LA FACTURATION ELECTRONIQUE CHEZ PSA ET RENAULT. L optimisation des flux de facturation fournisseurs chez

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1 Dossier du mois Décembre 2008 LA FACTURATION ELECTRONIQUE CHEZ PSA ET RENAULT L optimisation des flux de facturation fournisseurs chez 1. Périmètre et Missions du CSP Le traitement des factures fournisseurs de la branche automobile du groupe PSA Peugeot Citroën est géré au sein d un centre de services partagés (CSP) basé à Poissy (Yvelines), pour nos filiales implantées dans les pays suivants : - La France - La Grande-Bretagne - Le Portugal - La Belgique - L Espagne - La Slovaquie - L Autriche Avec 4 millions de factures annuellement traitées par le CSP, ses principales missions consistent à assurer le contrôle, la comptabilisation et le règlement des achats au travers de : L intégration et le contrôle des factures papiers et électroniques. La gestion globale des comptes fournisseurs. L établissement des règlements dans les délais contractuels. Ces missions impliquent : Une capacité à traiter rapidement des volumes importants. La mise en œuvre de solutions techniques innovantes au service de nos fournisseurs, au titre desquelles, nous trouvons : 1) L Echange de Données Informatisées (EDI) pour la facture. 2) Une application Web, permettant aux fournisseurs d avoir connaissance du suivi du traitement de leur facturation, l application CORFOU.

2 2. Détail des Solutions 2.1 L Echange de Données Informatisé pour la facture L EDI s intègre dans la politique de PSA Peugeot Citroën d optimisation de la chaine logistique et du flux de facturation par la mise en place de moyens de communication efficaces et intégrés entre partenaires. Les principaux avantages de l EDI : Rapidité : Accélération du flux, au travers de la fluidification des échanges et de la suppression du délai postal. Un message facture émis avant 18h est intégré le soir même dans les applicatifs comptables de PSA. Cette prise en compte rapide des éléments garantit un meilleur respect des conditions de règlement. Qualité : Sans modification, ni altération, les informations émises sont intégrées dans nos applicatifs. Cette suppression totale du risque d erreur de saisie contribue à la réduction des litiges. Sécurité : Traçabilité totale de l émission à la réception sur la base d informations partagées entre clients et fournisseurs. PSA Peugeot Citroën s appuie intégralement sur les standards internationaux EDIFACT appliqués à l industrie automobile européenne (Odette) et plus précisément sur les profils de messages et recommandations publiés par GALIA. Ainsi, le profil EDI facture utilisé par PSA n est pas un format propriétaire. Il est donc réutilisable sans modification pour différents donneurs d ordres. Deux manières différentes pour faire de l EDI Invoic : L EDI Invoic dit «intégré» : Automatisation des échanges partenaires grâce à un ensemble de matériels et de logiciels qui intègre : La traduction et la transmission en toute sécurité des messages entre les partenaires. Un logiciel d'interface qui permet à chaque partie de traduire ses messages et d intégrer directement les données dans les applicatifs, évitant ainsi toute ressaisie et tout risque d'erreur. Web EDI ou EFI Invoic : Permet la présentation des données sur une interface web et leur transfert sous forme de formulaire ou de messages électroniques. Le concept de Web EDI est celui d'une solution EDI bâtie sur les standards Internet et EDI. Cette solution est destinée aux petites et moyennes entreprises. Le Web EDI permet à ces entreprises d'être connectées électroniquement à leur donneur d'ordre La dématérialisation fiscale (DMF) Aujourd hui, le CSP de la comptabilité fournisseurs de PSA Peugeot Citroën reçoit près de 70% de ses 4 millions de factures annuelles via EDI ou Web EDI, dont une part de plus en plus importante dématérialisées fiscalement au titre de l article 289 bis du Code Général des Impôts.

