La continuité des activités de l entreprise dans le cadre du risque Chikungunya

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1 La continuité des activités de l entreprise dans le cadre du risque Chikungunya Avis d Expert UDE MEDEF Guadeloupe Mercredi 26 février 2014 M Baïreh LISETTE Florestan ROUET

2 SOMMAIRE 1. Introduc2on 2. Evalua2on du risque épidémique 3. Méthode pour gérer la con2nuité des ac2vités 4. Ques2ons et réponses 26/02/2014 OLING 2

3 GESTION DE LA CONTINUITE DES ACTIVITES Une défini)on «Ensemble de mesures visant à assurer, selon divers scénarios de crise, y compris face à des chocs extrêmes, le main<en en mode dégradé, des presta<ons de services essen<elles de l entreprise puis la reprise planifiée des ac<vités» Comité de la Réglementa2on Bancaire et Financière (CRBF) Planifier Etablir le diagnos)c des risques et de l impact d un sinistre puis concevoir la stratégie de con)nuité. Me<re en œuvre Me<re en place des solu)ons techniques ou fonc)onnelles pragma)ques en fonc)on des enjeux de l entreprise. Gérer Tester, ajuster et consolider les solu)ons de secours mises en œuvre.

4 IDENTIFICATION DU RISQUE 1. Ce n est pas un problème technologique : les moyens de produc2on, les moyens informa2ques, les moyens de communica2on, habituellement u2lisés sont toujours opéra2onnel). 2. Ce n est pas un problème d infrastructure : les locaux habituellement u2lisés sont toujours opéra2onnels. 3. La conséquence du Chikungunya est avant tout un problème d indisponibilité des ressources humaines qui pourrait impacter l organisa2on et le fonc2onnement des ac2vités stratégiques.

5 LES PHASES D ALERTE Phase Dénomination Interprétation épidémiologique ARS 1 2 Niveau 1 2 Niveau Niveau 1 4 Niveau 2 5 Phase de transmission sporadique Existence de cas sporadiques 1 Phase de foyers isolés Foyer isolé ou foyers sans lien(s) épidémiologique(s) 1 Phase de circulation active du virus Phase de risque épidémique Foyer(s) à potentiel évolutif ou foyers multiples avec lien(s) épidémiologique(s) entre eux 2 Franchissement par les cas cliniquement évocateurs du niveau maximum attendu 2 Phase épidémique Epidémie confirmée (cf. critère épidémique d alerte) 3 Phase épidémique à formes sévères Phase de retour à la normale Epidémie avec fréquence élevée de formes sévères 4 Dès le passage des cas cliniquement évocateurs en deçà du niveau maximum attendu, jusque-là la fin de l épidémie et le passage en phase de transmission sporadique, de foyers isolés ou de circulation active du virus 2 puis1

6 EPIDEMIE DU CHIKUNGUNYA EN GUADELOUPE Quelques ques2ons préliminaires sur votre prépara2on Mesures d organisa)on de l ac)vité Avez-vous désigné une personne responsable (et un suppléant) pour coordonner la préparation de l entreprise à une pandémie et la mise en œuvre du plan de continuité Avez-vous déterminé et évaluez l influence d une pandémie sur l activité Avez-vous identifié les perturbations possibles au bon fonctionnement de l entreprise Chaque membre de votre cellule de crise (et son suppléant) connait-il son rôle en situation de pandémie Avez-vous identifié les postes indispensables au maintien de l activité de l entreprise en mode de fonctionnement dégradé Avez-vous déterminé les activités et postes indispensables pouvant être exercés à distance. Avez-vous simulé deux ou trois scénarii réalistes de continuité de l activité Avez-vous établi les modalités d accueil des employés susceptibles d être touchés Avez-vous établi un plan de communication interne et externe Avez-vous prévu la coordination des mesures de prévention avec vos partenaires critiques Avez-vous échangé sur les modes de préparation avec vos partenaires critiques

7 EPIDEMIE DU CHIKUNGUNYA EN GUADELOUPE Quelques ques2ons préliminaires sur votre prépara2on Mesures de préven)on Actualisez vous les points de faille organisationnelle dans le «PCA» afin d intégrer le risque pandémie Avez-vous défini, à partir du «document PCA» actualisé, les mesures de prévention Avez-vous une organisation pour maintenir l activité en sécurité quel que soit le niveau d absentéisme Avez-vous identifié les mesures de prévention et de suivi médical Avez-vous identifié les moyens de prévention et de protection matérielles nécessaires Avez vous préparé une information du personnel pour une utilisation efficace Avez vous consulté les institutions représentatives du personnel de l entreprise Communiquez vous régulièrement avec le personnel sur les mesures d organisation et de prévention

8 Plans métiers LES COMPOSANTES DU PCA Organisation de la crise Gestion de la crise Avant le sinistre Début Du sinistre Continuité d activité des métiers Fin du sinistre Après le sinistre Consignes d urgence Diagnostic Reprise technique de secours Reprise fonctionnelle Exploitation en mode dégradé Réfection site sinistré / Aménagement site alternatif Réfection / Installation outil production Logistique Trésorerie de crise Communication Gestion sociale et humaine

