Absences : M. François Cardinal C.s. Pierre-Neveu. de l île de Montréal Mme Valérie Dénommée, trésorière C.s. de Laval

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1 Procès verbal de la réunion de la Table en gestion de documents et de l information Laval, Laurentides, Lanaudière, Montréal, Outaouais, tenue le 20 janvier 2015 à 9 heures, à la Commission scolaire Lester B. Pearson. Présences : Mme Julie Duchesne, secrétaire C.s. Lester-B.-Pearson Mme Viviane Laurendeau C.s. Marguerite-Bourgeoys Mme Nathalie Prazeres, présidente C.s. des Affluents Mme Diane Robert C.s. Sir-Wilfrid-Laurier Mme Manon Sarrazin C.s. de la Rivière-du-Nord Mme Marie-Josée Tessier C.s. de la Seigneurie-des-Mille-Îles Mme JoAnna Wrench C.s. English-Montréal Présences par vidéoconférence : Mme Pierrette Billot C.s. des Hauts-Bois-de-l Outaouais Absences : M. François Cardinal C.s. Pierre-Neveu Mme France Cloutier Comité de gestion de la taxe scolaire de l île de Montréal Mme Valérie Dénommée, trésorière C.s. de Laval Mme Line Fafard C.s. des Samares M. Michel Goyer C.s. des Laurentides Mme Deborah Kane C.s. Lester-B.-Pearson Mme Alena Krytskaya C.s. Western Québec Mme Francine Lalonde C.s. au Cœur-des-Vallées Mme Ya Mei Lin Collège Lionel-Groulx Mme Lina Marcoux C.s. des Draveurs Mme Ruth Mercier C.s. de la Seigneurie-des-Mille-Îles Mme Diane Roy C.s. des Portages-de-l Outaouais 1. LECTURE ET ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Sur la proposition de Viviane Laurendeau, l ordre du jour suivant est adopté à l unanimité : 1. Lecture et adoption de l ordre du jour 2. Procès-verbal 2.1. Adoption du procès-verbal de la réunion du 28 octobre Suivi du procès-verbal de la réunion du 28 octobre Art. 6.3 Liste des membres Art. 7 Objectifs

2 3. Communication, correspondance, information 3.1. Comité en gestion de documents du Centre et de l'est du Québec Compte rendu de la réunion du 2 mai Comité de gestion documentaire de la Montérégie et de l Estrie 3.3. Retour sur les appels à tous lancés par les membres de la Table LLLMO Lecteur de microfilm 3.4. Congrès de l AAQ 4. Gestion des documents 4.1. Spécimen de signature (délai de conservation et cote de classification) 4.2. Délai de conservation Notes personnelles du protecteur de l élève 4.3. Indexation des procès-verbaux de la commission scolaire 4.4. Délai de conservation Bulletin du primaire francophone 4.5. Fiche de santé au secteur des adultes 5. Comités 5.1. Comité de révision de la brochure Traduction de la brochure 5.2. Site Internet Inscription au forum 5.3. Comité de communication et perfectionnement 6. Échanges sur les processus de gestion des documents technologiques 6.1. Clé de voûte 7. Protection des renseignements personnels et accès à l information 7.1. Cas vécus Demandes d accès sur les dossiers d aide particulière 8. Divers 9. Levée de la réunion 2. PROCÈS-VERBAL 2.1. Adoption du procès-verbal de la réunion du 28 octobre 2014 Sur la proposition de Manon Sarrazin, le procès-verbal de la réunion du 28 octobre 2014 est adopté tel quel à l unanimité Suivi du procès-verbal de la réunion du 28 octobre Art. 6.3 Liste des membres La présidente devait relancer la Commission scolaire de la Pointe-de-l Île et la Commission scolaire de Montréal quant à la délégation d une personne à la Table. Comme elle n a pas pu le faire avant la réunion, ce suivi est reporté à la prochaine réunion Art. 7 Objectifs En ce qui concerne la mise à jour de l index des procès-verbaux, il y a trois années à indexer. Manon Sarrazin se porte volontaire pour créer un modèle d indexation à partir de l index existant, qu elle partagera avec les membres attitrés à cette tâche

