marge dégagée sur les projets et l impacts sur le cycle de Vente? Les outils ont-ils un impact dans ces flux de processus? Le support des Achats et son écosystème : un levier? La capitalisation des processus, Les aspect pluridisciplinaires comment donner de la valeur aux personnes pour aller chercher des économies hors de la population achat BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 9

10 Quels rôles pour les Achats dans un processus global? Le rôle des achats Les Achat au cœur de la stratégie globale de sécurisation des processus : Connaissance des marchés internes et externes, Vision transverse des flux, Un sourcing permanent pour de nouvelles sources d approvisionnement, La mesure de la performance et l évaluation du risque fournisseurs, La contractualisation et la mise en place des accords cadre, La mesure du respect des engagements contractuels et le suivi des taux de couverture (bonne utilisation des contrats au sein des différentes directions) Le déploiement d outils de suivi et de pilotage Une implication des Métiers dans le processus Achats (Transparence, équité des traitements et prise en compte des besoins des différents métiers). BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 10

11 Les Achats GL events en support du commerce Des acheteurs positionnés sur 3 niveaux : Le rôle des achats BU Familles Projets (amont/aval) Chiffrage amont des projets en avant-vente (JO 2016, Cop21, Baku, etc) Une équipe pluridisciplinaire : Commerce / Achat / Technique / CDG Coûts objectifs définis en fonction de la MCV souhaitée Montant d achat souvent > 50% CA Mise en place de partenariats fournisseurs pour remporter des affaires Développement des compétences Achats sur les autres métiers (chefs de projets, CAF, Commodity Manager) Outil e-sourcing en support du commerce (usage amont / aval de la plateforme) BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 11

12 Comment peut on suivre la valeur ajoutée et la marge dégagée sur les projets et l impact sur le cycle de Vente? La valeur ajoutée des Achats La valeur ajoutée des Achats peut se décliner selon les éléments suivants dépendant généralement de la politique menée par chaque entreprise : Les impacts directs : Une redistribution des gains obtenus en liaison directe avec les projets et le processus de vente Une comptabilisation analytique de l impact en mode projet Les impacts indirects: Des gains non directement liés aux projets et réintégrés au niveau du compte de résultat des entreprises Impact des Achats dans la performance globale de l entreprise BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 12

13 Méthodologie GL events sur la Performance Achat La valeur ajoutée des Achats Les méthodes classiques peu parlantes pour DG / Commerce / Finance Mise en place d un langage commun au niveau des projets Un processus généralisé sur les affaires : Pré-rentabilité définie et à jour Analyse des axes d optimisation Achat Fixation des objectifs Achats et de l objectif de MCV Suivi rentabilité en-cours de projet Bilan fin de projet + actions correctives BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 13

14 Les outils ont-ils un impact dans ces flux de processus? Les impacts sont multiples dans la valeur ajoutée de nos outils dans les flux de processus Achats : Un outil simple, ergonomique et évolutif, Des gains qualitatifs et quantitatifs, Des processus homogènes Une productivité des acheteurs, Une capitalisation et des référentiels partagés (knowledge management Achat), Une fiabilité, une sécurité et un accès à l information immédiate, Une professionnalisation des achats, Une capacité de mesure des gains financiers au travers des actions menées. Les outils une aide pour les achats BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 14

15 Le support des Achats et son écosystème : un levier? La capitalisation des processus, Les aspects pluridisciplinaires permettant de donner de la valeur aux personnes pour aller chercher des économies hors de la population achat, L apport des Achats dans son écosystème peut être mesurable sur l ensemble du processus en définissant des KPI tels que par exemple : Les leviers achats Prix Nombre de fournisseurs Coût d'achats Gains réalisés Gestion des stocks TCO Nombre de demande d'achats Nombre de commandes Nombre de contrats Satisfaction du client interne Part des fournisseurs sous contrat Satisfaction du fournisseur Connaissance du marché Veille stratégique réalisée Contribution à la création de valeur Contribution à l'innovation CA achats cumulé BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 15

20 Nous proposons un progiciel achats modulaire et intégré pour le pilotage de votre activité et la couverture des étapes du cycle achat Compléments d information - Notre offre logicielle BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 20

