Mesdames et Messieurs les Préfets. Objet : Participation des collectivités territoriales aux Systèmes d'information Territoriaux.

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1 MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE, ET DE LA REFORME DE L ETAT DELEGATION INTERMINISTERIELLE A LA REFORME DE L ETAT MINISTERE DE L INTERIEUR DIRECTION GENERALE DE L ADMINISTRATION Paris, le 10 août 2000 NOR/INT/A/00/00188/C Le Délégué interministériel à la réforme de l État Le Directeur Général de l'administration à Mesdames et Messieurs les Préfets Objet : Participation des collectivités territoriales aux Systèmes d'information Territoriaux. P. J. : Deux annexes Les représentants des collectivités territoriales ont à plusieurs reprises saisi le Gouvernement sur leurs possibilités d accès aux systèmes d information territoriaux (S.I.T.), en mettant en avant l intérêt des nouvelles technologies de l information et de la communication (NTIC) pour enrichir leurs relations de travail avec les services de l Etat. De même, les services de l État peuvent tirer profit de systèmes d information mis en place par les collectivités territoriales et qui seraient susceptibles d enrichir le S.I.T. Le Gouvernement a donné une réponse de principe favorable à cette demande (cf. annexe 1). En effet, nombreuses sont les missions de service public partagées entre l'état et les collectivités territoriales. Il serait utile d accroître l'efficacité de l'échange d'informations et du travail coopératif entre les différents services administratifs afin de rendre, à terme, un service plus complet aux usagers. La présente circulaire a pour objet de vous préciser les modalités de participation éventuelle des collectivités territoriales au développement de systèmes d information communs ou communicants, entre autres dans le cadre de la mise en place des S.I.T. I Définir les besoins d échanges d information locaux Les besoins d échanges d informations émanant des différentes collectivités et des services de l État sont naturellement très divers, car liés à des partenariats locaux. Les réponses peuvent se trouver dans l enrichissement des sites internet des services de l Etat ou des collectivités, la mise en place d'un espace de travail commun entre ces services sur le S.I.T. ou le développement d échanges électroniques hors S.I.T.

2 2 Il est donc nécessaire de bien préciser vos besoins et ceux de vos partenaires, afin de définir en commun les outils les plus appropriés pour y répondre, au-delà des seuls S.I.T. II - Articuler les démarches intranet, extranet et internet Un S.I.T. est en premier lieu un outil répondant à un besoin des services déconcentrés de partage de données et de travail en commun. Il s agit à ce titre d un intranet des services de l État dans un département ou une région, c est-à-dire d un espace de travail interne à ces services basé sur l utilisation des technologies internet. Lorsque sont prévus des échanges de données entre les services de l État et leurs partenaires (collectivités territoriales, établissements publics, associations, autres), on parle d extranet. Dans le même temps, la mise en place de sites internet par les préfectures et les services déconcentrés correspond à la nécessité de publication sur internet d informations publiques. III Définir un programme de travail autour du S.I.T. Seize mois après la décision de généraliser les S.I.T. d ici la fin de l année 2000, la mise en place de tels outils est engagée dans tous les départements : une trentaine de S.I.T. sont d ores et déjà ouverts, et l objectif fixé par le Gouvernement devrait être atteint (cf annexe 2). Comme toutes les actions de réforme et de modernisation de l État, les S.I.T. visent l'amélioration du service rendu à l'usager, en facilitant le développement du travail inter-services dans la mise en œuvre des politiques publiques. A ce titre, ils s inscrivent dans la démarche des Projets Territoriaux de l État dont ils ont vocation à faciliter la mise en œuvre et le suivi. Les usages, les contenus et le calendrier de mise en place du S.I.T. relèvent de choix établis au niveau local par un comité de pilotage associant les différents services utilisateurs. C est dans ce même cadre que les modalités de la participation des collectivités territoriales aux S.I.T. ont vocation à être définies, en concertation avec celles-ci. Le choix d une architecture utilisant les technologies internet et d un hébergement externalisé permet un accès potentiellement large aux S.I.T. par l intermédiaire d une connexion internet, ainsi qu une définition précise des droits d accès. En effet, comme l intranet, l extranet n est ouvert qu à des membres identifiés, ayant chacun un profil et des droits d accès sur tout ou partie seulement du site. Ainsi, certains espaces de travail du S.I.T. peuvent être accessibles à tous, tandis que d autres, correspondant à une approche métier particulière, ne pourront être utilisés que par les personnes habilitées travaillant sur ce thème. IV Prendre contact avec les représentants des collectivités territoriales Au cas où des représentants de collectivités territoriales ont déjà sollicité auprès de vous leur accès au S.I.T. départemental ou régional, nous vous demandons, dans la mesure du possible, de prendre leur attache pendant l été afin de définir vos priorités respectives. Sinon, nous vous demandons de vous rapprocher le plus rapidement possible de l association des maires de votre département ou de votre région, du conseil général et éventuellement du conseil régional, afin de procéder à une présentation réciproque des dispositifs que vous mettez en place, et d identifier les échanges d information et les modes de travail souhaitables entre les services locaux de l État et ceux des collectivités.

