Loi sur le droit à l information et la protection de la vie privée (LDIPVP) Orientation municipale

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1 Loi sur le droit à l information et la protection de la vie privée (LDIPVP) Orientation municipale Automne 2012

2 Grandes lignes La LDIPVP est une nouvelle loi qui remplace deux anciennes lois est fondée sur les principes de transparence, de responsabilité et d ouverture établit un équilibre entre le droit de savoir du public et le droit à la vie privée des personnes physiques

3 Principes clés Droit à l information sur les affaires publiques d un org. public, sous réserve d exceptions limitées Renseignements personnels détenus par les org. publics doivent être protégés Personnes physiques ont le droit d accéder aux renseignements personnels les concernant Personnes physiques ont le droit de demander la correction des renseignements personnels les concernant Décisions prises par les org. publics sous le régime de la Loi peuvent faire l objet de recours indépendants

4 Dates d entrée en vigueur 1 er septembre Fonction publique, régies de la santé et corporations de la Couronne Entrée en vigueur reportée pour les autres organismes afin de leur accorder le temps nécessaire pour se préparer 1 er septembre municipalités, corps de police municipaux, districts de services locaux et communautés rurales 1 er avril commissions d administration locale notamment les commissions des eaux, des eaux usées et de services régionaux

5 Responsable d un organisme public Responsable est chargé de toutes les décisions prises en vertu de la Loi Définition de «responsable» varie selon les org. publics municipalité ou communauté rurale personne ou groupe de personnes désignées par arrêté ou résolution district de services locaux ministre de l Environnement et des Gouvernements locaux corps de police chef de police autres organismes d administration locale personne ou groupe de personnes choisies et désignées par écrit par les membres élus ou nommés au conseil

6 Droit à l information Aucune restriction concernant les auteurs des demandes Toute personne, où qu elle soit, a le droit d accéder à l information sur les affaires publiques d un org. public et aux renseignements personnels détenus par un org. public les concernant L auteur d une demande n a plus à payer des droits pour l obtention de renseignements en vertu du droit à l information Engagement du gouvernement envers la transparence et l ouverture

7 La LDIPVP comme «dernier recours» La Loi constitue un dernier recours lorsque toutes les autres tentatives ont échoué Communiquer couramment les renseignements qui seraient de toute façon fournis Renseignements souvent demandés pourraient être accessibles en ligne p. ex. procès-verbaux des conseils et des comités, rapports, ententes, comptes de dépenses, etc. «communication courante» et la «diffusion active» des renseignements réduisent le nombre de demandes de renseignements officielles en vertu du droit à l information

8 Réception d une demande de renseignements en vertu du droit à l information L org. public doit répondre à la demande dans les 30 jours suivant sa réception Délai de réponse peut être prorogé dans des situations particulières «Obligation de prêter assistance» faire tous les efforts possibles sans délai et de façon ouverte, précise et complète Documents pertinents doivent être dépouillés, et l information doit être extraite et copiée

9 Documents assujettis à la loi Tous les documents qui relèvent d un org. public notamment documents créés ou obtenus avant l entrée en vigueur de la Loi courriels, correspondance, notes de service, rapports, etc. (versions imprimées et électroniques) notes manuscrites, papillons adhésifs, carnets, documents de travail, exemplaires et versions préliminaires (c.-à-d. «documents de transition») Essentiellement tout renseignement consigné, peu importe son format, est un document pour l application de la Loi

10 Traitement des documents Sur réception d une demande de renseignements en vertu du droit à l information, il faut cesser immédiatement la destruction des documents Le blocage s applique aux documents de transition dont la destruction était prévue (y compris les notes et les versions préliminaires) Documents extraits doivent être revus ligne par ligne afin de déterminer si des «exceptions à la communication» s appliquent Si oui, les renseignements peuvent être supprimés du document avant d envoyer le reste du document à l auteur de la demande

11 Exceptions à la communication Refus de communiquer les renseignements doit être fondé sur les dispositions de la Loi Un document ne peut pas être retenu simplement parce qu il contient des renseignements embarrassants But de la suppression de parties d un document est de communiquer le plus de renseignements possible L org. public doit justifier son recours aux exceptions si une plainte est déposée auprès de la commissaire ou du tribunal

12 Protection de la vie privée Org. publics recueillent, utilisent et communiquent régulièrement des renseignements personnels Il importe d avoir des directives sur la protection de ces renseignements personnels (y compris des mesures de protection) Il importe que tous les membres du personnel et représentants connaissent les : dispositions de la Loi relatives à la protection de la vie privée, et directives de leur org. public relatives à la protection de la vie privée Protection des renseignements personnels des personnes physiques est la responsabilité de tous

13 Protection de la vie privée (suite) Il incombe à l org. public de s assurer que la vie privée des personnes physiques est protégée en tout temps Il faut se prémunir contre la collecte, l utilisation, la communication, la rétention et la destruction non autorisées des renseignements Nota Les représentants élus (et autres membres du personnel) ne devraient pas avoir accès aux renseignements personnels d autrui sauf s ils sont nécessaires à l exercice de leurs fonctions autrement, c est une infraction à la Loi

