le guide GRH de votre PME

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1 GRH-Coach le guide GRH de votre PME une initiative de: avec l appui du fonds d impulsion À la politique des immigrés

2 Table des matieres Introduction 3 Améliorer les performances de votre personnel 4 Engager un collaborateur. A quel coût? 10 Engager un collaborateur. Comment s y prendre? 12 Engager un collaborateur. Quelles sont les démarches légales? 18 Bénéficier de mesures d emploi et de formation 22 Faire appel à un conseiller en recrutement 24 Editeur : UCM Bruxelles, avenue A. Lacomblé 29, 1030 Bruxelles Editeur responsable : UCM Bruxelles- Francine Werth, avenue Adolphe Lacomblé 29, 1030 Bruxelles Graphisme et mise en page : Proforma Advertising bvba Tel 015/ danny.laureys@proforma.be Photos: Luk Collet Edition UCM Tout droit de reproduction, d adaptation et de traduction réservés pour tous pays. N de dépôt légal : D/2010/12.273/3 La présente brochure date de novembre Les matières qui y sont traitées sont en constante évolution. Or, comme pour tout imprimé, la rédaction des articles doit être clôturée à un moment ou un autre. Nous attirons donc l attention du lecteur sur le fait que certaines informations sont peut-être obsolètes. Avant d entamer toute démarche et pour plus de renseignements, connectez-vous sur

3 Introduction Que vous employez un ou plusieurs travailleurs, ce guide GRH-Coach vous permettra de faire progresser votre entreprise! Les indépendants et les PME ont tout intérêt à attirer les bons collaborateurs et à les garder. Une entreprise n est solide que par son capital humain. Bien connaître et gérer ses collaborateurs est d une importance capitale pour assurer, ensemble, l expansion de l entreprise. Un bon management du personnel et/ou une Gestion des Ressources Humaines, est importante pour toute entreprise. Ce guide GRH-Coach a pour objectif de vous donner un éclairage sur les éléments les plus importants pouvant renforcer votre gestion de personnel. La force de frappe de votre entreprise et la qualité offerte aux clients, sont en grande partie dépendantes de votre propre implication et de celle de vos collaborateurs. Le but de la présente publication est de vous indiquer comment vous pouvez veiller à ce qu ils fournissent les meilleures prestations. Comment vous pouvez susciter chez eux l envie et le plaisir de donner le meilleur d euxmêmes, pour vous et pour vos clients? Dans la première partie, vous découvrirez une série de conseils pouvant être rapidement mis en œuvre. Ensuite, quelques aspects pratiques de la gestion du personnel sont présentés. Cette brochure revêt un caractère introductif. L UCM offre une gamme étoffée de services et met à votre disposition des conseillers pour vous accompagner et vous guider. Cette brochure contribuera à optimaliser la collaboration entre vous et vos collaborateurs. Studio Dann-UCM Jean-Luc Reginster Président de l UCM-Bruxelles 3

4 Améliorer les performan THEME 1 Vos collaborateurs constituent le principal «capital» de votre entreprise. La qualité de vos produits et services dépendent toujours des connaissances et des compétences de ceux-ci. Prêtez donc de l attention à l accueil, aux réunions d équipe et à la formation de votre personnel. Une gestion du personnel efficiente est basée sur la confiance que vous témoignez à vos collaborateurs. Toute difficulté ou défi peut être l occasion d un moment d apprentissage. Approchez vos collaborateurs avec respect et offrez leur un cadre dans lequel ils peuvent continuer à se développer. Dialoguer, par le biais par exemple d entretiens de fonctionnement, est essentiel. Vous suscitez ainsi l adhésion de vos collaborateurs. Et cela fait toute la différence. Accueillez les nouveaux collaborateurs Un bon accueil augmente la motivation du nouveau collaborateur, crée immédiatement une tonalité fonctionnelle et une atmosphère de travail agréable et permet une intégration rapide du nouveau collaborateur dans l entreprise. Quelques suggestions : Prenez le temps le premier jour de faire une visite guidée et une présentation des collaborateurs directs. Désignez un parrain ou une marraine (un collègue) qui prêtera une attention particulière à la bonne intégration du nouveau collaborateur. Prévoyez une brochure d accueil : cette farde comprendra une série de folders relatifs à l entreprise, le règlement de travail, les horaires, les consignes de sécurité, une explication sur les produits et les services, un organigramme, 4

