I. Introduction. Support logistique: 18/07/2008 SUPPORT LOGISTIQUE. Pauline de Werra. Maria Pineiro. Vanessa Kolly. Hôpitaux universitaires de Genève

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1 Genève 7 juillet 008 Plan de la présentation SUPPORT LOGISTIQUE I. Introduction Pauline de Werra Maria Pineiro Vanessa Kolly II. Objectifs III. Moyens IV. Critères et évaluations V. Résultats Hôpitaux universitaires de Genève VI. Perspectives d avenir VII.Conclusion Présentation du cadre g HUG: 69 unités de soins I. Introduction g Environ 0 lits par unité de soins g Pharmacies d étage gérées par le personnel soignant g Problème de gestion des stocks de g Grande diversité de dans les unités de soins 4 Définition Présentation d une pharmacie d étage Support logistique: Réguler le flux des dans l hôpital afin d optimiser une gestion de stock rationnelle Nexium Mups cpr 0 mg ( x 8) par la mise en place du système de mini-cartes 3489 Médicaments en cours Stock de réserve

2 II. Les objectifs II. Les objectifs g Optimiser le stock en fonction de la consommation actuelle g Encourager les retours de régulièrement g Faciliter les changements de g Diminuer le nombre de bons d urgence g Diminuer la réserve de g Potentialiser la surface en fonction du stock g Réorganiser les locaux g Mettre en place les mini-cartes g Réaliser des documents utiles et pratiques 8 III. Moyens utilisés III. Les moyens utilisés g Support informatique (DAISI ou B.O.) g Mini-cartes jaunes blanches rouges g Documentations adéquates g Propositions d aménagement (armoires) g Réunions avec IRUS et infirmières g Visites régulières dans l unité g Documents contenant des marches à suivre (Validés par les soins infirmiers) 0 Documents distribués dans les unités Commande de sur E-Proc 6. Suivi de commande (à partir de l étape 3) Cet écran permet de suivre le traitement de la commande passée. Cliquer sur Services puis sélectionner Suivi La fenêtre Suivi s affiche 8. Comment trouver un article dans une autre unité. Cliquer sur «Fonctionnalités annexes» (à gauche de l écran). Cliquer sur «Impression des articles commandés» 3. Entrer le numéro de l article recherché 4. Entrer la date à partir de laquelle vous voulez effectuer votre recherche. Cliquer sur l icône «Exécuter le travail» 6. Une liste sera alors imprimée sur votre imprimante, comportant : - les dates de commande - les noms des services, - les noms des demandeurs et - les numéros de téléphone des services qui ont commandé le produit que vous recherchez Commande de sur E-PROC. Où trouver Qualiac? Ouvrir intranet Pointer sur Applications HUG Cliquer sur Qualiac. S identifier Utilisateur : initiales de l unité de soins Mot de passe Le thème doit être e-procurement Enter ou cliquer «Connection» -- Cliquer sur pour afficher les détails Cliquer sur pour consulter pour imprimer. DPHA commande pharmacie centrale, article stocké DOFA commande pharmacie centrale, article non stocké 7. Gestion des retours Même procédure pour la commande. La seule différence : Les quantités doivent avoir des valeurs négatives (-) Par exemple : Contacts à la Pharmacie des HUG Commande et distribution tél 3960 / 396 Réclamations (37) 3 99 FAX (37)3990 Support logistique: bip Assistance Pharmaceutique: bip Site internet de la Pharmacie des HUG 0. Horaires à la Pharmacie des HUG Jours ouvrables : 8h-h et 3h-7h Jours fériés, les W-E Permanence téléphonique de 0h30 à h30 TEL 3960 / 396 En dehors des heures ouvertures : Pharmacien de piquet : Télépage: Pharmacie des HUG / mai 008 / PdeW

3 Objectif de l évaluation IV. Critères et évaluations du support logistique g Evaluer la qualité de la gestion des par les unités de soins g Faire ressortir les problèmes de chaque unité concernant leur gestion des g Proposer des améliorations en collaboration avec les soins infirmiers 4 Validation de la grille d évaluation Critères d évaluation g 0 visites d unités de soins conduites par deux personnes indépendantes afin d évaluer la reproductibilité de cette grille g 40 pharmacies d unités de soins choisies aux HUG Performance évaluée sur la base d un système de points (grille d évaluation) 0 critères sélectionnés 3 réponses possibles 0, ou points 6 Grille d évaluation 0 ) Rangement des du stock actif Ordre de rangement Volume raisonnable s s ) Rangement des du stock de réserve Ordre de rangement Volume raisonnable s s 3) Médicaments conservés dans leur emballage initial (nement) 4) Un seul emballage entamé par médicament Tous les Oui pour tous les La majorité des Oui pour la plupart des Peu de Non pour la plupart des V. Les résultats ) Conformité des frigos : Contrôle régulier de la température Absence de produits non-médicamenteux et de devant être stockés à température ambiante Taux de remplissage convenable des frigos 3 s s ou s s 6) Conformité du stock des stupéfiants : Stupéfiants conservés sous clé Contrôle régulier du stock s s 7) Système de mini-cartes s s 8) Quantité de stockés 80% 80-0% < 0% 9) Gestion des périmés critères remplis critère rempli Aucun critère rempli 0) Changements de Aucun changement incorrect ou changements incorrects Plus de changements incorrects 7 3

4 Présentation des résultats selon les critères d évaluation Classement des critères évalués Pourcentage des unités de soins [%] Stock actif Stock de réserve Conditionnement Emballage entamé Frigo Stupéfiants Mini-cartes Quantité stockée Médicaments périmés Changements 0 point point points Classement Critère Stupéfiants Stock actif 3 Frigo 4 Mini-cartes Emballage entamé 6 Médicaments périmés 7 Stock de réserve 8 Conditionnement 9 Quantité stockée Critères évalués 0 Changements de 9 0 Perspectives d avenir VI. Perspectives d avenir. Emettre des recommandations d amélioration sur la gestion des stocks. Mettre en place et appliquer une procédure de changement de 3. Préparer une documentation et des informations ciblées, notamment pour: Procédure de retour Horaires de commandes Commande de sur e-proc Daisi Perspectives d avenir 4. Assurer la participation des assistantes en pharmacie dans la gestion des unités de soins par un suivi régulier VII. Conclusion. Améliorer la connaissance de la pharmacie dans les unités en organisant des visites de la pharmacie 3 4

5 Conclusion L impact du support logistique dans les unités de soins: Des coûts (réel intérêt financier) Erreurs d où Risques (patients) Qualité du travail (personnel) Amélioration de l organisation Objectifs atteints Conclusion Et dans le futur. g Emission de procédures par la pharmacie g Application de ces procédures par les pharmacies d étage sous la responsabilité de la pharmacie 6 Merci de votre attention et bon été à tous 7

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