Comptabilités Articulation entre les comptabilités budgétaire, générale, analytique et auxiliaire

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1 Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) Comptabilités Articulation entre les comptabilités budgétaire, générale, analytique et auxiliaire Détails et explicitations dans les commentaires du document

2 Préambule Présentation de l ensemble des modules de formation proposés Domaines Modules de formation associés 2 Budget La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Transverse Dépenses Engagement juridique marché Demande de paiement sur EJ Retenues de garantie Comprendre le processus de la dépense Engagement juridique hors marché Demande de paiement hors EJ Gestion des avances et des acomptes Carte d achat et dématérialisation Le service fait Mise en paiement Gestion des pénalités Gérer les référentiels La démarche de contrôle Recettes Gestion des titres de recette Présentation du processus standard de la recette Recettes globalisées et fléchées Recettes Cas particuliers Recettes au comptant Comptabilités Articulation entre les comptabilités 30 Opérations pour compte de tiers Éléments de comptabilité Gestion de la trésorerie Cas particuliers Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

3 Sommaire 3 Introduction Les comptabilités du GBCP Articulation entre les comptabilités Introduction Les objets de gestion Les systèmes d information Le tableau de passage Quiz Quiz

4 Introduction 4

5 Introduction Les comptabilités du GBCP 5 Comptabilité générale Comptabilité budgétaire Chaque comptabilité répond à un besoin spécifique. En conséquence, les comptabilités sont autonomes : elles ont leurs propres objectifs et finalités, règles de fonctionnement, normes de référence. Par ailleurs, chaque comptabilité dégage son propre résultat. Comptabilité auxiliaire Comptabilité analytique L autonomie des comptabilités budgétaire et générale permet de disposer d informations financières et comptables complémentaires. Cette autonomie nécessite de veiller à leur bonne articulation.

6 Introduction Les comptabilités du GBCP 6 Comptabilité budgétaire Comptabilité générale Comptabilité budgétaire Comptabilité générale Objectifs et finalités Etre un outil de pilotage, d anticipation et d analyse pour mener à bien les projets et activités de l organisme Contribuer à la soutenabilité budgétaire. Retracer les mouvements affectant le patrimoine, la situation financière et le résultat. Règles de fonctionnement Référentiels Résultat Comptabilité des engagements : Autorisations d'engagement consommées lors de la validation de l'ej Comptabilité de caisse : Recette constatée lors de l encaissement Crédits consommés lors du paiement (CP) Enveloppes budgétaires Solde budgétaire Constatation des droits et obligations : Produit constaté à la prise en charge des titres de recette par le comptable Charge constatée lors de la naissance des droits Plan comptable des organismes Résultat patrimonial

7 Introduction Les comptabilités du GBCP 7 Comptabilité auxiliaire Comptabilité analytique Comptabilités auxiliaires Comptabilité analytique Objectifs et finalités Règles de fonctionnement Référentiel Résultat Disposer d un suivi détaillé et individuel qui alimente la comptabilité générale Améliorer le suivi des historiques clients et fournisseurs, des immobilisations et des stocks. Principe d auxiliarisation des comptes : Spécialiser une partie des comptes de comptabilité générale pour les alimenter à partir de comptes détaillés. Prérequis : des référentiels doivent être mis en place (fournisseur, client, etc.). NA NA Etre un outil d analyse et d aide à la décision. Faire apparaître les éléments de calcul du coût des services rendus ou du coût de revient des biens et produits fabriqués. Permettre le contrôle du rendement des services. Evaluer les stocks. Cette comptabilité est fondée sur la comptabilité générale. Elle est tenue par les ordonnateurs ou le cas échéant par les comptables. Elle est propre à l établissement. Ses objectifs et les modalités de son organisation sont fixés par l organe délibérant. Référentiels analytiques Résultat analytique

8 L articulation entre les comptabilités 8

9 L articulation entre les comptabilité 9 Plusieurs éléments garantissent la cohérence des comptabilités entre elles : les objets de gestion (demande de paiement, titres de recettes, etc.) qui peuvent avoir un impact sur plusieurs comptabilités à partir d'un même point d'entrée ; les systèmes d'information, qui permettent de garantir la traçabilité des opérations (à partir d'une saisie unique dans l'outil) et d'automatiser les liens entre les comptabilités (certaines comptabilités sont automatiquement alimentées à partir des informations saisies dans d'autres comptabilités) ; le tableau de passage du solde budgétaire au résultat patrimonial, qui permet de réconcilier les résultats des comptabilités budgétaires et générales.