3 Madame Sarrazin indexera la première année; Viviane Laurendeau, la deuxième et JoAnna Wrench s occupera de la troisième. Par la suite, les membres s engagent à maintenir l indexation à jour à chaque fin d année. 3. COMMUNICATION, CORRESPONDANCE, INFORMATION 3.1. Comité en gestion de documents du Centre et de l'est du Québec Compte rendu de la réunion du 2 mai 2014 Les membres discutent des pièces obligatoires dans un dossier scolaire (art. 13a, p. 4). Manon Sarrazin a trouvé le document du MELS dont il est question dans cet article («Guide de gestion du dossier de l élève au préscolaire, au primaire et au secondaire») et le mettra à la disposition des membres via le forum de la Table. Pour sa part, Viviane Laurendeau explique aux membres comment sont organisés les dossiers scolaires à la Commission scolaire Marguerite- Bourgeoys. Chaque dossier est divisé en 3 volets (identité, fréquentation, scolarisation) et les documents se rapportant à chacun de ces volets sont séparés par des onglets. De plus, chaque dossier inclut une liste des pièces qui doivent s y retrouver. Madame Laurendeau enverra sa procédure à la secrétaire qui la rendra disponible sur le forum Comité de gestion documentaire de la Montérégie et de l Estrie La secrétaire n a reçu aucun document du Comité depuis la dernière réunion Retour sur les appels à tous lancés par les membres de la Table LLLMO Lecteur de microfilm JoAnna Wrench doit faire l acquisition d un nouveau lecteur-reproducteur de microfilm. Elle désire connaître les produits utilisés par les membres ainsi que leurs recommandations. Viviane Laurendeau, qui est la dernière à avoir acheté un tel appareil, lui fera parvenir la marque et les caractéristiques de son modèle Congrès de l AAQ Viviane Laurendeau, qui était absente lors de la dernière réunion, offre aux membres un compte rendu des conférences auxquelles elle a assisté. Les conférences sur le «Développement des nouvelles compétences» (autant disciplinaires que transversales) et la «GID à l UQAM» (où on a découvert que changement et rapidité ne vont pas de pair) ont particulièrement retenu son attention. De plus, elle s est intéressée à ce qui se faisait dans le milieu médical, en ce qui concerne le dossier électronique du patient. Enfin, tout comme ses collègues lors de la dernière réunion, elle a été très interpellée par la conférence de la juge Dupuis concernant la preuve issue d un transfert de support. Madame Laurendeau propose de partager son compte rendu écrit avec les membres de la Table. Elle l enverra à la webmestre, qui le versera dans le forum

