FORMATION PROFESSIONNELLE. INFORMATION GÉNÉRALE Des questions... des réponses... PROGRAMME DU DEP EN SECRÉTARIAT Description des cours

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1 FORMATION PROFESSIONNELLE INFORMATION GÉNÉRALE Des questions... des réponses... PROGRAMME DU DEP EN SECRÉTARIAT Description des cours PROGRAMME DU DEP EN COMPTABILITÉ Description des cours

2 Information générale Conditions d admission : Pour vous inscrire à l une des formations professionnelles suivantes : secrétariat ou comptabilité, vous devez : Être titulaire d un diplôme d études secondaires (DES) ou Être âgé d au moins 16 ans au 30 septembre de l année en cours et avoir obtenu les unités de 4e secondaire en français, en anglais et en mathématiques ou Posséder une attestation d équivalence de niveau de scolarité (AENS). ou Être âgé d au moins 18 ans et posséder les préalables fonctionnels (Dans ce cas, contactez-nous pour connaître les détails.) La durée du programme en secrétariat est de heures et le nombre d unités à obtenir est de 99. Pour la comptabilité, la durée du programme est de heures et le nombre d unités à obtenir est de 90. Certains équipements informatiques et logiciels sont obligatoires pour suivre ces formations: Équipements informatiques: Ordinateur PC Windows 2000 ou XP Imprimante Branchement Internet Navigateur Explorer Logiciels: Office 2000 ou XP (Word, Access, Excel, Power Point) Simple comptable 22

3 Des questions... des réponses Le diplôme d études professionnelles obtenu à la Formation à distance est-il le même que celui obtenu dans une école régulière? Oui. Vous suivez le même programme et vous aurez le même appui d enseignants qualifiés mais par téléphone ou par courriel. J ai obtenu il y a plusieurs années un diplôme d études secondaires, puis-je m inscrire en formation professionnelle plus précisément en comptabilité? Oui. Vous avez les préalables pour vous inscrire. Il s agit maintenant de contacter une conseillère pédagogique qui vous guidera. Vous devez retourner dans les plus brefs délais le formulaire d inscription avec tous les documents obligatoires (copie du certificat de naissance et du dernier relevé de notes du Ministère) et le paiement. Où dois-je passer mes examens? Vous passez tous les examens de formation professionnelle dans un centre de l'éducation des adultes ou une école professionnelle de la commission scolaire la plus près de chez vous. Il est d'ailleurs indispensable de vérifier les logiciels disponibles ainsi que les versions AVANT de vous inscrire. Veuillez noter que certaines commissions scolaires exigent des frais pour ce service. Comment puis-je obtenir mes résultats d'examen? Votre résultat est expédié par la poste sous forme de fiche de verdict. Puis-je m'inscrire à un cours en secrétariat ou en comptabilité dans le seul but de me perfectionner? Oui. Vous pouvez suivre un cours pour améliorer vos compétences, sans obligation de vous présenter aux examens officiels. Vous suivrez ainsi un cours dit autofinancé, dont le prix est plus élevé que celui dans le répertoire. Communiquez avec nous pour connaître ces coûts. Puis-je m'inscrire à plusieurs cours en même temps? Oui, mais nous vous suggérons de vous concentrer sur un ou deux cours pour assurer votre réussite. Comment puis-je rejoindre mon tuteur si j'ai des questions? Expédiez un courriel à celui-ci. Il jugera s'il doit vous répondre par courriel ou par téléphone. Les coordonnées vous seront communiquées avec votre matériel. 23

4 STRUCTURE DU PROGRAMME SECRÉTARIAT NOMBRE CODE UNITÉ TITRE D HEURES DEVOIR COÛT Métier et Formation $ Méthode de doigté $ (avec exercices) logiciel : 42 $ Révision de textes en français Volume obligatoire : Le français au bureau $ 24 $ Gestion de l information $ Traitement de texte de base $ Rédaction en français $ Tâches comptables courantes $ Base de données $ Approche qualité $ Tâches comptables périodiques $ Communication $ Outils de télécommunication $ Communication bilingue* $ Correspondance en français $ Tableur $ Gestion du temps $ Correspondance en anglais* Préalable : Mise à niveau en anglais $ 18 $ Lois du travail $ Traduction en anglais* $ Traitement de texte avancé $ Éditique $ Production de documents $ Réunions d affaires $ Mise à jour de dossiers $ Recherche d emploi $ Intégration au travail $ TOTAL Les examens de reprise sont au coût de 15 $ 99 * Il est préférable de faire les cours «Correspondance en anglais» ainsi que «Communication bilingue» en premier et de terminer par le cours «Traduction en anglais». 24

