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1 Assemblée générale ESUP Portail 5 mai h00 Participation 19 établissements représentés 2 pouvoirs d établissements Ouverture de la séance par Alain Mayeur Présentation de l ordre du jour de la séance Point sur la nouvelle structure ESUP Portail Rapport d activités et bilan financier Echanges sur le programme d action du Consortium Election de 2 représentants au comité de Direction Questions diverses Point sur la nouvelle structure ESUP Portail Alain Mayeur, président de l association, présente l historique du projet ESUP Portail qui a démarré en janvier Quelle gestion sera faite entre les établissements adhérents et les autres? Même démarche que le JA-SIG pour ESUP Objectif de rester dans un projet Open Source, tout en gérant intelligemment les relations avec les établissements adhérents, en apportant des avantages à ces derniers pour la participation aux projets, aux formations, aux ateliers. Campagne d adhésion en cours et non terminée Rapport d activités et bilan financier Rapport d activité Poursuite de la présentation par Alain Mayeur en ce qui concerne les activités menées par le Consortium. Disponibilité du canal de stage? Calendrier annoncé : septembre 2009 Action de communication prévue sur cette action par la CPU Convention de partenariat AMUE-ESUP Echéances pour ROF 5 mai 2009 Assemblée générale ESUP Portail 1

2 Projet décalé par rapport à ses objectifs initiaux qui a démarré fin 2008 et qui semble prévu pour septembre 2010 Collaboration ESUP GIP Recia : combien de régions sont concernées par ESCO? 4 académies sont concernées à ce jour Il est important que des solutions convergentes soit mises en œuvre et supportées dans les régions Un débat s engage sur la promotion des solutions «libres» au sein de notre Ministère et avec l ensemble de nos partenaires institutionnels. Le rapport d activité est adopté à l unanimité. Présentation du bilan financier par Brigitte Nominé, trésorière de l association. 35 établissements ont aujourd hui adhéré, et d autres doivent nous rejoindre d ici peu, ce qui devrait nous conduire prochainement à une cinquantaine d établissements adhérents. La qualité de la contribution de l université Paris Descartes pour son accueil des différentes manifestations organisées par le consortium est soulignée, cela doit également se traduire par une participation financière. Suite au débat, l organisation des manifestations ESUP se ferait de la manière suivante : ESUP Days : Actions de communication, ouvertes à tous Ateliers : Lieux d échange, réservés aux adhérents Formations : Libre pour les adhérents Les cotisations actuelles, qu elles aient été versées fin 2008 ou en 2009, le sont au titre des années 2008 et Une assemblée générale aura lieu fin 2009 et proposera les modalités de cotisation et le plan d actions pour l année 2010 ; l appel à cotisation sera lancé début Par rapport au financement des actions de développements, celles-ci s inscrivent dans le temps et peuvent se dérouler sur plusieurs années ; le financement de ces actions pourrait se faire sur une base de 50% en début de projet et 50% à la fin. Un expert comptable va être sollicité pour suivre les comptes de l association. Un modèle de convention pour les actions de développement et de contribution au Consortium est en cours de validation, il va être soumis à quelques établissements pour validation juridique. Les conventions impliquant le versement de contributions aux établissements partenaires ne pourront être établies qu avec des établissements adhérents à l association. Le rapport financier est adopté à l unanimité. Echanges sur le programme d action du Consortium Alain Mayeur poursuit la présentation en rappelant les actions prévues pour l année Des travaux sur la gestion des groupes avec le projet ESCO doivent également être engagés. Le projet «candidature autres que post-bac» peut également être ajouté. Un atelier «Horde» devrait être mis en place. 5 mai 2009 Assemblée générale ESUP Portail 2

3 Quelle organisation mettre en place pour faire émerger les projets et comment accélérer cette démarche? Un appel à projet ne semble pas être la solution idéale. Un espace de débat et de propositions pourrait être mis en place sur le site ESUP afin de dégager les besoins et les solutions possibles et une discussion va être lancée sur la liste des établissements adhérents, afin que ceux-ci puissent faire remonter leurs attentes. Un formalisme minimal, avec une gestion de projet, est impératif pour toute action engagée (cf présentation de Pascal Aubry aux ESUP Days de février 2009). Il est également important de proposer de nouveaux thèmes d ateliers mais identifier également aussi des animateurs dans la communauté. Par exemple, tous les mécanismes de synchronisation PDA autour de Horde pourraient être formalisés et ensuite présentés à l ensemble de la communauté. Election de 2 représentants au comité de Direction Le comité de direction comprend aujourd hui un représentant de chacun des membres fondateurs et doit être étendu de deux représentants. A terme ce sont 10 personnes qui devraient être membres du comité de direction. Un appel à candidatures a été ouvert, les candidats sont : - Claude Bagnol (Montpellier 1) - Damien Berjoan (INSA Lyon) - Francis Forbeau (La Rochelle) Il est proposé à l assemblée de nommer 3 personnes. Les 3 candidats sont élus pour 3 ans. Questions diverses Un certain nombre de questions ont déjà été abordé au cours des points précédents. L ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 12h30. 5 mai 2009 Assemblée générale ESUP Portail 3