3 Quels sont les avantages de la dématérialisation fiscale des factures? Suppression des coûts d impression papier, d affranchissement et d expédition. Réduction des manipulations de documents. Intégration automatique des données dans les systèmes d information. Ce qui permet de se dispenser du contrôle de cohérence entre les pièces comptables (papier) et les messages EDI. Accélération de la circulation de la facture au sein de l entreprise. Suppression du stockage physique, et réduction des coûts de prestation d archivage et de désarchivage physique du papier. Les différentes sources d intégration des factures chez PSA Peugeot Citroën : 30,40% 0,70% 55,80% EDI EDI DMF Facturation Papier Auto-Facturation 13,10% Depuis le début de l année, ce sont près de 100 nouveaux partenaires qui ont été séduits par les avantages et les gains de productivité partagés de la facturation électronique par EDI, et pour certains avec un passage direct en DMF Prospectives PSA Peugeot Citroën a pour objectif d intensifier avec l appui de la Direction des Achats du Groupe sa communication vers les fournisseurs qui nous adressent encore une facturation sur support papier, afin de leurs démontrer les bienfaits du passage à la facturation électronique EDI, et si possible dématérialisée fiscalement. Cette communication forte sera relayée par GALIA, lors de différentes manifestations. Nous pouvons déjà évoquer notre participation active à la rencontre des membres du club GALIA le 14 janvier composée des SSII majeurs dans le domaine de l EDI et de la facturation électronique dématérialisée ou non. Un autre grand rendez-vous sera la journée d information plénière de GALIA programmée le 10 mars L Application CORFOU Les Objectifs de l application : Mettre à disposition des fournisseurs via internet des informations permettant l accélération du traitement des factures :

4 Situation de compte, état d avancement du traitement des factures. Détail de règlement. Documents émis par PSA Peugeot Citroën. Liste des correspondants (gestionnaires de compte) DCOA/CFO. Espace de communication commun ou personnalisé. Les Apports : Lien entre la comptabilité fournisseurs de PSA Peugeot Citroën et ses fournisseurs, disponible 7jours/7, 24h/24, au travers d un accès gratuit via le Portail B2B, l application CORFOU permet : D anticiper les échéances en vérifiant que les factures ont bien été reçues et prises en compte. Les litiges peuvent donc être détectés avant l échéance. De mieux cibler les appels ou relances sur les documents réellement en litiges. D avoir une gestion plus fine des prévisions de trésorerie, en sachant que les documents signalés en «Bon à Payer» seront réglés conformément aux conditions d échéance. Afin de disposer de plus amples informations et d obtenir les modalités d inscription à l application, n hésitez pas à nous adresser un à l adresse suivante : 3. Synthèse Depuis plus de 15 ans, PSA Peugeot-Citroën s est inscrit dans une démarche volontaire d extension de l EDI facture à l ensemble des ses partenaires. Gage de rapidité, de qualité et de sécurité, l EDI, plus encore la DMF, permettent de s engager dans la voie d une véritable baisse des coûts partagés du processus d acheminement et de traitement des factures. La composante environnementale est également prise en compte. En effet, la réduction de l émission de factures s intègre dans les programmes de limitation de la consommation de papier et permet ainsi de lutter contre la déforestation. Il est également important de rappeler que, dans le cadre de la Loi de Modernisation de l Economie (LME) votée en juillet dernier, prévoyant une réduction des délais de règlement à compter de janvier 2009, le déploiement de l EDI et l utilisation conjointe de CORFOU permettent de mieux garantir le règlement des factures dans les délais fixés. Dossier réalisé par : Paul-Philippe Uhel Chef du service Pilotage, Reporting et Systèmes Pascal Torchin Responsable du Groupe Acquisition des Données Département Comptabilité Fournisseurs PSA Peugeot Citroën

5 La facturation électronique chez 1. L état des lieux des échanges informatisés de RENAULT avec ses fournisseurs 1.1 Facturation EDI avec le message facture INVOIC V5 Edifact RENAULT poursuit son développement de l EDI pour la facturation des pièces de fabrication avec une volumétrie pour l année 2007 de factures en augmentation de 10 % par rapport à Cette augmentation trouve essentiellement son origine dans deux faits : 90 nouveaux fournisseurs de pièces ont été déployés en Le déploiement de l EDI s étend aux fournisseurs des filiales étrangères de Renault, et en particulier OYAK en Turquie pour l année La facturation en EDI des pièces de fabrication représente environ 80 % des factures de pièces et 66 % de l ensemble des factures traitées par le CSP (Centre de Services Partagés) Achats / Fournisseurs de RENAULT. Depuis le début de l année 2008 et jusqu à fin octobre, la volumétrie EDI se situe autour de factures avec 79 nouveaux fournisseurs de pièces déployés, ce qui permet d injecter dans nos systèmes comptables environ factures supplémentaires par mois. Notre déploiement EDI s étend cette année aux fournisseurs de la filiale DACIA en Roumanie. Par ailleurs, la mise en place opérationnelle du projet «RENAULT WHEEL» avec 5 grands manufacturiers du pneu, qui a démarré début octobre, va apporter à l EDI environ factures supplémentaires par mois. 1.2 Mise à disposition du message avis de règlement REMADV V3 Edifact Renault met à la disposition de ses fournisseurs qui en font la demande le message REMADV qui fournit le détail des paiements deux fois par mois pour les dates de paiement du 15 et du 30/31 du mois. Aujourd hui, une centaine de fournisseurs, dont 3 sociétés d affacturage, ont demandé ce message qui leur permet de lettrer automatiquement leurs factures. 2. Les évolutions en cours et les projets de RENAULT pour la facturation 2.1 Utilisation d un système de LAD/RAD pour la facturation Depuis mars 2008, RENAULT fait traiter ses factures papier de pièces de fabrication, de produits hors fabrication et de frais généraux par un système de LAD/RAD (Lecture et Reconnaissance Automatique de Documents). A fin octobre la volumétrie de factures traitées est d environ factures avec une montée en charge qui se poursuit.

