FONCTIONS CLEFS. Gestion documentaire. Chaîne de validation des documents. Espaces de travail collaboratif. Gestion des accès basée sur des rôles

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1 Nuxeo - Collaborative Portal Server 1 FONCTIONS CLEFS Gestion documentaire Chaîne de validation des documents Espaces de travail collaboratif Gestion des accès basée sur des rôles Sécurité Suivi des versions Support des métadonnées Recherche plein texte et multicritères Agenda partagé Archtitecture adaptable à votre organisation Multi -plateformes

2 Nuxeo - Collaborative Portal Server 2 SOMMAIRE INTRODUCTION...4 COLLABORATIVE PORTAL SERVER?...5 Organisation générale...5 Portail web intégré...5 Espaces de travail personnel...5 Espaces de travail collaboratifs...5 Espaces de publication...5 Groupes d'utilisateurs...6 Gestion et publication des documents...7 Création de documents...7 Éditeur de texte WYSIWYG...7 Suivi des versions...7 Métadonnées...8 Chaîne de validation...8 Conversations...8 Liste de diffusion...8 Gestion de l'accès à l'information basée sur des rôles...8 Publication de documents...9 Navigation virtuelle...9 Intégration avec l'existant...10 Intégration LDAP...10 Intranet / extranet...10 Documents bureautiques...10 Recherche et indexation...11 Moteur de recherche plein texte et en fonction des métadonnées...11 Annuaire...11 Personnalisation du portail...12 Personnalisation de l'apparence...12 Personnalisation du contenu...12 CAS D'UTILISATIONS DE COLLABORATIVE PORTAL SERVER...13 Processus élémentaire d'édition de documents...13 Édition collaborative de document...14 Chaîne de validation documentaire...15 GROUPWARE SUITE POUR NUXEO COLLABORATIVE PORTAL SERVER...16 Nuxeo Unified Mail Access...17 Nuxeo Calendar Server...18 Nuxeo Meta Directory Manager...19 CONFIGURATION RECOMMANDÉE...20

3 Nuxeo - Collaborative Portal Server 3 Matériel...20 Logiciels serveur...20 Extensions conseillées...20 POUR EN SAVOIR PLUS...20

4 Nuxeo - Collaborative Portal Server 4 INTRODUCTION Nuxeo Collaborative Portal Server est un logiciel libre fonctionnant sur tous les systèmes d'exploitation,réalisé au dessus de la plate-forme Zope. Il permet aux organisations de mettre en place simplement, rapidement et efficacement des portails collaboratifs à grande échelle de type intranet, extranet ou internet. Collaborative Portal Server offre de nombreuses fonctionnalités pour réaliser des applications de travail collaboratif à haute valeur ajoutée. Il s'agitd'unoutil puissant et particulièrement simple d'utilisationpermettant de gérer la publication de nombreux documents sur le web et de fédérer vos collaborateurs autour d'axesde travail pertinents. Il place les producteurs de contenus au centre de la stratégie web en leur permettant d'interagir directement avec le système d'une manière efficace, intuitive et cohérente. Il s'agitd'unoutil idéal pour les organisations désirant unifier et optimiser leur présence sur le réseau. En effet, il propose des modules de recherche, de gestion et de validation documentaire et de travail en groupe afin de mettre en oeuvre une infrastructure éditoriale pérenne et évolutive. L'essaide Collaborative Portal Server vous permettra de vous familiariser avec ce nouvel outil et de l'utiliserpour réaliser des applications web correspondant réellement à vos besoins. Vous serez certainement surpris de la facilité et de la rapidité avec lesquelles vous pourrez mettre en place des solutions de haut niveau. Il vous sera également particulièrement aisé d'étendrecollaborative Portal Server en fonction de l'évolutionde vos besoins puisqu'ils'agitd'unlogiciel modulaire permettant d'intégrer de nombreux composants métiers. Ce livre blanc est destiné à vous présenter les différentes fonctionnalités de Collaborative Portal Server pour vous permettre d'entirer le meilleur parti en déployant des applications collaboratives évolutives à grande échelle.

