Vérification des accès. PeopleSoft Finance

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1 Vérification des accès PeopleSoft Finance SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft version 8.9 Avril 2014

2 Table des matières INTRODUCTION... 3 Type d actions autorisées... 3 Autorisation d accès aux MENUS de saisie et de consultation... 3 Menus disponibles sur le formulaire administratif et les rôles correspondants dans PeopleSoft finance Autorisation d accès à la consultation des livres comptables - SÉCURITÉ BUDGÉTAIRE... 5 Menus disponibles sur le formulaire administratif et les rôles correspondants dans PeopleSoftfinance... 5 La vérification des accès... 6 Liste des requêtes disponibles... 6 Utilisation de chacune des requêtes... 7 Vérification des MENUS uniquement, pour les utilisateurs d une unité... 7 UN_MENUS_UTILISATEURS... 7 Vérification des MENUS et de la SÉCURITÉ BUDGÉTAIRE pour les utilisateurs d une unité... 9 UN_SEC_BUDGETS_MENUS... 9 Vérification de la SÉCURITÉ BUDGÉTAIRE uniquement, pour les utilisateurs d une unité UN_SEC_CONS_BUDGETS Vérification de la SÉCURITÉ BUDGÉTAIRE, pour les utilisateurs d une unité ainsi que l information relative aux projets «actifs» et «inactifs» et le nom du responsable de projet UN_SEC_CONS_BUDGET_PROJ Vérification de la SÉCURITÉ BUDGÉTAIRE, par IDUL UN_SEC_PAR_IDUL... 15

3 INTRODUCTION Toute personne qui utilise le logiciel financier PeopleSoft et l outil de consultation Web Explo doit obtenir au préalable des droits d accès. Ceux-ci sont demandés par le gestionnaire de l unité administrative ou par une personne de l unité administrative autorisée à effectuer cette demande. L unité administrative doit donc veiller à la vérification et à la mise à jour régulière des accès pour les usagers de son secteur. C est à partir du formulaire administratif «Demande d accès au logiciel de gestion financière», que l on retrouve sur le site Web de l Université Laval, sous la section «Service/Sujets/rubrique F pour formulaires administratifs», que toute demande d ajout ou de retrait des menus de consultation et de saisie doit être faite. Ceci inclut la demande de consultation des données dans Explo également. Les autorisations pour accéder au logiciel financier PeopleSoft et/ou à l outil Explo, sont octroyées ou retirées dans l interface du logiciel financier PeopleSoft. Type d actions autorisées Deux types d actions autorisées dans le logiciel sont à distinguer. Il s agit de l autorisation d accès aux menus pour la saisie et la consultation des données dans le logiciel financier PeopleSoft et les autorisations pour accéder à la consultation des livres comptables, pour une unité, une faculté incluant ou non les livres budget de projet. On parlera ici de la sécurité budgétaire. NOTE : Contacter si vous êtes incapable d accéder au formulaire ou encore si vous avez oublié le mot de passe. Autorisation d accès aux MENUS de saisie et de consultation Les menus donnés aux usagers peuvent être donnés en mode consultation ou en mode saisie. L usager pourra consulter ou saisir des données, ou bien avoir la possibilité de faire ces deux types d action selon les accès demandés par l unité administrative. 3