5 ces de votre personnel > Renforcez l implication de vos collaborateurs Peut-être, avez-vous, régulièrement, des entretiens avec vos collaborateurs pour faire le point sur leur travail. Il s agit en fait d entretien de fonction, d une grande importance pour améliorer les prestations et l implication de vos collaborateurs. Menez ceux-ci de manière régulière et pas seulement en cas de difficultés. Si vos collaborateurs se préparent à cet entretien, vous bénéficiez de meilleurs résultats. Menez un entretien de fonction sur base régulière Le but d un entretien de fonction est de rassembler des informations sur la qualité du travail, les compétences et le vécu du collaborateur. Comment se déroule un tel entretien? Il est demandé au collaborateur, sur base d un formulaire préparatoire, de réfléchir aux points suivants : Contenu de la fonction : responsabilités et domaines de résultats - Dans quelles tâches, est-il performant? - Comment peut-il encore s améliorer? - Y a-t-il certaines missions qu il souhaiterait assumer dans le futur? - Voit-il en ce qui le concerne des opportunités de croissance et comment les saisirait-il? Encadrement de la fonction, méthodes de travail, moyens, atmosphère de travail - Pense t-il que certains aspects peuvent être améliorés dans l organisation? - Y a-t-il des conventions et règles qui pourraient être améliorées? - A t-il besoin de moyens déterminés pour bien exécuter sa fonction? Collaboration avec les collèges, le supérieur hiérarchique, - Comment se déroule-t-elle? Autres thèmes que le collaborateur aimerait aborder. Prévoyez un entretien de fonction avant la fin de la période d essai! 5

6 Améliorer les performan THEME 1 Rédigez un plan de développement personnel Le résultat d un entretien de fonction est d aboutir à un plan de développement personnel (PDP). Dans le cadre d un PDP, la direction et le collaborateur conviennent de propositions pour poursuivre le développement du collaborateur dans l intérêt de l organisation et de la personne. Quels aspects pouvez-vous reprendre dans un PDP? Constat de la situation actuelle Quels sont les compétences nécessaires pour permettre au collaborateur d assumer le mieux possible son travail. Vous pouvez vous baser sur la description de fonction détaillée décrite dans l offre d emploi (voir 2.4 Comment sélectionner le candidat adéquat?) Points d attention et accords Quels sont les attentes réciproques de la direction et du collaborateur? Les perspectives de carrière Quelles sont les ambitions du collaborateur à long terme? Menez un entretien d évaluation Au cours de cet entretien, vous émettez, en votre qualité de supérieure hiérarchique, un jugement sur les prestations réalisées par le collaborateur au cours de l année passée. Le but est d évaluer les résultats liés aux tâches et aux responsabilités. Ce jugement doit déboucher sur une récompense positive ou négative. Comment se déroule un tel entretien d évaluation? Les réalisations sont examinées sur base de la description de fonction : Qu a réalisé le collaborateur? Comment le collaborateur les a-t-il appréhendées? - De manière autonome - Avec un soutien - Si ce n est pas le cas, a réalisé un parcours sans faute Conclusion du résultat - Bon - pas bon - Fixation d un délai pour améliorer les résultats Discussion concernant la rémunération 6

