PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION RÉGULIERE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DE L ASSOCIATION DU HOCKEY MINEUR DE SAINTE-JULIE

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1 PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION RÉGULIERE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DE L ASSOCIATION DU HOCKEY MINEUR DE SAINTE-JULIE Date : Le 5 février 2014 Heure : 19h00 Lieu : Local de l AHM de Ste-Julie Étaient présent(e)s : Monsieur Éric Boulianne, président Monsieur Robert Chrétien, vice-président hockey Monsieur Sylvain Poirier, gouverneur Junior Monsieur Michel Goulet, secrétaire Monsieur Martin Vézina, directeur Peewee Monsieur Pascale Lépine, directeur Atome Monsieur Steve Mathieu, directeur discipline, site web Monsieur Michel Lamarche, gouverneur compétition BB-CC Madame Renée Nadeau, Trésorière Monsieur Alain Belzile, gouverneur récréatif Monsieur Daniel Roy, directeur des glaces Absent(e)s : Monsieur Sylvain Morissette, directeur Novice Monsieur Éric Gagnon, Vice-président communication Monsieur François Parent, directeur Bantam Madame Geneviève Cogné, directrice MAHG Madame Kathleen Groleau, directrice Midget Monsieur Armand Boudreau, directeur équipement Secrétaire de l assemblée : Michel Goulret 1. Ouverture de la réunion La réunion débute à 19 h 15 sous la présidence de M. Éric Boulianne. Les membres présents à l ouverture de la séance formant quorum, la réunion du conseil est déclarée régulièrement constituée. 2. Adoption de l ordre du jour Le président demande aux membres s ils désirent ajouter et/ou modifier l ordre du jour. Madame Renée Nadeau désire ajouter : Bilan au 31 janvier Compte à recevoir Magh et Novice.

2 Alain Belzil désire ajouter : Retour sur la dernière réunion SVR Plagia logo des Grizzlys Robert Chrétien vice-président hockey désire ajouter : Suivit supervision arbitre ainsi que message aux entraîneurs Le Président lui désire ajouter : Semaine de relâche et camp entraînement De Mortagne Suite à l ajout de ces sujets au procès-verbal à la section varia, le président demande l adoption de l ordre du jour. RÉSOLUTION (01) Sur proposition de monsieur Martin Vézina, appuyé par madame Renée Nadeau, l ordre du jour est adopté. 3. Adoption et suivi du procès-verbal du 6 novembre 2013 et du 8 janvier 2014 Le président demande aux membres s ils ont des commentaires, changements et/ou modifications à apporter aux procès-verbaux des réunions du 6 novembre et 8 janvier dernier. RÉSOLUTION (02) Sur proposition de monsieur Robert Chrétien, appuyés par monsieur Steve Mathieu, les proces-verbaux des scéances régulière du 6 novembre 2013 et du 8 janvier 2014 sont adoptés sans aucune modification par les membres présents. POINTS D INFORMATION 4. Tour de table pour le CA de l an prochain Monsieur Boulianne informe le conseil, qu il entend présenter sa candidature pour un autre mandat de deux ans comme président de l AHM de Sainte-Julie. Il mentionne que le désir de continuer le travail au profit des jeunes ainsi que le défit que représente le projet de construction de la troisième glace l ont motivé a rester au sein du conseil pour un autre mandat de deux ans. Dans le but de voir ce à quoi le CA de l an prochain pourrait ressembler, et afin de protéger l expertise et assurer une transition tranquille pour les nouveaux membres. Il demande a tous dans le cadre d un tour de table de préciser leur intention pour la prochaine saison. Michel Goulet, secrétaire Ne sera pas de retour pour la prochaine saison Michel quittera son poste au CA après la mise à jour des dossiers suite à l assemblée générale de mai prochain. Martin Vézina, directeur Pee Wee Sera de retour pour la prochaine saison a moins qu un déménagement ne survienne. Michel Lamarche, gouverneur compétition