5 Description des cours Métier et formation Connaître la réalité du métier. Comprendre le programme de formation. Confirmer son orientation professionnelle Méthode de doigté Utiliser les touches de base du doigté. Utiliser les touches de la rangée du doigté ainsi que des rangées supérieure et inférieure. Utiliser les touches du pavé numérique. Utiliser l'ensemble des touches du clavier Révision de textes en français Effectuer une première lecture. Vérifier et corriger les structures de phrases. Vérifier et corriger l'orthographe et la grammaire. Vérifier et corriger la ponctuation, l'écriture des nombres, l'emploi des majuscules et les abréviations. Améliorer la qualité des textes Gestion de l'information SECRÉTARIAT Faire l'inventaire des types et des séries de documents. Interpréter un plan de classification et un calendrier des délais de conservation. Classifier et classer des documents. Traiter des documents semi-actifs et inactifs Traitement de texte de base Disposer et modifier des textes. Créer des tableaux. Fusionner des textes avec des listes de données provenant de fichiers du même logiciel. Utiliser des outils d'aide à la rédaction. Enregistrer et récupérer des fichiers. Gérer des fichiers et des dossiers à l'aide du traitement de texte et du système d'exploitation. Imprimer des documents. Effectuer des copies de sécurité à l'aide du traitement de texte et du système d'exploitation. 25

6 SECRÉTARIAT Rédaction en français Préparer son travail. Etablir les plans des textes. Composer des textes. Assurer la qualité des textes. Effectuer la mise en page. Préparer des enveloppes Tâches comptables courantes Préparer des enveloppes. Préparer des dépôts. Traiter les pièces justificatives relatives aux commandes de marchandise. Traiter des factures d'achat. Produire des factures. Gérer une petite caisse. Produire des paies. Assurer le suivi de la correspondance Base de données Saisir les données, les modifier, les classer et les extraire. Mettre en forme les données exploitées. Produire des étiquettes. Exporter des données. Effectuer des copies de sécurité de la base de données Approche qualité Comprendre le fonctionnement des organisations qui appliquent l'approche qualité. Reconnaître l'importance de sa participation dans le processus de gestion de la qualité. Se fixer les objectifs et déterminer des moyens pour atteindre la qualité dans son travail Tâches comptables périodiques Effectuer un rapprochement bancaire. Produire des rapports. Effectuer des procédures de fin de période. Remplir des formulaires statutaires. Modifier des paramètres dans les modules du logiciel comptable. Assurer le suivi d'un budget et de la correspondance. 26

7 SECRÉTARIAT Communication Connaître les principes de la communication. Comprendre l'importance de la communication pour le travail de bureau. Appliquer des principes et des techniques de communication. Être consciente ou conscient de ses forces et de ses limites quant à sa façon de communiquer Outils de télécommunication Transmettre de l'information par : messagerie, courrier électronique, télécopieur ou fax-modem. Recevoir de l'information par : messagerie, courrier électronique, télécopieur ou fax-modem. Rechercher de l'information dans un réseau : interne, externe. Navigateur obligatoire : Explorer Communication bilingue Accueillir les visiteuses et les visiteurs. Recevoir et acheminer les appels téléphoniques. Établir les communications téléphoniques Correspondance en français Planifier son travail. Rédiger des textes. Assurer la qualité des textes. Effectuer la mise en page. Classifier la correspondance. Expédier le courrier. Recevoir et traiter le courrier Tableur Créer, sauvegarder, récupérer et modifier des feuilles de calcul. Déplacer et copier des cellules. Effectuer des calculs simples à l'aide d'opérateurs et des fonctions intégrées. Créer des graphiques. Imprimer des données et des graphiques. Importer et exporter des fichiers. Effectuer des copies de sécurité des feuilles de calcul. 27