7 ces de votre personnel > Formez vos collaborateurs : «la formation est un investissement pour l entreprise» La qualité de vos produits et services dépendent en grande partie des connaissances et compétences de vos collaborateurs. Leurs capacités deviennent vite obsolètes et vos collaborateurs souhaitent se recycler et bénéficier d une formation actualisée. Investir en formation est une nécessité, et c est aussi valable pour les PME. Sans vous en rendre compte, vous formez vous-même, vos collaborateurs, dans votre fonction de chef d entreprise. Vous attirez leur attention sur la ponctualité, l amabilité envers la clientèle, le travail réalisé avec précision, etc Vous les dirigez et leur enseignez quotidiennement une série de sujets. Parfois, une formation complémentaire plus large et plus approfondie est nécessaire. Vous n avez pas toujours le temps et les connaissances pour en faire bénéficier vos collaborateurs d une manière qualitative. Vous pouvez dans ce cas faire appel à un opérateur de formation externe. Comment identifier les formations les plus opportunes? En cas de changements importants au niveau de l environnement de votre entreprise (nouvelles techniques, autres marchés, développements extérieurs), vous devez (et de préférence préalablement) vérifier si ces besoins nécessitent de nouvelles connaissances, de nouvelles compétences, ou un nouvel état d esprit de vos collaborateurs. Soyez à l écoute de vos collaborateurs lorsqu ils vous font part des compétences ou techniques pour lesquelles ils souhaitent une formation ou un recyclage. Identifiez les problèmes qui se produisent de manière récurrente dans la vie quotidienne de votre entreprise. 7

8 Améliorer les performan THEME 1 Où trouver un bon opérateur externe pour une formation concrète? Vous pouvez obtenir des informations utiles auprès de différentes structures. Les centres de formation du Forem Bruxelles-Formation Le centre de formation des classes moyennes IFAFPME Les instituts de formation sectoriels Les fournisseurs de l entreprise Les organisations d employeurs, dont l UCM Les organismes privés de formation Les instituts d enseignement 8

9 ces de votre personnel conseil Les plans de diversité Les employeurs qui souhaitent optimaliser leur gestion de personnel en prenant en compte les talents de tous leurs collaborateurs, peuvent introduire un plan de diversité. 1 En Région bruxelloise, un accompagnement peut vous être fourni par le Pacte Territorial ( irisnet.be) ou par le CCSEE ( au niveau de l élaboration du plan de diversité pour votre entreprise. Un aperçu de tous les subsides et soutiens en matière de formation est repris sur et pour la Région wallonne Vous avez aussi la possibilité d interroger les fonds de formation sectoriels. Les diverses aides publiques relatives à l expansion économique en région bruxelloise sont reprises sur et pour la Région wallonne : dans la rubrique «banque de donnée», le dossier Midas-Aides aux entreprises Voir aussi le site 9

10 Engager un collaborate THEME 2 Comment déterminer la rémunération d un travailleur? conseil Dans la plupart des situations, vous pouvez prendre en considération les dispositions des CCT (Conventions Collectives de Travail qui déterminent, pour votre secteur d activité, le salaire (barème) minimum d un travailleur exerçant une fonction spécifique. Deux critères déterminent le plus souvent le niveau de la rémunération : - Le niveau de responsabilité de la fonction - L expérience de la personne. En Belgique, il convient aussi de tenir compte de l indexation du salaire (adaptation du salaire à l évolution du prix de la consommation privée). Prenez contact avec votre Secrétariat social pour vous renseigner sur les salaires pratiqués. Le Secrétariat social UCM peut vous conseiller en matière de coût salarial, sur les avantages que vous souhaitez accorder à votre travailleur ainsi que sur les charges sociales obligatoires. Le Secrétariat social peut aussi, pour le compte de votre entreprise, accomplir le s o bligations et formalités administratives. Exemples de salaires Employé administratif marié avec 2 enfants à temps plein (38h/semaine) Commission paritaire 218 Employé administratif marié avec 2 enfants temps partiel (19h/semaine) Commission paritaire 218 Ouvrier célibataire sans enfants temps plein Commission paritaire 302 Ouvrier célibataire sans enfants temps partiel Commission paritaire 302 Coût salarial employeur 1.928,47 / mois 993,33 / mois 2.409,75 / mois 1.200,92 / mois Salaire brut travailleur 1.561,70 / mois 780,85 / mois 1.825,86 / mois 912,93 / mois Salaire net travailleur 1.265,46 / mois 741,92 / mois 1.289,85 / mois 791,62 / mois 10