5 Nuxeo - Collaborative Portal Server 5 COLLABORATIVE PORTAL SERVER? ORGANISATION GÉNÉRALE Portail web intégré Toute organisation utilisant Collaborative Portal Server dispose d'unportail prêt à l'emploi lors du déploiement de l'application.ce portail web intégré peut être utilisé tel quel pour des sites intranet ou extranet, représentant ainsi un point d'accès centralisé aux informations et aux services de Collaborative Portal Server. Il est également possible de personnaliser ce portail et de modifier totalement son apparence pour une mise à disposition sur internet. De plus, chaque utilisateur du portail dispose d'unepage d'acceuil personnelle qu'il peut personnaliser. Espaces de travail personnel Chaque utilisateur de Collaborative Portal Server dispose d'unespace personnel au sein duquel il peut créer, éditer, modifier et organiser ses propres documents. Cet espace lui est strictement réservé et les documents qui y sont stockés totalement privés. En revanche, chaque document peut être mis en commun au sein d'espacesde travail collaboratifs afin de favoriser le travail en équipe. Espaces de travail collaboratifs Collaborative Portal Server propose des espaces de travail pour créer, éditer et modifier des documents d'unemanière collaborative. Un espace de travail est géré par un ou plusieurs responsables, ces derniers coordonnent les différents contributeurs du portail fédérés de manière hiérarchique ou fonctionnelle. Ainsi, chaque membre d'unespace de travail a la possibilité de contribuer en fonction de ses compétences et de ses droits au travail commun. L'accèsaux espaces de travail est strictement réservé aux membres désignés des espaces en question. Le travail collaboratif et la notion d'espacede travail sont des concepts fondamentaux de Collaborative Portal Server. Ils permettent de mener à bien des stratégies de portail critiques pour le organisations. Espaces de publication (rubriques) Les espaces de publication se définissent comme les différentes rubriques du portail. Ils permettent aux utilisateurs de l'applicationde visualiser le contenu produit au sein des espaces de travail. Il s'agitdu principal outil de navigation de Collaborative Portal Server. Chaque espace de publication est géré par un responsable éditorial. Ce dernier décide du contenu qui sera publié au sein de son espace et des lecteurs qui y auront accès. Les espaces de publication de Collaborative Portal Server constituent un moyen efficace pour gérer d'une manière cohérente la publication des documents d'une organisation.

6 Nuxeo - Collaborative Portal Server 6 Groupes d'utilisateurs Les groupes au sein de Collaborative Portal Server représentent des ensembles d'utilisateurs fédérés de manière hiérarchique ou fonctionnelle. Rassembler des utilisateurs au sein d'ungroupe permet d'affecterdes autorisations, des rôles et des droits d'unemanière globale. Les groupes sont donc particulièrement utiles pour autoriser l'accèsau contenu d'unespace de navigation ou gérer un espace de travail. Chaque groupe est administré par un gestionnaire qui en coordonne les membres.

7 Nuxeo - Collaborative Portal Server 7 GESTION ET PUBLICATION DES DOCUMENTS Création de documents Collaborative Portal Server offre la possibilité de créer des documents au sein des différents espaces de travail à la disposition des utilisateurs. Chaque membre d'unespace de travail peut alors contribuer au site de différentes manières : Le contributeur télécharge un fichier bureautique présent sur son disque dur vers Collaborative Portal Server et utilise une interface web pour lui attribuer des métadonnées. Chaque fichier est alors indexé en temps réel et restitué au format HTML pour pré-visualisation sur le portail. Collaborative Portal Server supporte tous les formats bureautiques (MS Office, Open Office, RTF, PDF, HTML, XML, txt, etc.). Le contributeur crée un document selon un type prédéterminé par le biais d'interfaces web intuitives et conviviales. Il n'a ainsi besoin que de son navigateur web habituel pour collaborer au site d'une manière rapide et efficace. Le contributeur télécharge des fichiers externes et a la possibilité de leur attribuer des métadonnées pour optimiser leur indexation. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour la mise en ligne de fichiers «Rich Média». Éditeur de texte WYSIWYG Un éditeur HTML permet aux contributeurs créant du contenu par le web de mettre en forme ce contenu dans le respect de la charte graphique définie. Il leur est possible, par exemple, d'ajouter des liens au sein d'un paragraphe sans avoir à produire une seule ligne de code HTML ou encore de mettre en page des listes à puces, de modifier le style des paragraphes (gras, souligné, italique) et d'insérerdes images. Cet éditeur met à la disposition des contributeurs des fonctions avancées et permet d'importerfacilement des contenus mis en page à l'aide d'un logiciel de traitement de texte. Suivi des versions Collaborative Portal Server permet de travailler d'un manière collaborative sur les documents publiés sur le portail. Bien souvent, un même document est modifié par plusieurs membres d'ungroupe de travail de manière concomitante. Collaborative Portal Server sauvegarde et hiérarchise l'historiquedes actions effectuées sur chaque document et permet ainsi d'éviterque le travail réalisé ne soit perdu ou écrasé par une autre modification. Les différentes versions des documents sont archivées et consultables à tout moment. Cette fonctionnalité permet également aux contributeurs du portail de continuer à travailler sur un document sans que la version publiée n'ensoit affectée. Chaque membre d'unespace de travail accède par défaut à la dernière version du document, sauf s'il décide de travailler à partir d'une version antérieure.

