A. Directives générales

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1 DIRECTIVES POUR DETERMINER SI DES TACHES RELEVENT OU NON D'UN EMPLOI D'ADMINISTRATEUR A. Directives générales 1. Pour déterminer si un poste doit être classé selon la norme-cadre, la première étape consiste à rechercher le groupe professionnel correspondant dans la classification commune des groupes professionnels (CCGP) approuvée par la Commission, et qui classe les groupes professionnels en trois catégories : 1) Professions scientifiques, techniques, libérales et administratives; 2) Services d'appui des professions relevant du Groupe 1; 3) Production, services et transports. La deuxième étape consiste à analyser le poste en fonction de la définition descriptive des tâches d'administrateur approuvées par la Commission 1 / et, ainsi, à déterminer quelle est la catégorie appropriée. Etape 1 : Appliquer la définition de la CCGP. Si l'on ne peut déterminer de manière satisfaisante s'il s'agit de tâches d'administrateur, on peut envisager de passer à l'étape 2 pour déterminer la catégorie de l'emploi; Etape 2 : Evaluer les tâches qu'implique l'emploi pour déterminer si elles correspondent bien à la définition générale ci-après (et non à tel ou tel aspect particulier de celle-ci) : "Les emplois d'administrateur impliquent des tâches d'analyse, d'évaluation, de conception, d'interprétation et/ou de création et nécessitent de ce fait l'application des principes fondamentaux d'une somme bien définie de connaissances théoriques, qu'il s'agisse d'un domaine scientifique, d'un domaine d'études ou d'une discipline spécialisée. Ces tâches sont compliquées et impliquent un niveau de difficulté et de complexité exigeant l'identification et l'examen non seulement des relations réciproques de leurs éléments constitutifs, lesquels sont de nature variée et diverse, mais aussi du contexte et de la perspective plus larges dans lesquels elles sont exécutées, y compris l'incidence de ces tâches d'administrateur sur les objectifs et programmes plus vastes de l'organisation et leurs relations réciproques avec ceux-ci. Les tâches d'administrateur exigent de l'exécutant qu'il fasse preuve de jugement dans l'analyse et l'évaluation des problèmes, ainsi que dans la prise de décisions impliquant un choix entre plusieurs options possibles." 1 / Documents officiels de l'assemblée générale, trente-cinquième session, Supplément No 30 (A/35/30), par. 261.

2 "Les tâches d'administrateur exigent que l'exécutant possède une somme bien définie de connaissances théoriques d'un niveau équivalant à celui d'un diplôme universitaire. Bien que ces connaissances soient habituellement et typiquement acquises dans le cadre d'un enseignement classique, dans certains domaines d'études ou dans certaines disciplines spécialisées, elles peuvent être acquises par d'autres méthodes de formation, par des études personnelles ou par une expérience pratique." 2. Les deux étapes définies pour les emplois d'administrateur s'appliquent également aux tâches correspondant à la catégorie des services généraux : Etape 1 : Appliquer la définition de la CCGP indiquée pour les groupes professionnels 2 ou 3. Si l'on ne peut déterminer de manière satisfaisant s'il s'agit de tâches correspondant à la catégorie des services généraux, on peut envisager de passer à l'étape 2 pour déterminer la catégorie de l'emploi. Etape 2 : Evaluer les tâches qu'implique l'emploi pour déterminer si elles correspondent bien à la définition générale des emplois de la catégorie des services généraux 1 / (et non à tel ou tel aspect particulier de celle-ci) : "Les emplois de la catégorie des services généraux comprennent les travaux de bureau, les tâches d'exécution et les tâches techniques nécessaires à la mise en oeuvre des programmes de l'organisation. Ces tâches peuvent aussi bien relever de fonctions simples, routinières ou répétitives accomplies selon des instructions détaillées que d'attributions variées et complexes exigeant la détermination et l'examen de plusieurs options possibles sur la base de connaissances étendues et approfondies d'un domaine particulier. Ces attributions ont généralement un caractère continu. La connaissance du domaine considéré et un degré de qualifications élevé ont généralement été acquis grâce à une longue expérience qui a permis au titulaire de l'emploi de se familiariser avec les procédures, les règlements et les précédents pertinents ou avec les projets de l'organisation dans un domaine technique étroit ou dans un domaine relevant de l'appui administratif." 2 / Documents officiels de l'assemblée générale, quarante-deuxième session, Supplément No 30 (A/42/30), par. 247 à 251.