11 ur. A quel coût? Quelles sont les composantes de la rémunération? Théorie Coût salarial de l employeur - cotisation patronale (±32%) = Rémunération brute (pour le travailleur) - cotisation sociale du travailleur (±13,07%) = Rémunération taxable - précompte professionnel (variable en fonction de l état civil et des personnesà charge) = Rémunération nette (pour le travailleur) Exemple 3.300,00 /mois -800,00 /mois 2.500,00 /mois -326,75 /mois = 2.173,25 /mois - 620,75 /mois = 1.552,50 /mois Coûts complémentaires liés au travailleur Obligations paritaires(en fonction de la CCT de votre secteur) - Frais de déplacements domicile-travail - Quelques avantages extra-légaux (voir ci-dessous) peuvent être obligatoires via la CCT de votre secteur Avantages extra-légaux Il s agit d avantages permettant d augmenter le salaire net du travailleur mais sans donner lieu à une imposition fiscale supplémentaire (pour autant que certains maxima soient respectés) ou occasionnant des cotisations sociales moindres - Chèques repas, éco chèques, chèques sport et culture, chèques cadeaux - Gsm, plan pc privé - Voiture de société, carte essence - Internet - Assurance groupe : par exemple une assurance hospitalisation ou une pension complémentaire - ANR : moyennant certaines conditions, vous pouvez accorder annuellement ou selon une autre périodicité, un avantage lié à l obtention de résultats. Les résultats à atteindre doivent être déterminés préalablement et sur base de critères objectifs et mesurables. Attention au maximum autorisé quant à l évaluation de l avantage. 11

12 Engager un collaborateu THEME 3 Est-il nécessaire de procéder à un nouvel engagement? Avant de prendre la décision d accroître les effectifs de votre personnel, envisagez d abord toutes les solutions : Une révision de la répartition interne des tâches Un déplacement La création d un poste de travail Une telle approche crée une dynamique de mouvement dans votre entreprise et peut accroître la motivation de vos collaborateurs en leur offrant de nouveaux défis. Collaborer avec des entreprises-collègues peut aussi être une solution pour faire face à des pics de travail imprévus. Comment rédiger une offre d emploi? Lors de la rédaction d une offre d emploi, plusieurs critères sont à respecter : Un message efficace, attractif et compréhensible par tous Une description claire des compétences requises - Le candidat doit-il répondre à l ensemble des compétences relative à la fonction ou peut-il acquérir certaines de ses compétences utiles ultérieurement par des formations internes ou externes? Il est utile d impliquer un collègue ou un chef de service dans la rédaction de l offre d emploi. Ils connaissent la fonction et les compétences requises. Exemple de structure d une offre d emploi : Titre Dénomination précise de la fonction? Brève description de l activité de l entreprise Exemple : ouvrier-magasinier Entreprise X, implantée à Bruxelles, spécialisée dans la vente de matériaux, cherche un ouvrier-magasinier (m/v) 12

13 r. Comment s y prendre? > Description de fonction Quelles sont les principales tâches? Vous êtes responsable de : - La réception des marchandises - Le contrôle du chargement - La gestion du matériel de chargement Quelle est la position de la fonction dans l entreprise? - Qui est le responsable hiérarchique du collaborateur? - Le collaborateur sera-t-il amené à gérer lui-même une équipe? - Avec qui le collaborateur sera-t-il amené à travailler? - Quelles sont les niveaux de relations et contacts interne et externes indispensables? Décrivez clairement les objectifs de la fonction. Quelles sont les responsabilités et/ou les compétences du collaborateur? Profil Quelles sont les qualités et compétences auxquelles le travailleur doit satisfaire? - Connaissances (spécificités de la fonction, produits, langues, informatiques ) - Aptitudes (professionnelles, informatiques capacités de communication orales et écrites...) - Expérience (professionnelle, direction d équipe...) - Personnalité (sociable, sérieux, digne de confiance, sûr de soi, maîtrise du stress, flexible, capacité de travailler en équipe, autonome...) - Motivation (ambition, promotion ou stabilité) - Attentes et disponibilités - Vous travaillez sous l autorité du directeur de la logistique - Vous travaillez en équipe avec vos collègue - Possibilités de contacts avec les clients Vous remplissez une fonction logistique au sein de l entreprise au niveau de la réception, l emmagasinage, la préparation, la distribution des marchandises - Connaissance de gestion d un magasin - Certificat de capacité de gestion du matériel de chargement - Maîtrise de divers logiciels informatiques - L expérience est un atout - Flexibilité - Sens du service - Possibilités d avancement - Disposé à travailler à partir de 6h00am 13

