Annexe Rapport 11. Entre

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1 Annexe Rapport 11 CONVENTION FINANCIERE POUR LE VERSEMENT D'UNE DOTATION ANNUELLE A «XXXXX» DANS LE CADRE DE L'EXPERIMENTATION ENGAGEE PAR LE CONSEIL GENERAL DES PYRENEES-ORIENTALES SUR LES SERVICES D'AIDE A DOMICILE AUTORISES Entre Le Département des Pyrénées-Orientales, représenté par la Présidente du Conseil Général, autorisée par une délibération n en date du, ci-après désigné «Le Département», d'une part, ET L'association «xxxxxxxxxx» représentée par ci-après désigné «L'Association», d'autre part, VU les délibérations n SP R_4 du 25/11/2013 et n CP N_45 du 10/02/2014, et les conventions annexées relatives au lancement d'une démarche partenariale d'encouragement à l'innovation dans le secteur de l'aide à domicile, VU la convention signée le xxxx entre le Conseil Général et «l'association» portant sur une démarche partenariale d'engagement à l'innovation dans le secteur de l'aide à domicile, CONSIDERANT les engagements de l'association formalisés au sein de la convention susmentionnée, 75

2 CONSIDERANT la volonté du Conseil Général de modifier les conditions de financement des services d'aide à domicile assurés par les prestataires volontaires, entrant dans l'expérimentation, Il est exposé et convenu ce qui suit : ARTICLE 1 : Objet La présente convention a pour objet : - de définir les modalités de financement du service d'aide à domicile pour les personnes âgées et les personnes handicapées assuré par «l'association» dans le cadre d'une démarche partenariale d'encouragement à l'innovation et dans le cadre des prises en charges financées par le Conseil Général, - de déterminer les moyens de contrôle des dotations versées. ARTICLE 2 : Engagements du Département des Pyrénées- Orientales 2-1/ Fixation de la tarification La Présidente du Conseil Général arrête chaque année un tarif horaire dans les conditions prévues par la réglementation, articles R314-4 à R du Code de l'action sociale et des familles (CASF) et sur la base des charges d'exploitation retenues pour le budget prévisionnel, des recettes atténuatives, du résultat comptable à reprendre provenant des exercices antérieurs et de l'activité. 2-2/ Fixation de la dotation annuelle Une dotation annuelle est accordée à l'association signataire de la présente convention. Un arrêté de la Présidente du Conseil Général fixe pour chaque exercice, le montant de la dotation annuelle et le montant de chaque versement, payable mensuellement par le Département par douzième. Cette dotation est calculée sur la base mensuelle des plans d'aide APA/PCH/aide ménagère et sur les heures réalisées mensuellement l'année N-1. Cette base peut être pondérée au vu de l'activité réalisée en 76

3 début d'année N pour les dotations qui ne feraient pas l'objet d'un arrêté au 1 er janvier. Cette dotation annuelle se décline en 5 imputations comptables : - APA domicile (Allocation Personnalisée d'autonomie), - PCH de 20 ans (Prestation Compensatrice du Handicap) - PCH + de 20 ans - Aide ménagère pour les personnes âgées bénéficiaires de l'aide sociale, - Aide ménagère pour les personnes handicapées bénéficiaires de l'aide sociale. 2-3/ Modalités de paiement de la dotation La dotation sera versée mensuellement par douzième sur la base de l'arrêté de la Présidente du Conseil Général conformément à l'article 2-2 de la présente convention. Le versement se poursuit tant que la Présidente du Conseil Général n'a pas arrêté de nouvelle dotation. Cette dotation sera versée sur le compte de l'association. 2-4/ Contrôle de l'effectivité de la prestation et révision de la dotation L'association transmettra au Conseil Général trimestriellement les états détaillés des heures effectuées pour chaque bénéficiaire d'un plan d'aide ayant signé un contrat de subrogation visé à l'article 3-1. L'état des heures effectivement réalisées dans le trimestre est transmis au plus tard le 15 du mois suivant la fin du trimestre concerné au Conseil Général. En cas de non transmission, le versement de la mensualité suivante peut être suspendu. La dotation annuelle sera révisée en N+1en fonction : 77

