InterMETREX Atelier d Analyse 6 4ème trimestre/2004 BARCELONE

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1 PROCEDURES & LOGISTIQUE 1 Tour d horizon du programme Le programme InterMETREX est divisé en deux phases. La Phase 1 comprend cinq ateliers d analyse pour les partenaires de l Union Européenne débouchant sur un atelier de synthèse à la Conférence METREX de Barcelone à l automne La Phase 2 comprend trois autres ateliers d analyse pour les partenaires des pays candidats débouchant sur un atelier de synthèse lors de la Conférence de Szczecin au printemps ENSEMBLE DU PROGRAMME InterMETREX D'ATELIERS ET DE CONFERENCES ATELIER DE PROJET InterMETREX PARTENAIRES ANNEE 2003 ANNEE 2004 ANNEE 2005 ANNEE 2006 PROGRAMME ATELIERS D'ANALYSE 1 Union Europeenne 4 Atelier de Stuttgart 2 Union Europeenne 4 Atelier de Stockholm 3 Union Europeenne 4 Atelier de Bologne 4 Union Europeenne 5 Atelier de Porto 5 Union Europeenne 4 Atelier de Londres ATELIER DE SYNTHESE / DISSEMINATION 6 BILAN InterMETREX POUR L'UE 32 partenaires plus delegues Atelier de Barcelone et Conference METREX ATELIERS D'ANALYSE 7 Europe elargie 2+2 Atelier de Budapest 8 Europe elargie 3+1 Atelier de Riga 9 Europe elargie 4 Atelier de la Vallette ATELIER DE SYNTHESE / DISSEMINATION 10 BILAN InterMETREX POUR L'EUROPE 32 partenaires plus delegues Atelier de Szczecin et Conference METREX Fig. 1 2 Atelier d analyse de Stuttgart La premier atelier de synthèse InterMETREX (Atelier 6 du projet) sera organisé par l Institut d Estudis Territorials de Barcelone pour et au nom de la Generalitat de Catalunya 25 le Mardi 26 et dans la matinée du 27 octobre Les informations concernant le lieu où se tiendra l atelier et les hôtels recommandés accompagnent ce document. Le chef de file d InterMETREX présentera le bilan et les conclusions des cinq premiers ateliers d analyse du projet, qui ont permis à 21 partenaires d Europe occidentale d évaluer leur pratique métropolitaine par rapport au Benchmark de METREX. L atelier comprendra également un débat sur les questions de compétence, de capabilité et de processus ressortant du bilan et des conclusions et sur leur contribution à l amélioration de la pratique de l aménagement du territoire et Nye Bevan House, 20 India Street, GLASGOW, G2 4PF T. +44 (0) F. +44 (0) secretariat@eurometrex.org

2 sur le projet au sein du Programme INTERREG IIIC et au delà. Un ordre du jour est joint au présent document. PARTENAIRES ET ATELIERS InterMETREX ATELIER 2 ATELIER 3 ATELIER 4 ATELIER 5 ATELIER 32 partenaires comprenant D'ANALYSE D'ANALYSE D'ANALYSE D'ANALYSE D'ANALYSE METREX et le chef de file (GCVSPJC) Q2/2003 Q3/2003 Q1/2004 Q2/2004 Q3/ partenaires de STUTTGART STOCKHOLM BOLOGNE PORTO LONDRES l'union Europeenne 10 partenaires de Union Europeenne Union Europeenne Union Europeenne Union Europeenne Union Europeenne l'europe elargie 7 partenaires non 1 STUTTGART 5 STOCKHOLM 9 EMILIE-ROMAGNE 13 PORTO 18 LONDRES membres de METREX 2 Naples 6 Venetie 10 Bayonne-St Sebastaian 14 Athenes 19 Amsterdam 3 contributeurs 3 Pays-Basque 7 Helsinki 11 Øresund 15 Andalousie 20 Piemont avec l'appui de METREX 4 Thessalonique 8 Grenade 12 South Coast Metropole 16 Seville 21 Zurich (depenses) 17 Liverpool 6 ATELIER DE SYNTHESE7 ATELIER 8 ATELIER 9 ATELIER 10 ATELIER DE SYNTHESE CONFERENCE D'ANALYSE D'ANALYSE D'ANALYSE CONFERENCE Q4/2004 Q2/2005 Q3/2005 Q4/2005 Q2/2006 BUDAPEST RIGA LA VALLETTE SZCZECIN Bilan de l'ue Europe elargie Europe elargie Europe elargie Bilan europeen 22 BUDAPEST 24 RIGA 27 MALTE 23 Minsk 25 Szczecin 28 Cracovie Prague 26 Vilnius 29 Nicosie Varsovie Zagreb 30 Sofia Ensemble des partenaires (32) et delegues de la Conference Ensemble des partenaires (32) et delegues de la Conference Fig. 2 Le chef de file, Glasgow and the Clyde Valley Structure Plan Joint Committee (G&CVSPJC), sera représenté tout au long du projet par Jim Parke. Le programme de l atelier sera géré par Alastair Wyllie en collaboration avec l hôte de l atelier et les documents de communications seront administrés via le site web par Tim Page. Les soumissions pour l Atlas électronique seront traitées par Ton van Beveren de la ds+v à Rotterdam. Inscription Afin de gérer efficacement l intendance, les services de restauration et de traduction, tous les partenaires du projet sont priés de s inscrire à l atelier. De nombreux partenaires sont également des partenaires du projet soeur d InterMETREX, PolyMETREXplus (PMP) et participeront à la Deuxième Réunion du Comité de Pilotage de PMP (SCM2) au cours de l après-midi 27 octobre. Le formulaire d inscription ci-joint permettra aux partenaires d effectuer leur inscription à ces deux événements de projet ainsi qu à la Conférence METREX de Barcelone qui suit immédiatement l Atelier 6 d InterMETREX et le SCM2 de PMP. Interprétation L Interprétariat de METREX fournira le cas échéant des services d interprétation simultanée en AL, AN, ES, FR et en IT et des services de communication avant et après les ateliers. L interprétariat METREX ne proposera pas aux partenaires la traduction de leurs propres documents. 2

