E.H.P.A.D. Les Vignes CHATEAU-PORCIEN PROCES VERBAL DE LA REUNION DU CONSEIL DE LA VIE SOCIALE ET DES FAMILLES DU 13 MAI 2013

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1 E.H.P.A.D. Les Vignes CHATEAU-PORCIEN PROCES VERBAL DE LA REUNION DU CONSEIL DE LA VIE SOCIALE ET DES FAMILLES DU 13 MAI 2013 Présents : Monsieur MAROTEAUX Gaston, Président Madame GUERIN-JACQUEMIN Delphine, directrice Madame HOURLIER Aline, animatrice Madame PONSINET Estelle, cadre de santé Monsieur PONSINET Alexandre, ingénieur hospitalier Madame QUENTIN Catherine, représentante du personnel Madame SIMONNARD Françoise, représentante des familles Madame VASSON Colette, représentante des familles Absents excusés : Madame LELAURIN Dominique, représentante du personnel Madame LIVERNEAUX Madeleine représentante des résidents Madame REBOUT Yvonne, représentante des résidents La séance est ouverte à 10h. 1

2 I. APPROBATION DU COMPTE-RENDU DE LA REUNION DU CONSEIL DE LA VIE SOCIALE ET DES FAMILLES DU 10 DECEMBRE 2012 Aucune remarque n est formulée après lecture du compte-rendu de la réunion du Conseil de la vie sociale et des familles du 10 Décembre Les membres présents l approuvent à l unanimité. II. LE REGLEMENT DE FONCTIONNEMENT Madame PONSINET présente le règlement de fonctionnement. Il a été élaboré en parti, en commun avec l EHPAD Linard de Saint-Germainmont. Des groupes de travail avec des usagers (différents à chaque groupe pour toucher le plus d usagers possible) (3), un travail avec les représentants des familles ont été organisé puis le document a été mis à la connaissance des salariés pour avis pendant plus de deux mois. Mme Ponsinet souligne le fait que peu d usagers ont été volontaires ou en capacité. Mme GUERIN rappelle que ce document est rendu obligatoire par la loi du 02 janvier Il retrace tous les droits et obligations des personnes accueillies. Afin de rendre le règlement de fonctionnement accessible à tous, il sera retravaillé sur plusieurs années, thème par thème en faisant participer les résidents, en insérant des pictogrammes ou autres. Le but est de le rendre accessible à tous quelque soit le handicap présent. Mme Simonard demande des précisions concernant les invités repas notamment l indication «sous réserve de disponibilité» page 16. Mme Ponsinet précise qu il s agit de la disponibilité de la salle à manger, qui reste un espace restreint, les réservations se feront donc par ordre de demande de réservation. Mme Simonard apprécie qu il y ait un paragraphe sur les missions du médecin coordonnateur. Les représentants des familles souhaiteraient visiter tous les locaux, le dépositoire ainsi que l unité Dumottiez. 2

3 III. ORGANISATION DES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DES USAGERS Madame PONSINET explique aux membres présents qu au niveau du conseil de vie sociale, des sièges de représentants des résidents sont à pourvoir. Des élections vont être organisées. Madame Ponsinet présente le plan d actions relatif à ces élections. Les membres du CVS pensent qu il serait opportun qu il y ait un représentant élu pour chaque aile de l établissement et même pour chaque étage. Les représentants des familles se proposent d aller voir les résidents afin de leur présenter l intérêt du CVS. Le comité de pilotage des élections sera composé de Mme Hourlier, Mme Quentin, Mr Maroteaux, Mme Vasson, Mme Simonard et Mme Ponsinet. 3

4 IV. LE PROJET D HUMANISATION DE L EHPAD Après plus d une année de travail, Madame Guérin présente son rapport technique final sur le projet de restructuration de l Ehpad. Ce rapport reprend les deux projets possibles qui ont été exposés au dernier conseil d Administration et au CTE. La restructuration sur site est présentée avec ses inconvénients et son plan de financement, la reconstruction extérieure avec ses avantages et ses nombreuses incertitudes notamment celle du devenir du site laissé vacant. Mme Guérin annonce qu elle quittera l Ehpad pour un autre poste. Elle communiquera la date exacte de son départ ainsi que les modalités de son remplacement dès que l ARS lui en aura fait part. Il y aura sans doute une période d intérim avant la nomination d un nouveau directeur. Mme Guérin fait part également de son inquiétude quant à l avenir de l Ehpad mais indique que le directeur d établissement ne peut solutionner seul tous les problèmes que soulève l humanisation de l Ehpad, notamment les problèmes du site inondable, l acquisition d un nouveau terrain, le devenir du site...sans un soutien politique fort. Mme Guérin indique que beaucoup d établissements ont vu le jour dans le secteur, mais il s agit d organismes privés donc il n y a aucune maitrise des coûts. Mme Simonard regrette que les familles n aient pas assez soutenu le projet. Mme Ponsinet ajoute que l établissement ne fermera pas demain et qu il faut continuer à se battre. V. RAPPORT D ACTIVITES 2012 Madame la Directrice présente le rapport d activité. L exercice 2012 a été marqué par : - La création du PASA (Pôle d Accueil et de Soins Adaptés) qui a ouvert ses portes au 1 er janvier L ARS est venue le visiter le 21 mars 2013 en vue de la labellisation et reviendra dans un an pour la labellisation finale. 4

