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1 Foire aux questions : DOSSIER DES ENFANTS : 1. Je viens d acheter la licence et j aurais aimé pouvoir reculer au début de l année avec le logiciel et il me dit que je ne peux pas. Est-ce possible de le faire? Si oui, comment? Oui, c est possible. Il suffit de modifier la date de début d utilisation du logiciel (Service de garde, paramètres). Selon si votre calendrier (A ou B) la date à inscrire est différente : Calendrier A : 23 décembre 2013 et Calendrier B : 30 décembre Vous pourrez, par la suite, reculer au début de l année 2014 dans le menu «Présences» et dans le menu «Paiements». Voici les étapes à suivre afin que tout se déroule bien (en ordre) : 1. Créer le dossier de TOUS les enfants ont fréquenté votre service de garde durant l année. 2. TOUS les enfants qui ont fréquenté durant cette année doivent être «Actif» - onglet «Identification, fréquentation mettre le crochet. 3. Dans le dossier de TOUS les enfants, inscrire des «P» par défaut dans l onglet «Présences par défaut» selon sa fréquentation (5 jours = 5 P pour sem. 1 et 5, sem. 2) 4. Pour tous les enfants qui ont fréquenté - Faire des contrats (entente de service) qui couvrent TOUTE sa fréquentation de l année. 5. Mettre dans le menu «Calendrier» TOUTES les journées de fermetures en cours d année. ATENTION : vous devez entrer le bon type d événement et cocher ou non si c est payable par le parent. 6. Modifier la date de début d utilisation du Logiciel selon votre calendrier A ou B (voir 1 er paragraphe, ci-haut) Menu «Service de garde», Paramètres. 7. Une fois les 6 premières étapes terminées, vous pouvez aller dans «Présences» et reculer jusqu au début de l année. Le logiciel inscrira alors les présences par défaut («P»), vous n avez qu à inscrire un «A» lorsque l enfant a été absent si vous voulez calculer le nombre de repas. 8. Pour les paiements, vous devez aller inscrire les paiements des parents. Si vous savez que tous les parents vous ont payé jusqu à aujourd hui, vous pouvez seulement cocher la case «Cochez si vous avez reçu tous les paiements en date de vendredi» pour chacune des semaines. 9. Une fois toutes ces étapes terminées, vous avez terminé. 2. Où je peux ajouter les personnes à contacter en cas d urgence et les personnes autorisées à reprendre l enfant en tout temps? Dans le dossier de l enfant, onglet «Personnes reliées à l enfant», faites le bouton «Nouveau» et ajouté l une ou l autre de ces personnes. Vous pouvez en ajouter plusieurs. Il vous suffit à ce moment-là de cocher si cette personne est une personne à contacter en cas d urgence ET/OU une personne autorisée à reprendre l enfant en tout temps. 1

2 3. Je dois bientôt renouveler mes contrats (ententes de service) et je ne sais pas comment faire? Les contrats (ententes de service) s effectuent dans l onglet «Ententes de service». Tout d abord, vous ne devez pas modifier, changer ou effacer les dates des contrats présentement en vigueur. Pour ajouter un nouveau contrat, vous devez cliquer sur le bouton «Nouveau». Ensuite, inscrire les dates de début et dates de fin de ce nouveau contrat, puis sélectionnez le parent. Si vous voulez inscrire une note au contrat, vous pouvez le faire en l inscrivant dans l espace prévue à cette fin c est-à-dire «Note à inscrire sur l entente de service». L espace disponible est d environ 5 à 6 lignes de textes. Pour visualiser et imprimer l entente de service cliquez sur le bouton «Entente» puis sur «Imprimer» dans le menu «Entente de service» qui apparaîtra. 4. Dans l onglet «Entente de service», j ai vu qu il y avait une case à cocher «Garde partagée». J aimerais savoir ce que ça change dans le concret? Tout d abord, lorsque deux parents partagent la garde de leur enfant 1 semaine/1 semaine (surtout si ceux-ci désirent des reçus d impôt séparés), vous devez créer deux dossiers pour cet enfant. Un dossier pour la mère et un autre pour le père (utiliser le bouton «Dupliquer» pour vous simplifier la tâche). Par la suite, lorsque vient le temps de créer l entente de service, vous devez débuter cette entente la semaine où l enfant est chez ce parent et cocher la case «Garde partagée». Cette case permettra au logiciel : - De calculer sur l entente de service selon les semaines de garde (fermeture du service de garde, nombre de jour de fréquentation ainsi que le montant total à débourser) - Pour les paiements, le logiciel calculera le montant à payer pour le parent qui a la garde pour la semaine. - Pour les présences, si vous inscrivez des «Présences par défaut» dans le dossier de l enfant, le logiciel affichera les présences pour le parent qui a la garde pour la semaine. Vous devez créer une entente de service pour chacun des parents (dans les deux dossiers) et faire débuter l entente de service le lundi de la semaine de garde du parent. 5. J imprime mes nouveaux contrats (ententes de service) mais, les dates pour les congés fériés et mes vacances sont celles des années passées!? Tout d abord, vérifier que vous n avez pas fait une erreur dans la date de début et la date de fin de l entente. Si ce n est pas le cas, assurez-vous de bien sélectionner la nouvelle entente de service en cliquant sur celle-ci. (À l ouverture du menu, le logiciel vous positionne sur la première entente.) 2