4 Evolution de la structure Paris, 5 mai 2009 Consortium ESUP-Portail ESUP-Portail Historique Constitution d un consortium national pour le développement d une solution ENT open source Créé par l Université de Valenciennes, Nancy 1, Nancy 2, Rennes1, INPT, établissements en charge du développement Financements FRT Ministère Mise en place d une organisation pour le déploiement dans les établissements en articulation également avec les projets UNR Calendrier: janvier 2003 pour le démarrage, premiers déploiements 2004/2005, généralisation 2006/2007. Memberships 1

5 Stratégie ESUP-Portail Choix de l open source Appui sur les grands consortiums internationaux (JASIG: U- portal, CAS) et capitaliser sur les projets open source existants Nécessité de s approprier la technologie et l environnement Constituer une vrai communauté autour de l organisation et du développement des Espaces Numériques de Travail. Démarche articulée avec la démarche «Système d Information» des établissements, Mutualiser les développements et assurer une pérennité. Memberships La communauté ESUP-Portail Une communauté d intérêt de 80 établissements avec 60 sites opérationnels 13 projets UNR concernés par le déploiement d ESUP Une activité d échange importante (listes Esup-portail) Une distribution efficace des solutions Une dynamique de collaboration entre établissements Des conférences ESUP-days regroupant la communauté (7 conférences sur 4 ans) Un plan de formation régulier (31 programmes de formation sur 5 ans: déploiement, développement) Une participation croissante à JASIG 2

6 ESUP-Portail Nouvelle structure Création de l association Juillet 2008 Parution Journal Officiel Août 2008 Membres fondateurs Lancement de la démarche d adhésion Octobre 2008 Etablissements adhérents E.H.E.S.S. PARIS ECOLE ST CYR COETQUIDAN ENSIETA DE BREST ESAT DE RENNES GIP RECIA INP TOULOUSE INP LORRAINE INSA DE LYON INSA DE TOULOUSE UNIVERSITE D'ARTOIS UNIVERSITE D EVRY UNIVERSITE DE BRETAGNE OCCIDENTALE UNIVERSITE D'ORLEANS UNIVERSITE DE CERGY PONTOISE UNIVERSITE DE LA REUNION UNIVERSITE DE LA ROCHELLE UNIVERSITE DE LILLE 1 UNIVERSITE DE LIMOGES UNIVERSITE DE MEDITERRANNEE AIX II UNIVERSITE DE MONTPELLIER1 UNIVERSITE DE NANCY 1 UNIVERSITE DE NANCY 2 UNIVERSITE PARIS 12 UNIVERSITE DE PAU ET DE L'ADOUR UNIVERSITE DE PERPIGNAN UNIVERSITE DE RENNES 1 UNIVERSITE DE VALENCIENNES UNIVERSITE DU LITTORAL UNIVERSITE DU MAINE UNIVERSITE PARIS DAUPHINE UNIVERSITE PARIS DESCARTES UNIVERSITE PARIS IV SORBONNE UNIVERSITE PARIS 10 NANTERRE UNIVERSITE DE VERSAILLES UT COMPIEGNE 3

7 Objectifs Renforcement de l animation Evolution et maintenance de la distribution Prise en compte des évolutions technologiques Diffusion auprès de la communauté Objectifs Renforcement de la mutualisation Démarche de projet Veille technologique Conférences ESUP-Days et Ateliers Actions de formation Articulation avec les projets nationaux, d autres projets 4

8 Organisation Représentants des établissements Correspondant fonctionnel Correspondant technique Correspondant sécurité Nouvelles listes Espace collaboratif WIKI ESUP Echanges et animation Organisation Assemblée générale Orientations Priorité des actions Evolution des activités Comité de direction Structuration de la mutualisation Coordination des actions Suivi du fonctionnement 5

9 Organisation Comité de Direction ESUP-portail services Représentants des établissements Equipe de coordination U-portal/ CAS Incubateur ESUP-Days, programmes de formation Nouveau projets Rapport d activités Paris, 5 mai 2009 Consortium ESUP-Portail 6

10 Actions Evolutions de la distribution ESUP Accompagnement pour le déploiement des nouvelles versions (Uportal 2.6 et CAS 3) Travaux sur la version Uportal 3 Evolution de la solution de stockage ESUP-ECM Distribution de la nouvelle version Annonce/Lecture Nouvelle version ESUP-Helpdesk Composant «dossier étudiant et personnel» Actions Evolution du site du consortium Version avec WIKI Mise en place de la fédération d identité ESUP-Days 7 Février 2009 (130 participants) Accès en ligne (supports et vidéo) Organisation d ateliers Février 2009: Atelier Uportal V3 et Atelier Stockage ( 40 participants) 7