9 FOCUS SUR LE PCO D UNE CRISE SANITAIRE Le plan de continuité des opérations Le plan de con2nuité des opéra2ons doit viser à assurer la con2nuité d ac2vité des éléments les plus cri2ques de votre ac2vité. Certaines tâches pourront être stoppées ou ralen2es durant cede période. Les efforts de développement d ac2vité seront reportés après la période d épidémie. Une indisponibilité possible de 15% à 40% personnel. Vos prestataires externes peuvent être confrontés aux mêmes problèmes et obligés de travailler à effec2fs réduits. Il sera nécessaire de se rapprocher de vos fournisseurs pour s assurer qu ils ont mis en place un plan de con2nuité et que vos besoins essen2els seront couverts. Les ac2vités «rela2on client» et «rela2on fournisseurs» seront impactées;

10 FOCUS SUR LA GESTION SOCIALE DE CRISE Le plan de ges2on sociale de la crise vise à Préserver l intégrité physique et morale des collaborateurs Réduire l exposi2on au risque avant et pendant An2ciper et Limiter les impact humains d une situa2on de crise Accompagner Fournir une aide au personnel hospitalisé Fournir, lorsque de besoin, un accompagnement psychologique aux collaborateurs Faciliter les mesures de sou2en aux familles Informer Informer les collaborateurs et IRP des disposi2fs mis en place et des recommanda2ons individuelles et collec2ves officielles Fournir aux collaborateurs les informa2ons nécessaires sur la prise en charge financière du sinistre Fournir aux collaborateurs les informa2ons nécessaires sur la ges2on des absences (arrêts maladie, collaborateurs fragilisés, absences non autorisées, ac2vités suspendues, personnel en mission, télétravail, Fournir aux collaborateurs les informa2ons nécessaires sur les incidences contractuelles du sinistre Procéder aux concerta2ons sociales nécessaires Procéder aux déclara2ons nécessaires

11 FOCUS SUR LA COMMUNICATION DE CRISE 1/2 Le plan de communication de crise Le plan de communica2on de crise vise à Protéger la réputa2on de l entreprise An2ciper et Limiter les impact d une situa2on de crise Ajuster la communica2on à la dimension de la crise Assurer la cohérence et la coordina2on des ac2ons de communica2on Interne / Externe Opéra2onnelle / Interne Maîtriser la rela2on avec les medias Informer les instances ad hoc

12 FOCUS SUR LA COMMUNICATION DE CRISE 2/2 Quelques recommanda2ons pour la rédac2on d une communica2on orale ou écrite Ø Privilégier l humain : on commence toujours par faire état de l incidence humaine de la crise : cas avérés, hospitalisa2ons, décès. Ø Rester factuel : on ne cite que des faits contrôlés et on ne fait pas d hypothèse sur l évolu2on posi2ve ou néga2ve de la situa2on même sous pression média2que Ø Prendre en charge : on met en valeur le fait que l entreprise est une entreprise responsable car elle ac2ve un plan préparé en amont de la crise Ø Associer ses partenaires : on associe les partenaires cri2ques (clients, fournisseurs, autorités, ) à l effort fourni pour surmonter la crise Ø Montrer sa volonté de communiquer : on u2lise et informe que des informa2ons sont disponibles via: numéro vert, réseaux et medias sociaux, site internet, Ø Garder la main : on fournit un kit media, on annonce les points d actualisa2on de l informa2on, Ø Personnaliser et humaniser la communica2on : on montre que ce sont des personnes physiques, monsieur ou madame untel, qui communiquent et non l en2té abstraite qu est l entreprise.

13 EXEMPLE DE FICHE DE RISQUE SANITAIRE Un exemple de Fiche risque sanitaire Document

14 PROCESSUS DE GESTION DU PCA Planifier Me<re en œuvre Gérer 1a Evaluer les risques, les SLA et les obliga)ons 1b 2 3 Stratégique de résilience Me<re en œuvre de la solu)on fonc)onnelle et technique Maintenir la solu)on en condi)ons opéra)onnelles M a n a g e m e n t d e l a c o n t i n u i t é d a c t i v i t é " Analyse de risque (RA) " Analyse des vulnérabilités " Plan de réduc)on des risques " Plan de sauvegarde " Bilan d impact sur ac)vité (BIA) " Etudes d impact fonc)onnel " Etudes d impact technique " Evalua)on des besoins et contrainte de reprise " Défini)on de la stratégie de con)nuité " Feuille de route / Business case " Plan de ges)on de crise " Plan de con)nuité des opéra)ons (PCO) " Déploiement de la solu)on de secours logis)que et technique " Plan de con)nuité informa)que et télécom (PCIT) " Plan de rece<e et de test fonc)onnelle, logis)que et technique " Programme de main)en en condi)ons opéra)onnelles (MCO) " Ges)on de la stratégie de résilience " Mises à jour : " PCO " PCIT " Campagne de simula)on et tests : " Cellule de crise " Mé)er " Technique " Plan d Assurance Qualité

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