21 Un mode SAAS qui vous garantie une application 100% disponible, les montées de version et la maintenance (mode hébergé par le client également disponible) Complément d information - Technique Hébergement mutualisé ou dédié, accessible 24hrs/24, au moins 98% de disponibilité (historiquement 99.95%) Utilisation du réseau privé de COLT Sécurité: Backup, restauration à chaud, archivage, protection : cloisonnement réseau et infrastructure Performance: redondance, architecture extensible (pas de limite de taille de base de données/pièces jointes) Instance de pré-production et de formation Maintenance Corrective: SLA de traitement des bugs avec différents niveaux d urgence; application de gestion de tickets, suivi et reporting mensuel Maintenance Evolutive: Livraison d une version majeure annuelle et de 1 ou 2 versions mineures ; 80% d une nouvelle version portés par les demandes clients Une seule application/code, fortes capacités de paramétrage Intégration : Via des webservices pour les échanges entrants ou sortants de données avec le reste du SI, mise en œuvre de single sign-on, BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 21

22 En vie courante nous apportons à nos clients une qualité de service inégalée via nos centres des opérations clients Complément d information - Support client 10 centres d appels pour une assistance 24H/24H aux acheteurs et fournisseurs 90 personnes (salariés BravoSolution) 42 langues parlées dont Français, Anglais, Allemand, Espagnol, Portugais, Italien, Chinois, Arabe, Russe, Japonais, Bulgare, Roumain, appels traités par mois Support opérationnel et technique dans le cadre de la maintenance : Résolution de problèmes techniques de niveau 1 (plate-forme, configuration du navigateur, ) Gestion des «bugs» et demandes produits (demandes transmises au support de niveau 2) Amsterdam - Atlanta - Dubai - Chicago - London - Madrid - Mexico - Milan - Munich - NewYork Paris -Philadelphia - Rome - Sao Paulo Shanghai Sydney - Helsinki Assistance Niveau 1 (fonctionnelle) aux acheteurs et aux fournisseurs Assistance avancée aux administrateurs/chef de projet de niveau 2 (option) Zone de couverture support BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 22

23 Pour un déploiement optimal de l application et le succès de votre projet, nous mettons en place une gestion du changement structurée qui s appuie sur Formation Adapter les formations aux problématiques des utilisateurs Utiliser les différents types d outils: classes, certifications, e-learning Complément d information - Offres complémentaires Coaching / Support utilisateur Assistance post-formation auprès des utilisateurs clés Accompagnement sur quelques opérations pour créer des success stories Administration Assurer l administration technique et fonctionnelle de l application pour le compte du client en coordination avec les administrateurs locaux/décentralisés Gestion des utilisateurs/droits, gestion de référentiels, mise à jour de la configuration Classement, gestion du référentiel fournisseur/regroupement Adoption / Organisation Pérenniser les bonnes pratiques et enrôler tous les utilisateurs Gestion des impacts sur l organisation, la formation, la configuration Pilotage/ Communication Se donner des objectifs ambitieux mais réalistes Suivre la montée en puissance de l utilisation des outils Traiter les aléas du projet et de la vie courante notamment les baisses d utilisation Communiquer sur le projet à travers tous les canaux disponibles BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 23

24 BravoSolution a développé 9 pôles d expertise, complémentaires de l approche générale d amélioration de la performance Supply Chain Gestion de la relation fournisseurs Complément d information - Expertise conseil Plan de réductions des stocks Organisation / Process / KPI Plan de réduction de coûts PERFORMANCE DURABLE Sourcing innovant Maîtrise des coûts interactifs Organisation des investissements Transport & logistique BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 24

26 Un outil de consolidation et d analyse pour cartographier de manière fine et fiable vos dépenses Complément d information - Performance Achats Fonctionnalités Majeures Objectifs Donner une visibilité fiable, complète et partagée des dépenses de l entreprise. Bénéfices Assure une visibilité sur vos dépenses (drill up/down, drill through, drill across) Consolide les dépenses des différentes entités Permet la mise en œuvre de stratégies achats cohérentes et priorisées. Permet une gestion non intrusive des référentiels Améliore la productivité par l automatisation des classements Combine les informations de dépense avec des données qualitatives (fournisseurs stratégiques, scoring financier,..) Collecte et intégration automatiques des fichiers de dépenses Intégration de votre classification achats Mise en place de votre référentiel fournisseurs Gestion des taux de change périodiques Nettoyage automatique des fournisseurs (doublons) Création des hiérarchies fournisseurs Classement automatique des vos dépenses Plus de 80 rapports standards Bibliothèque d axes standards: Fournisseurs Segmentation Organisation Période Autres rapports envisageables: analyse OPEX / CAPEX, taux de couverture des contrats, fournisseurs internes externes, performance, risque.. Accès autorisé jusqu à la ligne de commande/facture Export Excel et PDF Connexion avec des bases de données externes Mode de construction des rapports Ad Hoc Interface entièrement personnalisée BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 26

