Lot 2 - Réalisation des imprimés à plat ACCORD-CADRE N 12/AC/22

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1 Annexe n 2 à l accord cadre CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Lot 2 - Réalisation des imprimés à plat ACCORD-CADRE N 12/AC/22 Relatif à l impression, au stockage et à la livraison de différents types d imprimés Le présent accord-cadre est soumis aux dispositions de l arrêté du 16 juin 2008 modifié par l arrêté du 21 octobre 2011 portant réglementation sur les marchés des organismes de Sécurité Sociale et conclu conformément à l article 76 du code des marchés publics issu du décret du 1er août 2006 modifié. La présente annexe comporte 12 pages numérotées.

2 LISTE DES MARCHES À PASSER EN er marché subséquent 4 références Référence S 3140B : «Etat de frais de transport pour motif médical» Référence S 3201N : «Attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières» Référence S 3502 : «Protocole de soins concertation médecin conseil / médecin traitant fiche complémentaire au protocole du» Référence S 3720C : «Demande d aide médicale de l Etat» 2 ème marché subséquent 16 références Référence S 3150 : «Traitement d orthopédie dento faciale demande d entente préalable chirurgien-dentiste» Référence S 3151 : «Traitement bucco dentaires demande d entente préalable chirurgiendentiste» Référence S 3152 : «Traitement bucco dentaires demande d entente préalable chirurgiendentiste» Référence S 3153B : «Traitement bucco dentaires honoraires chirurgien-dentiste» Référence S 3155 : «Traitement d orthopédie dento maxillofaciale demande d entente préalable médecin» Référence S 3156 : «Traitement bucco dentaires demande d entente préalable médecin» Référence S 3157 : «Traitement bucco dentaires demande d entente préalable médecin» Référence : S 3158B : «Traitement bucco dentaires honoraires médecin» Ces références se déclinent en modèle A4 et A3 3 ème marché subséquent 1 référence Référence S 3404 : «Etablissements de santé privé Bordereau de facturation» 4 ème marché subséquent 2 références Référence CNAMTS 715 (S 3601BV.UNI) : «Facture de transport volet unique» Référence S 3602AV.UNI : «Annexe à la facture de transport par ambulance volet unique» 5 ème marché subséquent 3 références Référence S 3712 A: «Couverture maladie universelle protection complémentaire choix par le demandeur de l organisme chargé de la protection complémentaire» Référence S 3713A : «Couverture maladie universelle protection complémentaire choix par un des membres du foyer, de l organisme chargé de la protection complémentaire» Référence S 3715A : «Couverture maladie universelle - Demande d aide pour une complémentaire santé» Marchés subséquents éventuels Dans le cadre de cet accord, l Ucanss pourra consulter les titulaires de l accord-cadre pour la réalisation de formulaires non initialement prévus mais dont la création est devenue nécessaire pour l Ucanss. 2

3 PARTIE 1 : CLAUSES TECHNIQUES Article 1 : OBJET DES MARCHES SUBSEQUENTS Les marchés subséquents relatifs au lot 2 de l accord-cadre ont pour objet l impression, le stockage et la livraison d imprimés à plat. Article 2 : GESTION DES ACHATS 2.1 Composition L Ucanss fournit pour l impression le(s) fichier(s) pdf. Le support fourni dépend de la date de mise en place du modèle. - Utilisation de fichiers informatisés Dans l hypothèse où le fichier pdf remis au titulaire du marché ne peut être utilisé en l état et nécessite d être recomposé, l Ucanss peut demander au titulaire du marché d apporter des modifications ou des corrections sur la forme (râteaux, peignes ) ou sur le contenu du fichier. - Garanties juridiques La Caisse Nationale d Assurance Maladie est propriétaire du fichier malgré les corrections ou modifications apportées par le titulaire du marché en accord avec l Ucanss. Le titulaire du marché restitue le fichier de composition avec les corrections ou modifications apportées en fin de contrat sur demande de l Ucanss. La réalisation du "bon à tirer" incombe au titulaire. L Ucanss valide et signe le bon à tirer produit par le titulaire. En cas de correction ou modification du formulaire en cours d exécution du marché, le fournisseur sera tenu de réaliser à ses frais un nouveau support de composition. 2.2 Modalités d exécution des ordres de fabrication Les délais de fabrication et de mise à disposition seront déterminés dans chaque marché subséquent Établissement du bon à tirer Au préalable de toute impression, le titulaire du marché s engage à fournir à l Ucanss, un BAT (bon à tirer) avant tirage, sous forme d épreuve couleur, type cromalin, ou imprimante couleur selon les techniques utilisées. L Ucanss validera le «bon à tirer» ou effectuera les corrections avant l impression. A la validation des bons à tirer, l impression (fabrication et mise à disposition) des imprimés doit être finalisés dans le délai contractuel indiqué par le titulaire lors de la remise des offres des marchés subséquents dans l annexe II «modalité d exécution des prestations», et ce, quel que soit le volume. Dans le cadre d une mise en production pour un formulaire dédié à un traitement par numérisation (Partie 3 du présent CCTP), le titulaire du marché s engage à fournir à l organisme lors de la passation 3