5 - La finalisation de notre évaluation interne et la programmation d amélioration continue de la qualité La poursuite de notre important travail sur la connaissance de notre circuit d eau chaude sanitaire pour prévenir les risques liés aux légionnelles. - La mise en place des commissions de coordination gériatrique. - La signature d une convention de bonnes pratiques avec la pharmacie de la commune. - La signature d une convention de partenariat avec l Equipe Mobile de Soins Palliatifs du CHU. - La création de notre règlement intérieur et de notre livret d accueil pour les nouveaux membres du personnel Au niveau de l activité, nous avons réalisé 762 journées de moins par rapport aux prévisions budgétaires, ceci s expliquant par un nombre important de décès et même si nous sommes assez réactifs en terme de délai d accueil, aucune liste d attente n existe. Mme Guérin fait un point sur notre prestation «Prendre soin» (L organisation de soins en interne et en réseau, la prévention des risques liés à la santé), sur notre prestation «Hébergement et Restauration», notre prestation «Sécurité». Le bilan social fait ressortir une ancienneté moyenne dans l établissement de 9 ans, un âge moyen des agents de 41 ans. 31 % des personnes employées par l EHPAD résident dans le canton de Château- Porcien. Le taux d absentéisme global est de % en 2012 contre % en Le plan de formation 2012 a eu comme objectif de : - Apporter des connaissances pour une meilleure prise en charge de la personne âgée accueillie, - Améliorer les conditions de travail des professionnels, - Acquérir de nouvelles compétences, - Maintenir des connaissances. L établissement, en tant que terrain de stage, a pu accueillir 22 personnes (tout diplôme confondu) en

6 VI. RAPPORT AUTO-EVALUATION Madame GUERIN indique que le rapport d autoévaluation est finalisé. Il a été envoyé à l ARS et au Conseil Général. Il s agit de la «feuille de route» à suivre pour améliorer la qualité au quotidien au sein de l établissement. Le plan d actions est établi sur 5 ans (2012/2016) mais sera sans doute modifié suite à l évaluation externe qui aura lieu fin d année VII. QUESTIONS DIVERSES 1. L ouverture du PASA au 01/01/2013 Mme Ponsinet explique le travail effectué en 2012 pour l ouverture du PASA au sein de l unité Dumottiez. Le PASA accueille des personnes hébergées au sein de l EHPAD, ayant des troubles modérés, afin de participer à des activités pendant la journée. La première visite de labellisation s est bien passée. Une seconde visite aura lieu fin d année pour valider la labellisation. Un contrat d accompagnement PASA a été créé et mis en place, ce qui permet d avoir l accord de l usager lui-même, de son entourage, du médecin traitant du médecin coordonateur et du directeur. Mme Hourlier explique que chaque jour, deux activités sont proposées aux résidents, une manuelle et un atelier mémoire, une dizaine de personnes par jour participent à ces activités. Mme Ponsinet explique que les résidents retirent un bénéfice du PASA pendant la journée mais dès leur retour à l EHPAD les troubles reviennent. 2. Qu en est-il du passage des médecins dans l établissement? Le point sera vu à la prochaine commission de coordination gériatrique. 3. Madame Simonard demande s il y a eu des échanges avec le service des urgences quant au départ des résidents sans effets personnels, alors que le service de médecine en demande. Il faudrait trouver une solution. C est le service des urgences qui a demandé de ne plus envoyer d effets personnels lorsqu une personne se rend aux urgences. Quand l hospitalisation est prévue, le résident 6

7 part avec un trousseau. Mme Ponsinet indique que Mr Capy prendra contact avec le chef de service des urgences pour négocier que les personnes partent avec quelques effets personnels aux urgences. 4. Madame Simonard indique qu à plusieurs reprises elle a rencontré des visiteurs qui ne savaient pas qu il fallait sonner pour l ouverture du portail. De même pour sortir certains ne voient pas l affiche pour le code. Il serait bien de refaire une signalétique. Mme Vasson demande si les familles pourraient avoir le code. Mr Ponsinet rappelle que nous sommes en plan Vigipirate rouge et que nous ne pouvons pas donner le code. Mr Ponsinet se charge de revoir la signalétique des portails. 5. A quand une éphéméride dans le hall? L éphéméride sera inclus dans le projet d une seule salle à manger. bain. 6. Mme Simonard demande comment les familles peuvent savoir si leur parent a un Mme Ponsinet indique que les bains sont proposés à chaque résident. 7. Mme Simonard demande s il est possible de ne pas jeter les restes alimentaires devant les résidents, car ils sont choqués. Depuis la mise en place du service à l assiette, les résidents voient moins le gaspillage. Dans la future salle à manger, un paravent sera mis devant les poubelles. 8. Qu en est-il du trombinoscope dans le hall? Mr Ponsinet indique qu une fois tous les agents pris en photo, il sera installé. La séance est levée à 11h25 Le Président, Mr MAROTEAUX 7