8 Nuxeo - Collaborative Portal Server 8 Métadonnées Collaborative Portal Server supporte les métadonnées et est compatible avec le standard Dublin Core. Il permet de qualifier les documents, en accord avec la taxonomie définie par l'organisation, afin de faciliter leur indexation et la navigation au sein du portail. Chaîne de validation Collaborative Portal Server permet de contrôler le cycle de vie d'undocument de sa création à sa publication sur le portail par le biais d'unechaîne de validation. Ainsi, un document créé de manière collaborative au sein d'ungroupe de travail est directement soumis est soumis aux responsables des rubriques au sein desquelles le document doit être publié. Chaque responsable valide ou rejette le document pour publication dans sa rubrique (et non globalement), en y ajoutant des commentaires justifiant son choix. Tous les documents à valider apparaissent sur la page d'accueil personnalisée des responsables éditoriaux concernés. Conversations Collaborative Portal Server offre la possibilité aux membres des groupes de travail d'entamerdes conversations lors de l'élaborationd'undocument. Cette fonction permet de gagner un temps précieux durant l'élaboration d'undocument et favorise le travail collaboratif. En effet, elle offre de nouveaux points de contact entre les membres d'un groupe de travail. Les différents commentaires constituant les conversations sont consignés en bas de page de chaque document à la manière d'un forum. Liste de diffusion Nuxeo Collaborative Portal Server permet de gérer des listes de diffusion au travers d'interfacesweb intuitives et conviviales. Ces listes de diffusion représentent un excellent outil de communication interne et externe. En effet, elles permettent d'informerdes utilisateurs de l'actualitédu portail que ce soit au niveau des rubriques ou des espaces de travail. Gestion de l'accès à l'information basée sur des rôles Collaborative Portal Server utilise la notion de rôle pour gérer les permissions des utilisateurs authentifiés sur le portail. Un rôle au sein de Collaborative Portal Server représente un ensemble de permissions dans un espace défini, par exemple : Administrateur : il possède tous les droits au sein de Collaborative Portal Server Gestionnaire d'espace de travail : il gère les membres d'un espace de travail Contributeur : il participe à la création de contenu au sein d'unou plusieurs espaces de travail

9 Nuxeo - Collaborative Portal Server 9 Lecteur : il lit les documents de certains espaces de travail Responsable de rubrique : il crée des sous-rubriques, gère les documents qui paraissent au sein de sa rubrique et l'accès des visiteurs Chaque utilisateur dans les limites de son rôle (permissions qui lui sont attribuées) peut alors consulter les rubriques du portail. Il est particulièrement facile de réserver l'accèsde certaines rubriques à certains utilisateurs ou groupes d'utilisateursdu portail. Les rôles permettent de gérer les différents niveaux d'interactiondes utilisateurs avec l'application sur le portail et dans les espaces de travail. Ainsi, un utilisateur peut très bien être gestionnaire d'unespace de travail, contributeur dans un autre et responsable d'une rubrique de l'espace de navigation. Publication de documents Les documents sont publiées au sein des différentes rubriques de l'espacede navigation, auxquelles ces derniers ont été soumis, après approbation du responsable éditorial. Les documents publiés sont directement disponibles sur la partie front office de Collaborative Portal Server. De plus, il est possible de conserver des documents au sein des espaces de travail collaboratifs et de les publier à une date différée. Navigation virtuelle Les documents du portail sont consultables dans des rubriques, et un même document peut apparaître au sein de rubriques différentes. Cette opération est rendue possible en attribuant aux documents des catégories correspondant aux différents espaces de travail au sein desquels ils sont affectés.