3 SIGNATURE NUMÉRISER : 6. Comment fait-on pour la signature numérisée? IMPORTANT : Cet outil est disponible par contre, vous devez vous assurer que votre BC accepte ce type de signature. - Signez votre nom sur une page blanche comme vous signer normalement vos formulaires ; - Utilisez un scanner pour numériser la signature ; - Redimensionnez (Rogner) l image pour ne garder que la signature ; (DIMENSION RECOMMANDÉE : 390 pixels de largeur X 50 pixels de hauteur) - Enregistrez l image dans un fichier sur votre ordinateur ; (FORMAT RECOMMANDÉ : JPG) - Dans le logiciel, cliquez sur «Service de garde», onglet «Paramètres» ; - Vis-à-vis le champ «Fichier pour signature», cliquez sur les ; - Sélectionnez le fichier qui contient votre signature ; - Lorsque vous imprimez vos formulaires «Réclamation de la subvention» et «Fiche d assiduité», votre signature et la date du jour s imprimeront également. Note : Étant donné la grande diversité des scanneurs, appareils photo numériques, nous ne pouvons pas fournir d instructions sur l utilisation de ces outils. Pour plus d informations, voir la documentation de votre appareil ou sur le site Internet du fabriquant de votre appareil. 7. Comment envoyer ma réclamation directement par courriel à mon bureau coordonnateur sans l imprimer? Note : Vous devez avoir accès à Internet et avoir un logiciel de messagerie comme «Outlook» installé sur votre ordinateur. - Vous devez tout d abord avoir numérisé votre signature en suivant les étapes décrites à la question # 6 précédente ; - Compléter les informations (Serveur SMTP) selon votre fournisseur d Internet; - Compléter vos présences réelles comme vous le faites habituellement et cliquez sur«imprimer» ; - Cliquez sur «Courriel»; Pour la fiche d assiduité, vous devez imprimer le document en format papier car le parent doit signer sa fiche d assiduité. Également, vous devez en conserver une copie pour vos dossiers. 3

4 PRÉSENCES : 8. J essaie d entrer mes présences et il me dit qu il y a trop de présences pour une journée. Il peut y avoir deux raisons : Avez-vous entré le nombre de places que vous avez par jour? (Service de garde, paramètres). OU ENCORE Si vous entrer deux codes par exemple A / P ou P /P, pour une journée (1 par case du haut et 1 case du bas), un «P» ou un «A» équivaut à une subvention complète donc, si vous essayez d inscrire deux «P» pour une journée, vous ne pouvez pas. Vous devez alors inscrire deux «P ½» pour avoir une subvention complète ce qui correspondra à une seule subvention complète au lieu de Que correspondent les couleurs que l on voit dans le menu des «Présences»? Ces couleurs correspondent à des événements qui ont été notés dans le calendrier. Par défaut, les journées fériées sont inscrites, puis vous devez inscrire les autres types d événement afin que le logiciel puisse en tenir compte dans le calcul des allocations (AD, AN, F). Voici la liste des couleurs ainsi que l événement qu il représente : a. Orange : journée prédéterminée (8 fériés) b. Turquoise : journée non-déterminée (16 journées) c. Gris : Fermeture du service de garde d. Jaune : Remplacement e. Vert : Sortie f. Rose : Autre g. Blanc : Note personnelle RÉCLAMATIONS : 10. Les montants de la subvention PCR sur ma fiche de réclamation ne correspondent pas aux montants que je dois réclamer? Vous devez savoir que certains BC demandent que la responsable déduise le montant APSS sur la réclamation et d autres le calcul du syndicat sur l APSS... Donc, trois modes de calcul existent présentement parmi les 165 BC. En principe, le logiciel utilise le bon mode de calcul selon le nom du bureau coordonnateur que vous avez sélectionné dans le menu «Service de garde». Si tel n est pas le cas, peut-être n avons-nous pas été avisé. Nous vous demandons donc de communiquer avec nous afin que l on ajoute le mode de calcul pour votre bureau coordonnateur. Merci de votre collaboration! FICHE D ASSIDUITÉ : 11. Je pars en vacances cette semaine et je dois faire signer les parents et remettre les fiches d assiduité à mon bureau coordonnateur mais je ne suis pas capable d avancer plus loin dans les périodes. Y a-t-il moyen de le faire? C est possible de modifier un paramètre afin d être capable d avancer dans vos périodes : Allez dans «Service de garde», onglet «Paramètres», a «Nombre de jours en avance» (avant dernier) modifier «0» pour «30» jours, puis «Enregistrer». Par la suite, vous devez aller dans le menu «Paiements» et avancer dans vos périodes afin de créer la facturation 4

