Activité professionnelle N 3

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1 BTS SIO Services Informatiques aux Organisations Option SISR Session 2013 BELDJELLALIA Farid Activité professionnelle N 3 NATURE DE L'ACTIVITE CONTEXTE OBJECTIFS LIEU DE RÉALISATION Configuration de la fonction «envoi scan» sur une imprimante HP8500 Dans le cadre de la communication de document entre les magasins ZARA et le Siège nous mettons en place la configuration de l option d envoi de document par mail avec l option scanner. Eviter l envoi de document par fax Siège ZARA France SOLUTIONS ENVISAGEABLES Configurer l option envoi de scan localement. Configurer l option envoi de scan à distance. CONDITIONS INITIALES CONDITIONS FINALES OUTILS UTILISÉS DESCRIPTION DE LA SOLUTION RETENUE La solution retenue est la configuration à distance étant donné que les imprimantes se situent dans les magasins ZARA et qu il y en a dans toute la France. Après configuration à la tentative d envoi d un document scanné, on peut constater qu il est possible de l envoyer sur 4 adresses appartenant au carnet d adresse de l imprimante. Fichier Excel listant les adresses IP des imprimantes Un navigateur internet CONDITIONS DE REALISATION MATÉRIELS Un ordinateur en réseau LOGICIELS Windows 7 Internet Explorer DURÉE 5 à 10 minutes par imprimante CONTRAINTES Il faut que l imprimante soit allumée et branchée au réseau d entreprise pour qu elle soit accessible à partir d un poste du siège social. COMPETENCES MISES EN OEUVRE POUR CETTE ACTIVITE PROFESSIONNELLE Code de la compétence Intitulé de la compétence (Fiche A3) 1

2 DEROULEMENT DE L'ACTIVITE Sommaire I. Configuration de la fonction «envoi scan» sur une imprimante HP Introduction Connexion a une imprimante HP 8500 en réseau Accès au paramétrage de numérisation et d envoi par mail Paramétrage du profil de messagerie Renseigner le carnet d adresses électroniques Renseignement de l objet du courrier, du corps du texte et configuration de la résolution du scanner pour l envoi... 9 I. Configuration de la fonction «envoi scan» sur une imprimante HP Introduction Ce tutoriel décrit la procédure de configuration de l option «envoi de document scanner par mail» d un magasin de l enseigne ZARA à destination du service recrutement du siège de l entreprise afin de pouvoir communiquer des informations ou pour soumettre pour les magasins hors Ile de France des copies de pièces d identité (carte d identité, carte vitale ). Le but est de ne plus utiliser le fax des imprimantes HP 8500 pour des raisons pratiques. Cela permet d avoir tous les documents envoyés archivés directement dans une boite mail et non sous format papier. La configuration d un carnet d adresse et des informations SMTP est nécessaire. 2. Connexion a une imprimante HP 8500 en réseau. Pour se faire il est nécessaire : D avoir un poste connecté sur le réseau d entreprise ; D avoir un navigateur web ; De connaître l adresse IP de l imprimante à configurer sous cette forme « xx.x» ; Que l imprimante située dans le magasin soit allumée et connectée en Ethernet au réseau. Une fois le navigateur lancé sur le poste, il est nécessaire d entrer l adresse IP de l imprimante HP8500 dans la barre de navigation. Nous arrivons alors sur l interface web de configuration de celle-ci. 2

3 Depuis cette page, il est possible d accéder à 3 rubriques : L état de l imprimante avec son niveau d encre La configuration de l imprimante selon différents paramètres 3

4 La gestion de l imprimante (dont la gestion du carnet d adresse, des suivis d utilisations ) 3. Accès au paramétrage de numérisation et d envoi par mail Depuis cette page, cliquer sur le lien «Paramètres de numérisation du courrier électronique» se trouvant dans la rubrique «Configuration». 4

5 Nous arrivons alors sur la page principale de paramétrage de numérisation. A présent, il va falloir ajouter un profil pour gérer les envois de document par . Pour cela, cliquer sur lien «Configuration du profil de compte» se trouvant dans le menu vertical de droite. 5

6 Depuis la page de profils de courrier électronique sortant, cliquer sur le bouton «Ajouter un profil de courrier électronique» : Sur cette image, on peut voir qu il y a déjà un profil de renseigné : 4. Paramétrage du profil de messagerie Afin de paramétrer un profil de messagerie, il faut renseigner les champs nécessaires à l envoi de courrier électronique. Voici le formulaire : 6