27 Le suivi consolidé de vos gains via une interface simple et collaborative Complément d information Complément d information Performance Achats Suivi des gains Fonctionnalités majeures Objectifs : - Permettre un suivi des gains à l avancement: identifiés/sécurisés/réalisés Bénéfices - Permet une convergence sur les indicateurs - Assure la traçabilité dans la bonne réalisation des gains - Identifie les points de dérive (catégories, organisations, contrats.) - Permet la mise en œuvre d actions correctives - Mesure l efficacité des actions achats Chaque utilisateur peut créer une nouvelle fiche, la mettre à jour et assurer son suivi Les informations sur les gains peuvent également provenir de sources externes Une traçabilité complète des modifications est assurée Suivi des gains à toutes les étapes: identifiés / sécurisés / réalisés Les fiches de suivi des gains sont entièrement personnalisables (Choix multiples; Tableaux; Arborescences ) La déclaration des gains prévisionnels vs dépenses réelles permet de visualiser graphiquement et en détail le niveau de performance de l organisation achat La navigation est interactive et intuitive : les utilisateurs peuvent zoomer/dé-zoomer sur n importe quel élément des rapports. Par exemple : Passer d une vision annuelle des gains à une vision mensuelle ou hebdomadaire Passer d une vision des gains par entité à une vision par acheteur BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 27

28 Un outil qui permet la modélisation des processus achats et la mise sous contrôle des bonnes pratiques. Complément d information Performance Achats Processus et workflow Fonctionnalités majeures Création et modification des processus «à la Objectifs : - Disposer d outils de jalonnement, de planification des projets achats et d harmonisation de bonnes pratiques Bénéfices Uniformisation des pratiques achats dans une organisation décentralisée Centralisation des informations Meilleure application des politiques achats souvent difficile à maîtriser / contrôler Meilleure visibilité pendant la durée de vie des projets Tous les projets achats rassemblés au même endroit main» de l administrateur. Un processus et des outils communs à tous les interlocuteurs (acheteurs, prescripteurs ), qui peut être verrouillé ou ouvert, pour la mise sous contrôle Des workflows de validation garantissant le respect de la méthode et des étapes clés Définition de Responsable de tâches pour chaque jalon majeur du projet Planification des tâches avec Diagramme de Gantt pour garantir le respect des plannings Des outils de reporting dédiés au management pour piloter efficacement les projets en cours et le respect des bonnes pratiques achat Nombre de fournisseurs invités Respect des délais Niveau d implication des prescripteurs BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 28

29 Un outil collaboratif pour structurer et optimiser vos appels d offres Fonctionnalités majeures Construction et personnalisation RFx Paramétrage formulaires de questions Complément d information De la DA à la négociation Objectifs : Un outil pour optimiser la gestion de vos appels d offres Bénéfices Outil collaboratif de constitution des appels d offres Processus d évaluation auditable et traçable Gain de temps sur l analyse et la comparaison détaillées des offres Rapidité de formalisation des formulaires de questions (informations générales, offre technique et offre commerciale) Limite les démarches administratives de l acheteur Intégration native avec le référentiel fournisseurs (Entreprise, Technique, Commercial) Pondération des critères de décision Analyse et évaluation collaborative des offres Messagerie «acheteur-fournisseurs» (Questions, réponses, échange de documents) Moteur avancé de comparaison des offres Affinage des offres et capacité à relancer la consultation et de short lister les fournisseurs Historique de l ensemble des offres reçues Transformation optionnelle en enchères (Inversées, de vente, Hollandaise..) Transfert vers module Contrat (grille tarifaire, fournisseurs retenus) Conformité aux directives européennes Intégration avec le JOUE BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 29