5 pour les semaines à venir. Si vous recevez le paiement du parent, il suffit de l inscrire dans la semaine où le paiement est reçu. Finalement, il vous reste à aller dans le menu «Présences», avancez dans les périodes puis, imprimer vos fiches d assiduité. 12. Je ne suis pas capable d inscrire le paiement sur la fiche d assiduité du parent? Cette partie représente les informations inscrites au menu «Paiements» du logiciel. C est donc à partir du menu «Paiements» qu il faut entrer le paiement des parents. Vous devez aller inscrire la date du paiement (doit être inscrit dans la semaine du paiement, par exemple, le parent paie le 12 janvier - 70$ pour la semaine du 2 et du 9 janvier, vous devez aller inscrire dans «Date du paiement» de la semaine du «9 janvier au 15 janvier 2012» la date « et inscrire 70$ comme montant payé. Le logiciel répartira les soldes sur les deux semaines.) PAIEMENTS : 13. Pourquoi j ai deux fois (ou trois fois) le même enfant dans les paiements? Si vous regardez bien, type de frais est différent pour chaque ligne. Contribution parentale : signifie le nombre de jour que le service de garde était ouvert. Contribution journée APSS : signifie le nombre de journée APSS où vous demandez la contribution du parent. Contribution journée fermeture : signifie le nombre de journée de fermeture où vous demandez la contribution du parent. 14. Le nombre de «contribution parentale» ne correspond pas aux nombres de jours d ouverture de mon service de garde. Si vous étiez fermé cette semaine-là, vous devez avoir entré votre journée de fermeture dans le menu «Calendrier». C est à cet endroit que vous devez cocher ou décocher si vous facturez cette journée au parent. Lorsque c est fait, retournez dans les «Paiements» et retournez à la semaine problématique. Cliquez sur le bouton «Initialiser» (ça demande au logiciel de retourner voir les modifications dans les dossiers afin qu il tienne compte de la journée de fermeture), répondez «Oui» à la question. (Prendre en note la date et le montant payé si vous avez déjà entrés des paiements pour cette semaine-là car ils seront effacés.) 15. Mes parents me paient une fois par mois et là, le mois est terminé et le logiciel n a pas ajuster le solde. C est comme si je lui devais de l argent (-105,00$) et la vérité est que son solde devrait être à 0,00$.? Pour que le logiciel crée la facturation pour une semaine de garde, vous devez être entré dans cette période. Donc, si vous n êtes pas allé dans les «Paiements» depuis le mois dernier, le logiciel n a pas créé de facturation pour les 3 dernières semaines. Pour corriger le tout, il suffit de créer les factures en avançant à la semaine en cours dans le menu «Paiements». Le solde devrait maintenant s ajuster. 5