14 Engager un collaborateu THEME 3 Offre Quelles sont les offres faites au collaborateur? - Précisez les critères définissant le salaire ; l expérience, les compétences, barème - Des avantages extra légaux? (chèques repas, assurance hospitalisation, assurance groupe, remboursement des frais de déplacements domicile travail - Possibilités de carrière et de formation? - Décrivez brièvement l environnement de travail (accessibilité, implantation) Nous offrons - Une bonne rémunération basée sur l expérience et les compétences - Assurance groupe, remboursement frais de déplacement - Une fonction de responsabilité est accessible après quelques années d expérience ou avoir réussi une formation complémentaire - L entreprise est située à proximité d une gare et dispose d un parking privé La procédure de sollicitation Comment présenter sa candidature, CV et/ou lettre de motivation, date ultime Veuillez joindre un CV à Mr/Mme... au plus tard le... (date) Comment diffuser l offre d emploi? Le collaborateur peut être recherché par différents canaux. Ne vous limitez jamais à un seul canal de recrutement! Utilisez par exemple le site de votre entreprise et une affiche devant l entreprise. Annoncez votre offre d emploi auprès de services régionaux de l emploi, Actiris, VDAB et Forem. Considérez les possibilités via les Missions Locales, les bureaux d intérim, les publications sur internet et dans les journaux. Les contact avec les écoles et les centres d enseignements pour adultes peuvent aussi être utiles. 14

15 r. Comment s y prendre? > Comment sélectionner un bon candidat «Une erreur coûte cher» En matière de comptabilité, vous faites appel à un spécialiste, votre comptable. Pour la sélection d un candidat, il vaut mieux faire appel à un spécialiste. Ne considérez pas les dépenses liées à la recherche des collaborateurs adéquats comme un coût mais comme un investissement à long terme. Le capital humain constitue toujours une partie du capital de votre entreprise. Une bonne sélection se déroule en 4 phases : A. La présélection Les CV et les lettres de motivation contiennent déjà souvent suffisamment d information pour déterminer si vous devez inviter une personne à un entretien. 1 C est un gain de temps, pour vous et pour le candidat. Limitez-vous aux éléments objectifs, telles que les compétences, le domicile ou l expérience. Vous avez la possibilité de faire appel aux services d Actiris, du VDAB, du Forem ou d un bureau de sélection. Ils peuvent réaliser pour vous une première sélection. B. Les interviews Réfléchissez bien au déroulement de l entretien - Ayez le CV à la portée de la main. - Ecrivez les éventuelles questions complémentaires lors de la lecture de la lettre de motivation et/ou du CV. - Préparez cinq questions ouvertes > Pourquoi voulez vous travailler au sein de l entreprise? > Quels sont vos points forts et vos points faibles? > Quelles sont vos expériences professionnelles? (Demandez des exemples concrets, des réalisations, des résultats) > Selon vous, quel est l aspect le plus important dans un emploi? > Qu est-ce qui vous interpelle dans cette fonction? > Avez-vous des questions? 15