10 L articulation entre les comptabilité Les objets de gestion Les objets de gestion sont spécialisés en fonction de la nature de l'opération qu'ils portent. Certaines opérations vont avoir un impact sur toutes les comptabilités ; d'autres n ont d impacts que sur certaines comptabilités. En conséquence, certains objets de gestion ont un impact systématiquement sur les différentes comptabilités (titre de recette...). D'autres n ont d impacts que sur une, deux ou trois comptabilités (demande de versement, demande de comptabilisation...). 10 Illustration: Untitrederecetteaun impact sur les différentes comptabilités Titre de recette Prise en charge du titre de recette et encaissement Demande de comptabilisation Enregistrement d'une dotation aux amortissements Demande de versement Versement à un tiers dans le cadre d'un dispositif d'intervention Une demande de comptabilisation a un impact sur les comptabilités générale, auxiliaires et analytique. Comptabilité générale (produits) Comptabilités auxiliaires (clients) Comptabilité générale (charge) Comptabilités auxiliaires (immobilisations) Comptabilité générale (compte de tiers) Comptabilités auxiliaires (fournisseurs) Une demande de versement a un impact sur la comptabilité générale et auxiliaire. Comptabilité analytique Comptabilité budgétaire Comptabilité analytique

11 L articulation entre les comptabilité Les systèmes d information Les systèmes d'information permettent d'automatiser les liens entre les comptabilités. Une saisie unique des informations dans l'outil (à partir du même objet de gestion) met ainsi à jour simultanément toutes les comptabilités. Cette saisie unique permet de limiter les écarts entre comptabilités dues à des erreurs (saisies multiples) et fluidifie les processus. 11 Illustration : Une DP hors EJ d'un fournisseur pour 10 k va avoir des impacts sur toutes les comptabilités Demande de paiement fournisseur A pour 10 k le Consommation de CP en comptabilité budgétaire AE CP 10 k Liste de comptes (individuels) en comptabilité auxiliaire fournisseur Fournisseur A : 10 k Fournisseur B :... Fournisseur C :... Fournisseur D :... Compte fournisseur (collectif) de comptabilité générale 10 k Analyse de coût dans la comptabilité analytique 10 k Total :...10 k

12 L articulation entre les comptabilité Les systèmes d information 12 Les outils portent également toutes informations nécessaires afin d'assurer la traçabilité des opérations et des acteurs. En partant d'un même objet de gestion, le système d'information doit permettre de retracer les différents impacts dans les comptabilités. Inversement, en partant des différents impacts en comptabilités, le système d'information doit permettre de remonter à l'objet de gestion. Illustration : des écritures ont été constatées en comptabilités auxiliaire fournisseur et générale le pour 10k. Le SI permet de remonter à la DP à l'origine de ces écritures. Comptabilité auxiliaire fournisseurs Écriture du : Solde du compte auxiliarisé «fournisseur X» pour 10 K Comptabilité générale Écriture du : Débit Fournisseur / crédit 5 - Trésorerie pour 10 k Demande de paiement n XXXX mise en paiement le pour 10 k pour paiement de l'étude Y

13 L articulation entre les comptabilité Le tableau de passage entre la comptabilité budgétaire et la comptabilité générale 13 Les comptabilités générale et budgétaire produisent leur propre résultat : - en comptabilité budgétaire, la différence entre les dépenses (CP) et les recettes de l'exercice constitue le solde budgétaire ; - en comptabilité générale, la différence entre les charges et les produits de l'exercice constitue le résultat patrimonial. Le périmètre et les règles des deux comptabilités étant différentes, le solde budgétaire n'est jamais égal au résultat patrimonial. Afin de contrôler la cohérence des comptabilités générale et budgétaire, il est donc nécessaire de réconcilier solde budgétaire et résultat patrimonial via un tableau de passage. Comptabilité budgétaire Consommation de CP Recettes Solde budgétaire Comptabilité générale Charges Produits Résultat patrimonial Tableau de passage SOLDE BUDGETAIRE K Opérations sans impact budgétaire k Opérations sans impact comptable k Différence de fait générateur k RESULTAT COMPTABLE.... K

