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1 BASEDPSY 7 (PsyTablet) Logiciel de gestion des dossiers cliniques et de gestion financière pour psychothérapeutes de toutes disciplines. Base de données développée par Alain Barbeau alainbarbeau@basedpsy.com Complément au mode d emploi pour les nouveautés de la mise-à-jour 7.4 Ce document explique les fonctions et options ajoutées avec la version 7.4 de BaseDPsy Version 7.4 Janvier 2016

2 BaseDPsy version 7.4 Addendum au mode d emploi 2 Table des matières 1. Nouvelles options de personnalisation des en-têtes... 3 Personnalisation des factures... 3 Personnalisation des reçus... 8 Personnalisation des en-têtes de rapport Nouveaux outils de navigation : des raccourcis-clavier... 11

3 BaseDPsy version 7.4 Addendum au mode d emploi 3 1. Nouvelles options de personnalisation des en-têtes Les options sous l onglet «Impression» ont été re-conceptualisées et de nouvelles options sont maintenant disponibles. Les nouvelles options concernent la personnalisation des factures, des reçus et des rapports. Personnalisation des factures La méthode traditionnelle de BaseDPsy qui permettait de personnaliser l en-tête des facture par le choix d options dans le contenu a été conservée, mais rebaptisée en «Auto». La possibilité de n avoir aucun en-tête personnalisé a aussi été conservé. Par contre dans ce dernier cas, nous avons ajouté des outils qui permettent de voir l espace disponible pour votre propre papier à en-tête.

4 BaseDPsy version 7.4 Addendum au mode d emploi 4 Pour les factures vous avez donc maintenant 4 nouvelles options, qui ont été conçues en fonction de la possibilité d utiliser des enveloppes avec des fenêtres, laissant voir l adresse du destinataire ou de l expéditeur. Deux modèles sont selon les normes nord-américaines (US); soit des enveloppes N 10. Deux autres modèles sont selon les normes européennes, soit une enveloppe de format «C5» avec une fenêtre pour l expéditeur et une fenêtre pour le destinataire; et une autre enveloppe de format DL avec une seule fenêtre pour le destinataire. La nouvelle conception de ces en-têtes vous permet de reproduire votre propre papier à en-tête dans BaseDPsy, car vous pouvez écrire ce que vous voulez dans l en-tête et lui donner le style de votre choix, modifier la grosseur et la couleur des caractères. De plus le texte de votre en-tête se déplace ou dispose d un espace plus grand selon que vous avec un logo ou pas; cela varie selon le modèle. Voici un exemple avec le modèle C5 :

5 BaseDPsy version 7.4 Addendum au mode d emploi 5 Cette nouvelle conception vous permet également d ajouter du texte dans les pieds de pages. Le nombre d espaces disponibles varie selon le modèle choisi. Un des pieds de page vous permet d écrire un texte générique, valide pour toutes les factures tandis qu un deuxième espace vous permet d écrire un message concernant uniquement la facture ou l état de compte envoyé au client. Lorsque vous faites un choix, l ensemble des espaces disponibles s affiche : Toutefois, en mettant au premier plan l onglet contenant le plan du modèle choisi, vous pouvez alors visualiser l espace exact disponible pour vos textes et le modifier en fonction de cet espace.

6 BaseDPsy version 7.4 Addendum au mode d emploi 6 Dans la section «Options» les espaces disponibles ont un fond jaune et un contour pointillé. Mais sur les factures, le fond est transparent et sans contour. Exemple avec le format C5 :

7 BaseDPsy version 7.4 Addendum au mode d emploi 7 L adresse de votre client ou du destinataire peut être adaptée aux normes nordaméricaine ou européenne. Les normes sont affichées en plus d un exemple avec le bouton «Exemple». Le format du papier est par défaut la «Lettre US» pour les modèles «Auto» et N 10, tandis qu il est par défaut «A4» pour les modèles «C5» et «DL». Toutefois, lorsque vous demandez l impression, vous pouvez modifier le format de papier en utilisant l outil «Mise en page» dans la fenêtre d outils. Ainsi vous pouvez utiliser le format US Letter ou A4 avec tous les modèles de factures ou de reçus. Le pied de page spécifique à une facture est modifiable en affichant la section «Facture» à partir de la liste des factures de la section «Notes». Par contre, si vous imprimer un état de compte ou une facture mensuelle, ce pied de page est affiché et modifiable au moment de choisir les dates des services à inclure dans l état de compte ou la facture mensuelle.

