A - PRÉPARATIFS PRÉALABLES À FAIRE DANS MÉGABAZE :

Transcription

1 A - PRÉPARATIFS PRÉALABLES À FAIRE DANS MÉGABAZE : 1) Créer un Nouveau dossier, destiné à recevoir les fichiers télé transmis par le laboratoire. Donner un nom de votre choix à ce dossier par exemple "Labo" et le mettre dans votre dossier MégaBaze. Les fichiers télé transmis vont d'abord transiter dans ce dossier sous le nom de RESUTEXT00X avant d'être importés automatiquement dans la "Boite aux lettres" de Mégabaze. 2) Aller dans Atelier -> "Préférences" de MégaBaze - Cliquer sur "Chemin d'accès des dossiers RESUTEXT00X" et lui indiquer le chemin pour aller au dossier "Labo". Par exemple (sur MAC) : DDI:MegaBaze dossier:labo: ("DDI" est le nom du disque dur, "MEGABAZE dossier" est le nom du dossier MégaBaze, et "Labo" le nom du dossier de réception des fichiers) Pour que cette opération soit faisable, il faut que le dossier "Labo" contienne un fichier texte (n'importe lequel) - Si on utilise Izilab pour réceptionner les résultats HPRIM, ou si les résultats arrivent non cryptés via le Bioserveur ou autre moyen, il faut :. cocher la case "Attente de réception des examens biologiques à la norme HPRIM si on ne coche pas cette case, il faudra faire entrer "manuellement" les résultats dans la boites aux lettres HPRIM de Mégabaze après leur réception dans le dossier "Labo" en alant dans l'atelier Importer... les fichiers HPRIM. cocher la case "Afficher un message après la réception des examens biologiques".. ne pas cocher "Décryptage des fichiers en utilisant". - Si les résultats HPRIM arrivent cryptés, il faut les faire décrypter par Mégabaze. Pour cela il faut cocher la case "Décryptage des fichiers en utilisant". Et remplir les cases Nom_labo, Nom_médecin et Mot_de_Passe. - Il faudra ultérieurement créer dans l'énumération "noms des laboratoires de biologie" (Atelier -> Énumérations générales) le nom de chaque laboratoire correspondant. Pour cela il faudra faire un copier coller du nom du laboratoire tel qu'il s'est inscrit dans la case Expéditeur de la boîte aux lettres HPRIM de Mégabaze et le mettre tel quel dans une nouvelle ligne de l'énumération "noms des laboratoires de biologie". B - INTÉGRATION DES RÉSULTATS DANS LE DOSSIER DU PATIENT L'intégration des résultats de biologie dans le dossier des patients est (était!) expliqué e dans le chapitre 19 du manuel de MégaBaze (dernier chapitre intitulé "Boîte aux lettres"). L'intégration va se faire : 1) sous forme texte, et ce texte se retrouvera dans les courriers reçus du patient dans la catégorie "Examen biologique" (à créer dans l'énumération générale Courriers reçus) 2) sous forme numérique dans la biologie du patient, après qu'on ait appris à Mégabaze à reconnaître l'intitulé de chaque examen, pour chaque laboratoire différent. Plusieurs points doivent être précisés pour que tout se passe bien : 1) Avant d'utiliser le menu Util. Intégrer HPRIM dans dossiers, il faut impérativement ouvrir la boîte aux lettres par le menu Util. Boite aux lettres, afin de vérifier que tous les noms des patients ont été reconnus dans Mégabaze. En effet si un nom de patient n'a pas été reconnu (à la place du "Nom patient dans Mégabaze" il Docteur BERNARD PUZIN Page : 1