4 Menus disponibles sur le formulaire administratif et les rôles correspondants dans PeopleSoft finance. LIBELLÉ MENUS FORMULAIRE ADMINISTRATIF LIBELLÉ MENUS PEOPLESOFT-FINANCIERS DESCRIPTION DES ACTIONS Ne s applique pas PEOPLESOFT USER, REQUERANT, PAPP_USER (Tous les usagers ont ces rôles) Permet d être un utilisateur de PeopleSoft-Financiers. Donne accès aux formulaires de dépenses également. Saisie et consultation de toutes les transactions UPG_UN_RESP Donne les accès à tous les rôles : consultation, saisie achat et demande de service, saisie écriture de journal, réception marchandise, saisie facturation, formulaire de dépenses. Consultation UPG_UN_CONS Permet la consultation des transactions effectuées dans PeopleSoft-Financiers. Saisie achat et demande de service UPG_UN_DA Permet la saisie et la mise à jour des demandes d achat et la saisie des demandes de service interne. Saisie facturation UPG_UN_FACT Permet la saisie et la mise à jour des factures internes et externes. Gestion des mandataires UPG_UN_FORM Permet de vérifier les mandataires d une unité administrative. FSAA (Fonds de soutien aux activités académiques) Saisie Grand livre (virements dépenses) Donne accès au menu «Mandataire» qui permet de demander l ajout ou le retrait dans une liste mandataire. UPG_UN_FSAA Donne accès au menu «Fonds de soutien aux activités académiques». UPG_UN_GL Permet la saisie et la mise à jour des écritures de journal. Réception marchandise UPG_UN_RECM Permet la saisie et la mise à jour des réceptions de marchandise. 4

5 Autorisation d accès à la consultation des livres comptables - SÉCURITÉ BUDGÉTAIRE La sécurité budgétaire, plus précisément l accès à la consultation des livres comptables, soit des livres budget de dépenses et de revenus avec ou sans projet et la consultation du grand livre réel doit également être autorisée. Un usager qui a la sécurité budgétaire d une unité administrative a accès à la consultation des livres comptables de cette unité incluant les projets rattachés à cette unité administrative. Un usager qui a la sécurité budgétaire d un projet en particulier a accès à la consultation des livres comptables de ce projet uniquement. Un responsable de projet, par exemple un chercheur, a automatiquement accès aux livres comptables de son projet. Il n est pas nécessaire de demander la sécurité budgétaire pour que cette personne puisse consulter son ou ses projets. ATTENTION : LA SÉCURITÉ BUDGÉTAIRE est indépendante des MENUS autorisés ou des rôles dans PeopleSoft finance. Menus disponibles sur le formulaire administratif et les rôles correspondants dans PeopleSoft-finance MENUS SUR LE FORMULAIRE ADMINISTRATIF Sécurité budgétaire par unité ou projet LIBELLÉS DANS PEOPLESOFT-FINANCE UNXXXXX PRXXXXXX DESCRIPTION DES ACTIONS Unité et projet sont ajoutés selon la demande 5

6 La vérification des accès La vérification des menus autorisés et la vérification des accès pour la consultation des livres comptables sont effectuées à l aide des requêtes développées spécifiquement pour cette opération, à partir du menu de gauche du logiciel financier PeopleSoft. Outils production rapports Interrogations - Visualiseur interrogations Liste des requêtes disponibles UN_MENUS_UTILISATEURS UN_SEC_BUDGETS_MENUS UN_SEC_CONS_BUDGET UN_SEC_CONS_BUDGET_PROJ UN_SEC_PAR_IDUL Permet d obtenir la liste de tous les usagers ayant un profil employé dans l unité administrative de rattachement ciblée, ainsi que la liste des actions autorisées. Cette requête ne peut être utilisée pour les unités administratives dont le libellé débute par A; par exemple le A Club ski R&O Permet d obtenir la liste des actions ou menus autorisés aux usagers de l unité ainsi qu à la consultation des livres budget pour l unité administrative ciblée et les projets rattachés à l unité, ou encore la consultation d un ou de projets précis. Permet d obtenir la liste des usagers qui ont accès à la consultation budgétaire pour l unité administrative ciblée et les projets rattachés à l unité, ou encore la consultation d un ou de projets précis. Permet d obtenir le même résultat que la requête précédente (UN_SEC_CONS_BUDGET) mais fournit aussi le statut du projet, soit actif ou inactif, ainsi que le nom du responsable du projet. Permet de consulter les accès qu un usager détient en consultation budgétaire uniquement. Chaque requête est un utilitaire du logiciel financier PeopleSoft et permet l extraction des données désirées. Les résultats pourront être consultés à l écran ou transférés sur un fichier Excel ou HTML. 6