3 Bien évidemment, il ne s agit pas de remettre en cause l état actuel de votre S.I.T., ni de retarder son ouverture, mais d éviter, avant tout, la constitution de systèmes d information redondants ou non communicants. La mise en œuvre de la participation des collectivités locales aux S.I.T. se fera de manière progressive, après une définition préalable, en liaison avec les chefs de services déconcentrés concernés, des conditions d échanges des données et des droits d accès, tout en veillant à la sécurité du dispositif et aux conditions de protection de l intégrité physique des données. Il vous appartiendra ensuite de définir avec vos partenaires un programme de travail, fixant des priorités et des échéances dans la mise en œuvre des réponses aux besoins qui auront été ainsi identifiés. * * * Dans le cadre du suivi de la généralisation des S.I.T., nous avons mis en ligne, sur le site internet du ministère de la fonction publique ( et sur l intranet de la direction générale de l administration du ministère de l intérieur ( vos réponses au questionnaire SIT du mois d'avril et la synthèse présentée au comité de pilotage national du 8 juin dernier. Afin de mettre à jour cette première base d information sur les S.I.T., nous vous demandons de nous adresser pour le 30 septembre 2000 la même fiche (annexe IV de la circulaire du 20 avril dernier), réactualisée et complétée par des informations relatives à vos contacts avec les collectivités territoriales. Certains départements ont d ores et déjà développé de nouveaux outils de travail, utilisant les NTIC, avec les collectivités territoriales (Alpes-Maritimes, Bouches du Rhône, Eure, ). Lors du congrès d octobre de l Association des Maires de France, quelques réalisations concrètes d association de collectivités à des S.I.T. pourraient être mises en avant. Le cas échéant, nous vous remercions de nous indiquer si des actions particulières ont été entreprises ou sont en projet dans votre département ou votre région, et si vous souhaitez participer à ces premières expérimentations. En ce qui concerne la télétransmission des actes des collectivités locales, le ministère de l'intérieur vous adressera très prochainement une circulaire spécifique sur l'expérimentation qui est engagée dans les quatre départements pilotes retenus. 3 Le Délégué interministériel à la réforme de l État, Le Directeur Général De l'administration Gilbert SANTEL Christian FREMONT

4 4 - ANNEXE 1 - PRISES DE POSITION DES MINISTRES SUR LA PARTICIPATION DES COLLECTIVITES TERRITORIALES AUX S.I.T. La question de l'ouverture des S.I.T. aux collectivités territoriales a été posée au Gouvernement lors du congrès de l'association des Maires de France (AMF) en novembre Le Premier ministre avait donné une réponse de principe favorable à cette demande : Les technologies de l information et de la communication peuvent aussi contribuer à votre développement. C est pourquoi le Gouvernement souhaite aider les communes à y accéder. Nous avons fait adopter une disposition qui ouvre aux collectivités locales la possibilité de favoriser des réseaux d'infrastructure pour la transmission de données à haut débit. De nombreux responsables locaux portent un vif intérêt à ces technologies de l'avenir. Je sais que votre association elle-même y attache beaucoup d importance. Bien entendu les collectivités locales qui le souhaitent peuvent aussi participer au développement des systèmes d'information territoriaux que les services déconcentrés de l'etat mettent progressivement en place. * * * Le 26 mai 2000 lors du colloque "Vers l'administration électronique" organisé à Parthenay, Michel SAPIN, ministre de la fonction publique et de la réforme de l État, a abordé à nouveau cette question de l ouverture des S.I.T. aux collectivités locales, dans les termes suivants : La nécessité d une coopération plus étroite entre l Etat et les collectivités locales. Face à ces chantiers, il serait absurde qu État et collectivités locales ne travaillent pas ensemble, ne partagent pas ensemble les informations, les compétences et les dispositifs qu ils mettent en place. En particulier, pour permettre cette évolution, et le thème de ce colloque nous y invite, il faut renforcer les échanges, les partenariats, les contrats entre les services de l État et les collectivités territoriales. Vous connaissez le travail en cours de mise en place des systèmes d information territoriaux sur l ensemble du territoire : ces extranets permettant les échanges électroniques, le travail coopératif et la gestion des procédures entre services administratifs. Une bonne trentaine sont ouverts aujourd hui, tous le seront au 1er janvier Leur ouverture aux collectivités locales a été clairement annoncée par le Premier ministre. Si le calendrier technique de ces projets ne permet pas toujours cette ouverture à très court terme, il est absolument nécessaire qu elle soit dès aujourd hui préparée. C est pourquoi je demande ici aux responsables de ces projets dans l Etat, c est-à-dire aux Préfets et à leurs équipes, de prendre contact avec les collectivités territoriales opérant sur leur territoire pour qu une présentation croisée des projets de SIT et des projets analogues des collectivités soit faite d ici les mois d été, afin de définir les pistes de collaboration.

5 5 - ANNEXE 2 - ECHEANCES D OUVERTURE DES S.I.T. (information donnée au comité de pilotage de la généralisation des SIT du 8 juin 2000) Dates annoncées d'ouvertures des SIT SIT ouvert fin mai 2000 (27) ouverture 2ème trim 2000 (16) ouverture 3ème trim 2000 (18) ouverture 4ème trim 2000 (35) Nota : les échéances annoncées correspondent pour l essentiel aux réponses à l enquête DATAP / DTI / DIRE ; en l absence d information à ce titre, la date retenue est celle qui avait été communiquée téléphoniquement à la DIRE en avril 2000.