2 y a "Nom Prénom"), les résultats numériques de ce patient risquent d'être intégrés dans le dernier dossier qui a reçu des résultats HPRIM (c'est là qu'on pourra les retrouver). De toute façon, dès que des résultats ont été intégrés, le double du texte initial RESUTEXT est archivé dans le dossier Temporaire Archives HPRIM. On peut ainsi, si nécessaire, remettre un RESUTEXT dans le dossier de réception des résultats HPRIM et les faire ainsi rentrer de nouveau dans la Boite aux lettres HPRIM pour une nouvelle intégration dans le dossier du patient. Le nom de l'expéditeur doit aussi être le même (libellé rigoureusement identique) que celui enregistré dans le popup menu de Mégabaze. (cf. dernière phrase du chapitre A) 2) Si on fait un double clic sur un résultat de la boîte aux lettres HPRIM, on peut le faire intégrer dans MégaBaze en cliquant sur le drapeau à damiers, mais il faut IMPÉRATIVEMENT avoir au préalable cliqué dans la fenêtre où se trouve le texte (de façon à ce que le curseur de la souris se trouve dans cette fenêtre), sinon l'intégration numérique ne se fait pas: seule l'intégration en texte dans les courriers reçus se fait. Inversement, il peut être intéressant pour certains résultats uniquement en texte (anapath) de les faire entrer dans Mégabaze SANS que s'effectue une recherche pour intégration numérique, ce qui évite de fausses reconnaissances. 3) Pour l'apprentissage de la reconnaissance du libellé, avant de cliquer sur la flèche jaune, il faut sélectionner avec la souris le texte qui précède le chiffre à intégrer; il faut arrêter la sélection avant le chiffre à intégrer en laissant juste un espace blanc (vide) avant le chiffre. En effet si on arrête juste avant le chiffre, comme c'était mentionné sur le manuel, le 1er chiffre ne sera jamais intégré. Exemple : - Taux de prothrombine: 29 % * N: Sup. a 70 (on n'est pas obligé de prendre le libellé entier). Certains labos pour indiquer qu'un résultat est pathologique mettent un astérisque * (ou autre signe) AVANT le résultat chiffré (au lieu de le mettre après); dans ce cas, si on utilise un résultat pathologique lors de l'apprentissage de la reconnaissance du libellé, il faut arrêter la sélection juste avant l'astérisque : de cette façon il ne sera pas tenu compte de sa présence ou absence. - Taux de prothrombine: *29 % N: Sup. a 70 Mégabaze va alors essayer de reconnaître dans votre Doc de biologie le libellé de l'examen : - soit il le reconnaît et on clique sur la ligne proposée - soit il ne le reconnaît pas et il faut alors effacer le contenu de la case du haut dans la fenêtre "Cliquez sur la ligne choisie" et y inscrire le libellé exact de cet examen tel qu'il est écrit dans votre Doc de biologie, puis valider par retour chariot (Key Return). Il ne faut surtout pas rajouter un nouvel examen dans votre Doc de biologie si cet examen existe déjà sous un autre libellé. 4) S'il existe dans la biologie du patient des examens qui ont été prescrits et dont le résultat n'a pas été saisi, IL FAUT DÉTRUIRE CES EXAMENS avant de faire l'intégration numérique, sinon cette intégration numérique ne se fera pas correctement (date erronée et libellés non reconnus).** 5) Lorsque l'unité d'un examen biologique n'est pas la même que celle de votre doc. de biologie, il faudra après la 1 ère intégration d'apprentissage de ce libellé d'examen faire 2 corrections : - corriger dans la biologie du patient ce 1er résultat qui n'est pas exprimé dans la bonne unité. - et surtout aller dans la doc. de biologie pour mentionner une fois pour toute l'unité de mesure de cet examen pour ce laboratoire. Ensuite lors des intégrations ultérieures les résultats seront automatiquement affectés des unités utilisées par ce laboratoire, sans erreur. Il faut bien sûr que le facteur de conversion d'une unité à l'autre soit mentionné pour chaque examen dans la doc. de biologie, de façon ensuite à pouvoir faire automatiquement les conversions que l'on désire, et indiquer les bornes inférieures et supérieures du normal et du pathologique. Docteur BERNARD PUZIN Page : 2