8 SECRÉTARIAT Gestion du temps Classifier les activités. Planifier l'exécution d'activités. Déterminer les activités pouvant être exécutées par d'autres personnes. Gérer les obstacles à l'exécution des activités Correspondance en anglais Établir les plans des textes. Rédiger et réviser des textes. Effectuer la mise en page. Classifier la correspondance. Adresser des enveloppes Lois du travail Interpréter les demandes des requérantes ou des requérants. Renseigner les requérantes et les requérants. Rassembler les renseignements à fournir avec des réclamations. Produire des documents de réclamation. Assurer le suivi des dossiers Traduction en anglais Préciser le contenu des textes. Formuler des textes en anglais. Assurer la qualité de la traduction. Effectuer la mise en page Traitement de texte avancé Produire des documents personnalisés. Produire des formulaires et saisir des données. Trier du texte et des données. Saisir du texte en colonnes. Adapter le fonctionnement du logiciel à des besoins particuliers. Effectuer la numérotation automatique et la création de banques de textes. Automatiser des tâches courantes à l'aide de macrocommandes et de barres d'outils. Produire des listes, des index et des tables de matières. Exporter et importer des fichiers. Effectuer des calculs dans les tableaux. Utiliser des modèles de documents. 28

9 SECRÉTARIAT Éditique Planifier la présentation d'un document. Déterminer l'apparence des titres, des sous-titres, des mots importants et du texte. Déterminer le contenu et l'apparence d'en-têtes et de pieds de page. Créer des feuilles de style. Répartir des textes sur des pages. Créer des trames. Insérer des graphiques. Disposer des pages de présentation. Faire la mise en page de l'ensemble d'un document Production de documents Rédiger le contenu des documents. Assurer la qualité des textes. Effectuer la mise en page. Classifier des documents Réunions d'affaires Prendre connaissance des directives. Vérifier la possibilité des ressources. Produire des avis de convocation et les documents d'accompagnement. Acheminer les documents nécessaires à la tenue de réunions. Aménager des salles de réunion Mise à jour de dossiers Ajouter et retirer des données dans des documents. Changer des éléments de la mise en forme des documents. Réaménager des listes de données. Produire les nouvelles versions des documents. Vérifier son travail. Assurer le suivi ou l'acheminement des documents mis à jour Recherche d'emploi Connaître les différents aspects d'une méthode de recherche d'emploi. Consulter des sources d'information. Préparer des documents pour la recherche d'emploi. Planifier sa recherche d'emploi. Prendre contact avec des entreprises Intégration au travail Être consciente ou conscient de la place qu'on occupe dans une entreprise. Exercer des tâches dans une entreprise. Être consciente ou conscient des changements de perception qu'entraine un séjour en milieu de travail. 29

10 STRUCTURE DU PROGRAMME COMPTABILITÉ NOMBRE CODE UNITÉ TITRE D HEURES DEVOIR COÛT Métier et Formation $ logiciel : 42 $ Recherche d information $ Tableaux et graphiques avec Excel $ Calcul de pièces $ Mise en page de correspondance $ Rédaction en français* $ Traitement de pièces $ Gestion de l encaisse $ Législation des affaires $ Interactions professionnelles $ Communication en anglais $ Production de paies $ Rédaction en anglais** $ Traitement des données $ Tâches courantes $ Efficience $ Coût d un bien et d un service $ Tâches de fin de période $ Tâches de fin d année $ Déclaration de revenus $ Système comptable $ Cheminement professionnel $ Intégration au travail $ TOTAL 90 Les examens de reprise sont au coût de 15 $ * Mise à niveau obligatoire * * Il est préférable de faire le cours «Rédaction en anglais» avant le cours «Communication en anglais» 30

11 Description des cours Métier et formation Connaître la réalité du métier. Comprendre le programme de formation. Confirmer son orientation professionnelle Recherche d'information Préciser l'objet de la recherche. Sélectionner et consulter les sources de référence. Extraire l'information. Rédiger et consigner les résultats de la recherche. Transmettre et recevoir de l'information par : télécopieur et fax-modem, courrier traditionnel et électronique, messagerie. Échanger de l'information en direct par : téléphone, visiophone Tableaux et graphiques Planifier l'organisation des données et la construction des feuilles de travail. Saisir et traiter les données. Présenter les données sous forme de tableaux et de graphiques. Sauvegarder et imprimer les tableaux et les graphiques Calcul de pièces FORMATION PROFESSIONNELLE COMPTABILITÉ Calculer et préparer des pièces justificatives relatives aux achats et aux ventes. Calculer des escomptes et préparer les pièces. Calculer des paiements internationaux et préparer les pièces. Calculer des intérêts simples. Calculer des intérêts composés et préparer des tableaux d'amortissement d'emprunt Mise en page de correspondance Planifier la mise en page. Saisir et disposer les composantes du texte. Peaufiner la présentation du texte. Sauvegarder et imprimer le texte. Préparer l'enveloppe. 31