7 Utilisation de chacune des requêtes Vérification des MENUS uniquement, pour les utilisateurs d une unité UN_MENUS_UTILISATEURS Cette requête permet d obtenir la liste de tous les usagers ayant un profil employé dans l unité administrative de rattachement ciblée, ainsi que la liste des actions autorisées. Cliquer le lien «Visualiseur interrogations» à partir du menu de gauche de PeopleSoft, «Outils production rapports/interrogations». Inscrire dans le champ «commence par», la 1 ère partie du nom de la requête que vous désirez utiliser. Par exemple le libellé «UN_MENUS», plus cliquer le bouton Selon le type de fichier désiré, cliquer soit sur HTML ou sur Excel vis-à-vis de l interrogation UN_MENUS_UTILISATEURS. Inscrire le numéro de l unité administrative à vérifier, puis cliquer le bouton Pour notre exemple utilisons le fichier HTML. Dans cet exemple, tous les départements de la faculté de médecine seront affichés Dans cet exemple, seulement l unité demandée, soit 03023, sera affichée ATTENTION : Si vous lancez la requête pour une faculté, la liste sera volumineuse 7

8 Un exemple avec la Faculté de médecine 030% L IDUL AIBAI : Cet usager a accès au menu de consultation, à la saisie des demandes d achat et de la réception de marchandise, pour l unité L IDUL ALAKO : Accès au menu de consultation et à la saisie des demandes d achat pour l unité Comme mentionné précédemment, les requêtes concernant une faculté entière apporte une liste volumineuse, pour notre exemple 786 lignes de données. Noter la possibilité d utiliser la Feuilles de calcul Excel ou le fichier texte CSV en cliquant sur un des liens. Voici un deuxième exemple, en ciblant l unité de rattachement Nous constatons que la liste comporte seulement 39 lignes, soient les données de l unité uniquement avec les rôles octroyés à chacun des employés. 8

9 Comment compléter le formulaire administratif «Demande d accès à PeopleSoft». Un exemple avec l IDUL ALAKO Pour retirer le menu «Saisie réception des marchandises» à cet utilisateur, aller à la section «TYPE D ACCÈS DEMANDÉ», cocher «MODIFIER ACCÈS», puis sous la section «MENUS TRANSACTION» cocher «RETIRER» vis-à-vis «Réception marchandise». Colonne «RÔLE» dans PeopleSoft Colonne «Description» référence au formulaire «Demande d accès» Pour retirer tous les menus, après avoir coché «MODIFIER ACCÈS» aller à la section «MENU GÉNÉRAL» et cocher «RETIRER» vis-à-vis «Saisie et consultation de toutes les transactions. ATTENTION : Lorsqu une personne quitte l Université, sous la section «TYPE D ACCÈS DEMANDÉ», cocher «CETTE PERSONNE A QUITTÉ L UNIVERSITÉ LAVAL, (retirer tous les accès). Le retrait des menus est effectif dès que le Service des finances procède à la modification dans PeopleSoft. Vérification des MENUS et de la SÉCURITÉ BUDGÉTAIRE pour les utilisateurs d une unité UN_SEC_BUDGETS_MENUS Le résultat de cette requête affiche la liste des usagers qui peuvent consulter les livres budget de l unité administrative ainsi que les projets et les menus autorisés. Noter qu il y aura autant de lignes qu il y a de rôles autorisés à un usager et ce pour chaque projet autorisé. Cliquer le lien «Visualiseur interrogations» à partir du menu de gauche de PeopleSoft, «Outils production rapports/interrogations». 9