8 BaseDPsy version 7.4 Addendum au mode d emploi 8 Personnalisation des reçus Deux modèles de reçus modifiables ont été ajouté au modèle existant, lui-même renommé «Tiers-Auto». Le modèle «Tiers Vide» tire son nom du fait qu il prend l espace d un tiers de page et qu on peut l imprimer trois fois le même reçu sur la même page de papier. Le modèle «Demi» tire aussi son nom du fait qu il nécessite une demie page de papier lors de l impression. Mais on ne peut en imprimer qu un seul à la fois. Le modèle «Tiers Vide» possède des rubriques vides pour y insérer le texte de votre choix dans le format de votre choix. C est également le cas du modèle «Demi». Les mêmes rubriques vides sont présentes mais plus espacées et plus grandes.

9 BaseDPsy version 7.4 Addendum au mode d emploi 9 Personnalisation des en-têtes de rapport Pour les rapports également, l ancienne méthode de définition des en-têtes a été conservée, alors qu une nouvelle méthode a été ajoutée. Le modèle d en-tête vide suit le même principe que les factures et les reçus : une rubrique vide sert pour l en-tête vous identifiant, et une autre rubrique vide sert à décrire le rapport lui-même et le client concerné. Toutefois la rubrique pour identifier le rapport n est pas disponible dans la section «Options», elle est présente sous l onglet «Info sur rapport» et donc son contenu sera différent pour chaque rapport.

10 BaseDPsy version 7.4 Addendum au mode d emploi 10 Voici un exemple avec du contenu : Le contenu de la rubrique décrivant votre rapport est repété sur chaque en-tête de page, lorsque votre rapport a plusieurs pages. Le modèle «Auto» affiche dans chaque entête, celle vous concernant et celle concernant le rapport des contenus optionnels. Notez cependant que le modèle diffère légèrement dans BaseDPsy 7ED : dans ce dernier, il y a deux en-tête pour «Vous concernant», l un décrivant la clinique ou l institution, et l autre décrivant le professionnel.

11 BaseDPsy version 7.4 Addendum au mode d emploi Nouveaux outils de navigation : des raccourcis-clavier Nous avons ajouté des raccourcis-clavier qui vous permettent d utiliser le clavier pour accéder à différentes parties de BaseDPsy, ce qui est une alternative à l utilisation de la souris et des clics sur les boutons du menu d en-tête. Chaque raccourci utilise les deux mêmes touches de fonctions suivi d une lettre différente pour chaque section de BaseDPsy. Sur Apple (MacIntosh), les deux touches de fonction sont «Commande et Option»; La touche «Option» est parfois appelée «Alt» aussi sur le clavier Apple. Sur Windows les deux touches de fonction sont «Contrôle et Alt» La position des touches de fonctions peuvent varier d un clavier à l autre selon le fabriquant du clavier. Voir la page suivante pour les lettres associées aux touches de fonction et désignant les sections de BaseDPsy.

12 BaseDPsy version 7.4 Addendum au mode d emploi 12 Voici la liste des lettres et les sections affichées, lorsqu elles sont tapées en même temps que les touches de fonction identifiées sur la page précédente : Contrôle-Alt + lettre (Windows) Commande-Option + lettre (Mac) Section affichée Lettre associée Signification mnémonique Menu M M pour Menu Tableau de bord T T pour Tableau de bord Mode d emploi 6 6 pour «?» Options U U pour Utilisateur Rapport R R pour Rapport Notes N N pour Notes Données-client C C pour Client Dossiers Demande I ou «i» «i» pour Inscription Liste d attente A A pour Attente Débiteurs P P pour PAE Grand-Livre L L pour Livre Dépenses X X pour «Expenses» Fournisseurs V V pour Vendeurs Agenda K K pour Kalendrier (Calendrier) D autres lettres auraient pu être plus pertinentes, mais on ne peut pas utiliser certaines lettres qui sont déjà utilisées dans des raccourcis-clavier du système d exploitation ou Filemaker Pro. Autre limite : Lorsque vous utilisez le raccourci-clavier, la continuité du même client d une section à l autre ne peut pas être assurée. Donc, contrairement à la navigation par le menu d en-tête qui affiche le même client en passant du dossier aux notes, par exemple, la navigation par le raccourci-clavier va simplement réafficher le client qui était au premier plan lors de votre dernière visite dans cette section. Par contre pour afficher les sections sans rapport avec le lien au client, la navigation par raccourci-clavier est plus rapide.

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