4 du bon de commande un échantillon pour vérification avant tirage des normes et descriptif techniques de l imprimé par Reconnaissance Automatique (RAD) ou Lecture Automatique (LAD) Établissement des ordres de fabrication Pendant l exécution du marché, l Ucanss transmet au titulaire du marché des ordres de fabrication qui déclenchent une demande d impression de l imprimé. Les ordres de fabrication peuvent être émis jusqu au dernier jour de validité du marché. Article 3 : GESTION DES COMMANDES CLIENTS 3.1 Modalités d exécution des bons de commande L Ucanss a mis en place un système de vente en ligne des imprimés. Les clients passent donc leurs commandes à l Ucanss via son site internet. Ce nouveau système pourrait comprendre dans un deuxième temps un module permettant la réception par les fournisseurs des avis d expédition et des confirmations d expédition. Cette modification pourra intervenir pendant la durée du marché et le titulaire devra mettre en place un outil permettant l échange de ces données. 3.2 Modalité d exécution des livraisons «Etablissement des bons de livraison» Pendant l exécution du marché, l Ucanss transmet au titulaire du marché des bons de livraison qui déclenchent une demande d expédition de l imprimé. L acceptation du bon de livraison fait courir le délai d expédition. Les expéditions devront être effectuées au plus tard dans les 48 heures suivant la réception du bon de livraison. Ces délais sont impératifs et pourront être prolongés conformément aux dispositions de l article 13.3 du CCAG FCS. En particulier, aucune période de congés ni aucun délai d approvisionnement en papier ne seront prises en compte pour différer les délais contractuels. Les délais d expédition du présent CCTP ont un caractère impératif, chaque jour de retard entraînant le paiement par le titulaire d intérêts de retard conformément à l article 8.2 du cahier des clauses administratives particulières. Toute modification faite par le titulaire sur le bon de livraison sera réputée non écrite. 3.3 Routage «conditionnement» Les conditionnements prévus au présent CCTP sont susceptibles d être modifiés dans les marchés subséquents. 4

5 Article 4 : STOCKAGE Le titulaire doit prévoir des aires ou des locaux de stockage sécurisés des imprimés afin d empêcher l endommagement, la détérioration ou le vol des produits, avant la livraison. Il appartient au titulaire de prendre toutes les dispositions permettant d éviter les risques sus visés et de souscrire les assurances correspondantes. En cas de destruction due à un facteur extérieur (incendie, dégâts des eaux, etc ), les imprimés devront être remplacés dans les meilleurs délais. Le titulaire informe l Ucanss du lieu où les imprimés sont fabriqués et stockés. Le titulaire conserve le stock d imprimés réalisé jusqu à son écoulement, et ce même après l expiration du marché. L Ucanss se réserve le droit pendant toute la durée du marché de contrôler les stocks conservés par le titulaire. La fourniture stockée chez le fournisseur fait l'objet de livraison ou d'expédition dont les cadences et quantités sont variables. Article 5 : STATISTIQUES Le Titulaire devra communiquer à l Ucanss, à tout moment, des statistiques sur les frais d envois (destinations, quantités expédiées, mode d expédition, montant des frais de port). Article 6 : SEUIL D ALERTE La notion de seuil d alerte indiqué dans chaque marché subséquent correspond au stock minimum en deçà duquel le titulaire doit avertir l Ucanss de l éventuelle nécessité de réaliser un nouveau tirage. 5