10 Inscrire dans le champ «commence par», la 1 ère partie du nom de la requête que vous désirez utiliser. Par exemple, le libellé «UN_SEC_BUDGET, plus cliquer le bouton Selon le type de fichier désiré, cliquer soit sur HTML ou sur Excel vis-à-vis de l interrogation UN_SEC_BUDGETS_MENUS. Inscrire le numéro de l unité administrative à vérifier, puis cliquer le bouton Pour notre exemple utilisons le fichier HTML. Un exemple avec l unité L IDUL JOPER47 : Cet usager peut consulter le projet IC Le projet est répété autant de fois qu il y a de menus autorisés ou de rôles, même s il n y a aucun lien entre eux, sauf pour Consultation. L IDUL JUROU13 : Cet usager peut consulter les livres comptables de l unité 03023, incluant les projets de cette unité. L unité se répète autant de fois qu il y a de menus autorisés ou de rôles, même s il n y a aucun lien entre eux, sauf pour Consultation. 10

11 Comment compléter le formulaire administratif «Demande d accès à PeopleSoft». Un exemple avec l IDUL JOPER47 Pour retirer la sécurité budgétaire à cet utilisateur (consultation des livres comptables du projet IC090831) aller à la section «TYPE D ACCÈS DEMANDÉ», cocher «MODIFIER ACCÈS», puis sous la section «Sécurité budgétaire par projet» cocher «RETIRER» vis-à-vis et indiquer le numéro de projet. Sécurité budgétaire et Action autorisée (Rôles) Colonne «Description» référence au formulaire «Demande d accès» Suite à la demande de retrait cet usager aura par la suite accès seulement à la consultation et à la saisie des demandes d achat, factures, écritures de journal et de la réception de marchandise. ATTENTION : Il faut compter un délai de 24 heures pour toute demande d ajout ou de retrait quant à la consultation des livres comptables (sécurité budgétaire) Vérification de la SÉCURITÉ BUDGÉTAIRE uniquement, pour les utilisateurs d une unité UN_SEC_CONS_BUDGETS Cette requête permet de vérifier quel usager peut consulter les livres comptables avec et sans projet d une unité administrative. Cliquer le lien «Visualiseur interrogations» à partir du menu de gauche de PeopleSoft, «Outils production rapports/interrogations». 11

12 Inscrire dans le champ «commence par», la 1 ère partie du nom de la requête que vous désirez utiliser. Par exemple, le libellé «UN_SEC_CONS_, plus cliquer le bouton Selon le type de fichier désiré, cliquer soit sur HTML ou sur Excel vis-à-vis de l interrogation UN_SEC_CONS_BUDGETS Inscrire le numéro de l unité administrative à vérifier, puis cliquer le bouton Pour notre exemple utilisons le fichier HTML. Un exemple avec la Faculté de médecine - %030 Les colonnes «Unité principale - Accès unité Accès projet» Unité principale : unité de rattachement de l utilisateur Accès unité : sécurité budgétaire d une unité (inclus tous les projets de l unité) Accès projet : sécurité budgétaire pour un projet spécifique L IDUL BRPLO1 : accès à tous les livres comptables de l unité, unité de rattachement L IDUL CALAR60: accès à la consultation du projet AP, unité de rattachement L IDUL CACEL : accès à la consultation du projet BO, unité de rattachement Le projet BO appartient à l unité C est pour cette raison que l IDUL CACEL apparaît dans la requête pour le 030%. Comment compléter le formulaire administratif «Demande d accès à PeopleSoft» Pour chacun des utilisateurs, aller à la section «TYPE D ACCÈS DEMANDÉ», cocher «MODIFIER ACCÈS», puis sous la section «Sécurité budgétaire par unité» et «Sécurité budgétaire par projet» cocher «RETIRER» et indiquer le numéro d unité ou le numéro de projet. 12