6 2.2 Utilisation d un workflow de validation pour certaines factures Le système de LAD/RAD mis en place ne traite aujourd hui que les factures pour lesquelles il existe des réceptions ou des commandes qui permettent d effectuer des rapprochements automatiques avec les factures. L objectif de RENAULT est de traiter également en LAD/RAD les factures en débit direct, c est-àdire sans réception ni commande. Ces factures, à 70 % des factures de frais généraux, nécessitent pour la plupart d effectuer une demande d accord de paiement à une personne habilitée. Afin de raccourcir le circuit courrier actuel de validation, RENAULT souhaite utiliser un workflow de validation informatique qui sollicitera automatiquement les valideurs pour donner leur accord de paiement avec un système de relances. Nous rappelons cependant à nos fournisseurs que le processus normal de facturation chez RENAULT passe par des commandes et des réceptions, afin que les factures puissent être payées automatiquement et donc rapidement. 2.3 Dématérialisation fiscale des factures papier Jusqu à ce jour, RENAULT n a pratiqué la dématérialisation fiscale des factures en EDI que sur la demande de ses fournisseurs et avec une exigence de qualité des messages factures EDI qui deviennent la preuve légale et fiscale de la facturation. Nous n avons déployé en dématérialisation fiscale que 18 fournisseurs, ce qui représente sur les 12 derniers mois environ 5 % du volume des factures télétransmises. En effet, un certain nombre de freins liés à la réglementation fiscale existent en France qui ne nous incitent pas à développer la dématérialisation des factures tels que : Le fait que lorsque deux partenaires sont en dématérialisation fiscale ils sont tenus d échanger l ensemble de leurs documents comptables (factures, avoirs ) et pour l ensemble de leurs sites s il s agit de la même société juridique. La nécessité de produire une liste récapitulative des factures dématérialisées que l on doit annoter en cas de problème de télétransmission. RENAULT édite tous les jours une liste récapitulative sous forme papier, ce qui limite l intérêt du zéro papier, et comment annoter autrement? Par ailleurs, la Directive européenne de 2001 permet depuis cette date d échanger des factures en dématérialisation fiscale entre deux partenaires de l Union Européenne, mais chaque pays a sa propre réglementation et il n est pas simple de trouver une harmonisation des modes de fonctionnement. Dématérialiser fiscalement en EDI ses factures avec un partenaire français ou à fortiori avec un partenaire de l UE est donc une tâche qui nécessite un suivi et des compétences exigeants pour chacun des partenaires, ce qui fait que beaucoup se tournent vers des prestataires spécialisés dans ce domaine. RENAULT envisage de déployer la dématérialisation fiscale avec un prestataire disposant d une plateforme spécialisée. 2.4 Evolution du message INVOIC V5 RENAULT est sollicité par certains fournisseurs pour traiter dans la facture un pourcentage de remise sur le prix brut des articles. Par ailleurs, RENAULT souhaite pouvoir traiter des taxes additionnelles dans la facture, du type taxes parafiscales ou taxes liées à l environnement.

7 Le profil actuel du message INVOIC V5 défini dans le cadre de GALIA ne permet pas aujourd hui de traiter des réductions ou des charges supplémentaires. Par contre, le sous-ensemble Edifact d Odette offre la possibilité de traiter ces fonctionnalités. Aussi, RENAULT propose de créer au niveau de GALIA un nouveau profil de l INVOIC s appuyant sur le sous-ensemble Odette, permettant ainsi une normalisation entre constructeurs et équipementiers, afin de pouvoir traiter ces nouvelles données dans le message. Dossier réalisé par : Jean-Paul Lamort Organisateur Financier au sein du CSP (Centre de Services Partagés) Achats/Fournisseurs Direction du Contrôle de Gestion RENAULT

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