30 Un référentiel contrat unique afin d anticiper les jalons clés et son cycle de vie Complément d information - Contrats Fonctionnalités majeures Gestion des modèles et des types de contrats Répertoire de clauses en ligne Circuit de validation interne/externe du contrat Suivi des révisions et des versions Fiche de synthèse entièrement personnalisable Objectifs : Construire les contrats achats en ligne, et en étendre la diffusion aux acteurs concernés Bénéfices Gain de temps sur la construction interne et la négociation avec le fournisseur du contrat Contrats visibles et centralisés par toute la communauté achats Contrat type facilement accessible Gains de temps pour visualiser les points clés du contrat Meilleure anticipation des échéances du contrat Limite les achats hors contrats Un service juridique plus facilement impliqué Diffusion des contrats à l ensemble des entités Finesse des droits et autorisations liés aux contrats Evaluation de la performance du contrat Alertes acheteurs sur événements Puissants filtres et moteur de recherche Analyse de la couverture des contrats Analyse de la conformité contrat locale Liens entre les contrats (cadre, application, avenants ) BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 30

31 Avoir une vision claire de son panel fournisseur, et le maintenir Complément d information - Gestion de la relation fournisseurs Fonctionnalités majeures Auto-référencement des fournisseurs Enregistrement des fournisseurs par l acheteur Campagne de référencement pour identifier de nouveaux fournisseurs Fiche fournisseurs entièrement personnalisable Suivi de la validité des documents réglementaires Objectifs : Ouvrir son panel, qualifier les fournisseurs potentiels et anticiper les risques éventuels Bénéfices Enregistrement de nouveaux fournisseurs (marketing achat) Meilleure visibilité de la base fournisseur Vision partagée des qualifications des fournisseurs Evaluation objective de notation de qualification des fournisseurs Gain de temps sur le cycle d évaluation Vision partagée à travers l organisation Les fournisseurs maintiennent leurs données à jour Vision 360 du fournisseurs (contrats, performance, activité RFX, ) Formulaire de collecte d informations spécifiques disponibles à chacun des nœuds de la classification Processus collaboratif de qualification des fournisseurs Affectation de statuts fournisseurs Interface avec le référentiel ERP Intégration données externes (score financier, RSE, conformité administrative ) BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 31

32 Evaluer leur performance, déclencher et suivre les actions correctives Complément d information Performance fournisseurs Fonctionnalités majeures Création d une équipe d évaluateurs Collecte des informations des évaluateurs, via Objectifs : Définir, collecter et évaluer les critères de performance des fournisseurs. Déclencher et suivre les plans de progrès Bénéfices Modélisation du processus d évaluation et partage de la vision de la performance des fournisseurs par tous les acteurs. Mise en perspective de la performance / à l ensemble de l organisation Identification des risques Permet la mise en place et le suivi de plans d actions correctives une interface intuitive Calcul de la vision moyenne de la performance Restitution graphique immédiate Pondération des critères d évaluation Archivage des scorecards Moteur de comparaison des performances de différents fournisseurs sur des axes choisis Construction d analyses avancées (benchmark catégorie, pays, ) Partage de la performance en ligne avec le fournisseur Génération de plans de progrès BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 32

33 Anticiper le risque fournisseur pour mieux piloter ses achats Complément d information Risque fournisseurs Fonctionnalités majeures Consolidation de données utiles à l évaluation Objectifs : Donner une vision consolidée des risques fournisseurs Fournisseurs critiques Risques de dépendance Impact sur la production Risque environnemental Risque politique Bénéfices des risques provenant : Du SI achats (ex: performance fournisseurs) Des ERP et systèmes comptables de l entreprise (ex: montant des dépenses, BU affectées ) De systèmes externes (ex: solidité financière, CA permettant le calcul de dépendance, Défaut de paiement, notation MORE) De formulaires déclaratifs Permettre la mise en place d action de gestion des risques BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 33

34 Contactez-nous 81/83 Avenue Edouard Vaillant Immeuble Le Quintet Bâtiment E Boulogne Billancourt Tel : Mail : info@bravosolution.fr Web : Blog : BRAVOSOLUTION 2014 ALL RIGHTS RESERVED Confidentiel - Conférence HA Oct S.Vissac / N.Machuel 34