11 Actions Programme de formation Juin 2008: formation Administration ESUP-Portail Janvier 2009: formation ESUP-Commons Février 2009: formation Helpdesk Coopération AMUE Partenariat AMUE/ESUP pour le projet ROF Convention en cours pour le développement «stages» Coordination pour les développements (webservices) UNR Paris IDF Action d appui au déploiement de l ENT Convention UNR et ESUP-Portail 8

12 Coopération Renforcement du partenariat ESCO-Portail Coordination technique entre les projets Travaux sur la gestion des groupes (GIP Recia) Adhésion du GIP Recia à Esup-portail International Renforcement de la collaboration avec JASIG Participation au Board Communication Contribution: helpdesk -> incubateur JASIG Francisation Rencontre avec le Directeur JASIG Programme International FSP (M.A.E.) et Tempus 4 (U.E.) programmes avec les Universités marocaines et le Ministère Echanges avec l Université de Genève. 9

13 Programme prévisionnel Packaging ESUP Préparation de la version UP 3 Composants «dossier personnel» et «dossier étudiant».. ESUP-ECM Solution de GED Intégration ORI à ESUP-ECM Accompagnement Nuxéo Etude des besoins fonctionnels des établissements Projets ROF et STAGE Coopération AMUE Programme prévisionnel Démarche de projet Analyse commune de nouveaux services Structuration des développements Aide au développement, packaging et documentation Ateliers thématiques Nouveaux ateliers (20 participants) Coopération JASIG Evolutions technologiques Conférence ESUP-Days 8 ème conférence (fin juin, début juillet) 10

14 15/05/09 Programme Prévisionnel Paris, 5 mai 2009 Consortium ESUP-Portail Budget prévisionnel Recettes 2009 Les recettes Cotisations (34 établissements à ce jour) Montant des adhésions : Accompagnement UNR : TOTAL des Recettes : AG - ESUP - 5 Mai

15 15/05/09 Budget prévisionnel dépenses 2009 Les dépenses Gestion administrative de l association : Formation / Présentation : (Esup-Day, Ateliers, interventions Jasig) Evolution du socle U-Portal, de l environt. : Esup_commons et de la gestion du site web esup-portail Consolidation des composants de services : Accompagnement Esup ECM : Frais de déplacements : Mission d accompagnement UNR : TOTAL PREVISIONNEL : AG - ESUP - 5 Mai 2009 Budget prévisionnel Projets 2009 Mise en place de nouveaux services : Choix des projets retenus Financement disponible pour cette action : environ Modalités de financement des établissements AG - ESUP - 5 Mai

16 Programme Prévisionnel Paris, 5 mai 2009 Consortium ESUP-Portail Programme prévisionnel Packaging ESUP Préparation de la version UP 3 Composants «dossier personnel» et «dossier étudiant» Nouvelle version de Horde. ESUP-ECM Solution de GED Intégration ORI à ESUP-ECM Accompagnement Nuxéo Identification de besoins fonctionnels communs aux établissements 1

17 Programme prévisionnel Evolution ESUP-Commons Démarche de projet Analyse commune de nouveaux services Structuration des développements Aide au développement, packaging et documentation Projets ROF et STAGE Coopération AMUE Programme prévisionnel Ateliers thématiques Nouveaux ateliers (20 participants) Coopération JASIG Evolutions technologiques Conférence ESUP-Days 8 ème conférence (fin juin, début juillet) 2

18 PARTICIPANTS AG DU 5 MAI établissements représentés dont 7 pouvoirs : ANTOINE JEAN MICHEL, UNIVERSITE DE NANCY 1, BAGNOL CLAUDE, UNIVERSITE MONTPELLIER 1, BEDOUIN THIERRY, UNIVERSITE DE RENNES 1, BERJOAN DAMIEN, INSA DE LYON, CADE FRANCOIS, UNIVERSITE PARIS DESCARTES, CHULIA ALBERT JOSE, UNIVERSITE DE LIMOGES, DAVIAU CHRISTIAN, GIP RECIA, FORBEAU FRANCIS, UNIVERSITE DE LA ROCHELLE, HERNANDEZ CHRISTIANE, INSTITUT NATIONAL POLYTECHNIQUE DE LORRAINE, MARQUET MARIE ANNE,E.H.E.S.S. PARIS, MAYEUR ALAIN, UNIVERSITE DE VALENCIENNES, NOMINE BRIGITTE, UNIVERSITE DE NANCY 2, PORTELLA SERGE, UNIVERSITE DE MEDITERRANNEE AIX II, SOR BRIGITTE, INP TOULOUSE, VILBE PIERRE, UNIVERSITE DE BRETAGNE OCCIDENTALE, Pouvoirs : BOURGES Raymond, UNIVERSITE DE PAU ET ADOUR, KARLSSON Kjell, UNIVERSITE PARIS DAUPHINE, MAYEUR Alain, UNIVERSITE D'ARTOIS, ORRADO Guy, UNIVERSITE D'EVRY, VIEVILLE Claude, UNIVERSITE DE LILLE 1, DOOREMONT Frédéric, UNIVERSITE DU LITTORAL, MOYSE Harold, UNIVERSTITE DE VERSAILLES ST QUENTIN

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