3 6) Lorsqu'il y a une virgule (ou un point), et des chiffres après la virgule, il faudra, dans la doc. de biologie, dans la case "Nbr car", inscrire le chiffre 5 (ou plus) qui obligera MégaBaze à prendre en compte 5 caractères c'est-à-dire 2 chiffres avant la virgule, la virgule (ou le point), et 2 chiffres après la virgule. En fait ce nombre indique le nombre de caractère que Mégabaze doit prendre en compte à partir due la où on a arrêté la sélection avant le résultat chiffré lors de l'apprentissage du libellé. 7) Pour voir tous les résultats arrivés dans la boîte aux lettres HPRIM de MégaBaze, il faut aller dans le menu "Util." -> "Boîte aux lettres", puis cliquer sur l'œil de la barre de fonctions. 8) Depuis la Version 4 de Mégabaze, après réception dans la boîte aux lettres HPRIM, les fichiers RESUTEXT reçus sont conservés dans le dossier "Temporaire" sous-dossier "Archives HPRIM". 9) Les limites de l'intégration numérique des résultats : - cas ou le labo ne donne pas le résultat chiffré sur la même ligne que le libellé de l'examen. Par exemple: HEMOGLOBINE GLYQUEE HBA1c ' 6,60 % * N: 4,00-6,00 On peut essayer de convaincre le labo de tout mettre sur la même ligne. Mais on peut aussi faire la sélection en incluant le retour à la ligne, et ça marche. - cas où le résultat chiffré se trouvant sur la même ligne n'est pas celui que l'on souhaite intégrer. Par exemple dans les numérations leucocytaires on préfèrerait avoir le résultat en unités/mm3 plutôt qu'en % : Polynucl. Neutrophiles 68 % soit par mm3: N: Parade : une procédure qui recalcule le nombre à partir des pourcentages. Ou faire un "synonyme" pour chaque chiffre de pourcentage intercalé... - cas où exactement le même libellé peut correspondre à 2 analyses différentes. Exemple : "albumine" qui peut être soit plasmatique soit urinaire, "Leucocytes" soit sanguins soit urinaires en fait c'est très rare, car il faut qu'il y ait aussi exactement le même intervalle entre le libellé et le résultat chiffré. - chaque fois qu'un même laboratoire change son informatique et sa façon de présenter les résultats, il faut refaire le paramétrage de la reconnaissance automatique des libellés... Commentaires au sujet de la biologie dans MégaBaze : 1- Quand on prescrit des examens de laboratoire avec MégaBaze, ces examens restent inscrits dans la biologie du patient, en attente des résultats. Avantages : - pas besoin de ressaisir les titres quand on rentre les résultats manuellement Inconvénients : - quand on a reçu les résultats et qu'on les saisit, la date de l'examen ne se corrige pas automatiquement et reste celle où l'examen a été prescrit; il faut ensuite penser à faire un " appliquer " pour corriger la date ce qui peut être à l'origine d'erreurs de date. Docteur BERNARD PUZIN Page : 3

4 - cela pose plusieurs problèmes lors de l'intégration numérique des fichiers HPRIM de la boîte aux lettres : * quand on fait "intégrer dans les dossiers" dans la boîte aux lettres HPRIM, si des examens prescrits sont en attente de résultats, l'intégration NUMÉRIQUE ne se fait pas! Il faut ouvrir chaque fiche une à une et cliquer sur le drapeau pour que l'intégration numérique se fasse, MAIS dans ce cas... * la date de l'examen ne se corrige pas et reste celle où il a été prescrit; il faut corriger une à une la date des examens effectués. * si l'unité des examens reçus n'est pas celle de la doc. de biologie, soit la reconnaissance du titre de l'examen ne se fait pas (donc pas d'intégration numérique), soit elle se fait mais avec une conversion des unités ERRONÉE (à l'envers!) Bref, avant de faire une intégration numérique il faut vérifier qu'il n'y a pas d'examens non saisis dans la biologie du patient, et s'il y en a, il faut les détruire pour que l'intégration numérique puisse ensuite se faire correctement. ** Une option existe depuis la version 3,7 de MégaBaze : dans atelier -> préférences au niveau des paramétrages de biologie, il faut cocher la case "détruire les examens de biologie après impression". C - QUESTIONS-REPONSES: > 1. Impossible de faire importer : > les GB autrement qu'a 6.6 au lieu de > les GR autrement qu'à 4.5 au lieu de > les plaquettes autrement qu'à 400 au lieu de Ça, c'est uniquement la faute du labo : quelle idée de mettre un point pour séparer les milliers!! Pour Mégabaze, il ne peut y avoir qu'un seul point (ou virgule) dans un nombre : c'est une convention du langage mathématique universellement utilisée! Mais ce n'est pas grave : il suffit de modifier les unités: 4,5 Tera/l au lieu de /mm3 De nombreux labos envoient les NFS avec les unités suivantes : Hématies 5,23 Tera/l Leucocytes 9,8 Giga/l Plaquettes 150 Giga/l Au début ça surprend, mais on s'y fait vite; il y a beaucoup moins de zéros à écrire! > 2. Chaque import crée une rubrique texte datée, intitulée Examen > biologique, avec le texte intégral de la fiche du patient. Joli, mais ça > encombre... Oui, sur courriers reçus, j'ai 3737 "Examen biologique". Je ne les élimine pas (pour l'instant), car je trouve que dans certains cas c'est très utile - quand il s'agit de résultats comportant une part importante de texte difficile à intégrer sous forme numérique (antibiogrammes par exemple) - quand il s'agit d'anapath : le labo d'anapath de Valence m'envoie en HPRIM les résultats de tous les frottis et aussi les comptes-rendus anapath des endoscopies, biopsies et pièces opératoires de mes patients que j'ai adressés aux spécialistes. Je transforme alors le titre "Examen biologique" en "ANAPATH". Pour mémoire: certains logiciels (Médistory, Médigest) ne reçoivent les résultats HPRIM que sous forme texte! Docteur BERNARD PUZIN Page : 4