6 PARTIE 2 : DESCRIPTIFS TECHNIQUES 1 er marché subséquent 4 références a) Présentation et composition des imprimés : Référence S 3140B «Etat de frais de transport pour motif médical» - Présentation générale : présentation à l italienne, feuillet simple - Mode de remplissage : manuel - Format : 210 mm x 297 mm - Grammage : 80 g - Impression : recto vert pantone 348C - Trame : oui Référence S 3201N «Attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières» - Présentation générale : présentation à la française, feuillet simple - Mode de remplissage : manuel - Format : 210 mm x 297 mm sans bois - Grammage : 80 g - Impression : recto verso bistre - Trame : zones tramées au recto Référence S 3502 «Protocole de soins concertation médecin conseil / médecin traitant fiche complémentaire au protocole du» - Présentation générale : présentation à la française, feuillet simple - Mode de remplissage : manuel - Format : 210 mm x 297 mm - Grammage : 80 g - Impression : recto pantone 259U - Trame : oui Référence S 3720C «Demande d aide médicale de l Etat» - Présentation générale : présentation à la française, feuillet simple - Mode de remplissage : manuel et informatique - Format : 210 mm x 297 mm sans bois - Grammage : 80 g - Impression : recto verso pantone 255U(notice au verso) - Trame : 15% et 50% 6

7 b) Quantités prévisionnelles : Les quantités prévisionnelles annuelles sont estimées à : Pour la référence S 3140 : exemplaires à réaliser en 2 à 4 commandes Pour la référence S 3201N : exemplaires à réaliser en 2 à 4 commandes Pour la référence S 3502 : exemplaires à réaliser en 2 à 3 commandes Pour la référence S 3720B : exemplaires à réaliser en 2 à 4 commandes Elles sont basées sur les réalisations 2011 et n engage pas l Ucanss. c) Seuils d alerte : Pour le présent marché les seuils d alerte sont les suivants : Pour la référence S 3140 : exemplaires Pour la référence S 3201N : exemplaires Pour la référence S 3502 : exemplaires Pour la référence S 3720C : exemplaires d) Conditionnements : Les imprimés doivent être mis sous bandes kraft par 250 exemplaires pour les références S 3140B et S 3201N et par 100 exemplaires pour les références S 3502 et S 3720C, puis conditionnés sous boite carton en fonction des livraisons à effectuer. 2 ème marché subséquent 16 références a) Présentation et composition des imprimés : Caractéristiques communes aux 16 références : - Présentation générale : présentation à la française, feuillet simple - Mode de remplissage : manuel et informatique - Format : 210 mm x 297 mm - Grammage : 80 g - Impression : 1 couleur recto verso différente selon les modèles - Trame : non - Couleur encre : pantone 361U pour les formulaires suivants : Référence S 3150 : «Traitement d orthopédie dento faciale demande d entente préalable chirurgien-dentiste» Référence S 3151 : «Traitement bucco dentaires demande d entente préalable chirurgien-dentiste» Référence S 3152 : «Traitement bucco dentaires demande d entente préalable chirurgien-dentiste» Référence S 3153B : «Traitement bucco dentaires honoraires chirurgien-dentiste» - Couleur encre : pantone 361U pour les formulaires suivants : Référence S 3155 : «Traitement d orthopédie dento maxillofaciale demande d entente préalable médecin» Référence S 3156 : «Traitement bucco dentaires demande d entente préalable médecin» Référence S 3157 : «Traitement bucco dentaires demande d entente préalable médecin» 7