16 Engager un collaborateu THEME 3 Les méthodes décrites ci-contre sont appliquées par les Consultants Brujobs de l UCM. Les conseillers en recrutement peuvent vous assister dans votre recherche de personnel. Ils vous aident dans la rédaction de l offre d emploi, l examen de la procédure de recrutement la plus adéquate et le suivi des candidats présentés en collaboration avec Actiris. Ces conseillers se déplacent dans votre entreprise. Les services sont gratuits. Renseignements : UCM Bruxelles, avenue Adolphe Lacomblé 29, 1000 Bruxelles Téléphone : Impliquez éventuellement d autres membres du personnel qui seront amenés à travailler avec le collaborateur. Il est conseillé d impliquer systématiquement dans la procédure le chef de service ou de département. Présentez au candidat une image de votre entreprise (par exemple, une visite guidée). Echangez vos points de vue sur le candidat à l issue de l entretien. Lors de l interview, vous pouvez utiliser le schéma ci-dessous. Vous déterminerez d avance les critères de décision (sur base de la description de fonction). Profil A quelles qualités et compétences, le collaborateur doit-il satisfaire? - Connaissances (spécificités de la fonction, produits, langues, informatiques, ) - Aptitudes (professionnelles, informatiques, capacités de communication orales et écrites..) - Expérience (professionnelle, direction d équipe..) - Présentation - Personnalité (sociable, sérieux, digne de confiance, sûr de soi, gestion du stress, flexibilité, capacité de travailler en équipe, autonomie ) - Motivation (ambition, promotion ou stabilité) - Attentes et disponibilités Profil Candidat 1 : Score de 1 à 5 (faible à très bon) 16

17 r. Comment s y prendre? C. Un second tour Un second tour vous donne la possibilité de réaliser un test pratique ou de faire évaluer le candidat par d autres collaborateurs. Un bureau de sélection spécialisé peut évaluer via une batterie de tests (et moyennant rémunération des services offerts) les capacités et les caractéristiques de personnalité du candidat. Lors de ce second tour, vous pouvez aussi jauger les attentes en matière de rémunération et les disponibilités du candidat. D. Tenez les candidats au courant des résultats Ceci est important pour l image de votre entreprise. Vous témoignez ainsi du respect pour le candidat qui a marqué un intérêt pour votre entreprise. 17

18 Engager un collaborateur. THEME 4 Vous entamez des démarches pour engager un collaborateur. Il convient de suivre différentes étapes pour mener à bien cet engagement. Le contrat de travail C est un contrat par lequel une personne s engage à travailler moyennant rémunération sous l autorité d une autre personne qui l emploie. Il existe différents types de contrat : En fonction de la nature du travail En fonction de la durée Contrat de travail ouvrier, contrat de travail employé, contrat de travail domestique, contrat de travail de représentant de commerce, contrat de travail étudiant, contrat de travail à domicile Contrat de travail à durée indéterminée, contrat de travail à durée déterminée, contrat de travail conclu pour un travail nettement défini, contrat de remplacement A quoi faut-il être attentif lors de la rédaction du contrat? Savez vous qu un contrat de travail oral est pleinement valable? Il s agit d un contrat de travail à durée indéterminée sans période d essai! Pour une série de contrats et de clauses particulières, le contrat doit être conclu par écrit. Il s agit, entre autres, des contrats qui prévoient une fin (contrat à durée déterminée, contrat de remplacement ), des contrats conclus avec certaines catégories de travailleurs (étudiants et intérimaires ), des contrats comprenant certaines clauses particulières (clause d essai, clause de non concurrence ). Le contrat de travail doit aussi préciser : la fonction exercée, l horaire de travail, la rémunération et les éventuelles conditions spécifiques de travail. 18

19 Quelles sont les démarches légales? > La langue du contrat L employeur n est pas libre d utiliser la langue de son choix : la loi fixe les règles pour l usage des langues dans les relations de travail. La langue varie en fonction du lieu du siège d exploitation dont relève le travailleur. Dans certains cas, à défaut d utiliser la langue établie par la loi, le contrat pourra être considéré comme nul, c est-à-dire comme s il n avait jamais été signé. La clause d essai Cette clause offre la possibilité à l employeur et au travailleur de rompre plus rapidement le contrat au cours de cette période d essai si le travailleur ne satisfait pas à la fonction pour laquelle il a été engagé. La clause d essai doit impérativement être inscrite dans le contrat de travail, au plus tard à l entrée en service du travailleur. Une mention écrite dans le règlement de travail ou dans une convention collective de travail n est pas suffisante. Durée de l essai : Rémunération /an et < en 2010 Rémunération > /an en 2010 Minimum Maximum Prolongation si interruption du contrat? (maladie, vacances, etc.) Ouvriers/ Etudiants 7 jours civils 14 jours civils Employés/Représentants de commerce 1 mois civil 1 mois civil 6 mois civils 12 mois civils En cas de suspension du contrat => prolongation de la période d essai avec un max. de 7 jours civils. En cas de suspension du contrat => prolongation de la période d essai sans limitation. Il est important de préciser la durée de la période d essai. A défaut, elle sera égale au minimum légal prévu. 19