5 > 3. Toutes les fiches qui sont hors de la fourchette de normalité se voient > attribuer une alerte après la date du résultat. Si cette option ne peut être > désactivée, il va falloir écrire une procédure. Là, c'est moi qui l'ai demandé et j'en suis très content! Voilà pourquoi: Le problème : avec le labo qui m'envoie 80 % des résultats HPRIM, j'avais convenu qu'il ne m'envoie plus les doubles papier. De ce fait, une fois les résultats HPRIM intégrés dans les dossiers, je n'avais plus aucune trace visible sur mon bureau des résultats pathologiques importants et urgents et si je n'avais pas pris soin de les écrire sur un pense-bête, je risquais d'oublier d'avertir le patient (ça m'est arrivé). Voilà pourquoi j'apprécie qu'une alerte soit mise automatiquement sur tous les résultats pathologiques intégrés via la boîte aux lettres HPRIM. De cette façon en entrant dans le dossier du patient, je suis averti qu'il y a un (ou des) résultats pathologiques. J'utilise ensuite une procédure qui se déclenche lors de la création d'une nouvelle consultation qui me propose de supprimer toutes les alertes sur les résultats de biologie du patient. Texte de cette procédure : TABLE PAR DEFAUT ([Dossier_Examens_Complémentaires]) CHERCHER ([Dossier_Examens_Complémentaires]Numero_Dossier = [Dossiers]Identifiant ;*) CHERCHER ( & [Dossier_Examens_Complémentaires]Alerte_a_afficher_apres_le #!0/0/0!) Si (Enregistrements trouves # 0) CONFIRMER ("Supprimer toutes les alertes dans la BIOLOGIE du patient?";"oui";"non") Si (OK=1) APPLIQUER A SELECTION ([Dossier_Examens_Complémentaires]Alerte_a_afficher_apres_le :=!0/0/0! ) Fin de si Fin de si > 4. Comment procèdes-tu pour importer les données, patients > après patient? Il ne faut pas utiliser le menu Util. -> Intégrer HPRIM dans les dossiers. Il faut ouvrir la boîte aux lettres par le menu Util. -> Boite aux lettres. Là on voit les fiches des patients dont les résultats n'ont pas été intégrés qu'on différencie des autres parce que la petite case à gauche n'est pas cochée. On fait un double clic sur une de ces lignes pour ouvrir la fiche du patient. Puis on clique dans la zone texte de façon à ce que le pointeur de la souris soit dans la zone texte : DETAIL TRES IMPORTANT, car si on n'a pas cliqué dans la zone texte, les données numériques ne seront pas intégrées dans la biologie du patient, seul le texte ira dans les courriers reçus. Ensuite on clique sur le drapeau à damiers pour déclencher l'intégration. Puis on retourne dans le texte et à l'aide des flèches de direction, on lit le texte du haut en bas pour vérifier que tous les résultats numériques ont disparu, ce qui signifie qu'ils ont été intégrés dans la biologie du patient. Pour les résultats numériques qui n'ont pas disparu, il faut apprendre à Mégabaze à les reconnaître en sélectionnant l'intitulé qui précède le résultat numérique et en utilisant la flèche jaune. À noter que très rapidement Mégabaze saura reconnaître tous les intitulés de ton labo et tu n'auras donc plus besoin de faire cette vérification. Mais au début elle est obligatoire. D'autre part, si tu t'aperçois a posteriori que dans des fiches déjà intégrées, certains résultats ont été oubliés, tu peux revenir dans la fiche correspondante du patient dans la boîte aux lettres pour les intégrer avec la flèche jaune si leur intitulé n'a pas été reconnu. Donc ne te précipite pas pour jeter à la poubelle les fiches. Docteur BERNARD PUZIN Page : 5

6 A propos, pour détruire un grand nombre de fiches dans la boîtes aux lettres HPRIM, il faut passer en mode liste, toutes les sélectionner en enfonçant la touche shift, puis utiliser la poubelle de la palette de fonctions. Docteur BERNARD PUZIN Page : 6