4 4. GESTION DES DOCUMENTS 4.1. Spécimen de signature (délai de conservation et cote de classification) Manon Sarrazin veut connaître la façon de procéder des autres membres pour la conservation de ce document. Il s agit d une liste de vérification des signataires autorisés (signatures numériques des directions, directions adjointes et cadres) utilisée par les agents aux comptes payables et par le vérificateur. Les membres lui suggèrent de conserver ce document 7 ans puisqu il est utilisé à des fins financières (ex. : bons de commande) et renouvelé annuellement Délai de conservation Notes personnelles du protecteur de l élève Julie Duchesne se questionne quant à la conservation des notes personnelles du protecteur de l élève dont le mandat a pris fin. Puisque cette personne est contractuelle et non employée de la commission scolaire, on lui recommande de déchiqueter ces documents, ou de les retourner à cette personne Indexation des procès-verbaux de la commission scolaire JoAnna Wrench désire connaître comment les autres membres s y prennent pour l indexation des résolutions du Conseil des commissaires. Les membres discutent de leurs différents moyens de recherche. En général, l indexation manuelle des procès-verbaux ne se fait plus puisque la recherche plein texte dans les documents numériques est plus efficace Délai de conservation Bulletin du primaire francophone Viviane Laurendeau veut savoir le délai de conservation appliqué à ces documents par les autres membres. Après un tour de table, on apprend que quelques-uns les conservent tous alors que d autres ne gardent que la dernière année complétée ainsi que la dernière année de fréquentation partielle. Madame Laurendeau annonce alors aux membres que son nouveau calendrier de conservation approuvé mentionne que ces documents seront détruits après 3 ans, pour des raisons d économie d espace et d argent Fiche de santé au secteur des adultes Viviane Laurendeau interroge les membres à propos de l obligation de détenir une fiche de santé des élèves au secteur des adultes. Aucun des membres présent ne sait si une telle fiche existe au secteur des adultes de sa commission scolaire. Un tel document a été créé à la Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys pour répondre à un besoin dans un centre en particulier. Par contre, au moment de l implanter dans les autres centres, il s avère que plusieurs élèves refusent de la remplir. Les membres ne croient pas qu il soit obligatoire pour un élève adulte de compléter une telle fiche, mais qu il y aurait peut-être lieu de prendre note des fiches manquantes afin de prouver qu il n y a pas eu négligence ou oubli

5 5. COMITÉS 5.1. Comité de révision de la brochure Traduction de la brochure La traduction de la brochure est maintenant complétée. La version anglaise est disponible gratuitement sur le site Web de la Table. On félicite les membres ayant collaboré à ce projet depuis les dix dernières années. Un membre s interroge sur la nécessité d obtenir un ISBN pour cette version. JoAnna Wrench répond que selon BAnQ, il n est pas obligatoire de détenir un ISBN puisque la brochure n est pas diffusée dans un but commercial. Elle rappelle que les brochures de 1994 et de 2004 étaient vendues au public, ce qui nécessitait d avoir un ISBN Site Internet Pour faire suite à l interrogation de la présidente lors de la dernière réunion, Julie Duchesne informe les membres que le site Web de la Table est maintenant référencé dans les moteurs de recherche Inscription au forum La présidente rappelle que la zone protégée ne sera plus utilisée et que tous doivent passer par le forum. Certains membres mentionnent qu ils éprouvent des difficultés à accéder aux documents partagés dans le forum. Julie Duchesne précise certaines informations et fait une démonstration à son poste de travail. Pour des raisons de sécurité, le lien vers le forum sera retiré du site Web et l adresse sera envoyée aux membres de la Table Comité de communication et perfectionnement Le comité ne s est pas réuni depuis la dernière réunion. Une rencontre doit avoir lieu vers la fin janvier. 6. ÉCHANGES SUR LES PROCESSUS DE GESTION DES DOCUMENTS TECHNOLOGIQUES 6.1. Clé de voûte JoAnna Wrench s inquiète de l avenir de Clé de voûte et désire savoir si les commissions scolaires qui l ont acquis cherchent un autre système ou une autre option pour le remplacer. Viviane Laurendeau persiste dans son utilisation de Clé de voûte et son équipe aux Services informatiques est persuadée qu un lien se fera éventuellement entre Clé de voûte et Mozaïk. Cette information rassure les membres qui ont Clé de voûte

6 7. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET ACCÈS À L INFORMATION 7.1. Cas vécus Demandes d accès sur les dossiers d aide particulière Diane Robert désire connaître le processus d accès à ces dossiers selon la provenance de la demande. De plus, elle se demande comment répondre adéquatement quand le dossier est à la fois en format papier et en format numérique. On fait un tour de table où chacun mentionne sa façon de faire. 8. DIVERS Il n y a aucun point à ajouter. 9. LEVÉE DE LA RÉUNION Sur la proposition de Pierrette Billot, la réunion est levée. Présidente Secrétaire - 6 -