10 Nuxeo - Collaborative Portal Server 10 INTÉGRATION AVEC L'EXISTANT Intégration LDAP Le service d'annuairebasé sur une base de données interne d'utilisateurspeut être interfacé avec un serveur LDAP existant. Les utilisateurs présents dans l'annuaireldap peuvent alors s'authentifierdans Collaborative Portal Server (en utilisant leur mot de passe habituel) et l'annuaire LDAP est consultable depuis Collaborative Portal Server. Collaborative Portal Server s'interfacefacilement avec votre système d'informationpour en exploiter les données existantes et les avantages. Il offre, en outre, la possibilité de créer de nouvelles entrées et de gérer les données existantes par le biais d'interfaces web. Un module de recherche intégré permet de naviguer simplement, efficacement et sans perdre de temps parmi la masse d'information contenue dans l'annuaire. Intranet / extranet Collaborative Portal Server intègre les informations déjà présentes au sein de vos applications intranet ou extranet. Il peut, en effet, s'interfaceravec toutes sources de données externes, qu'il s'agisse de bases de données documentaires ou relationnelles. Documents bureautiques Collaborative Portal Server permet d'intégrerles documents bureautiques existants, il dispense ainsi les utilisateurs de fastidieuses opérations de saisie. Cette fonction permet de mettre en place rapidement et simplement des applications denses réunissant des documents déjà mis en forme. Les documents ainsi intégrés sont automatiquement indexés et supportent des recherches plein texte ou en fonction de métadonnées.

11 Nuxeo - Collaborative Portal Server 11 RECHERCHE ET INDEXATION Moteur de recherche plein texte et en fonction des métadonnées Collaborative Portal Server propose un service de recherche particulièrement puissant prenant en compte tous les documents contenus au sein de l'application.ces documents sont indexés selon deux critères. Le moteur de recherche s'appuieaussi bien sur les métadonnées attribuées aux documents que sur le texte intégral lorsqu'ilanalyse les requêtes des utilisateurs. L'indexationd'undocument est effectuée automatiquement lors de sa mise en ligne et suite à chaque modification. Ainsi, il n'estplus nécessaire de lancer périodiquement des indexation complète du site pour que le moteur de recherche soit à jour : l'indexationdes documents est effectuée automatiquement lors de leur mise en ligne. De plus, lors d'unerecherche, un utilisateur ne reçoit en résultat que les documents qu'il peut consulter (qu'ils soient privés ou publics). Annuaire Collaborative Portal Server met à la disposition de ses utilisateurs un service d'annuaire permettant de localiser et les ressources propres aux organisations. Il est possible de d'effectuerdes recherches sur l'annuaireet de consulter les fiches des personnes qu'il contient en fonction de leurs attributs (service, fonction, adresse,etc.) et de leurs noms et prénoms. C'est ce service d'annuaire qui permet de gérer les utilisateurs de l'application et notamment leur authentification et la mise en place de groupes.