8 Référence : S 3158B : «Traitement bucco dentaires honoraires médecin» Ces imprimés peuvent être demandé au format A3, soit 2 feuillets côte à côte. b) Quantités prévisionnelles : Les quantités prévisionnelles annuelles sont estimées à : Pour la référence S 3150 (A4): exemplaires à réaliser en 2 à 3 commandes Pour la référence S 3150 (A3): exemplaires à réaliser en 1 à 2 commandes Pour la référence S 3151 (A4): exemplaires à réaliser en 1 à 3 commandes Pour la référence S 3151 (A3): aucun exemplaires Pour la référence S 3152 (A4): exemplaires à réaliser en 2 à 3 commandes Pour la référence S 3152 (A3): aucun exemplaires Pour la référence S 3153B (A4): exemplaires à réaliser en 3 à 5 commandes Pour la référence S 3153B (A3): exemplaires à réaliser en 3 à 4 commandes Pour la référence S 3155 (A4): exemplaires à réaliser en 1 à 2 commandes Pour la référence S 3155 (A3): exemplaires à réaliser en 1 à 2 commandes Pour la référence S 3156 (A4): exemplaires à réaliser en 1 à 2 commandes Pour la référence S 3156 (A3): aucun exemplaires Pour la référence S 3157 (A4): exemplaires à réaliser en 1 à 2 commandes Pour la référence S 3157 (A3): aucun exemplaires Pour la référence S 3158B (A4): exemplaires à réaliser en 1 à 3 commandes Pour la référence S 3158B (A3): exemplaires à réaliser en 1 commande Elles sont basées sur les réalisations 2011 et n engage pas l Ucanss. c) Seuils d alerte : Pour le présent marché les seuils d alerte sont les suivants : Pour la référence S 3150 (A4): exemplaires Pour la référence S 3150 (A3): exemplaires Pour la référence S 3151 (A4): exemplaires Pour la référence S 3151 (A3): 0 exemplaire Pour la référence S 3152 (A4): exemplaires Pour la référence S 3152 (A3): 0 exemplaire Pour la référence S 3153B (A4): exemplaires Pour la référence S 3153B (A3): exemplaires Pour la référence S 3155 (A4): exemplaires Pour la référence S 3155 (A3): exemplaires Pour la référence S 3156 (A4): 300 exemplaires Pour la référence S 3156 (A3): 0 exemplaire Pour la référence S 3157 (A4): 800 exemplaires Pour la référence S 3157 (A3): 0 exemplaire Pour la référence S 3158B (A4): exemplaires Pour la référence S 3158B (A3): 200 exemplaires d) Conditionnements : Les imprimés réalisés en A4 doivent être mis sous film rétractable ou bandes kraft par 500 exemplaires pour les références S 3150, S 3151, S 3152, S 3153B, S 3155, S 3156 et S 3157 et par 100 exemplaires pour la référence S 3158B, puis conditionnés sous boite carton en fonction des livraisons à effectuer. Les imprimés réalisés en A3 doivent être mis sous film rétractable ou bandes kraft par 500 exemplaires pour les références S 3151, S 3152, S 3153B, S 3155, S 3156 et S 3157 et par 100 exemplaires pour les références S 3150 et S 3158B, puis conditionnés sous boite carton en fonction des livraisons à effectuer. 8

9 3 ème marché subséquent 1 référence a) Présentation et composition de l imprimé : Référence S 3404 «Etablissements de santé privés bordereau de facturation» - Présentation générale : présentation à la française, feuillet simple - Mode de remplissage : manuel et informatique - Format : 420 mm x 297 mm (format A3) - Grammage : 80 g - Impression : recto pantone 336U - Trame : non b) Quantité prévisionnelle : La quantité prévisionnelle annuelle est estimée à exemplaires à réaliser en 3 à 6 commandes. Elle est basée sur les réalisations 2011 et n engage pas l Ucanss. c) Seuils d alerte : Pour le présent marché le seuil d alerte est de exemplaires. d) Conditionnements : Les imprimés doivent être mis sous bandes kraft par 500 exemplaires, puis conditionnés sous boite carton en fonction des livraisons à effectuer. 4 ème marché subséquent 2 références a) Présentation et composition des imprimés : Référence CNAMTS 715 (S 3601BV.UNI) «Facture de transport volet unique» - Présentation générale : feuillet simple, présentation à française - Mode de remplissage : informatique - format : 297 x 210 mm - Grammage : 80 gr - Impression : recto pantone 348C - Trame : oui Référence S 3602AV.UNI «Annexe à la facture de transport par ambulance volet unique» - Présentation générale : feuillet simple, présentation à française - Mode de remplissage : informatique - format : 297 x 210 mm - Grammage : 80 gr - Impression : recto pantone 348C 9

10 - Trame : oui b) Quantités prévisionnelles : Les quantités prévisionnelles annuelles sont estimées à : Pour la référence CNAMTS 715 (S 3601BV.UNI) : exemplaires à réaliser en 3 à 5 commandes Pour la référence S 3602AV.UNI : exemplaires à réaliser en 3 à 5 commandes Elles sont basées sur les réalisations 2011 et n engage pas l Ucanss. c) Seuils d alerte : Pour le présent marché les seuils d alerte sont les suivants : Pour la référence CNAMTS 715 (S 3601BV.UNI) : exemplaires Pour la référence S 3602AV.UNI : exemplaires d) Conditionnements : Les imprimés doivent être mis sous bandes kraft par 500 exemplaires, puis conditionnés sous boite carton en fonction des livraisons à effectuer. 5 ème marché subséquent 3 références a) Présentation et composition des imprimés : Référence S 3712A «Couverture maladie universelle protection complémentaire choix par le demandeur de l organisme chargé de la protection complémentaire» - Présentation générale : feuillet simple, présentation à française - Mode de remplissage : manuel et informatique - format : 297 x 210 mm - Grammage : 80 gr - Impression : recto verso pantone 143C (jaune) et 286C (bleu) - Trame : 100%, 20% et trame dégradée Référence S 3713A «Couverture maladie universelle protection complémentaire choix par un des membres du foyer, de l organisme chargé de la protection complémentaire» - Présentation générale : feuillet simple, présentation à française - Mode de remplissage : manuel et informatique - format : 297 x 210 mm - Grammage : 80 gr - Impression : recto verso pantone 143C (jaune) et 286C (bleu) - Trame : 100%, 20% et trame dégradée Référence S 3715A «Couverture maladie universelle - Demande d aide pour une complémentaire santé» - Présentation générale : 1 chemise dans laquelle est inséré un cahier, présentation à la française - Mode de remplissage : manuel et informatique 10