3 Sera de retour l an prochain Steve Mathieu, directeur discipline Sera de retour l an prochain Sylvain Poirier, directeur junior Sera de retour l an prochain. Il mentionne cependant qu il prépare la relève pour une future passation des pouvoirs. Daniel Roy, directeur des glaces Trop tôt pour prendre une décision maintenant. Le président lui demande s il connaît quelqu un qui serait intéressé à prendre la relève et s il entend donner un coup de main a l association pour la formation d un nouveau responsable. Daniel ne connaît personne pour prendre la relève, mais il entend soutenir l association pour ce qui est du transfert d expertise. Pascal Lépine, directeur atome Ne sait pas encore s il sera de retour pour la prochaine saison. Selon lui, le tout demande réflexion. Alain Belzile, gouverneur récréatif ABC Alain confirme qu il ne sera pas de retour l an prochain. Le président s informe sur la possibilité d une relève, Alain mentionne que tous ceux qui ont agit comme directeur catégorie seraient capables d occuper le poste de gouverneur récréatif. Il rassure aussi le conseil sur son intention d aider son remplaçant en début de saison. Renée Nadeau, trésorière Sera de retour l an prochain Robert Chrétien, vice-président hockey Confirme qu il reviendra pour la prochaine saison Le président remercie tout le monde et mentionne que les absents seront appelés à la prochaine réunion à mentionner leur intention. 5. Déroulement du tournoi atome de Sainte-Julie Monsieur Pascal Lépine fait le compte rendu du déroulement du tournoi. Dans son ensemble le tournoi s est bien passé. Il y a eu un enjeu majeur lors du premier week-end, car le tournoi se déroulait en même temps que le 50e anniversaire du tournoi pee-wee de Jonquière. Ce qui a forcé beaucoup de bénévoles à s absenter. Difficulté de trouver des remplaçants surtout pour le vendredi. Pascal propose de faire une résolution du conseil pour remercier officiellement les bénévoles qui ont repris la relève lors du premier week-end. RÉSOLUTION (3) Sur proposition de monsieur Éric Boulianne, appuyé par monsieur Daniel Roy, il est résolu qu une mention spéciale de remerciement soit promulguée par le conseil a tous les bénévoles impliqués dans le tournoi et spécialement a ceux qui ont pris la relève lors

4 du premier week-end de compétition. Entre autres et sans limitation. Eric St-Amand Marlene et Steve Coulombe Lison Thériault Alain Pagé Robert Fortin Francis Plourde Alexandre Geoffrion Robert Chrétien Kathleen Groleau Pascal note que cette année une équipe de Mont-Laurier et de Roberval se sont inscrites aux tournois. Il mentionne que le tournoi gagne en popularité, mais qu il y a des efforts à faire en terme de visibilité et de publicité. Fiche de Sainte-Julie, 9 victoires, 15 défaites et 7 matchs nuls. Pascal mentionne que l offre faite aux équipes atome de l association de faire 10 heures totales de bénévolat en échange d un remboursement de 200,00 $ avait bien fonctionnée, toutes les équipes ont embarqué à l exception d une, qui a accumulée 0 heure de bénévolat. Une autre expérience a aussi été tentée avec succès cette année. Le comité de discipline à imposé à un joueur de l association un nombre d heures de bénévolat comme conséquence a certains agissements ou comportements que celui-ci a eu au sein de son équipe. Le jeune a fait sont bénévolat au tournoi atome et tous c est très bien déroulé. Pour la première année, le tournoi fut organisé par l AHM avec Pascal Lépine comme organisateur en chef. L association a pris la relève de Marylène Coulombe qui organisait ce tournoi depuis des années. La transition s est bien passée et Marylene a manifesté le désir de rester dans la nouvelle structure d organisation. 6. Fête au lac retour sur participation de nos équipes Novice Vu l absence de Sylvain Morissette à la réunion, ce point sera remis à l ordre du jour lors d une prochaine assemblée. 7. Programme gardien de but (résumer finale) Robert Chrétien mentionne que le programme a très bien fonctionné. 2 heures par soir le lundi avec 4 entraîneurs présents sur la glace. Le tout supervisé par Olivier Michaud. 3 groupes de 16 gardiens ont pu bénéficier de cette formation. Robert attire l attention du conseil sur le fait que le programme, qui était gratuit auparavant, est demeuré très populaire auprès des athlètes, et ce malgré le fait que chacun d entre eux devait maintenant débourser au montant de 100,00 $ pour y participer. Pour la première année et avec succès, le programme s offrait aussi aux joueurs de catégorie novice. Les joueurs et les parents ont été très satisfaits. Chaque jeune a bénéficié de 8 heures