12 Nuxeo - Collaborative Portal Server 12 PERSONNALISATION DU PORTAIL Personnalisation de l'apparence L'apparencegénérale de Collaborative Portal Server repose sur des boîtes au sein desquelles est présenté le contenu. Chaque utilisateur identifié peut modifier l'apparence de ces boîtes ou leur position dans la page par le biais d'uneinterface web. Cette fonction est particulièrement utile pour créer un véritable espace de travail personnel et convivial au sein duquel tout membres de collaborative Portal Serber se sent à son aise. Chaque utilisateur a donc le choix entre plusieurs apparences de boîtes et différents modes d'affichagedu contenu à l'intérieurde ces boîtes. Il est également très facile de réduire ou de rendre invisibles des boîtes qui ne sont pas utiles sur le moment. Personnalisation du contenu Collaborative Portal Server propose un système de personnalisation du contenu présent sur la page d'accueilprivée de chacun de ses utilisateurs. La personnalisation du contenu se caractérise par l'affichagede l'informationcontenue sur le site en fonction de critères définis par l'utilisateurs.ainsi, un membre d'ungroupe de travail peut, par exemple, décider d'afficherles derniers documents publiés en provenance de ce groupe. Il est également possible pour un utilisateur d'afficher sur la page d'accueil des textes personnalisés, des mémos ou des flux d»informations en provenance de sources externes (flux RSS).

13 Nuxeo - Collaborative Portal Server 13 CAS D'UTILISATIONS DE COLLABORATIVE PORTAL SERVER PROCESSUS ÉLÉMENTAIRE D'ÉDITION DE DOCUMENTS L'utilisateur s'identifie Il se rend dans l'un des groupes de travail auquel il appartient Il crée un document Il publie un document

14 Nuxeo - Collaborative Portal Server 14 ÉDITION COLLABORATIVE DE DOCUMENT L'utilisateur s'identifie Il se rend dans l'un des groupes de travail auquel il appartient Il crée un document Les autres membres du groupe modifient le document Le document est soumis pour validation Le document est publié dans un espace de publication

15 Nuxeo - Collaborative Portal Server 15 CHAÎNE DE VALIDATION DOCUMENTAIRE L'utilisateur s'identifie Il se rend dans l'un des groupes de travail auquel il appartient Il crée un document Les autres membres du groupe modifient le document Le document est soumis pour validation Le responsable d'espace de publication accepte ou rejette le document À la suite d'un refus le document est retourné à l'espace de travail Après acceptation le document est publié au sein de la rubrique en question

16 Nuxeo - Collaborative Portal Server 16 GROUPWARE SUITE POUR NUXEO COLLABORATIVE PORTAL SERVER La suite de groupware pour Nuxeo Collaborative Portal Server est une solution évolutive et modulaire permettant d'optimiserle travail et la communication entre les membres d'une organisation. Cette solution met à votre disposition des services avancés d'annuaire,de messagerie électronique et d'agendapartagé en privilégiant une approche 100% web. Groupware Suite laisse entrevoir de nouvelles opportunités concernant le développement du travail collaboratif au sein des organisations et permet d'augmenterles opportunités d'interaction entre leurs membres. Complément idéal de vos solutions intranet, internet ou extranet, il offre à vos collaborateurs un point d'accèsunique à différents services de communication et de partage d'information. Groupware Suite est axé sur trois dominantes pour augmenter l'efficacitéde votre organisation : Faciliter la communication interne Simplifier l'organisation et la planification Localiser instantanément les ressources (personnes, organisation, matériel). Groupware Suite se caractérise par sa struture modulaire. En effet, chacun de ses composants «plug and play» peuvent être ajoutés à la plate-forme Nuxeo CPS d'une manière totalement indépendante et transparente. Groupware suite est composé de : Nuxeo Unified Mail Access Nuxeo Calendar Server Nuxeo Meta Directory Manager

17 Nuxeo - Collaborative Portal Server 17 NUXEO UNIFIED MAIL ACCESS Le courrier électronique est l'undes canaux de communication les plus utilisés par les organisations. Il s'agitd'unesource d'informationprimordiale à laquelle tout utilisateur doit pouvoir accéder quelque soit le moment et l'endroit où il se trouve. Nuxeo Unified Mail Acces permet de centraliser la localisation et l'échanged'informations à travers l'envoiet la réception de messages. Ce module est conçu pour les organisations désirant offrir à leurs collaborateurs, leurs partenaires ou leurs clients, un accès unifié aux services de messagerie électronique existants en mettant à profit leur infrastructure web. Nuxeo Unified Mail Access offre la possibilité à chaque utilisateur de gérer son courrier électronique à partir d'unsimple navigateur web. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps et de profiter de l'unde plus grands avantages du web : l'incontournable«anytime anywhere». Fonctionnalités clefs Envoi / réception de messages Envoi de pièces attachées Classement des messages Intégration des messages ou des pièces attachées au système de gestion de contenu (Nuxeo Collaborative Portal Server ) Recherche des messages Carnets d'adresses privés et publics support de POP et IMAP Interfaces multilingues

