Mise à jour de la paie client serveur - norme SEPA

Transcription

1 La dans la paie client serveur La mise à jours de la dans la paie peut se faire à partir de la version paie 3.22.x. Celle-ci est disponible sur le dernier CD envoyé en octobre Suite à l'installation de CD, pour vérifier votre version, aller dans le menu "Base" - "A propos" Les autres évolution de cette version sont : - GIPA Indemnité de Garantie Pouvoir d'achat - Réforme filière médico-sociale - juin Echelle 6 catégorie C : échelon S remplacé par échelon sommital Page 1

2 1 -Mise en place de la La "Single Euro Paiements Area" ou "Espace unique de paiement en Euro" va permettre l'harmonisation européenne des moyens de paiement (prélèvements, virements, paiement par carte). Le passage à la démarre en septembre 2013 et il sera OBLIGATOIRE à partir de février Cette norme va donc s'appliquer pour les virements bancaires de vos agents (via le fichier HOPAYRA). Page 2

3 1-1 Paramètres généraux Jusqu'à février 2014, le logiciel permet de choisir la norme utilisée : ancienne norme RIB ou nouvelle. Pour préciser sur quelle norme vous allez travailler, aller dans "Base" - "Paramètres de l'application" - "Paramètres généraux par UC" et prendre l'onglet "Paramètres globaux" : Dans le cas de la nouvelle, vérifier ensuite dans l'onglet "Paramètres logiciel" Les 3 nouveaux champs "No département", "code collectivité" et "No de train de virement" sont affectés de façon automatique lors de l'installation de la version. Vous devez toutefois vérifier que leur contenu est bien conforme aux valeurs attendues par votre trésorerie. NB - N'oubliez pas de faire cette manipulation sur les différentes UC sur lesquelles vous travaillez Page 3

4 1-2 La fiche agent L'onglet "Banque" de la fiche agent a été modifié pour intégrer les zones "IBAN" et "BICS": - IBAN = International bank Account Number. Ce code représente le numéro de compta bancaire de l'agent formaté selon la norme internationale ISO Il est calculé de façon automatique par le logiciel - BIC = Il s'agit de l'identifiant international de la banque. Il devra être mis à jour pour chacune des banques utilisées. Il existe des cas très exceptionnels de références bancaire où les codes IBAN peuvent être renseignés manuellement. Dans ce cas, utiliser la zone IBAN 2. De même, la domiciliation peut être saisie dans la zone "Domiciliation2" si elle est différente de celle du RIB. NB - Si les zones "IBAN 2" ou "Domiciliation 2 " sont renseignées, elles seront utilisées par défaut. Page 4

5 1-3 Comment mettre à jour le code BIC? Mise à jour manuelle Vous avez récupéré les RIB de vos agents et allez modifier une par une vos fiches banques. A partir de l'onglet "Banque" de l'agent, passer en modification, puis cliquer sur F2 dans la zone "code abrégé". Puis cliquer sur "Gestion banques" : L'écran suivant s'affiche : Page 5

6 Passer alors en modification pour renseigner le code BIC de la banque : Vous pouvez faire une modification en série de toutes vos banques. Page 6

7 1-3-2 Mise à jour automatique Une mise à jour automatique des codes BIC est possible si vous avez acheté la prestation qui vous a été proposée. Une clé d'accès sera nécessaire pour activer ce traitement A partir du module "agents", prendre les menu "Maintenance de la base paie" - "SEPA - Mise à jour des codes BIC" : Le logiciel va alors afficher la liste de vos banques : Page 7

8 Après avoir renseigné la clé qui vous sera donnée par AFI, cliquer sur le bouton pour lancer le traitement. Le logiciel va traiter l'ensemble de vos banques pour mettre à jour les codes BIC. Cette mise à jour se fait à partir du fichier référentiel de la banque de France. L'onglet "rapport " sera renseigné si le lien avec le référentiel de la Banque de France ne se fait pas (service WEB). Une option vous permet de ne mettre à jour que le banques sans code BIC (si par exemple vous avez déjà effectué des saisies de codes BIC que vous voulez conserver). A la fin du traitement, le logiciel affiche le résultat pour chaque banque dans la colonne "message" : Page 8

9 Les banques non mises à jour (avec le message "non trouvée" ) sont celles qui ne figurent pas dans le référentiel de la Banque de France. Vous pouvez trier cette liste et l'exporter : pour cela vous devez cliquer dans une des colonnes de l'entête du tableau pour obtenir le menu comme ci-dessous : Page 9

10 1-4 Création du fichier HOPAYRA A partir du module "AGENT", menu "Impression" puis " HOPAYRA : nouvelle ( BIC/IBAN) " : Affichage de l'écran suivant : Vous devez indiquer le répertoire ainsi que le nom du fichier à créer. Après validation, le fichier est créé et 2 choix vous sont offerts - Bouton 1 ==> permet de générer une liste de contrôle vers Excel - Bouton 2 ==> permet de générer une liste de contrôle au format csv (qui peut être lu dans les différentes versions Excel ou Open office). Page 10

11 1-4 Liste des domiciliations bancaires Cette impression permet de sortir une liste d'agents avec toutes les informations bancaires afin de contrôler tous vos RIB A partir du module "Agent", prendre le menu "Impression" - " listes d'agents" - "Liste agents avec domiciliation bancaire" : Page 11