5 de coaching personnalisé. Pour l an prochain Olivier Michaud voudrait modifier quelque peut la formule. Un plan est à venir. Daniel Roy mentionne qu il a remarqué que les gardiens impliqués dans cette formation s amélioraient. Il note aussi qu il faudrait conserver la contribution des parents puisqu elle assure une plus grande présence et engagement des athlètes lors des pratiques. 8. Commandite site internet (compte rendu) Monsieur Éric Gagnon étant absent le point sera remis a l ordre du jour lors de la prochaine réunion. 9. Remboursement partiel de deux joueurs blessés Kathleen Groleau étant absente, monsieur Daniel Roy informera le conseil. Cette année deux joueurs de catégorie midget ont été blessés (commotion) en participant à des activités hockey au sein de l AHM. Leur saison est terminée. L un d entre eux aura manqué 10 matchs et l autre 11. Leurs parents ont demandé par lettre, à l association, un remboursement. Les politiques de l association sur le remboursement sont clairs; pas de remboursement à moins qu une situation spéciale devant être autorisée par le conseil le recommande. Par situation spéciale l association accepte entre autres les raisons médicales comme motif aux remboursements. Daniel croit qu un remboursement au prorata du nombre de matchs manqué serait justifié. POINT DE DÉCISION RÉSOLUTION (4) Sur proposition de monsieur Daniel Roy, appuyé par Sylvain Poirier, il est résolu à l unanimité par les membres présents du conseil, d autoriser le remboursement d une partie des frais d inscription pour deux joueurs de catégorie midget qui se sont blessés pendant une partie. Le remboursement devra se faire au prorata du nombre de matchs manqués dû à cette blessure. 10. Varia État des résultats et bilan au 31 janvier et comptes à recevoir Magh et Novice Madame Renée Nadeau, trésorière, dépose l état des résultats et le bilan au conseil (copie des dits documents est déposée en annexe sous la cote 1) Madame Nadeau mentionne que les revenus sont sensiblement identiques à l année dernière et en accord avec les prévisions. Les montants dans les carrés gris sont à recevoir.

6 Le montant à recevoir des novices et magh provient de l augmentation des frais d inscription décidés par le conseil en début d année et des tournois que l association a payés pour les équipes. Madame Nadeau communiquera avec les différents directeurs de catégorie pour organiser et coordonner les remboursements déjà prévus. Madame Nadeau note que les dépenses sont un peu plus élevées que l année dernière, mais qu il n y a rien d alarmant. Conformément aux politiques de l association, le président autorise la distribution d un chèque de 250,00 $ à chaque membre du conseil pour le remboursement de ses dépenses encourues à l occasion de son travail, bénévolement fait au sein de l association. La distribution des chèques se fera à la fin de la réunion. Retour sur la dernière réunion SVR Monsieur Alain Belzile fait un compte rendu sur le fonctionnement de la ligue SVR quant à l application de la règle de hockey Québec concernant l équilibrage des différentes équipes d une même catégorie, et ce dans chaque association. Il s agit d une première année d application de cette règle par la ligue. Alain mentionne que malgré un certain flottement et une petite note d improvisation dans l application de la règle, la ligue est déterminée à aller de l avant et à maintenir l application de celle-ci pour les prochaines années. Il note que certains problèmes sont survenus dans notre association, mais confirme aussi que la majorité des entraîneurs ont collaboré pour rééquilibrer les équipes. Ce qui ne fût pas le cas pour toutes les associations. Au 24 janvier, lors de la dernière réunion SVR certaines équipes ont été ciblées par la ligue comme représentant un problème. À Ste-Julie, le seul problème soulevé concernait une équipe midget A (Kodiac). Un vote sur la pertinence d imposer des sanctions (exclusion des séries) à notre équipe midget A eu lieu. Le résultat fut très serré, mais a l avantage de Sainte-Julie Renée Nadeau note que ce vote fût pris un peu tardivement dans la saison. Alain confirme que Ste-Julie accueillera les séries midgets A et pee-wee B et qu à cet effet, nous sommes responsables du registrariat et de la gestion de l horaire des glaces Daniel Roy mentionne que le travail concernant la gestion des glaces est déjà commencé et sur le point d être terminé. Possibilité que l ont est plagié le logo des Grizzlys Alain informe le conseil qu un de nos fournisseurs d équipement dit avoir reçu une commande de chandails avec un logo presque identique au nôtre. Cette commande vient de la firme St-Amour qui est un de nos anciens fournisseurs. Les chandails devraient être utilisés par une équipe qui vient du Grand Nord québécois. Une photo prouve bien qu il s agit de notre logo. Mandat est donné à notre directeur des équipements d éclaircir la situation et de faire rapport au conseil. Suivit supervision arbitre ainsi que message aux entraineurs Plusieurs directeurs catégories étant absents, Robert Chrétien propose au conseil de

7 prendre contact avec eux directement et de faire rapport au conseil lors d une prochaine réunion. Semaine de relâche et camp entrainement De Mortagne Jacques Hébert de la polyvalente De Montagne demande la permission d afficher sur notre site internet, leur camp de perfectionnement simple lettre (Atome a Pee-wee) offert pendant la semaine de relâche. Le conseil est d accord, la demande sera transférée à Éric Gagnon pour publication sur le site internet de l AHM de Sainte-Julie. 11. Date et heure de la prochaine réunion Sur proposition d Éric Boulianne et appuyée par Renée Nadeau, il est proposé que la prochaine séance régulière du conseil se tienne le mercredi 12 mars 2014 à 19 h au local de l AHM Sté-Julie. 12. Levée de la séance régulière Le président, monsieur Éric Boulianne, lève la séance à 21h. Éric Boulianne (Président) Michel Goulet (Secrétaire)