6 RELEVÉS FISCAUX : 16. Est-ce normal qu'il n'y ait rien qui apparait quand j'ouvre le sommaire 24? Pour que les enfants apparaissent dans le sommaire 24, vous devez avoir enregistré le Relevé 24 de cet enfant. Donc, retourner dans le relevé 24 de chacun et faites «Enregistrer». Ceuxci devraient apparaître dans le sommaire 24 après cette opération. 17. J ai des questions sur les relevés 24? Une vidéo est disponible lorsque vous cliquez sur «Relevé 24», bouton «Bouton Aide». Si vous avez d autres questions suite à ce visionnement, veuillez nous contacter. IMPRESSION : 18. Je veux faire imprimer mes feuilles de réclamation de la subvention et elles se présentent sur 3 feuilles et sur la première, il manque la dernière colonne? Vous devez tout d abord fermer le logiciel. Votre format de papier est probablement «A4» (format français de France) qui est presque identique au format «Lettre» mais, il est un peu plus long ce qui fait que vous ne voyez pas la dernière colonne. Vous devez changer ce format : allez dans «Panneau de configuration», «Périphériques et Imprimantes», puis sur l icône de votre imprimante avec le bouton de droite de votre souris, allez dans «Propriétés» ou «Propriétés de l imprimante» (si vous avez Windows Vista, vous devez sélectionnez «En tant qu administrateur» «Propriétés»). Par la suite, dépendamment de la version Windows et de l imprimante, vous devez modifier à deux endroits le format de papier «A4» pour «Lettre» soit dans «Préférences» ainsi que dans l onglet «Avancé», «Impression par défaut». Il se peut que vous ne retrouviez pas les mêmes options, si vous désirez de l aide, n hésitez pas à communiquer avec nous. ORDINATEUR : 19. Est-ce que je peux installer le logiciel sur plus d un ordinateur à la fois? Oui et Non, le logiciel est assigné à un seul ordinateur. Si pour une raison quelconque vous deviez changer d ordinateur (bris, achat, ), vous pourrez réinstaller LogiCentre et restaurer vos données dans le nouvel ordinateur (communiquer avec nous pour réactiver). Vous devez auparavant avoir fait une copie de sécurité (clé USB ou disque externe) de vos données afin de pouvoir les transférer. La copie de sécurité se fait à partir du logiciel dans le menu «Outils». Pour plus d informations, veuillez consulter le guide d utilisation ou encore vous référer à la question suivante du présent document. Si vous désirez avoir le logiciel sur plus d un ordinateur, nous avons un service d hébergement. C est-à-dire que le logiciel n est pas sur votre ordinateur, mais sur notre serveur sécurisé. Vous pouvez y accéder avec un nom d utilisateur et un mot de passe en tout temps (Connexion Internet nécessaire). (Des frais supplémentaires d hébergement s appliquent.) 6

7 20. Comment effectuer une copie de sécurité? (Extrait du guide d utilisateur) - Sélectionnez «Copier les données» ; - Sélectionnez la destination des données (où vous voulez copier vos données) en cliquant sur le bouton «Disques»; - Sélectionnez votre clé USB ou votre disque externe, puis cliquez sur le bouton «Sélection» - Une fois de retour dans le menu «Outils», Cliquez sur le bouton «Copie». 21. Mon ordinateur est brisé et je voudrais réactiver le logiciel sur mon nouvel ordinateur. Il faut dire que j avais fait une copie de sécurité de mes données auparavant. Si ce n est pas déjà fait, télécharger le logiciel «LogiCentre» à partir du site Internet : (Pour «Gestion RSG Tuladi inc.» cliquez sur le lien envoyé par Tuladi) Une fois que c est fait, communiquez avec nous pour activer votre logiciel avec un code temporaire soit par courriel ou par téléphone en nous mentionnant les numéros aléatoires. Une fois activée, allez dans le menu «Outils», choisir «Restaurer les données». Maintenant, il s agit d aller sélectionner le fichier compressé (LogiCentre.zip) qui se trouve sur votre clé USB (copie de sécurité). ATTENTION : vous aurez peut-être plus d une copie, il suffit de sélectionner la plus récente. L année, le mois, le jour et l heure apparaissent dans le nom du fichier. Le logiciel récupérera alors les données ainsi que votre date d expiration de la licence. MISE À JOUR : 22. J ai fait une mise à jour et j ai un message d erreur qui s affiche. Vous pouvez probablement corriger le problème en retournant sur notre site Internet : et télécharger le LogiCentre (Pour «Gestion RSG Tuladi inc.» cliquez sur le lien envoyé par Tuladi) Si des erreurs se sont produites lors de la mise à jour, le téléchargement les corrigera. Sinon, contactez-nous. 23. J ai un message qui apparaît à l ouverture du logiciel qui me dit «Une nouvelle version est disponible. Voulez-vous l installer maintenant?» Ce message vous avise qu une nouvelle mise à jour est disponible. Cette mise à jour doit être effectuée afin de bénéficier de tous les ajustements et nouveautés du logiciel. Cette opération peut prendre quelques minutes (un maximum de 4-5 minutes). Lorsque vous répondez «oui» pour l installer, le logiciel vous affiche les modifications qui ont été apportées à cette version, vous pouvez également consulter les modifications des versions antérieures. Pour effectuer la mise à jour, vous devez cliquer sur le bouton «Mise à jour» de cette fenêtre. Il est recommandé d effectuer une copie de sécurité avant de procéder, LogiCentre vous demande si vous voulez la faire. LES MISES À JOUR SONT GRATUITES EN VERSION D ESSAI ÉGALEMENT. Pour toutes autres questions, n hésitez pas à nous contacter. Programica au ou 7

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