18 Nuxeo - Collaborative Portal Server 18 NUXEO CALENDAR SERVER L'unedes clefs de l'optimisationdu travail au sein des organisations repose sur la gestion du temps et l'affectationdes ressources. La mise en place d'unagenda partagé permet de simplifier les processus internes d'organisation d'événements et le travail collaboratif. Nuxeo Calendar Server est un module d'agendapartagé qui permet aux membres d'une organisation de gérer différents emplois du temps, de partager des informations et de planifier l'organisationd'événements.chaque utilisateur d'unsite intranet, internet ou extranet peut ainsi gérer son agenda depuis n'importe quel poste connecté. Nuxeo Calendar Server favorise les initiatives de travail collaboratif à travers la délégation de gestion d'emploidu temps et la mise en place d'agendascollectifs auprès de groupes d'utilisateurs identifiés (cellule, unité, groupe de travail, projets). Connecté à l'annuaireet au serveur de mail de l'organisation, Nuxeo Calendar Server devient l'outilidéal pour réunir des collaborateurs, réserver des salles et gérer les emplois du temps d'une manière collaborative et efficace. Fonctionnalités clefs Gestion de l'agenda par interface web Ajout d'événements public ou privés Agendas de groupes Connexion avec l'annuaire de l'organisation Organisation de réunions Délégation d'emploi du temps Interfaces multilingues

19 Nuxeo - Collaborative Portal Server 19 NUXEO META DIRECTORY MANAGER Les services d'annuaire constituent l'épine dorsale des systèmes d'information d'organisationssouvent globales et déconcentrées. Ils contiennent des données critiques qui doivent bénéficier de procédures de gestion et de mise à jour unifiées. Nuxeo Meta Directory Manager propose un service centralisé permettant de gérer des informations concernant les membres d'une organisation, leurs droits d'accès ainsi que les ressources réseaux détenues au sein de différents serveurs d'annuaire. Nuxeo Meta Directory Manager facilite les opérations de mise à jour d'annuairesdistants en offrant la possibilité aux administrateurs d'effectuerles opérations de gestion au travers d'interfacesweb. Il permet également aux utilisateurs d'applicationsintranet, extranet ou internet de bénéficier d'unevue unifiée des ressources disponibles au sein de leur organisation. Nuxeo Meta Directory Manager concrétise les attentes des organisations concernant la mise en place de guichet unique permettant d'accéderrapidement aux informations critiques. Fonctionnalités clefs Gestion des utilisateurs Mutualisation de différentes sources d'annuaire Prise en compte des personnes, des organisations et des ressources Recherche avancée mutlicritère Connection à des sources existantes (LDAP, SQL) Indépendance du système de stockage Gestion des droits de lecture et d écriture champs par champs Groupes d utilisateurs et gestionnaire de groupe

20 Nuxeo - Collaborative Portal Server 20 CONFIGURATION RECOMMANDÉE MATÉRIEL Processeur : 500 Mhz + (en fonction du nombre d'utilisateurs) RAM : 256 Mo au minimum Disque Dur : dépend du volume de données LOGICIELS SERVEUR Systèmes d'exploitation: Linux, Mac OSX, MS Windows 2000 / NT4 / XP, Solaris Zope Python EXTENSIONS CONSEILLÉES Serveur LDAP : LDAP v3 (OpenLDAP, iplanet Directory Server, etc.) Serveur Mail : ESMTP (Postfix, Sendmail, MS Exchange, etc.) POUR EN SAVOIR PLUS Site web : contact@nuxeo.com Tel : Livre blanc : Gestion de contenu web, l'exemple de Zope (disponible sur nuxeo.com) Livre blanc version 1.2