Se préparer à une pandémie de grippe aviaire

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Marie-Noëlle Favreau
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1 Se préparer à une pandémie de grippe aviaire Séminaire sur la gestion de crise et la pandémie de grippe aviaire Comité de l information et des relations publiques de la CREPUQ Le 10 juin 2007

2 Démarche de gestion 1. Groupe de travail restreint SST, SI, SR, SSP, MU, ajout DAP Précision de la problématique et des effets sur l Université Le Cœur des services essentiels se compose de ces services Comité élargi Groupe de travail restreint auquel s ajoute le VRE, SG, SRH, un psychologue Mandat Comité exécutif 31 décembre

problématique et des effets sur l Université Le Cœur des services essentiels se

3 Démarche de gestion 3. Rencontres des doyens et des directeurs de service 4. Rédaction des lignes directrices du Plan de continuité des services 5. Rencontre des unités via les responsables administratifs 6. Rédaction des plans par les unités 7. Relecture des plans 8. Exercices de simulation 3

Rédaction des lignes directrices du Plan de continuité des services 5.

4 Démarche de gestion 3. Rencontres des doyens et des directeurs de service 4. Rédaction des lignes directrices du Plan de continuité des services 5. Rencontre des unités via les responsables administratifs 6. Rédaction des plans par les unités 7. Relecture des plans 8. Exercices de simulation 4

5 Plan de continuité des services Définition des termes Lignes directrices (prémisses de planification) Chaîne de commandement Définition des rôles Phases et niveaux d alerte d une pandémie Annexes: Canevas pour la rédaction des plans des unités 5

commandement Définition des rôles Phases et niveaux d alerte

6 Lignes directrices Coordination régionale Définition d'un plan de continuité Scénarios et effets à prévoir Apparition cas dans la région de Québec Sujet secondaire Apparition des premiers cas de la maladie sur le campus Ralentissement des activités Absentéisme avec impact majeur Arrêt des activités Fin de la vague Hypothèses sur la maladie Système de remplacement à 4 niveaux Dispositions légales actuelles Gestion des absences Conventions collectives Rémunération Banque de remplacement 6

activités Absentéisme avec impact majeur Arrêt des activités Fin de la vague Hypothèses sur la maladie Système de

7 Lignes directrices Mesures préventives Télétravail Réseau téléphonique et informatique Site non traditionnels de soins Antiviraux Résidences Pénuries Travaux de recherche Clauses contractuelles à respecter Mécanismes de retour au pays Soutien psychologique Exigences du MELS Questions financières Frais de scolarité Travaux de rénovation Plan de communication Sciences de la santé Étudiants au 2e et 3e cycles Rupture de stocks Partenaires sur le campus Retour à la vie normale 7

Soutien psychologique Exigences du MELS Questions financières Frais de scolarité Travaux de rénovation Plan de

8 Structuration - Mesures d urgence Comité des mesures d urgence Centre de coordination Directeur Sécurité civile - Ville de Québec 10 Secteurs de soutien 8

9 Structuration - Lutte à une pandémie Comité des mesures d urgence Centre de coordination Coordonateur en sécurité civile sociosanitaire 10 Secteurs de soutien 10 Tables sectorielles 9

10 10 Tables sectorielles Direction Recherche Académique Sciences de la santé Résidences Partenaires internes et externes situés sur le campus Affaires étudiantes Relations et organisation du travail Aspects légaux Affaires financières 10

externes situés sur le campus Affaires étudiantes

11 Les défis de gestion du dossier du point de vue de la communication Deux livrables en même temps Aucune ressource supplémentaire dédiée La communication perçue comme la panacée! Plan de continuité est encore à élaborer alors que plusieurs attendent déjà un plan de communication 11

12 Un plan d action par étapes Principes directeurs de la communication (en cours) Plan de continuité des activités (été 2007) Esquisse de plans de communication selon les scénarios (été et automne 2007) Architecture de contenu d un site Internet dédié (été et automne 2007) Ajustement des plans de communication selon le plan de continuité (hiver 2008) 12

scénarios (été et automne 2007) Architecture de contenu d un site Internet dédié (été et

13 Principes directeurs (doc. de travail) Objectifs de communication Informer Maintenir la confiance Contribuer à la poursuite des activités Responsabilités Comité de gestion de crise : communication de ses décisions et coordination des communications des unités (cohérence) Unités administratives : communications opérationnelles, comme en temps normal 13

poursuite des activités Responsabilités Comité de gestion de crise : communication de

14 Principes directeurs ( suite) 1. Assurer une veille continuelle 2. Avoir des informations le plus à jour possible 3. Maintenir la coordination entre les différentes unités (comité de gestion) 4. Bien définir la chaîne de communication sur le plan administratif 5. Avoir un nombre restreint de porte-parole et les former au préalable 14

Maintenir la coordination entre les différentes unités (comité de gestion) 4.

15 Principes directeurs ( suite) 6. Faire connaître à l avance les canaux de communication qui seront utilisés 7. Privilégier un mode de communication proactif 8. Assurer la transparence dans la diffusion de l information 9. Évaluer les actions et ajuster le tir, au besoin 15

utilisés 7. Privilégier un mode de communication proactif 8.

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