14 Renseignements personnels «Renseignements personnels» désigne les renseignements consignés concernant une personne physique identifiable, notamment : nom; adresse ou numéro de téléphone ou de télécopieur de résidence, ainsi que l adresse électronique à la maison; âge, sexe, orientation sexuelle et état matrimonial ou familial; ascendance, race, couleur, nationalité et origine nationale ou ethnique; religion ou confession et croyance, appartenance ou activité religieuse; renseignements personnels sur la santé le concernant; groupe sanguin, empreintes digitales ou autres traits héréditaires;

15 Renseignements personnels (suite) «Renseignements personnels» comprend allégeance, appartenance ou activité politique; éducation ou profession ou antécédents scolaires ou professionnels; source de revenu ou situation, activités ou antécédents financiers; antécédents criminels, y compris infractions réglementaires; opinions personnelles (sauf si elles ont trait à autrui); opinions d autrui sur lui; tout numéro ou symbole, ou toute autre indication identificatrice, qui lui est propre.

16 Violations de la vie privée Le public et les médias prennent les violations de la vie privée très au sérieux Les violations de la vie privée peuvent être intentionnelles p.ex. fuite de renseignements volontaire Mais elles découlent souvent d une erreur commise de bonne foi p. ex. envoi d un courriel qui contient des renseignements personnels à la mauvaise adresse électronique ou communication de renseignements au cours d une conversation occasionnelle entre les représentants et les membres du personnel Des directives et des procédures devraient être établies pour traiter les violations commises

17 Surveillance et examen La Loi prévoit l exercice de recours indépendants L auteur d une demande ou un tiers qui n est pas satisfait de la décision de l org. public peut déposer une plainte auprès de la commissaire à l accès à l information et à la protection de la vie privée, Anne Bertrand (recommandations seulement) ou déférer l affaire à la Cour du Banc de la Reine du N.-B. (dont les décisions sont sans appel et s imposent à toutes les parties).

18 Ce qu il importe de retenir Partez de l hypothèse que tout est public Supposez que rien n est confidentiel Il n y a rien de tel qu un «document interne» «Susceptible de causer un embarras» ne constitue pas une exception Rédigez vos courriels ou vos notes comme s ils devaient se trouver en première page du journal demain Le délai de réponse ordinaire est toujours de 30 jours ouvrables Plus de trente jours, vous vous exposez à la critique

19 Ce qu il importe de retenir (suite) Communiquez les renseignements de façon proactive (si cela est possible) au lieu d attendre que des demandes soient faites en vertu de la Loi Renseignements sur le remboursement des dépenses seront probablement souvent demandés Renseignements personnels des conseillers (p. ex. adresse domiciliaire ou numéro de carte de crédit) seraient supprimés des documents Mais les renseignements sur le remboursement des dépenses seraient probablement communiqués sur demande Les médias mettent souvent l accent sur le refus de communiquer des documents plutôt que sur les renseignements demandés

20 Ce qu il importe de retenir (suite) Représentants doivent veiller à ne pas communiquer de renseignements protégés lorsqu ils s adressent aux médias ou au public Représentants ont le devoir de protéger les renseignements personnels qui leur ont été fournis concernant des personnes physiques Représentants ont le devoir de protéger les renseignements commerciaux confidentiels de leur propre org. public et des autres organismes Les règles d une discussion à huis clos doivent être bien comprises

21 Ce qu il importe de retenir (suite) C EST UN PROCESSUS JURIDIQUE Obligations des représentants et du personnel sont clairement définies La Loi prévoit des peines en cas d infractions volontaires

22 Ce qu il importe de faire Le conseil doit adopter un arrêté ou une résolution désignant un «responsable» pour l application de la Loi Responsable a le dernier mot sur les décisions prises en vertu de la Loi (au sein de l org. public) La personne désignée doit donc posséder l ancienneté nécessaire pour pouvoir prendre de telles décisions Les conseillers élus ne peuvent pas passer outre aux décisions prises par un responsable dûment désigné

23 Ce qu il importe de faire (suite) Vous devez tenir et classer les documents : qui sont requis pour appuyer les activités opérationnelles; qui indiquent une transaction opérationnelle; qui sont requis en vertu de la loi; qui protègent les droits des citoyens et du gouvernement; qui fournissent la preuve de conformité à l obligation de rendre compte ou à d autres exigences opérationnelles; qui ont une valeur pour le gouvernement et les citoyens de la province sur le plan opérationnel, financier, juridique ou archivistique.

24 Travailler ensemble L adaptation aux nouvelles exigences sera un défi Une approche de travail d équipe est essentielle à la réussite «L appui» de tous les paliers de l org. public est nécessaire Chacun doit appuyer le personnel qui voit au bon fonctionnement du système

25 Autres ressources Pour plus d information : Unité de l accès à l information et de la protection de la vie privée Ministère des Services gouvernementaux C.P Fredericton (N.-B.) E3B 5H1 Tél. : , téléc. : Adresse électronique : info.priv@gnb.ca