4 - de la réalité des plans d'aide effectués et des éléments fournis trimestriellement par l'association pour l'année de référence, - de la compilation des heures réalisées au 31 décembre de l'année N pour chaque bénéficiaire d'un plan d'aide du Conseil Général, permettant la facturation, - du compte administratif N-1 établi par l'association, - du rapport d'activité du service d'aide à domicile, - de tous les documents prévus à l'article R du code de l'action sociale et des familles, - de tout autre document de gestion qui s'avérerait utile à l'analyse des comptes. Cette révision de la dotation au regard de la réalité des plans d'aide effectués, fera l'objet d'un mandat complémentaire en cas d'ajustement positif ou d'un titre de recettes en cas d'ajustement négatif ARTICLE 3 : Engagement de «l'association» 3-1/ La subrogation Préalablement au versement de la dotation annuelle et dès signature de la convention financière, «l'association» doit : - transmettre les contrats de subrogation, pour toutes les personnes actuellement servies par l'association au titre de l'apa, PCH de 20 ans et + de 20 ans, l'aide ménagère Personnes âgées et l'aide ménagère Personnes handicapées. L'association ne pourra plus accepter une autre modalité de paiement pour les plans d'aide établis par le Conseil Général. Elle devra transmettre mensuellement au Conseil Général les contrats de subrogation, des nouveaux bénéficiaires des plans d'aide selon les modalités qui seront définies ultérieurement. 3-2/ La télégestion partagée 78

5 «L'association» s'engage à adhérer à la télégestion partagée qui sera mise en œuvre par le Département. 3-3/ les documents de gestion Dans le cadre d'un dialogue de gestion «l'association» transmet au Conseil Général : - les statuts et la composition du conseil d'administration, - les convocations aux réunions du conseil d'administration avec l'ordre du jour détaillé, - les comptes rendus du conseil d'administration et de l'assemblée générale, - une extraction trimestrielle de l'horodatage sous un format exploitable par les applications informatiques du Département (données brutes, données corrigées et du taux de correction), - les indicateurs, statistiques et ratios de suivi des activités par type d'aide, à titre qualitatif et quantitatif, - les ratios afférents aux coûts d'exploitation, - les documents afférents au budget de la structure, conformément au code de l'action sociale et des familles, - les documents relatifs au compte administratif conformément au code de l'action sociale et des familles, - le rapport d'activité, - tous les documents permettant de justifier l'équilibre financier de la structure et garantir la bonne utilisation des fonds publics. Elle doit également transmettre tous les documents permettant d'évaluer et de réviser la dotation annuelle conformément au 2-4 de la présente convention. ARTICLE 4 : Contrôle 79

6 «L'association» s'engage à accepter et faciliter tout contrôle administratif et comptable par les agents du Département ou tout autre personne mandatée à cet effet qui peut se réaliser sur place, sur pièces, de façon annoncée ou inopinée. L'association doit mettre en place : - une procédure sécurisée des données financières et comptables entre le logiciel d'horodatage et le logiciel métier qui assurera la facturation, - tous les moyens nécessaires pour assurer le contrôle du service fait tant financier que qualitatif et quantitatif. «L'association» doit informer le Département de ces moyens opérationnels mis en place. Elle s'engage à transmettre les documents énumérés au 3-3 de la présente convention et à tenir à la disposition des agents du Département tout autre document qui s'avérerait nécessaire à une bonne compréhension du fonctionnement du service. ARTICLE 5 : Durée La présente convention est valable à compter de la date de signature par les deux parties, pour une durée de 18 mois renouvelable une fois par reconduction tacite. ARTICLE 6 : Modification de la convention Toute modification des conditions ou modalités d'exécution de la présente convention, définie d'un commun accord entre les parties, fera l'objet d'un avenant. La demande de modification est effectuée par courrier avec accusé de réception avec un délai de trois mois. ARTICLE 7 : Résiliation de la convention Le Département se réserve la faculté de résilier de plein droit la présente convention sans préavis ni indemnité en cas de non respect par «l'association» de l'une des clauses exposées ci-dessus, dès lors que dans le mois suivant la réception de la mise en demeure envoyée par le Département par lettre recommandée avec accusé de réception, l'association n'aura pas donné suite aux mesures recommandées par le 80

7 Département, ou sans mise en demeure en cas de faute grave mettant en cause le ou les dirigeants de «l'association». La présente convention sera résiliée également de plein droit et sans indemnité en cas de changement d'objet ou d'activité, de retrait de l'autorisation ou de l'agrément, de liquidation judiciaire, d'insolvabilité ou d'impossibilité pour l'association d'achever sa mission. Dans cette hypothèse, le Département peut demander à l'association de lui restituer les sommes versées au prorata de l'activité réellement effectuée. Il sera fait application des articles L313-19, R et R du CASF. ARTICLE 8 : Réglements des différents Dans le cas où des difficultés viendraient à apparaître à l'occasion de l'exécution de la présente convention entre «l'association» et le Département les parties s'engagent à mettre en œuvre les moyens permettant de régler la situation à l'amiable. Si un contentieux devait s'en suivre, il serait porté devant le tribunal administratif compétent pour régler le litige. Fait à le Le Président de l'association La Présidente du Conseil Général 81