3 B. Directives spécifiques par profession On trouvera ci-après des indications précises permettant de distinguer, en ce qui concerne les comptables, analystes et autres fonctionnaires des finances, les tâches d'administrateur d'une part et les tâches assimilées, mais ne relevant pas de la catégorie des administrateurs, de l'autre: 1.A.01. Spécialistes de la gestion financière a) Les administrateurs spécialistes des finances appliquent des connaissances spécialisées à des tâches d'analyse consistant, par exemple, à: - Déterminer l'effet des transactions sur les liens entre les différents éléments constitutifs de la structure comptable; - Déterminer comment la structure comptable doit être conçue ou modifiée pour mieux tenir compte de la nature des transactions, de leurs effets sur la situation financière et de leurs incidences sur le plan de la gestion; - Veiller à ce que les comptes assignés aux différentes transactions soient liés de la manière appropriée et que ces liens soient maintenus dans l'ensemble de la structure comptable; - Veiller à ce que les conditions propres à assurer une information comptable judicieuse soient réunies; ont une connaissance de la comptabilité adoptée dans le système: - Conformément aux instructions générales et dans le cadre du système comptable en vigueur, ils classent tous les types de transactions au sein du système afin de déterminer les comptes à débiter et à créditer, le livre comptable où il faut porter l'écriture initiale et les registres auxiliaires concernés; - Avant de récapituler les résultats dans des rapport, les techniciens vérifient et corroborent les chiffres en examinant les dossiers et documents comptables, en confirmant la présence d'informations dans les comptes, etc., et en remontant aux documents d'origine pour rapprocher les écritures divergentes; - Les travailleurs assimilés de la comptabilité s'efforcent ensuite d'équilibrer les comptes, ce qui les amène à déterminer les écritures d'ajustement nécessaires, et, à partir - S'assurer qu'il est possible d'appliquer les théories et formules comptables qui permettent d'analyser 2.A.01. Gestion financière (travailleurs assimilés) a) Les travailleurs assimilés des finances

4 et d'interpréter de la manière la plus judicieuse le déroulement des opérations financières au sein de l'organisation; - Veiller à ce que les responsables puissent être conseillés le plus complètement possible sur les problèmes du moment, les programmes futurs et les incidences financières des décisions prises; - Saisir l'importance des données financières sur le plan de la gestion et améliorer la substance des rapports en élargissant la portée et ce, en assurant la liaison et l'échange d'informations avec d'autres départements (ceux des affaires juridiques par exemple) qui disposent de données pouvant influer sur la situation qui fait l'objet du rapport; des registres, ils établissent divers rapports dont le champ et la présentation sont fixés par les comptables. Il ne sont pas tenus d'analyser le système comptable pour déterminer s'il doit être révisé, pas plus qu'ils ne sont censés appliquer des connaissances théoriques touchant les rapports comptables inhérents à la conception du système; - Les travailleurs assimilés de la comptabilité ont appris la "manière" de tenir les comptes mais ils n'ont pas été formés à discerner ou interpreter les effets de l'ensemble des opérations financières qui se déroulent au sein de l'organisation (c'est-à-dire les liens en matière de gestion financière qui existent entre les résultats comptables et les politiques adoptées par l'organisation dans les domaines économique, bugdétaire, financier et autres); - A titre d'exemple, même lorsque ces travailleurs, sous supervision, calculent des indices analytiques (indicateurs des tendances financières dont la fiabilité doit être testée), ils ne sont pas tenus de porter un jugement technique permettant de décider si ces indices doivent être adoptés ou rejetés;