11 - Format : 1 chemise format 42 X 29,7 cm (A3) livrée pliée au format 21 X 29,7 cm (A4) 1 cahier format 42 X 29,7 cm (A3) livré plié au format 21 X 29,7 cm (4 pages A4) - Nature papier : papier offset - Grammage : 80 gr - Couleur : papier blanc - Référence encre : Impression 2 couleurs recto verso pantone 143C (jaune) et 286C (bleu) - Zone tramée : 100%, 20% et trame dégradée - Découpe : Pointillé de découpe verticale au milieu du feuillet permettant de découper le cahier en 2 feuillets simples format 21 x 29,7 cm (A4) b) Quantités prévisionnelles : Les quantités prévisionnelles annuelles sont estimées à : Pour la référence S 3712A : exemplaires à réaliser en 3 à 6 commandes Pour la référence S 3713A : exemplaires à réaliser en 3 à 4 commandes Pour la référence S 3715A : exemplaires à réaliser en 3 à 5 commandes Elles sont basées sur les réalisations 2011 et n engage pas l Ucanss. c) Seuils d alerte : Pour le présent marché les seuils d alerte sont les suivants : Pour la référence S 3712A : exemplaires Pour la référence S 3713A : exemplaires Pour la référence S 3715A : exemplaires d) Conditionnements : Les imprimés doivent être mis sous bandes kraft par 100 exemplaires, puis conditionnés sous boite carton en fonction des livraisons à effectuer. PARTIE 3 : MODALITES PARTICULIERES Article 1 : Mise en place du Répertoire partagé des Professionnels de Santé "RPPS" Dans le cadre de la mise en place du Répertoire partagé des Professionnels de Santé, le contenu des documents est susceptible d être modifié dans le courant du marché. A ce titre, l Ucans se réserve le droit de ne pas reconduire le marché à sa date anniversaire si ces modifications devaient avoir pour effet de porter atteinte à l économie du marché. Article 2 : Mise en place du traitement par numérisation des formulaires La mise en place du traitement par numérisation des formulaires papier adressés à l Assurance Maladie induit un renforcement du respect des normes techniques de fabrication des imprimés. La numérisation met en œuvre deux techniques qui sont la Reconnaissance Automatique (RAD) et la Lecture Automatique (LAD). La qualité des formulaires issus des impressions réalisées lors de l exécution des marchés subséquents devra être en conformité avec les normes et descriptifs techniques contenues dans le Cahier des Clauses Particulières notamment sur les points suivants : 11

12 - Les références de cerfa et le numéro d enregistrement du formulaire devront être rigoureusement calés pour permettre une RAD performante, - Les précasages destinés à l aide au remplissage et les cases à cocher doivent être parfaitement matérialisés selon les normes prescrites pour permettre une LAD optimisée, - La couleur (pantone) doit être respectée pour assurer à l utilisateur un confort de lecture des informations lors de la consultation des images des formulaires. La mise en place du traitement par numérisation d un imprimé se fera en cours d exécution du marché subséquent. L Ucanss pourra alors solliciter le prestataire pour la création d un nouveau formulaire ou la modification d un formulaire existant et demander la réalisation d un ou plusieurs échantillonnages dont la quantité pourra varier de 300 à 500 exemplaires. Au stade de cette demande, le document présenté sera complètement stabilisé et en conséquence le prestataire pourra capitaliser les «réglages machines» dans le cadre de la mise en production de l imprimé. Les modalités de mise en œuvre de ces mesures seront déterminées dans chaque marché subséquent. L Ucanss se réserve le droit de ne pas reconduire le marché à sa date anniversaire si ces modifications devaient avoir pour effet de porter atteinte à l économie du marché. 12

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