3 3 Calendrier des Ateliers et ressources des partenaires Le calendrier des démarches requises pour l atelier débute au cours de la semaine du Lundi 11 octobre et est comme suit : 4 Frais de déplacement, de subsistence et de restauration prévus dans le budget Le montant alloué pour les frais de déplacement et d hébergement est prévu pour couvrir ces frais à la fois pour l Atelier 6 d InterMETREX et pour la Conférence METREX de Barcelone. De plus, les partenaires PMP ont un budget couvrant une nuitée afin de leur permettre de participer à la SCM2 de PMP le Mercredi après-midi 27 octobre. De plus, pour l organisateur de l atelier (IET pour la Catalogne), une somme a été dégagée pour fournir le déjeuner et les rafraîchissements pour chaque journée de l atelier. 5 Part des coûts opérationnels Les coûts opérationnels du projet sont composés des coûts pour le Secrétariat METREX, le Webmestre et l Interprétariat, le traitement de l e-atlas, l administration et la comptabilité du projet, les services de logistique pour chaque atelier et la dissémination de la documentation du projet, du bilan et des conclusions. Le total des coûts opérationnels pour le projet, prévus au budget, a été divisé en part égale entre les 32 partenaires participant au projet et est payable par chaque partenaire par rapport à leur demande de remboursement auprès de la Commission Européenne. Les frais fixes opérationnels ont été facturés par rapport aux demandes pour participation aux ateliers d analyse 1 à 5 et seront facturés par rapport aux demandes pour participation aux ateliers d analyse 7 à 9. Les coûts opérationnels variables à ce jour seront facturés dans le cadre des 3