5 b) Les administrateurs spécialistes de la comptabilité appliquent des connaissances spécialisées à des tâches créatrices consistant, par exemple, à: - Construire des système comptables en totalité ou concevoir et mettre en place des mécanismes de contrôle et de gestion comptable qui affectent les liens entre les comptes; - En créant ces mécanisme et en établissant d'autres pratiques analogues touchant les opérations des organisations qui appliquent le régime commune, les comptables se sont souvent trouvés dans l'obligation de créer des systèmes soumis à un certain nombre d'exigences qui ne sont généralement pas celles des entreprises privées, ce qui suppose souvent des capacités d'analyse et une créativité exceptionnelles; b) Les travailleurs assimilés de la comptabilité ne sont pas tenus de posséder ou d'utiliser les qualifications requises pour la conception ou le réaménagement des systèmes comptables et pour l'ouverture de comptes; - Ils mettent au point des mécanismes qui n'influent pas sur les liens entre comptes, liens qui constituent la structure de base du système comptable. Ils peuvent proposer ou créer et utiliser des rapports conformes à la structure existante du système pour faciliter l'équilibrage des comptes ou consolider les données qui sont ensuite analysées par les spécialistes de la comptabilité. - Administer tout ou partie d'un système, y compris prendre en charge ou mettre en place des systèmes ou procédures, interpréter des rapports et conseiller les responsables à propos des domaines de programmation où des problèmes se posent; - Aider à prévoir les incidences des plans envisagés sur les dépenses d'équipement et de fontionnement, les recettes et la trésorerie et la situation financière d'ensemble; c) Les administrateurs spécialistes de la comptabilité appliquent des connaissances spécialisées à des tâches d'évaluation consistant, par exemple, à procéder à des examens en vue de s'assurer que la structure et l'utilisation du système comptable sont bien axés sur la réalisation des objectifs de l'organisation et de déterminer dans quelle mesure les ressources financières sont bien gérées, les transactions sont correctement comptabilisées et l'information financière est fiable;

6 d) Les administrateurs spécialistes de la comptabilité appliquent des connaissances spécialisées à des tâches consultatives consistant, par exemple, à noter les incidence des transanctions et recommander des politiques ou mesures à ce sujet touchant le règlement des problèmes de gestion ou la modification de certains aspects susceptibles d'améliorer la gestion financière ou d'accroître l'efficacité des opérations.

7 c) Les travailleurs assimilés de la comptabilité appliquent des mesures de contrôle interne prescrites par les comptables ou faisant partie des techniques comptables classiques; à titre d'exemple, ils examinent les listages d'ordinateur pour équilibrer ou rapprocher les comptes et vérifier l'exactitude du choix des comptes et des écritures et la validité des pièces justificatives. Lorsque les résultats comptables n'exigent pas d'autre interprétation, ils établissent des bilans officiels selon le mode de présentation requis dans l'organisation et récapitulent les écritures pour établir d'autres documents d'information comptable; d) Dans le cadre de leurs activités de gestion du système comptable - enregistrement au journal, reports, équilibrage et rapprochement des écritures comptables - les travailleurs assimilés de la comptabilité peuvent constater qu'il est nécessaire de modifier la fréquence ou le moment de la comptabilisation, du rapprochement ou de l'établissement des rapports récapitulatifs, et peuvent recommander à un comptable des mesures de contrôle interne à cet égard. Ils ne sont pas tenus de faire des recommandations touchant l'ouverture de nouveaux types de comptes ou d'autres modifications de la structure de base du système comptable, pas plus qu'ils ne sont normalement supposées donner des conseils sur la manière dont le système pourrait mieux servir l'administration ou tirer des conclusions générales sur la base des registres et rapports comptables.

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