14 L articulation entre les comptabilité Opérations sans impacts sur le solde budgétaire 14 L'écart entre comptabilité générale et comptabilité budgétaire peut découler d'une différence de périmètre. Certaines opérations ont effectivement un impact sur le résultat patrimonial mais sont neutres sur le solde budgétaire : amortissements, dépréciations, provisions, reprises sur amortissements, etc.. Ces opérations purement comptables doivent donc être retraitées lors des travaux de réconciliation du solde budgétaire et du résultat patrimonial. Illustration : un organisme comptabilise des amortissements sur un immeublepour100k enn(charge).alafindel'exercicen,cette opération aura seulement un impact en comptabilité générale. Comptabilité budgétaire Comptabilité générale 0 0 amortissements 100 k 0... k Tableau de passage SOLDE BUDGETAIRE K Opérations sans impact budgétaire k Opérations sans impact comptable Différence de fait générateur RESULTAT COMPTABLE.... K... k

15 L articulation entre les comptabilité Opérations sans impacts sur le résultat patrimonial 15 D autres opérations ont un impact sur le solde budgétaire mais sont neutres sur le résultat patrimonial : il s'agit par exemple des avances et acomptes reçus. Ces opérations purement budgétaires doivent donc être neutralisées lors des travaux de réconciliation du solde budgétaire et du résultat patrimonial. Illustration : le même organisme reçoit en juin N une avance de 75 k pour une prestation qu'il réalise pour un client. L'encaissement de l'avance a un caractère budgétaire en comptabilité budgétaire mais il n'impacte pas le compte de résultat en comptabilité générale (l'avance est une simple opération de trésorerie). A la fin de l'exercice N, cette opération aura seulement un impact en comptabilité budgétaire. Comptabilité budgétaire Comptabilité générale 0 0 amortissements 100 k k avance reçue k Tableau de passage SOLDE BUDGETAIRE K Opérations sans impact budgétaire k Opérations sans impact comptable k Différence de fait générateur RESULTAT COMPTABLE.... K... k

16 L articulation entre les comptabilité Différence de faits générateurs L'écart entre comptabilité générale et comptabilité budgétaire peut découler d'une différence de fait générateur. La comptabilité budgétaire fonctionne en effet selon une logique de caisse pour les recettes et les CP. La comptabilité générale fonctionne selon une logique de droits constatés. Un décalage d'exercice peut ainsi avoir lieu entre l enregistrement en droits constatés en comptabilité générale et l'enregistrement en caisse en comptabilité budgétaire. Ce décalage doit être neutralisé lors de la réconciliation entre solde budgétaire et résultat patrimonial. Illustration:lemêmeorganismeeffectueunecommandepour150k ennovembren. Le service fait est certifié en décembre N(enregistrement d'une charge en comptabilité générale). Fin décembre N, la facture du fournisseur n'est pas arrivée(le décaissement n'adoncpaseulieu).alafindel'exercicen,cetteopérationauraseulementunimpact en comptabilité générale. 16 Comptabilité budgétaire Comptabilité générale 0 0 amortissements 100 k k avance reçue DP non décaissées 150 k k Tableau de passage k SOLDE BUDGETAIRE K Opérations sans impact budgétaire k Opérations sans impact comptable k Différence de fait générateur k RESULTAT COMPTABLE K

17 Quiz 17

18 Quiz 18 Question 1 Quelles sont les différentes comptabilités qui peuvent être tenues dans un établissement? Réponse : La comptabilité générale, la comptabilité budgétaire, la comptabilité analytique, les comptabilités auxiliaires (fournisseurs, clients, immobilisations, stocks, etc. ).

19 Quiz 19 Question 2 Quelles sont les définitions du solde budgétaire et du résultat patrimonial? Quelle analyse peut-on en faire? Réponse : Le solde budgétaire est la différence entre les dépenses et les recettes alors que le résultat patrimonial est la différence entre les charges et les produits. Le tableau de passage permet de réconcilier le solde budgétaire et le résultat patrimonial

20 Quiz 20 Question 3 Comment la cohérence entre les comptabilités est-elle assurée? Citez trois éléments. Réponse : Les éléments qui permettent l articulation entre les comptabilités sont : L usage d un même objet de gestion (DP, titre ) qui peut avoir un impact sur les différentes comptabilités. Un tableau de passage qui permet de mesurer d assurer le lien entre le solde budgétaire et le résultat patrimonial. L usage d un outil unique qui permet la gestion de toutes les comptabilités assure un lien entre elles.