7 Le premier champ à renseigner est l adresse électronique utilisé par l imprimante pour l envoi des documents scanné, sous cette forme L adresse électronique est la même pour toutes les imprimantes des magasins ZARA en France. Il faut maintenant renseigner le «Nom d affichage». Celui-ci sera vu par le destinataire lors de la réception du mail. La norme chez ZARA veut que l on renseigne le nom d affichage sous le format : code magasin(en chiffre)- section magasin (rayon homme, femme ou enfant). Exemple : 463-Femme Nous allons renseigner le champ «Serveur SMTP» Le réseau de ZARA possède un serveur SMTP (Simple Mail Transfert Protocol) qui lui est propre. SMTP est un protocole permettant l envoi de courrier électronique. L adresse du serveur SMTP peut être renseignée soit sous la forme d une adresse IP soit sous la forme de son nom de domaine (DNS) qui lui a été associé sur le serveur DNS. Exemple : zara.magasin.fr Dans le champ «Port SMTP», saisir le 25. 7

8 Le port «25» est le port publique standard défini par l IANA (Internet Assigned Numbers Authority). L IANA se charge de l attribution de lot d adresses IP aux fournisseurs d accès internet (FAI) et aussi de la standardisation des ports publics pour les protocoles. Maintenant il va falloir renseigner les champs «ID d utilisateur SMTP» (nom d utilisateur) et «Mot de passe SMTP». Ces données permettent de s authentifier auprès du serveur SMTP afin d avoir l autorisation d en profiter et donc d envoyer des s. A ce stade, une fois le tout validé et enregistré, l imprimante est maintenant capable de communiquer par des documents scannés. 5. Renseigner le carnet d adresses électroniques Nous allons renseigner les différentes adresses mail de contact dans le carnet d adresses pour qu elles soient sélectionnables lors de l envoi. Cet annuaire permet de faciliter l envoi car il y a juste à sélectionner un des contacts enregistré pour l envoi. Après avoir enregistré les paramètres du profil, il faut cliquer sur lien «Carnet d adresses électroniques» se trouvant dans le menu vertical de droite. On accède ainsi au carnet d adresses électroniques, il est possible de visualiser les adresses déjà existantes et d en ajouter. On peut dans l image ci-dessous, qu il y a déjà deux contacts dans le carnet d adresses électroniques. 8

9 Pour ajouter un nouveau contact, deux champs sont à renseigner : Dans le cas où l on souhaite ajouter dans les contacts le Centre de recrutement du siège social, il faut renseigner l adresse de messagerie du centre de recrutement situé au siège social et le nom du contact lié à celui-ci (dans notre exemple : «Embauches Documents»). Chaque adresse électronique de magasin est décomposée comme ceci : - «0» toujours par défaut - puis le numéro de magasin qui dans l exemple est «3263» puis «0101» pour section Femme ou «0201» pour section Homme et «0301» pour Enfant. Ce qui donne par exemple Le nom de contact est sous la forme : - «TGT», correspondant au nom de la caisse principale du magasin - Suivi du code magasin sous forme de chiffre - La section en espagnol. Exemple SRA pour Señorita donc Femme. Ce qui donne par exemple «TGT-0000-SRA». A chaque fois que l on renseigne un contact il faut cliquer sur le bouton «Ajouter» pour l ajouter a la liste. 6. Renseignement de l objet du courrier, du corps du texte et configuration de la résolution du scanner pour l envoi Cette étape consiste à prédéfinir un objet et un corps de texte qui accompagnera le document envoyé depuis un magasin dans l de façon systématique une fois tous les contacts ajoutés. 9

10 Pour accéder à cette étape, cliquer sur le lien «Options de courrier électronique» depuis le menu vertical de gauche. Voici une vue d ensemble de la page : On indique le code magasin et la section dans objet du courrier sous cette forme 999 SRA. 10

11 Dans le corps de texte, on indique : si «envoyé par le magasin [code magasin] [section]». On coche l option «Afficher le corps du texte» Pour finir dans «Paramètres de qualité» en bas de page nous choisissons 75PP qui va diminuer la qualité du scan mais allégé le poids du document envoyé sous forme de fichier PDF ce qui est suffisant pour un document. Cliquer sur le bouton «Appliquer» afin de prendre en compte ce paramétrage. 11

12 Le magasin est maintenant en mesure d envoyer des copies de documents directement par courrier électronique avec un objet et un corps de texte à un des contacts enregistrés à la place d un fax en configurant tout cela à distance. CONCLUSION Le faite de pouvoir configurer les imprimantes à distance fait gagner en temps et en ressource humaine. Envoyer les documents scannés par courrier électronique et non par fax est une économie au niveau de l encre et du papier et également en frais de télécommunication. L archivage et le stockage s y voit plus pratique et simplifié du fait que les documents soient réceptionnés au format PDF. Une fois tous les paramètres prédéfinis, l utilisation de scanner d envoi n est plus une difficulté et peut être pris en main par un néophyte. EVOLUTION POSSIBLE 12

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