13 ATTENTION : Pour retirer la sécurité budgétaire à trois utilisateurs, vous devez compléter trois formulaires différents, soit un formulaire par IDUL. Vérification de la SÉCURITÉ BUDGÉTAIRE, pour les utilisateurs d une unité ainsi que l information relative aux projets «actifs» et «inactifs» et le nom du responsable de projet. UN_SEC_CONS_BUDGET_PROJ Cette requête affiche le même résultat que la requête UN_SEC_CONS_BUDGET, mais fournit aussi l information sur le statut du projet, soit «A» pour actif et «I» pour inactif, ainsi que le nom du responsable du projet (nom du directeur ou du professeur-chercheur). Cliquer le lien «Visualiseur interrogations» à partir du menu de gauche de PeopleSoft, «Outils production rapports/interrogations». Inscrire dans le champ «commence par» la 1 ère partie du nom de la requête que vous désirez utiliser. Par exemple le libellé «UN_SEC_CONS_BUDGET», plus cliquer le bouton Selon le type de fichier désiré, cliquer soit sur HTML ou sur Excel vis-à-vis de l interrogation UN_SEC_CONS_BUDGET_PROJ Inscrire le numéro de l unité administrative à vérifier, puis cliquer le bouton Pour notre exemple utilisons le fichier HTML. 13

14 Un exemple avec l unité Les champs «Destination et Directeur et nom du directeur Le champ Destination : indique le numérique en référence à l endroit de livraison de marchandise d un pavillon. Les champs Directeur et Nom du directeur : IDUL et nom/prénom du responsable de projet. ATTENTION : Un projet inactif ne peut être supprimé dans PeopleSoft finance. On peut retirer l accès à un usager qui a le droit de consulter le projet. Mais on ne peut retirer les accès à un responsable de projet. Les IDULS AMLM0, ANLAC212 et CALAR84 : sécurité budgétaire de l unité incluant les projets. L IDUL CHMAR216 : sécurité budgétaire pour quatre projets différents, dont un au statut «Inactif» L IDUL DABOU73 : sécurité budgétaire pour un projet. Comment compléter le formulaire administratif «Demande d accès à PeopleSoft» Pour chacun des utilisateurs, aller à la section «TYPE D ACCÈS DEMANDÉ», cocher «MODIFIER ACCÈS», puis sous la section «Sécurité budgétaire par unité» et «Sécurité budgétaire par projet» cocher «RETIRER» et indiquer le numéro d unité ou le numéro de projet. Un formulaire par IDUL. 14

15 Vérification de la SÉCURITÉ BUDGÉTAIRE, par IDUL UN_SEC_PAR_IDUL Cette requête permet de consulter les accès qu un usager détient quant à la sécurité budgétaire uniquement. Vous devez saisir l IDUL de l usager pour lequel vous désirez vérifier les accès. Cliquer le lien «Visualiseur interrogations» à partir du menu de gauche de PeopleSoft, ««Outils production rapports/interrogations». Inscrire dans le champ «commence par», la 1 ère partie du nom de la requête que vous désirez utiliser. Par exemple, le libellé «UN_SEC_PAR», plus cliquer le bouton Selon le type de fichier désiré, cliquer soit sur HTML ou sur Excel vis-à-vis de l interrogation UN_SEC_PAR_IDUL. Inscrire le numéro de l unité administrative à vérifier, puis cliquer le bouton Pour notre exemple utilisons le fichier HTML. Un exemple avec l IDUL LOLAP L IDUL LOLAP : Sécurité budgétaire à deux unités incluant tous les projets de ces unités et sécurité budgétaire à deux projets différents. 15

16 Comment compléter le formulaire administratif «Demande d accès à PeopleSoft» Pour chacun des utilisateurs, aller à la section «TYPE D ACCÈS DEMANDÉ», cocher «MODIFIER ACCÈS», puis sous la section «Sécurité budgétaire par unité» et «Sécurité budgétaire par projet» cocher «RETIRER» et indiquer le numéro d unité ou le numéro de projet, ou les deux. NOTE : Pour obtenir de l information supplémentaire, n hésitez pas à contacter à la ligne de support

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