4 demandes pour participation à l atelier d analyse 6 et cette part égale des frais opérationnels variables est à régler par tous les partenaires qu ils participent ou non à l atelier. Le Chef de file facturera à chaque partenaire leur part des coûts opérationnels variables pour l a période jusqu à la première semaine de novembre Cette facture est à régler d ici le 31 décembre 2004 afin qu elle puisse être incluse dans la demande de remboursement de chaque partenaire pour prise en charge par l Union européenne pour la période actuelle de demande de remboursement. Il est vivement conseillé à chaque partenaire l intégralité du montant pour les jours prévus au budget, justifié par des fiches présentant le relevé des heures travaillées, afin que la prise en charge par la Communauté européenne couvre les frais réels pour les déplacements, la subsistence et la part des frais opérationnels. 6 Effectuer une demande de financement et de remboursement des frais Les formulaires de demande de remboursement pour l atelier 6 seront émis accompagnés de la facture du chef de file début novembre et ne seront pas remis lors de l atelier. Ce choix permet de faire figurer le montant de la part égale de chaque partenaire dans les frais opérationnels variables en tant que dépense détaillée dans leur formulaire de demande de remboursement. Les partenaires devraient compléter, certifier et retourner le formulaire de demande de remboursement au Secrétariat METREX pour intégration dans la comptabilité du projet sous un mois calendaire à compter de la fin de la période de demande de remboursement à savoir d ici au 31 janvier Les demandes seront ensuite traitées par le Renfrewshire Council, la collectivité locale qui préside à l heure actuelle le chef de file, le G&CVSPJC. Ce formulaire comprendra les éléments suivants : Partie A pour effectuer une demande de remboursement pour les ressources humaines consacrées au travail associé à l atelier Partie B pour effectuer une demande de remboursement pour les frais autorisés et sur présentation de reçus afférents à l atelier. La CE requiert qui vous deviez détenir et conserver les reçus pour justifier cette demande de remboursement pendant une période de 3 ans à compter de la fin du Programme Interreg III en 2008 c est-à-dire jusqu en Partie C à signer en certification du montant de remboursement demandé. Des mises à jour des directives d audit ont été publiées en anglais et en français par INTERREG en août 2004 et peuvent être téléchargées à partir du site web METREX Il incombe à chaque partenaire de s assurer que la certification de la demande est intégralement conforme à ces obligations et à toute obligation supplémentaire imposée par le gouvernement national. Le contrôleur financier indépendant du chef de file suppose que toute demande présentée par les partenaires a été certifiée sur cette base et tient chaque partenaire pour responsable d une telle certification. Partie D pour fournir au partenaire les relevés d identité bancaire pour faciliter le paiement. Partie E pour fournir les fiches horaires pour les ressources humaines consacrées à l atelier. Au nom de tous les partenaires, le Renfrewshire Council effectuera une demande de subvention communautaire, fin février 2005 pour toutes les initiatives dans le cadre du projet pour la période 4

5 allant jusqu au 31 décembre 2004, auprès du Conseil Régional Nord-Pas-de-Calais, en tant qu autorité de gestion du Programme de la Zone Ouest d INTERREG IIIC. Les partenaires seront informés du moment ou ils pourront s attendre à recevoir le solde de la subvention de la part du chef de file. Tous les chefs de file ont été informés que le Programme de la Zone Ouest d INTERREG IIIC est vraisemblablement confronté au risque de dégagement de subvention communautaire pour tout partenaire qui ne justifie pas l intégralité de la subvention européenne prévue au budget et présentée dans les délais de la période de demande de remboursement. Cela ne représente pas de menace pour le projet ou pour la subvention de l Union européenne si les partenaires sont en mesure de compléter toutes les initiatives du projet et toutes les demandes afférentes pour le temps consacré par leur personnel et toutes les dépenses encourues au cours de la période allant jusqu au 31 décembre. Tous les partenaires sont priés de contacter le Coordinateur de projet, Alastair Wyllie, pour l informer de toute difficulté anticipée. 7 Protocole Interrégional d Accord La participation au projet sera régie par un Accord de Partenariat entre le Chef de File, le Secrétariat METREX et les autres partenaires. Cet accord est un contrat contractuellement liant qui engage les partenaires à mettre en oeuvre le projet tel qu envisagé dans le Dossier de Candidature et tel qu il a été approuvé et financé par la CE. L Accord de Partenariat doit être signé par tous les partenaires. Alastair Wyllie Coordinateur du Projet InterMETREX Secrétariat METREX 1er avril

6 Ordre du jour Mardi 26 Octobre 2004 Universitat Pompeu Fabra Edifici Jaume I - Ramon Trias Fargas, Accueil et Introduction Chef de file InterMETREX Dr. Grahame BUCHAN Secrétariat METREX Jim PARKE Présentation du bilan et des conclusions des ateliers d analyse InterMETREX 1 à Pause café Discussion plénière sur les questions ayant trait au sujet suivant : Compétence Déjeuner Discussion plénière sur les questions ayant trait au sujet suivant : Capabilité Pause café Discussion plénière sur les questions ayant trait au sujet suivant : Processus Clôture Dîner libre Mercredi 27 Octobre 2004 Universitat Pompeu Fabra Edifici Jaume I - Ramon Trias Fargas, Implications pour la pratique et l élaboration du Benchmark Pause café Administration du projet Coordinateur du Projet Alastair WYLLIE Déjeuner Clôture Hotel Condes de Barcelone Passeig de Gràcia, Réseau METREX Réunion des Groupes d Experts PolyMETREXplus Réunion du Comité de Pilotage 2 (tous les partenaires de PMP) Clôture Palau de Generalitat Plaça San Jaume Réception officielle Organisée par la Generalitat de Catalunya Nye Bevan House, 20 India Street, GLASGOW, G2 4PF T. +44 (0) F. +44 (0) secretariat@eurometrex.org