20 Engager un collaborateur. THEME 4 Le règlement de travail Le contrat de travail doit toujours présenter en annexe un règlement de travail mentionnant les règles de travail qui s appliquent à tous les travailleurs de l entreprise. Chaque employeur doit disposer d un règlement de travail. Il mentionne les principales obligations des parties : le début et la durée des prestations de travail; les modalités des horaires des travailleurs à temps partiel; les formalités à remplir en cas de maladie; les dates des congés annuels collectifs; les délais de préavis raccourcis, etc. L employeur remet un règlement à chaque travailleur contre un accusé de réception. conseil Le Secrétariat social UCM peut vous fournir un modèle de contrat de travail et vous donner des informations complémentaires relatives aux obligations mentionnées dans les paragraphes ci-contre. Quelques observations importantes : Demandez à votre nouveau collaborateur de vous communiquer son numéro de registre national : vous en aurez besoin pour tout échange de courrier et déclaration aux instances de la sécurité sociale. Remplissez immédiatement la déclaration Dimona. Elle est obligatoire et peut être réalisée par voie électronique via Ce point n est pas à négliger car la loi prévoit des sanctions en cas de non-respect de cette disposition. Certaines catégories déterminées de travailleurs (mineurs, groupes à risques) doivent, au moment de l engagement (et par la suite, de manière périodique) passer un examen médical auprès d un médecin du travail. Les travailleurs de nationalité étrangère (hors de l Union Européenne) ne peuvent être engagés que moyennant une carte de travail et un permis de travail. Les obligations de l employeur vis-à-vis des instances officielles, dès la première embauche > L Office National de Sécurité Sociale En tant qu employeur, vous devez en premier lieu vous inscrire comme employeur auprès de l Office National de la Sécurité Sociale (ONSS). Il vous est possible de donner mandat à un Secrétariat social agréé (UCM) qui s occupera de vos intérêts auprès de l ONSS. 20

21 Quelles sont les démarches légales? > La Caisse d allocations familiales L employeur peut, dans les 90 jours de l embauche de son premier travailleur, choisir une Caisse d allocations familiales dans le but d assurer le paiement à son travailleur, des allocations familiales et des primes de naissance. La Caisse d allocations familiales UCM peut vous renseigner sur ce qu il convient de faire dans l hypothèse où le travailleur n a pas d enfant. > La caisse de vacances (uniquement pour les ouvriers) Certains secteurs d activité ont prévu des caisses de vacances spécifiques à leur activité, comme par exemple le secteur de la construction. Ils ont l obligation de s affilier à celle-ci. Si le secteur n a rien prévu, l employeur est alors affilié automatiquement à l Office National des Vacances Annuelles (ONVA) (Rue des Champs Elysées, 12 à 1050 Bruxelles). > L assurance contre les accidents de travail Elle est très importante et pourtant si souvent oubliée! L employeur est responsable de tous les accidents en relation avec le travail effectué. L assurance contre les accidents de travail couvre les dommages corporels qui sont les conséquences d accidents se produisant sur le lieu de travail mais aussi sur le chemin entre le domicile et le lieu de travail. Comment s y prendre? Le Secrétariat social UCM peut vous informer. L aide financière Vous pouvez bénéficier d avantages importants! Une réduction forfaitaire des cotisations sociales patronales vous est octroyée pour le premier travailleur. Elle est de euros par trimestre pendant 5 trimestres et ensuite 400 euros durant les 8 trimestres suivants. Notez que pour le second travailleur, ce montant est 400 euros par trimestre durant 13 trimestres. Et pour le troisième travailleur, il est 400 euros par trimestre pendant 9 trimestres. Il existe d autres aides possibles pour les engagements ultérieurs. Adressez-vous au Secrétariat social UCM pour plus d information à ce sujet. 21