12 COMPTABILITÉ Rédaction en français Établir le plan du texte. Composer et saisir le texte. Réviser et imprimer le texte Traitement de pièces Enregistrer les pièces au journal général. Effectuer les reports au grand livre général. Rédiger la balance de vérification. Préparer un chiffrier. Vérifier et corriger les écritures. Classifier et classer les pièces justificatives Gestion de l'encaisse Préparer un dépôt. Transférer des fonds. Assurer l'équilibre des caisses enregistreuses. Gérer une petite caisse. Effectuer le rapprochement bancaire de comptes courants et de comptes salaires. Préparer un budget de caisse. Assurer le suivi de l'encaisse Législation des affaires Recueillir et tenir à jour l'information relative à la législation des affaires. Traiter des demandes de requérantes ou de requérants. Produire des documents pour des organismes gouvernementaux. Assurer le suivi de dossiers Interactions professionnelles Connaître les principes de la communication. Comprendre l'importance de la qualité des relations professionnelles dans son travail. Appliquer des techniques de travail en équipe. Être consciente ou conscient de ses forces et de ses limites quant à sa façon d'établir des relations professionnelles. 32

13 COMPTABILITÉ Communication en anglais Effectuer une demande de renseignements relatifs à la comptabilité. Répondre à une demande au sujet de la comptablilité. Traiter une plainte Production de paies Recueillir l'information. Calculer le salaire. Calculer les contributions de l'entreprise. Assurer le paiement des salaires. Vérifier et corriger le travail Rédaction en anglais Établir le plan du texte. Composer, saisir et réviser le texte. Effectuer la mise en page. Préparer l'enveloppe Traitement des données Planifier la structure des tables de la base de données. Créer la structure des tables de données. Saisir et traiter les données. Effectuer des requêtes. Produire des rapports et des étiquettes Tâches courantes Recueillir et organiser les pièces justificatives. Assurer le suivi des transactions effectuées par les débiteurs et par les créditeurs. Assurer le suivi de l'inventaire. Enregistrer les pièces aux journaux. Effectuer les reports au grand livre. Rédiger la balance de vérification. Produire des rapports : de vente, d'achat, d'inventaire, de prêts et de salaires. Vérifier et classer les documents. 33

14 COMPTABILITÉ Efficience Analyser les caractéristiques des tâches effectuées en comptabilité. Planifier l'exécution d'activités comptables. Assurer le suivi de la planification. Exploiter des outils permettant d'améliorer le rendement de son travail Coût d'un bien et d'un service Calculer le coût des marchandises vendues. Ventiler les charges par commandes, projets et activités. Calculer le coût d'un projet, d'une commande ou d une activité. Vérifier et classer les rapports Tâches de fin de période Planifier et organiser son travail. Effectuer les écritures de régularisation simples. Effectuer la perception des comptes. Comptabiliser les transactions relatives aux immobilisations et à l inventaire. Effectuer les remises de taxes et de déductions à la source. Produire les états financiers périodiques. Faire le suivi du budget. Produire et vérifier les rapports Tâches de fin d'année Planifier et organiser son travail. Effectuer les écritures des courus et des différés. Produire les états financiers annuels. Effectuer les écritures de fermeture et de réouverture. Produire des états financiers prévisionnels et comparatifs. Produire un rapport financier. Remplir les formulaires statutaires. Assurer le suivi des comptes stratégiques. Vérifier et classer les documents. 34

15 COMPTABILITÉ Déclaration de revenus Recueillir les renseignements et les documents. Effectuer les calculs et la saisie des données. Vérifier la déclaration du revenu préliminaire. Minimiser l'impôt à payer. Produire la déclaration du revenu finale. Terminer le dossier Système comptable Planifier la mise en place du système comptable. Effectuer la saisie des renseignements généraux. Enregistrer les écritures de départ. Vérifier l'exactitude des écritures effectuées. Produire des listes et des rapports. Vérifier et classer les documents Cheminement professionnel Reconnaître les facteurs intrinsèques et extrinsèques à l'individu qui peuvent influencer son cheminement professionnel. Appliquer une démarche de recherche d'emploi. Considérer des possibilités de cheminement de carrière Intégration au travail Se familiariser avec le milieu de travail. Ajuster ses perceptions à différents points de vue : contexte de travail, pratiques professionnelles, aptitudes, goûts, attentes et formation reçue. Se préparer à fonctionner dans le milieu de travail. 35